CVDR33046_1Document- en archiefverordeningnlregelingZwolle2017-11-02ZwolleDe Peperbus 25/01/2006Document- en archiefverordeningArtikel 30 archiefwetgemeenteraadbestuur en recht2005-12-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2006-01-262017-11-10Nieuwe regelinggb1-2005.207AdministratieDocument en archief besluit (26/01/2006)Hoe regelt de gemeente haar archief?DOCUMENT- EN ARCHIEFVERORDENINGHoofdstuk1Algemene bepalingenArtikel1begripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder:

Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;

Archiefbewaarplaats: de door het Algemeen Bestuur van het Historisch Centrum Overijssel (HCO) aangewezen archiefbewaarplaats, die zich bevindt aan de Voorstraat 26 en Eikenstraat 20 te Zwolle;

Archiefruimte: een door het college van Burgemeester en Wethouders aangewezen ruimte voor de bewaring en bewerking van documenten, in afwachting van de overbrenging van deze bescheiden naar de archiefbewaarplaats;

Beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren

Directeur Historisch Centrum de door het Algemeen Bestuur van het HCO benoemde

Overijssel (HCO): gemeentearchivaris

Documenten: de (archief) bescheiden zoals bedoeld in de Archiefwet 1995 in artikel 1 sub c.

Eenheid: de door het college van Burgemeester en Wethouders aangewezen organisatorische eenheid

Gemeentelijke organen; de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

Informatiesysteem Systeem van documenten, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan documenten kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Regeling HCO: de gemeenschappelijke regeling die op 25 juli 2000 is aangegaan en waarbij het openbaar lichaam "Historisch Centrum Overijssel" (HCO) te Zwolle is ingesteld . Aan deze regeling nemen deel de gemeente Zwolle en de Staat der Nederlanden;

Wet: Archiefwet 1995;

Hoofdstuk2De zorg van burgemeester en wethouders voor de documentenArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor:

voldoende en doelmatige archiefruimten;

de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de (niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte) gemeentelijke documenten en documentaire verzamelingen .

Artikel31.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een juiste vervaardiging en bewaring van documenten zodat het behoud ervan is gewaarborgd.2.Dit geldt tevens voor de bescheiden die bestemd zijn voor andere overheidsorganen en belanghebbenden, waarvan in redelijkheid kan worden aangenomen dat zij voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel41.Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de documenten, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2.Het toezicht op de uitvoering van de voorschriften ligt bij de afdeling Documentaire Informatie Voorziening.Artikel5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder die belast is met het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht Hoofdstuk3Toezicht op beheer van documenten welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel61.Het toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte documenten ligt bij de directeur van het Historisch Centrum Overijssel (HCO) en geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.2.De directeur HCO geeft aan welke voorzieningen in het belang van een goed archiefbeheer moeten worden getroffen.3.De directeur HCO kan dit toezicht delegeren aan een aan hem ondergeschikte ambtenaar, die in het bezit is van een diploma archivistiek. Artikel71.De beheerder van de nog niet overgebrachte documenten geeft aan de directeur van het HCO alle medewerking die nodig is om zijn taak goed te kunnen uitoefenen.2.Hij geeft inzicht over de ordening en toegankelijkheid van documenten, alsmede over de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen.3.De directeur HCO of zijn vervanger hebben toegang tot de nog niet overgebrachte documenten en de ruimten waar deze zich bevinden.Artikel81.De directeur van het HCO doet van zijn bevindingen naar aanleiding van het toezicht op de nog niet overgebrachte documenten mededeling aan de beheerder en indien hiertoe aanleiding is aan burgemeester en wethouders.2.De mededeling wordt gedaan in de vorm van een jaarlijks schriftelijk verslagArtikel91.Burgemeester en wethouders doen tenminste één keer per twee jaar verslag aan de Raad over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet2.Burgemeester en wethouders leggen hierbij de verslagen over van de directeur van het HCO inzake het uitgevoerde toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten. Artikel10De beheerder van de nog niet overgebrachte documenten doet aan de directeur HCO tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een Eenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere Eenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouw, inrichting, verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Hoofdstuk4ArchiefbewaarplaatsArtikel11De directeur HCO is door het dagelijks bestuur van het HCO aangewezen als beheerder van de in de archiefbewaarplaats opgenomen documenten en documentaire verzamelingen.Hij doet jaarlijks verslag van zijn bevindingen aan burgemeester en wethouders. Hoofdstuk5SlotbepalingenArtikel12InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.Toelichting bij DOCUMENT- EN ARCHIEFVERORDENINGDeze archiefverordening is gebaseerd op de model-archiefverordening gemeenten/waterschappen van de VNG en sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van artikel 30 en 32 tweede lid, van de Archiefwet. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke bestuursorganen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In afwijking van de modelverordening bevat deze verordening geen bepalingen over het beheer van de archiefbewaarplaats. In het kader van de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel die door de gemeente Zwolle en de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen op 25 juli 2000 is aangegaan, is deze taak namelijk opgedragen aan het openbaar lichaam Historisch Centrum Overijssel. Tevens zijn een aantal andere taken en bevoegdheden, genoemd in de Archiefwet, door de gemeente aan het Historisch Centrum Overijssel (HCO) overgedragen die normaal gesproken bij de gemeente liggen. Deze verordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg” dat in de Archiefwet niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32 van de wet. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Door het begrip document in deze verordening centraal te stellen wordt duidelijk dat de werking van deze verordening zich niet alleen uitstrekt tot de documenten die zich in de archiefruimten of archiefbewaarplaats bevinden, maar tot alle documenten die zich binnen de gemeentelijke organisatie bevinden. Als Eenheid is gedefinieerd de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen organisatorische eenheid. Op dit moment zijn dat de huidige acht eenheden van de gemeentelijke organisatie zoals die sinds de reorganisatie van de gemeentelijke organisatie in 2001 tot stand zijn gekomen (Brandweer, Concernstaf, A&F, Wijkzaken, Ontwikkeling, Expertisecentrum, Publiekszaken, Sociale Zaken en Werkgelegenheid). Artikel 2De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 4De voorschriften die het college van burgemeester en wethouders op grond van dit artikel vaststellen zijn opgenomen in het afzonderlijke Document- en Archiefbesluit. Artikel 5De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Document- en Archiefbesluit .Artikel 9Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 10 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Nota-toelichting2010-07-16