| Organisatie | Vlaardingen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen |
| Citeertitel | Reglement van orde college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 13-05-2014.
Deze regeling vervangt het op 4 mei 2010 vastgestelde Reglement.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-05-2014 | 13-05-2014 | nieuwe regeling | 13-05-2014 Elektronisch Gemeenteblad, 21-05-2014 | Onbekend. |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave vanredenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken
onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Voor elke vergadering wordt, als regel op de vrijdag daarvoor, door de secretaris aan de leden van hetcollege een agenda met stukken toegezonden.
Artikel 7 Verslag en besluitenlijst
Ter uitvoering van de actieve informatieplicht aan de raad wordt naar aanleiding van het verslag een Openbare en een Vertrouwelijke Besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, worden de Besluitenlijsten zo spoedig mogelijk na de vergadering toegezonden aan de leden van de raad.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen op 13 mei 2014
De secretaris, De burgemeester,
Ir. C. Kruyt drs. H.B. Eenhoorn
Toelichting op het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in hetzogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na deraadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Het college draagt als geheel de
verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en heteventueel gebruik maken van de mogelijkheid die in artikel168Gemeentewet geboden wordt
(mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling vande werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de
vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel53, eerste lid Gemeentewet.
Gekozen is voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol vande secretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast decollegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. DezeGemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegdegeheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de secretaris weer.
Er kan in zeer spoedeisende gevallen gebruik worden gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college, of door hun éérste plaatsvervanger, van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.
Doordat meteen parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergaderingplaatsvindt, dient dit bekent gemaakt te zijn op grond van het reglement van orde. De secretaris is in de praktijk degene die besluit of een parafenbesluit aan de leden van het college ter parafering wordt voorgelegd.
De leden van het college kan worden gevraagd om fysiek hun paraaf op het voorstel te plaatsen, of per email aan te geven of zij instemmen met het voorstel. Als een lid van het college zich niet kan verenigen met het voorstel kan hij ingevolge artikel 2 lid 2 van dit reglement de voorzitter verzoeken een extra vergadering bijeen te roepen.
Artikel 7 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt
vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college eengeheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Aan de hand van het verslag wordt een Openbare en een Vertrouwelijke Besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, worden beide besluitenlijsten zo spoedig mogelijk na de vergadering toegezonden aan de leden vande raad.
Artikel 8 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren
plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.