Organisatie | Zwolle |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Document- en archiefverordening |
Citeertitel | Document- en archiefverordening |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Administratie |
Hoe regelt de gemeente haar archief?
Document en archief besluit (26/01/2006)
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-01-2006 | 10-11-2017 | Nieuwe regeling | 19-12-2005 De Peperbus 25/01/2006 | gb1-2005.207 |
Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de documenten
Hoofdstuk 3 Toezicht op beheer van documenten welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Toelichting bij DOCUMENT- EN ARCHIEFVERORDENING
Deze archiefverordening is gebaseerd op de model-archiefverordening gemeenten/waterschappen van de VNG en sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van artikel 30 en 32 tweede lid, van de Archiefwet. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke bestuursorganen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In afwijking van de modelverordening bevat deze verordening geen bepalingen over het beheer van de archiefbewaarplaats. In het kader van de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel die door de gemeente Zwolle en de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen op 25 juli 2000 is aangegaan, is deze taak namelijk opgedragen aan het openbaar lichaam Historisch Centrum Overijssel. Tevens zijn een aantal andere taken en bevoegdheden, genoemd in de Archiefwet, door de gemeente aan het Historisch Centrum Overijssel (HCO) overgedragen die normaal gesproken bij de gemeente liggen.
Deze verordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg” dat in de Archiefwet niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32 van de wet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Door het begrip document in deze verordening centraal te stellen wordt duidelijk dat de werking van deze verordening zich niet alleen uitstrekt tot de documenten die zich in de archiefruimten of archiefbewaarplaats bevinden, maar tot alle documenten die zich binnen de gemeentelijke organisatie bevinden.
Als Eenheid is gedefinieerd de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen organisatorische eenheid. Op dit moment zijn dat de huidige acht eenheden van de gemeentelijke organisatie zoals die sinds de reorganisatie van de gemeentelijke organisatie in 2001 tot stand zijn gekomen (Brandweer, Concernstaf, A&F, Wijkzaken, Ontwikkeling, Expertisecentrum, Publiekszaken, Sociale Zaken en Werkgelegenheid).
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De voorschriften die het college van burgemeester en wethouders op grond van dit artikel vaststellen zijn opgenomen in het afzonderlijke Document- en Archiefbesluit.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Document- en Archiefbesluit .
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.