Organisatie | 's-Hertogenbosch |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Gemeente 's-Hertogenbosch 2014 |
Citeertitel | Archiefverordening Gemeente 's-Hertogenbosch 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artt. 30, 31 en 32 Archiefwet 1995
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-05-2014 | Aanpassing regeling | 22-04-2014 Gemeenteblad, 23-05-2014 | 3711617 |
De gemeenteraad van 's-Hertogenbosch,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 februari 2014,
gelet op artikelen 30, (eerste lid), 31 en 32 (tweede lid) van de Archiefwet 1995,
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke roganen en "verbonden partijen" en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden.
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, hierbij tevens begrepen een e-depot. Zij dragen zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen op de gemeentebegroting ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en Wethouders doen ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente en de verbonden partijen. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede de verslagen over het beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of te laten bijstaan.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, hieronder begrepen zowel archiefruimten als informatiesystemen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De gemeenteraad van 's-Hertogenbosch,
De griffier, De voorzitter,
drs. A. van der Jagt, mr.dr. A.G.J.M. Rombouts
De archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. In 2008 is Archiefverordening 1998 naar aanleiding van de dualisering aangepast. In 2013 spelen andere fundamentele veranderingen een rol: digitalisering, ketensamenwerking en veranderingen in het toezicht.
De archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals de Archiefwet en Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in art. 3 van het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente ‘s-Hertogenbosch. Tevens is in lid 2 van dit artikel de gemeentelijke verantwoordelijkheid bij alle mogelijke vormen van samenwerking vastgelegd.
Door de grotere nadruk op horizontaal toezicht dienen burgemeester en wethouders te rapporteren aan de Raad. Tweejaarlijkse rapportages over de staat van de informatiehuishouding en het beheer van de archiefbewaarplaats krijgen daarmee meer belang in het geheel van het beheer van informatie.
De archivaris voert het toezicht (de inspectie) uit over de nog niet overgebrachte bestanden.
Als de archivaris niet zelf toezicht houdt/inspecteert kan hij dit laten uitvoeren door een archiefinspecteur. Dit kan een interne of externe functionaris zijn.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties.
Op basis van de uitgevoerde inspectie wordt door de archivaris een rapport opgesteld.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden.
Dit artikel komt voort uit de verdergaande digitalisering. Voor analoge en digitale archiefbescheiden gelden verschillende eisen ten aanzien van de opslag. De rol van de archivaris is om die reden niet (meer) beperkt tot het passief kennis nemen van voornemens tot bouw, verbouw, verandering van inrichting of ingebruikneming. Hij dient zijn goedkeuring te hechten aan plannen om zodoende een duurzame (digitale) opslag te garanderen.
Dit artikel sluit aan bij de verantwoordelijkheid van Burgemeester en Wethouders te rapporteren aan de raad over de staat van de informatiehuishouding. Dat is eerst mogelijk, wanneer de archivaris daartoe het onderliggende verslag aanlevert.