hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
Artikel 8 Secretariaat
- 1.
Secretaris van een commissie is de raadsgriffier of een hiertoe door het presidium aangewezen ambtenaar van de griffie.
- 2.
Bij verhindering of ontstentenis van de secretaris wordt het secretariaat waargenomen door een daartoe door het presidium aangewezen ambtenaar van de griffie.
- 3.
De secretaris is geen lid van de commissie; wel kan hij, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen.
- 4.
De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de voorzitter, zorg voor een goede voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van de commissie.
- 5.
De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de commissie over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
HOOFDSTUK 2 BEPALINGEN AANGAANDE DE VERGADERINGEN
Artikel 9 Tijd en plaats
- 1.
De commissie vergadert verder zo dikwijls als de raad, of het presidium of de voorzitter, dit nodig oordelen of tenminste vijf leden schriftelijk, onder opgave van redenen, daartoe de wens te kennen geven. Indien de vergadering is gevraagd door het vereiste aantal leden, wordt zij gehouden binnen veertien dagen, nadat het verlangen daartoe ter kennis van de voorzitter is gebracht.
- 2.
De vergaderingen van de raadscommissies vinden in de regel plaats op dinsdag en/of woensdag in de raadzaal het gemeentehuis. Tot de keuze van een andere locatie kan door de commissie worden besloten.
Artikel 10 Agenda
- 1.
Het presidium stelt de conceptagenda vast.
- 2.
De raadscommissie accordeert de agenda bij aanvang van de vergadering.
Artikel 11 Oproep
- 1.
De oproeping voor een vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt, behoudens in spoedeisende gevallen, 10 dagen voor de vergadering aan de leden digitaal toegezonden.
- 2.
De oproepingsbrief vermeldt onderwerpen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld. De secretaris zorgt er voor dat, behoudens in spoedeisende gevallen, de status van de te behandelen onderwerpen bij de oproepingsbrief is toegelicht.
Artikel 12 Openbare kennisgeving
- 1.
Een openbare vergadering wordt op de in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.
- 2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, de aanvangstijd en plaats van de vergadering;
- b.
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende toelichting op de onderwerpen kan inzien;
- c.
de mogelijkheid voor niet-leden van een commissie om deel te nemen aan het overleg en de wijze waarop.
Artikel 13 Openbaarheid vergaderingen
- 1.
De vergaderingen zijn openbaar.
- 2.
Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van ten minste een vijfde van de aanwezige leden wordt overwogen of de behandeling van een agendapunt in beslotenheid plaatsvindt.
- 3.
De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
- 4.
De leden van de raad zijn te allen tijde bevoegd tot het bijwonen van besloten vergaderingen van commissies, waarvan zij geen lid zijn, en zijn daarbij toehoorders. De secretaris van de commissie en de raadsgriffier zijn eveneens te allen tijde bevoegd besloten vergaderingen van de commissie bij te wonen.
- 5.
Op een besloten vergadering zijn, behoudends artikel 25 van deze verordening, de bepalingen van toepassing die gelden voor een openbare vergadering.
- 6.
Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijke afsprakenlijst opgemaakt, die niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de commissie anders beslist.
Artikel 14Geheimhouding
- 1.
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
- 2.
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Artikel 15 Presentielijst
De leden tekenen ter vergadering de presentielijst.
Artikel 16 Opening en quorum
- 1.
De voorzitter opent de vergadering, nadat hem is gebleken dat, naast de voorzitter, tenminste de helft van de opgeroepen leden en minimaal 4 raadsleden van tenminste 3 raadsfracties , aanwezig zijn.
- 2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip het vereiste aantal leden niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter met een tussentijd van ten minste 24 uren een nieuwe vergadering. In deze vergadering kunnen de dan aanwezige leden beraadslagen en besluiten.
Artikel 17 Deelname aan commissievergadering door collegeleden
Een lid van het college kan, al dan niet op zijn verzoek, door de voorzitter van de raadscommissie worden uitgenodigd om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen. Hij kan zich daarbij laten bijstaan door ambtelijke medewerkers van de meest betrokken organisatieonderdelen.
Artikel 18 Bijwonen van commissievergadering door ambtenaren en deskundigen
De voorzitter is bevoegd, eigener beweging of op uitnodiging van de raadscommissie, ambtenaren en andere deskundigen tot het bijwonen van een vergadering uit te nodigen voor het verstrekken van informatie.
Artikel 19 Bijwonen van commissievergadering door inwoners en derden/ spreekrecht burgers
- 1.
De voorzitter is bevoegd, uit eigener beweging of op uitnodiging van de raadscommissies, inwoners en derden tot het bijwonen van een vergadering uit te nodigen voor het verstrekken van informatie en/of deelname aan de beraadslagingen, met name wat betreft de onderwerpen, zoals bedoeld in het artikel 3 lid1 sub c en d.
- 2.
Bij de bespreking van een raadsvoorstel, als bedoeld in artikel 3 lid1 sub a worden inwoners in de gelegenheid gesteld om in te spreken en vragen te stellen.
- 3.
Bij het verstrekken van informatie, als bedoeld in artikel 3 lid1 sub e kunnen inwoners of derden ook vragen stellen.
- 4.
Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 24 uur voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
- 5.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
- 6.
De inspreker kan niet het woord voeren over
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
Artikel 20 Vergaderorde
- 1.
De onderwerpen bedoeld in artikel 3 lid 1 sub a, b, c en d worden in twee termijnen aan de orde gesteld.
- 2.
Na de bespreking van de in het eerste lid bedoelde onderwerpen formuleert de voorzitter een advies, indien dit door de commissie wordt verzocht.
- 3.
Over adviezen en andere aangelegenheden wordt niet gestemd. Indien er geen unaniem advies is wordt dit in de afsprakenlijst kenbaar gemaakt (art. 24 lid 3 sub c)
Artikel 21 Handhaving orde
- 1.
Indien een lid of een spreker zich beledigend of onbehoorlijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp in behandeling, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen.
- 2.
Indien betrokkene hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
- 3.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
- 4.
De voorzitter kan degene die de orde van de vergadering verstoort dadelijk uit de vergaderzaal doen verwijderen.
Artikel 22 Toehoorders en pers
- 1.
De toehoorders, niet zijnde de personen bedoeld in de artikelen 18, 19 en 20 en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
- 2.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
- 3.
Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- of beeldregistraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen gesproken wordt.
- 4.
De voorzitter kan degene die in strijd met dit artikel handelt, dadelijk uit de vergaderzaal doen verwijderen.
Artikel 23 Verslag
- 1.
Onder de zorg van de secretaris wordt van het behandelde in de vergadering van de commissie een afsprakenlijst opgesteld.
- 2.
De ontwerp afsprakenlijst van de vergadering wordt in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aan de orde gesteld.
- 3.
De afsprakenlijst moet inhouden:
- a.
de namen van de voorzitter, de secretaris, en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en de namen van genodigde sprekers (art. 19 lid 1);
- b.
een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;
- c.
De adviezen zoals bedoeld in artikel 20 lid 1. Bij het ontbreken van een unaniem advies worden de standpunten per fractie kenbaar gemaakt (art. 20 lid3);
- d.
Specifieke vragen en antwoorden die tijdens de technische bespreking van een raadsvoorstel (art. 3 lid 1 sub a) aan de orde komen, indien de commissie dit wenst.
- 4.
Het vastgestelde verslag wordt aan het college en de raad ter kennis gebracht.
- 5.
Het vastgestelde verslag wordt binnen twee werkdagen op raadsnet - en internet geplaatst.
Artikel 24 Geluidsopname
- 1.
Van de vergadering wordt een digitale geluidsopname gemaakt.
- 2.
De digitale geluidsopname wordt binnen twee werkdagen op raadsnet en internet geplaatst.
HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN
Artikel 25 Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie.
Artikel 26 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Horst aan de Maas 2014-2018.
Artikel 27 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na publikatie hiervan.