| Organisatie | Wijk bij Duurstede |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Wijk bij Duurstede 2014 |
| Citeertitel | Reglement gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Wijk bij Duurstede 2014 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Wet basisregistratie personen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-01-2014 | 21-12-2019 | Onbekend | 10-12-2013 www.wijkbijduurstede.nl, www.overheid.nl | Onbekend |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede;
gelet op de Wet basisregistratie personen, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Wijk bij Duurstede;
vast te stellen het navolgende: Reglement gemeentelijke basisregistratie personen van de
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de basisregistratie personen
Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 3.8 van de Wet BRP, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in bijlage 1 vermelde afdeling, de in de tabel aangegeven gegevens verstrekt, ten behoeve van het actualiseren van de door hen beheerde administraties.
Artikel 5 Rechtstreeks toegang tot de basisregistratie personen
Rechtstreekse toegang tot de BRP hebben:
met inachtneming van artikel 3.5 Wet BRP wordt aan de in bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend, voor de in de tabel aangegeven gegevens, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken. Deze rechtstreekse toegang kan ook worden verleend via de Civision Makelaar Gegevens (CMG).
Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen en de gegevens die worden verstrekt
In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd:
Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
Met inachtneming van artikel 3.9, vierde lid Wet BRP kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 3.3 en 3.6 Wet BRP, aan in bijlage 4 vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 3.9 lid 4 van de Wet BRP, op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties worden verstrekt voorzover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De basisregistratie personen heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
Artikel 11 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de basisregistratie personen worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren afdeling Dienstverlening, in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.
Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens welke in de basisregistratie personen als zodanig zijn opgenomen en stelt deze maatregelen vast.
De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de basisregistratie personen zijn verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de basisregistratie personen opgenomen moeten worden, schriftelijk te melden aan de beheerder.
Gegevens van personen die in de basisregistratie personen met de indicatie “geheim” zijn opgenomen, mogen slechts met de toevoeging “geheim” worden gebruikt.
Bijlage 1 Reglement gemeentelijke basisregistratie personen
Verbanden met andere gemeentelijke registraties.
De Civision Makelaar Gegevens (CMG) ontvangt alle gegevens uit de BRP.
Via de CMG worden de gegevens, zoals vermeldt in artikel 3.9 lid 4 van de Wet BRP, doorgeleverd aan de applicaties:
Bijlage 2 Reglement gemeentelijke basisregistratie personen
Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen
Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de basisregistratie personen kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de basisregistratie personen te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke bevolkingsgegevens wél geraadpleegd kunnen worden.
OND (Ondersteuning, onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering);
Secretariaat (Staf en Bestuursondersteuning);
WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning),
zijn geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen.
Daarnaast kan op verzoek en na goedkeuring iedere medewerker de beschikking krijgen over uitgebreide NAW-gegevens. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een juiste adressering.
Medewerkers, die niet op de hiervoor aangegeven wijze toegang hebben tot de BRP, kunnen op individuele basis en na goedkeuring toegang krijgen tot de aangegeven gegevens via de CMG.
In bijlage 2.1 van dit Reglement is een onderbouwing van deze taakverdeling opgenomen.
Bijlage 2.1 Reglement gemeentelijke basisregistratie personen
Onderbouwing taakverdeling rechtstreekse toegang
Het onderstaande overzicht is gerelateerd aan de modelautorisatie voor gemeenten als buitengemeentelijke afnemer.
Voor de autorisaties voor binnengemeentelijke afnemers is dit model als basis gebruikt. De gedefinieerde taken zijn bij de bestaande afdelingen ondergebracht.
Om te voorkomen dat de meest uitgebreide autorisatie voor een gehele afdeling geldt, kan de applicatiebeheerder per afdeling meerdere autorisatiegroepen toekennen. De toekenning geschiedt op basis van de uit te voeren werkzaamheden.
DVL (afdeling Dienstverlening), dit betreft de eigen afdeling en komt daardoor niet voor in bijlage 2
OND (Ondersteuning, onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering)
WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning, semi-extern)
Secretariaat (Staf Bestuursondersteuning)
Algemene ondersteunende werkzaamheden
NAW (beschikbaar voor iedere medewerker die niet onder een van de vermelde andere autorisaties valt)
Voor een juiste adressering, uitgebreide NAW-gegevens (conform art. 3.9 lid 4 Wet BRP)
Deze toegang is vergelijkbaar met de NAW, alleen verloopt de toegang dan niet direct via de BRP, maar via de CMG.
13.23 Dispensatie niet openbare archiefstukken
13.Bijlage 3 Reglement gemeentelijke basisregistratie personen
13.Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
13.De Regionale Sociale Dienst bureau nieuwkomers voor het uitvoeren van de Wet inburgering nieuwkomers: een rapportage van vestiging van niet-Nederlandse personen en vestiging van Nederlanders geboren in het buitenland;
13.Het secretariaat van het college ten behoeve van kabinetswerkzaamheden voor de burgemeester: de leeftijdsjubilea, huwelijksjubilea en jubilea in het kader van het geregistreerd partnerschap;
13.kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de basisregistratie personen
13.De leerplichtadministratie ontvangt maandelijks de gegevens van de leerplichtigen;
13.De WMO ontvangt maandelijks, naast de mogelijkheid voor inzage, de mutatiegegevens over:
13. Verhuizingen naar andere gemeenten en emigraties;
13. Bijlage 4 Reglement gemeentelijke basisregistratie personen
13.Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
13.De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op gegevens zoals deze zijn vermeld in artikel 3.9 lid 4 van de wet BRP.
13.Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties.
13.Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
13.Aan de volgende instantie kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties:
13. Bijlage 5 Reglement gemeentelijke basisregistratie personen
13.Overzicht van aangehaakte gegevens
13.Binnengemeentelijke afnemersindicatie
13.Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht, onderzoek)
13.Historische gegevens zoals Persoonslijsten van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)
13.Artikel 1. - Begripsbepalingen
13.In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt.
13.Artikel 2. - Doel van de inzage of verstrekking
13.Dit artikel formuleert het doel van de inzage en/of de verstrekking en regelt hoe is wordt vastgelegd.
13.De afnemers die de BRP als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen.
13.Meestal zal het hoofd van de afdeling of dienst Burgerzaken/Dienstverlening belast zijn met de dagelijkse zorg over de BRP. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit.
13.Artikel 4. - Verbanden met andere registraties
13.Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet BRP verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
13.In artikel 5 tot en met 8 wordt de rechtstreekse toegang tot de BRP inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
13.Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de BRP
13.Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on line verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren burgerzaken/publiekszaken tot de BRP. Onderdeel c is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker. Onderdeel d regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.
13.Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van deze verordening. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de BRP te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.
13.Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de BRP. Ze komen dan ook niet voor in deze modelverordening. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de BRP. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet BRP.
13.Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
13.Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de BRP te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet BRP. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet BRP.
13.Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.
13.Overeenkomstig artikel 3.8 van de Wet BRP dient de regio politie aangemerkt te worden als een binnengemeentelijke afnemer.
13.Artikel 7. - Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
13.In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 3.9 Wet BRP, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 3.9 Wet BRP stelt. Deze voorwaarden zijn:
13.– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.
13.– In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.
13.– Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.
13.– Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.
13.– Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.
13.– Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp.
13.– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
13.Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn:
13.– door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen;
13.– stichtingen met een maatschappelijk doel.
13.Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’.
13.Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
13.Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.
13.In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.
13.De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.
13.Artikel 12. - Verbanden, toegang en verstrekkingen
13.Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.
13.Artikel 14. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens
13.Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.
13.Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke reglement en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.
13.Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
13. bevatten bepalingen over beveiliging, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging.
13.Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de BRP moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt.
13.Artikel 6 Besluit BRP stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de BRP vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
13.Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
13.– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;
13.– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;
13.– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.
13.Artikel 7 Besluit BRP is van toepassing, indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:
13.– dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 7 Besluit BRP.
13.Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog wat in paragraaf 7.3.5 van het LO GBA staat:
13.– het transport van alternatieve media met BRP-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.
13.In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de BRP gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij burgerzaken. Om de BRP zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan burgerzaken, afdeling Dienstverlening doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen.
13.Gezien het belang van de BRP wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke BRP-gegevens.
13.Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de BRP.
13.Ten slotte is in dit artikel de citeertitel opgenomen en de ter inzage legging geregeld.