§ 1 De ambtelijke organisatie
Artikel 2 Afdelingen en teams
De algemeen directeur (secretaris) kan onder bestuurlijke
verantwoordelijkheid van het college de hoofdtaken en de toedeling
daarvan aan afdelingen en teams (taakvelden) nader preciseren en daartoe
aanwijzingen geven.
Artikel 3 Leiding dagelijks beheer
Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het
dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de
griffie, bij de secretaris. Hij treedt op als algemeen directeur. Hij
kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om de
kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het
gemeentelijk beleid te verzekeren.
Artikel 4 Vervanging secretaris
Bij afwezigheid van de secretaris/algemeen directeur wordt zijn functie
uitgeoefend door de loco-secretaris/adjunct-directeur. De
loco-secretaris/adjunct-directeur is een lid van het
Managementteam.
Artikel 5 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen
- 1.
Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in
het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het
college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers
van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden
verrichten.
- 2.
Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur
deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn
verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag
uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als
bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.
- 3.
De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het
gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en
de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover
mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de
regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.
§ 2 Functies
Artikel 6 Taak en bevoegdheden secretaris
Ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de
griffie, heeft de secretaris/algemeen directeur de
eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en
ondersteuning van de bestuursorganen;
- b.
het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de
nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
- c.
de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met
inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake
vastgestelde beleid;
- d.
de coördinatie en samenhang van het handelen van de
organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;
- e.
de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en
de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;
- f.
de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de
verantwoording over het gevoerde beleid;
- g.
de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en
regelgeving.
Ten behoeve van de realisering van deze taken en bevoegdheden wordt de
secretaris/algemeen directeur ondersteund door een gemeentelijk
managementteam.
2.Het college houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de
secretaris/algemeen directeur.
Artikel 7 De relatie tot het college
- 1.
De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van
de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de
vergaderingen van het college.
- 2.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het
college. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van
beslissingen.
- 3.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van
voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en
bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het
college.
- 4.
Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden
van het college.
- 5.
Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de
leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die
zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.
- 6.
Hij draagt er zorg voor dat de tijdens de vergadering van het
college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een
presentielijst wordt bijgehouden.
Artikel 8. De relatie tot de burgemeester
- 1.
De secretaris/algemeen directeur staat de burgemeester in diens
hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.
- 2.
Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede
afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke
organisatie anderzijds.
- 3.
Voorts is hij daartoe de burgemeester behulpzaam bij de
bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de
bestuursorganen alsmede de bewaking van het functioneren van
collegiaal bestuur van het college.
- 4.
Hij staat de burgemeester ter zijde bij diens zorg voor de
vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte en
bevordert daartoe in overleg met de burgemeester de goede
relaties van de gemeente met andere openbare besturen en de
onder die besturen ressorterende ambtelijke organisaties.
§ 4 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en
rekening
Artikel 12 Bestuursopdrachten
- 1.
Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten
aan de algemeen directeur (secretaris).
- 2.
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het
ontwikkelen van beleid.
- 3.
De algemeen directeur (secretaris) draagt de zorg voor
uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke
organisatie.
- 4.
De organisatie werkt programmatisch en projectmatig op basis van
modellen die hiervoor worden vastgesteld.
Artikel 13 Verantwoording en decharge
- 1.
Iedere afdeling legt door middel van de zomernota, de
eindejaarsnota en de jaarstukken verantwoording af over de
uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter
beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De
afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie
aan het afdelingshoofd middelen.
- 2.
Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente
over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van
de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer
en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken)
onregelmatigheden.
- 3.
Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die
afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van
de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft
medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de
rekening en het verslag.
Artikel 14 Juridische rechtmatigheid bij afdelingen
Een afdelingshoofd draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen
directeur (secretaris) de zorg voor:
- a.
de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-,
nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn
afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college
goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden
nageleefd;
- b.
de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en
de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te
verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.
Artikel 15 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
- 1.
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het
investeringsplan stelt het college de productraming en de
investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met
bijbehorende budgetten uit de productraming en de
investeringskredieten toe aan de afdelingen.
- 2.
Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde
investeringskredieten en de productraming van de gemeente,
stellen de afdelingshoofden voor hun elke afdeling een
afdelingsplan op, waarvan de begroting van de afdeling en het
investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.
- 3.
In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken,
activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van
een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.
- 4.
Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende
begrotingsjaar vastgesteld door het gemeentelijk managementteam.
Artikel 16 Budgetbevoegdheden en plichten
- 1.
Een budgethouder informeert zijn afdelingshoofd tijdig over de
door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en
onderschrijdingen van de toegekende budgetten en
investeringskredieten.
- 2.
Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze
pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van
het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke
implicaties worden ten allen tijde van tevoren voorgelegd aan
het college.
- 3.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een
budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget
of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de
taakstelling in het afdelingsplan.
- 4.
De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken
door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het
afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en het
aanbestedings- en inkoopreglement van de gemeente.
Artikel 17 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen
- 1.
Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor
uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college
niet worden aangewend voor nieuw beleid en
beleidsintensiveringen.
- 2.
Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van
de algemene middelen.
- 3.
De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde
begrotingswijzigingen worden twee maal per jaar bij het indienen
van de zomernota en de eindejaarsnota aan het college
voorgelegd.
- 4.
Overschrijding van de lasten van een programma uit de
gemeentebegroting is slechts mogelijk met voorafgaande
toestemming van het college.
- 5.
Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw
beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden
maandelijks aan het college voorgelegd.