CVDR330889_1Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningnlregelingHillegom2018-11-22Hillegomwww.officielebekendmakingen.nl 05-06-2014Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningGemeentewet, art. 33gemeenteraadbestuur en recht2014-05-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-06-062018-11-23Nieuwe regeling14-04852GeenGeenVerordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningDe raad van de gemeente Hillegom,gelezen het voorstel van de voorzitter en de griffier van 23 april 2014,gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet,besluitvast te stellen de volgendeVerordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningHoofdstuk1Informatie en bijstandArtikel1Verzoek om informatie of bijstand1.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

feitelijke informatie van geringe omvang;

inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.5.De ambtenaar verstrekt de betrokken portefeuillehouder in het college desgewenst informatie over het verzoek en de verleende bijstand.Artikel2Weigeren van ambtelijke bijstand1.Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeftop de werkzaamheden van de raad;

dit het belang van de gemeente kan schaden.

2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.Artikel3Geschil bij weigeren van ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.Artikel4Geschil over verleende ambtelijke bijstand1.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.Hoofdstuk2FractieondersteuningArtikel5Recht op fractieondersteuning1.De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde van de gemeenteraad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.2.Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel. De hoogte van de bedragen wordt jaarlijks bepaald bij de vaststelling van de begroting.3.Op aanvraag ontvangt elke fractie een tegemoetkoming voor de aanschaf of het gebruik van eigen computerapparatuur met toebehoren ten behoeve van het functioneren van een burgerlid dat op voordracht van de fractie is benoemd.4.Een aanvraag als bedoeld in het derde lid kan tot uiterlijk een half jaar voor afloop van de raadsperiode worden ingediend.Artikel6Besteding van fractieondersteuning1.Fracties besteden de bijdrage, bedoeld in artikel 5 eerste en tweede lid, om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

giften;

uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

opleidingen voor raads- en burgerleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel7Voorschot1.De bijdrage voor fractieondersteuning, bedoeld in artikel 5, eerste en tweedelid , wordt voor 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de verkiezingen wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.3.Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld als bedoeld in artikel 10, tweede lid.Artikel8Splitsing fractie1.Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 5, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.2.Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.Artikel9Reservering1.De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage, bedoeld in artikel 5, eerste en tweede lid, ter besteding door die fractie in volgende jaren.2.De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 5.3.Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 10, over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.4.De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. Indien een dergelijke fractie ontbreekt, vervalt de reserve.5.Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.6.Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.Artikel10Verantwoording1.Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning als bedoeld in artikel 5 eerste en tweede lid onder overlegging van een verslag.2.De raad stelt de bedragen vast van:

de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

de wijziging van de reserve;

de resterende reserve;

de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

3.Het presidium adviseert de raad over de vaststelling als bedoeld in het tweede lid.4.Elke fractie legt, uiterlijk vier maanden voor het eind van de raadsperiode of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan, verantwoording af over de besteding van de tegemoetkoming als bedoeld in artikel 5, derde lid.5.De raad stelt de definitieve hoogte van de tegemoetkomingen als bedoeld in artikel 5 derde lid vast.Artikel11Toepassing AwbTitel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.Hoofdstuk3SlotbepalingArtikel12

Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van haar bekendmaking.

Op dat tijdstip vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning vastgesteld bij raadsbesluit van 2 december 2010.

Aldus besloten door de raad in de vergadering van 22 mei 2014.drs. P.M. Hulspas-JordaangriffieJ.BroekhuisvoorzitterToelichting op de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuningALGEMEENDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vormt ook de schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak.Waar deze verordening spreekt over “de secretaris” wordt de gemeentesecretaris bedoeld.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden bemoeilijken. Maar aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college.Dat de raad beschikt over een griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.In de gehele verordening wordt onderscheid gemaakt tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale taakuitoefening van de ambtenaar. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.ARTIKELGEWIJZE TOELICHTINGArtikel 1Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.De griffier is de centrale functionaris bij andere verzoeken om bijstand. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.Het betrokken collegelid heeft er belang bij op de hoogte zijn van de bijstand die is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Artikelen 2 en 3Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeesterwordt hij vervangen door een door het college aan te wijzen wethouder (artikel 77, lid 1 Gemeentewet). Een beslissing van de burgemeester in dit verband is niet vatbaar voor beroep. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg de burgemeester verzoeken over zijn beslissingen verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Voor de griffier en medewerkers van de griffie zijn geen weigeringsgronden opgenomen. De griffier en griffiemedewerkers zijn ondergeschikt aan de raad en zullen in principe alle opdrachten van raadsleden moeten uitvoeren.Artikel 4Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.Wel dient het raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.Artikel 5Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. Deze bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij een hogere vergoeding krijgen.Lid 3 is toegevoegd om fracties de gelegenheid te bieden hun burgerleden toe te rusten voor de digitale werkomgeving. De Verordening op de raadscommissie bepaalt hoeveel burgerleden elke fractie maximaal mag hebben. Evenzoveel malen per raadsperiode kan een fractie een tegemoetkoming als bedoeld in lid 3 aanvragen. Om niet-doelmatige besteding van middelen te voorkomen, is in het vierde lid een termijn genoemd waarbinnen de tegemoetkoming moet worden aangevraagd.Artikel 6De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Voorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden.Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden.Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.Artikel 7De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig of niet is besteed kan dit na afloop van het jaar verrekend worden.Artikel 8Bij splitsing van een fractie moet het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend worden. Als dat niet gebeurt beschikt een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot en heeft het andere deel geen voorschot. Na het kalenderjaar moet dan alsnog verrekend worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.Artikel 9De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. Het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties.Artikel 10Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.Ten onrechte uitgekeerde tegemoetkomingen voor burgerleden zullen worden teruggevorderd.De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.Artikel 11Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb.Dit betekent dat bijvoorbeeld de mogelijkheid bestaat om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beschikking die een bepaald budget ter beschikking stelt of tegen een terugvordering.Artikel 12Dit artikel behoeft geen toelichting.