| Organisatie | De Bilt |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt 2014 |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Met inwerkingtreding van deze regeling vervalt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt 2010.
Gemeentewet, art. 33, lid 3
1.geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-03-2014 | nieuwe regeling | 22-05-2014 Biltbuis 04-06-2014 | rv |
Gelet het advies van het Seniorenconvent op 8 april 2014 en 13 mei 2014 over paragraaf 2. Fractieondersteuning;
De raad van de gemeente De Bilt;
Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
vast te stellen de volgende verordening:
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning De Bilt, 2014
Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand
Artikel 1. Verzoek om informatie
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Paragraaf 2. Fractieondersteuning
Artikel 5. Jaarlijkse financiële bijdrage
Voor elke fractie als bedoeld in artikel 9 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad wordt jaarlijks een financiële bijdrage gereserveerd als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Via de griffier kan een beroep worden gedaan op de financiële bijdrage.
In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, is het vaste en het variabele deel beschikbaar tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekomen raad plaatsvindt, wordt het bedrag gereserveerd voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 6. Financiële bijdrage bij splitsing
wordt met de daardoor veranderde situatie voor de berekening van artikel 5 bedoelde vaste tegemoetkoming eerst rekening gehouden bij de aanvang van het eerstvolgende kalenderjaar.
Artikel 9 Verantwoording financiële bijdrage
De griffie verschaft jaarlijks in februari aan de raad een overzicht van de besteding van de bijdrage van fractieondersteuning over het voorgaande kalenderjaar incl. bijbehorende nota’s. De nota’s over het voorgaande kalenderjaar kunnen tot en met 15 januari bij de griffie worden ingeleverd. Bij het overzicht wordt ook een advies van de griffier gevoegd.
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening beslist de raad op voordracht van de voorzitter.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 22 mei 2014,
de griffier, de voorzitter,
drs. G.C.I. Kager A.J. Gerritsen
Toelichting bij de Modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (artikel 33 Gemeentewet)
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
In 2014 is de verordening op het onderdeel fractieondersteuning (paragraaf 2) opnieuw tegen het licht gehouden. De achterliggende reden is de verantwoording van de fractiebijdrage. Het achteraf inzichtelijk maken van de verantwoording door de fracties en de daarbij tijdrovende werkzaamheden van de griffie hebben, mede op advies van de accountant, er toe geleid dat de raad heeft gekozen voor een declaratiesysteem. Deze werkwijze is in paragraaf 2 vastgelegd.
Artikel 1. Verzoek om informatie
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.
Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
In het eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. De keuze is uiteraard aan de raad.
Verlenen van ambtelijke bijstand
De voormalige artikelen 6 en 7 van de modelverordening zijn vanwege de helderheid nu toegevoegd aan artikel 2, vierde en vijfde lid. Het betreft hier immers regels omtrent hetzelfde onderwerp dat reeds geregeld is in artikel 2.
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5. Jaarlijkse financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt haar vorm in financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de programmabegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat per kalenderjaar uit een vast bedrag per fractie aangevuld met een vast bedrag per raadszetel. Het vaste bedrag per fractie garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied ligt het voor de hand dat zij een hogere vergoeding krijgen in de vorm van het aanvullende deel dat de fractie per raadszetel krijgt.
Via de griffier kan een beroep worden gedaan op de financiële bijdrage door de nota’s te overhandigen. In een verkiezingsjaar wordt het bedrag in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het dan aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Artikel 6. Financiële bijdrage bij splitsing
Indien een raadslid zich afsplitst van de fractie wordt de vaste fractiebijdrage door deze veranderende situatie pas doorgevoerd bij aanvang van het eerstvolgende kalenderjaar. Dit voorkomt ingewikkelde berekeningen. Het betreffende raadslid neemt wel het bedrag van de raadszetel voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie. Let wel: de bijdrage is niet aan de persoon toegewezen, maar aan de fractie. Dit betekent dat raadleden niet zelf over de bijdrage kunnen beschikken. Als de raadszetel wordt terug gegeven aan de raad, wordt het deel van de raadszetel voor de resterende maanden van het kalenderjaar teruggestort in de gemeentekas.
Artikel 7. Besteding financiële bijdrage
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Gelet op gelijkheid tussen landelijk gelieerde partijen en lokale partijen mag de bijdrage ook niet worden besteed aan lidmaatschappen en/of contributies aan vereniging van plaatselijke politieke groeperingen.
Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. (Zie voor de bijlage).
Artikel 8. Reservering niet-gebruikte financiële bijdrage
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling voorziet in het naar evenredigheid verdelen van de reserve over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.
Artikel 9. Verantwoording financiële bijdrage
De uitgaven dienen inzichtelijk te worden gemaakt door het overleggen van de nota’s zodat de raad bij vaststelling kan oordelen of de bestedingen rechtmatig zijn gedaan.
Indien de fractiebijdrage is besteed aan advertenties dan dient naast de nota ook een kopie van de betreffende advertentie te worden overlegd. De griffie verricht de toetsing op de verantwoording van de stukken. Uit het advies van de griffie kan naar voren komen dat een verrekening dient plaats te vinden met de reservering. Indien achteraf blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, dan wordt dit
met de reservering van het lopende kalenderjaar verrekend. De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden bij de controle van de jaarrekening.
De fractieondersteuning is gelijk gesteld aan het verkrijgen van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Dit impliceert dat de raad de mogelijkheid heeft om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beschikking die een bepaald budget ter beschikking stelt, en/of de mogelijkheid heeft om bezwaar en beroep in te stellen tegen een terugvordering cq. verrekening.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Bijlage: aanvullende en verduidelijkende afspraken (september 2013)
Duidelijk omschrijving van een uitgave om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken. Bijvoorbeeld bij het declareren van zaalhuur ook het inhoudelijk programma van de betreffende avond toevoegen zodat zichtbaar is dat de bijeenkomst bedoeld was om één van de drie rollen te versterken.
Het declareren van een fractielaptop mag mits het bedoeld is om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken. Aangetoond moet worden dat deze laptop alleen voor fractiedoeleinden wordt gebruikt. Het door de gemeente De Bilt gehanteerde afschrijftermijn van een pc of laptop is 3 jaar. Maximaal één laptop mag per raadsperiode gedeclareerd worden.
Het vergoeden van werkzaamheden en onkosten van een fractieassistent mag. Van belang is een duidelijke taakomschrijving toegevoegd aan een inhoudelijke declaratie c.q. factuur van de fractieassistent zelf. Uit de declaratie moet blijken hoe de fractieassistent heeft bijgedragen aan het functioneren van de fractie en hoe deze persoon heeft bijgedragen aan de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie.
Een heisessie van een fractie kan maximaal één keer per boekjaar gedeclareerd worden mits de heisessie bedoeld was om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Programma en deelnemerslijst moeten toegevoegd worden aan de declaratie. Verblijfkosten tijdens deze heisessie kunnen gedeclareerd worden, vanzelfsprekend binnen alle redelijkheid.
Representatiekosten maken onderdeel uit van de vaste onkostenvergoeding zoals geregeld in het rechtspositiebesluit. Deze kosten kunnen dus niet gedeclareerd worden. Tip: maak een eigen lief&leedpotje en gebruik deze bij attenties rond installatie, afscheid, ziekte, geboorte, sterfte, e.d. van (oud)fractiegenoten en (oud)collega’s.