CVDR330867_1Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt 2014nlregelingDe Bilt2014-03-19De BiltBiltbuis 04-06-2014Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt 2014Gemeentewet, art. 33, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2014-05-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-03-192025-12-12nieuwe regelingrv1.geenMet inwerkingtreding van deze regeling vervalt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt 2010.Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt 2014Gelet het advies van het Seniorenconvent op 8 april 2014 en 13 mei 2014 over
paragraaf 2. Fractieondersteuning;De raad van de gemeente De Bilt;Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;Besluit:vast te stellen de volgende verordening:Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning De Bilt,
20141.Ambtelijke bijstand1.Verzoek om informatie1.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een
verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
2.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij
de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand
bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere
bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de
griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde
bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de
secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de
gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.2.Verlenen van ambtelijke bijstand1.Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke
bijstand aan een raadslid tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt
de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het
raadslid dat het verzoek heeft ingediend.4.De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het
college desgewenst een afschrift van het verzoek.5.Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om
ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij
zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.3.Weigering verzoek ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek
voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk op het verzoek.4.Geschil over ambtelijke bijstand1.Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar
verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan
aan de secretaris;2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de
kwestie.2.Fractieondersteuning5.Jaarlijkse financiële bijdrage1.Voor elke fractie als bedoeld in artikel 9 van het Reglement van
orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad wordt
jaarlijks een financiële bijdrage gereserveerd als tegemoetkoming in
de kosten voor het functioneren van de fractie. Via de griffier kan
een beroep worden gedaan op de financiële bijdrage. 2.Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1000,00 voor elke
fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 80,00 per
raadszetel.3.In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, is het
vaste en het variabele deel beschikbaar tot en met de maand waarin
de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin
de eerste vergadering van de nieuw gekomen raad plaatsvindt, wordt
het bedrag gereserveerd voor de overige maanden van dat jaar. 6.Financiële bijdrage bij splitsing
Indien tijdens een zittingsjaar, na mededeling aan de voorzitter
van de raad:
Één of meer leden van een fractie als zelfstandige
fractie gaan optreden,
Twee of meerdere fracties als één fractie gaan
optreden,
Twee of meer leden van een fractie zich aansluiten bij
een andere fractie,
wordt met de daardoor veranderde situatie voor de berekening van artikel
5 bedoelde vaste tegemoetkoming eerst rekening gehouden bij de aanvang
van het eerstvolgende kalenderjaar.
Het raadslid neemt het variabele deel voor de resterende maanden
van het kalenderjaar mee naar de nieuwe fractie.
Indien een raadslid zijn zetel teruggeeft aan de raad wordt het
variabele deel voor de resterende termijn teruggestort naar de
algemene reserve.
7.Besteding financiële bijdrage1.De financiële bijdrage wordt aan de fracties toegekend om hun
volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te
versterken.2.De bijdrage mag niet besteed worden ter bekostiging van:
a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen
verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan
ter vergoeding van diensten en/of goederen geleverd ten
behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde,
reële declaratie;
c. giften;
d. uitgaven welke dienen te worden betaald uit de
vergoedingen die de leden ontvangen ingevolge het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden;
e. opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze
inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten
van de deelnemers;
diverse kosten gerelateerd aan niet-openbare
bijeenkomsten.
8Reservering niet-gebruikte financiële bijdrage1.De raad reserveert het in het jaar niet gebruikte gedeelte van de
bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in
de volgend jaar.2.De totale reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de
fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel
5. Het overige niet-gebruikte deel vloeit terug in de
gemeentekas.3.Het beroep op in enig kalenderjaar opgebouwde reserve, komt tot
uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 9 over dat
jaar.4.Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de
betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij splitsing
betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30%
van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande
kalenderjaar ontving. 5.De reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar voor de fractie die
onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het
oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden
beschouwd.6.Als bij zetelverlies de reserve voor de fractie hoger zou worden dan
aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat
meerdere.7.De niet-gebruikte bijdragen en reserveringen van een fractie die na
de verkiezingen niet terugkeert, dan wel geen rechtsopvolger heeft,
vloeien terug naar de gemeentekas.9Verantwoording financiële bijdrage1.De griffie verschaft jaarlijks in februari aan de raad een overzicht
van de besteding van de bijdrage van fractieondersteuning over het
voorgaande kalenderjaar incl. bijbehorende nota’s. De nota’s over
het voorgaande kalenderjaar kunnen tot en met 15 januari bij de
griffie worden ingeleverd. Bij het overzicht wordt ook een advies
van de griffier gevoegd.2.De raad stelt jaarlijks de volgende bedragen vast:
de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar
uit de bijdrage bekostigd zijn;
de wijziging van de reserve;
de resterende reserve;
3.Controle van het overzicht kan plaatsvinden door de accountant, in
het kader van de controle op de jaarrekening. De accountant kan
advies uitbrengen aan de raad.10Toepassing AwbTitel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de
financiële middelen die een fractie ontvangt.3Slotbepalingen11Uitleg verordeningIn gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent
de toepassing van de verordening beslist de raad op voordracht van de
voorzitter.12InwerkingtredingDe verordening treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 19 maart
2014. Op dat tijdstip vervalt de Verordening ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning gemeente De Bilt, d.d. 27 april 2010. 13CiteerregelDeze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening ambtelijke
bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt, 2014’. Aldus vastgesteld in de vergadering van 22 mei 2014,de griffier, de voorzitter,drs. G.C.I. Kager A.J. Gerritsen Toelichting bij de Modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
(artikel 33 Gemeentewet)AlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel
is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur
ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele
raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen
bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze
rechten moet bij verordening worden geregeld.In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het
eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult
ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke
organisatie.De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een
conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de
burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en
als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de
ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden
voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een
raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de
verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder
druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal
een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke
bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de
behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de
verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie,
is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor
het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van
de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en
daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het
college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college
terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen
behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke
organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie
beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken
van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan
ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de
reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend
en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd.
Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat
individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad,
recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle
raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het
verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe
niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel
probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden
gebracht.In 2014 is de verordening op het onderdeel fractieondersteuning (paragraaf 2)
opnieuw tegen het licht gehouden. De achterliggende reden is de verantwoording
van de fractiebijdrage. Het achteraf inzichtelijk maken van de verantwoording
door de fracties en de daarbij tijdrovende werkzaamheden van de griffie hebben,
mede op advies van de accountant, er toe geleid dat de raad heeft gekozen voor
een declaratiesysteem. Deze werkwijze is in paragraaf 2 vastgelegd.Artikelgewijze toelichting1.Verzoek om informatieDe verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om
het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of
afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de
griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere
ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in
de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar
wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op
niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de
Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het
Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde
voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de
raadscommissies.Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het
bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de
raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen,
leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de
griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal
de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De
ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een
verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de
verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De
griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de
noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de
griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.In het eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich
rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te
wenden. De keuze is uiteraard aan de raad.2.Verlenen van ambtelijke bijstandDe voormalige artikelen 6 en 7 van de modelverordening zijn vanwege de
helderheid nu toegevoegd aan artikel 2, vierde en vijfde lid. Het betreft
hier immers regels omtrent hetzelfde onderwerp dat reeds geregeld is in
artikel 2.In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken
portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand
is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.
Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst
melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college
en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt
gemaakt.Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen
raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand
verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten
van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te
verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet
om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in
het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor
informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de
behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de
onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel
van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke
bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit
gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de
mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.3.Weigering verzoek ambtelijke bijstandBeoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich
voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als
hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover
overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het
betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover
de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180
Gemeentewet).4.Geschil over ambtelijke bijstandOok indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn
of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere
instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn
eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen
instantie voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te
voeren met de secretaris.5.Jaarlijkse financiële bijdrageFractieondersteuning vindt haar vorm in financiële ondersteuning. De hoogte
van het budget voor fractieondersteuning wordt in de programmabegroting
opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat
per kalenderjaar uit een vast bedrag per fractie aangevuld met een vast
bedrag per raadszetel. Het vaste bedrag per fractie garandeert dat elke
fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen.
Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied ligt het
voor de hand dat zij een hogere vergoeding krijgen in de vorm van het
aanvullende deel dat de fractie per raadszetel krijgt.Via de griffier kan een beroep worden gedaan op de financiële bijdrage door
de nota’s te overhandigen. In een verkiezingsjaar wordt het bedrag in twee
gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het dan aangepast wordt aan de
nieuwe verhoudingen in de raad.6.Financiële bijdrage bij splitsingIndien een raadslid zich afsplitst van de fractie wordt de vaste
fractiebijdrage door deze veranderende situatie pas doorgevoerd bij aanvang
van het eerstvolgende kalenderjaar. Dit voorkomt ingewikkelde berekeningen.
Het betreffende raadslid neemt wel het bedrag van de raadszetel voor de
resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie. Let
wel: de bijdrage is niet aan de persoon toegewezen, maar aan de fractie. Dit
betekent dat raadleden niet zelf over de bijdrage kunnen beschikken. Als de
raadszetel wordt terug gegeven aan de raad, wordt het deel van de raadszetel
voor de resterende maanden van het kalenderjaar teruggestort in de
gemeentekas.7.Besteding financiële bijdrageVoor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt
de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de
bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen
genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder
andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden
gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk
(vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn
grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met
de bijdrage voor fractieondersteuning. Gelet op gelijkheid tussen landelijk
gelieerde partijen en lokale partijen mag de bijdrage ook niet worden
besteed aan lidmaatschappen en/of contributies aan vereniging van
plaatselijke politieke groeperingen. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden
georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de
gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage
voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door
politiek neutrale instituten.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk
niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm
van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt
niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning
betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de
fracties eventueel ondersteunen. (Zie voor de bijlage).8.Reservering niet-gebruikte financiële bijdrageOok met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan
met de splitsing van een fractie. De regeling voorziet in het naar
evenredigheid verdelen van de reserve over de nieuw ontstane fracties.
Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict
kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter
geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal
niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum
gebonden.9.Verantwoording financiële bijdrageDe uitgaven dienen inzichtelijk te worden gemaakt door het overleggen van de
nota’s zodat de raad bij vaststelling kan oordelen of de bestedingen
rechtmatig zijn gedaan.Indien de fractiebijdrage is besteed aan advertenties dan dient naast de
nota ook een kopie van de betreffende advertentie te worden overlegd. De
griffie verricht de toetsing op de verantwoording van de stukken. Uit het
advies van de griffie kan naar voren komen dat een verrekening dient plaats
te vinden met de reservering. Indien achteraf blijkt dat het geld
onrechtmatig is besteed, dan wordt ditmet de reservering van het lopende kalenderjaar verrekend. De controle van
het verslag kan door de accountant meegenomen worden bij de controle van de
jaarrekening.10.Toepassing AwbDe fractieondersteuning is gelijk gesteld aan het verkrijgen van een
subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Dit impliceert dat de raad de
mogelijkheid heeft om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beschikking
die een bepaald budget ter beschikking stelt, en/of de mogelijkheid heeft om
bezwaar en beroep in te stellen tegen een terugvordering cq.
verrekening.11.Uitleg verordeningDit artikel behoeft geen toelichting.12.InwerkingtredingDit artikel behoeft geen toelichting.13.CiteerregelDit artikel behoeft geen toelichting. Bijlage: aanvullende en verduidelijkende afspraken (september 2013)
Alleen kosten betreffende het boekjaar waarover verantwoording wordt
afgelegd, kunnen gedeclareerd worden. Vooruit- en achterafbetalingen
voor bijvoorbeeld een kerst- of Nieuwjaarsgroet zijn niet
mogelijk.
Duidelijk omschrijving van een uitgave om de
volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te
versterken. Bijvoorbeeld bij het declareren van zaalhuur ook het
inhoudelijk programma van de betreffende avond toevoegen zodat
zichtbaar is dat de bijeenkomst bedoeld was om één van de drie
rollen te versterken.
Bij het declareren van kilometers ook adresgegevens toevoegen zodat
aantal opgevoerde kilometers gecontroleerd kan worden.
Trainingen verzorgt door de eigen politieke partij mag mits het een
training was die bedoeld was om de volksvertegenwoordigende,
kaderstellende of controlerende rol te versterken. Programma en
deelnemerslijst van de training moeten toegevoegd worden.
Het declareren van een fractielaptop mag mits het bedoeld is om de
volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te
versterken. Aangetoond moet worden dat deze laptop alleen voor
fractiedoeleinden wordt gebruikt. Het door de gemeente De Bilt
gehanteerde afschrijftermijn van een pc of laptop is 3 jaar.
Maximaal één laptop mag per raadsperiode gedeclareerd worden.
Het vergoeden van werkzaamheden en onkosten van een fractieassistent
mag. Van belang is een duidelijke taakomschrijving toegevoegd aan
een inhoudelijke declaratie c.q. factuur van de fractieassistent
zelf. Uit de declaratie moet blijken hoe de fractieassistent heeft
bijgedragen aan het functioneren van de fractie en hoe deze persoon
heeft bijgedragen aan de versterking van de
volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de
fractie.
Aan elke declaratie moet een factuur of bon zijn toegevoegd. Alleen
een beschrijving of bankafschrift is niet voldoende. Zonder bon of
factuur wordt de declaratie niet goedgekeurd.
Bankkosten kunnen niet gedeclareerd worden.
De hosting van de website van de fractie kunnen voor max. 50 %
gedeclareerd worden.
Een heisessie van een fractie kan maximaal één keer per boekjaar
gedeclareerd worden mits de heisessie bedoeld was om de
volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te
versterken. Programma en deelnemerslijst moeten toegevoegd worden
aan de declaratie. Verblijfkosten tijdens deze heisessie kunnen
gedeclareerd worden, vanzelfsprekend binnen alle redelijkheid.
Representatiekosten maken onderdeel uit van de vaste
onkostenvergoeding zoals geregeld in het rechtspositiebesluit. Deze
kosten kunnen dus niet gedeclareerd worden. Tip: maak een eigen
lief&leedpotje en gebruik deze bij attenties rond installatie,
afscheid, ziekte, geboorte, sterfte, e.d. van (oud)fractiegenoten en
(oud)collega’s.
Fooien kunnen niet gedeclareerd worden.
Maximaal het bedrag dat, aan fractievergoeding in een boekjaar
inclusief eventuele besteding van reserves in het betreffende
boekjaar, is ontvangen, dient verantwoord te worden.