Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage (digitaal) personeelsdossier Gemeente Westland |
Citeertitel | Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage (digitaal) personeelsdossier Gemeente Westland |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-05-2014 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 26-11-2013 PO&O-toppings, 20-05-2014 | nummer 7.5.1 |
Bij de opmaak van deze regeling is kennis genomen van de regelgeving zoals is vastgesteld door het College Bescherming Persoonsgegevens.
Hierin is de volgende zinsnede van belang:
“in beginsel mag alleen een leidinggevende met functionele bevoegdheid toegang hebben tot een persoonsdossier”
Besloten wordt de toegankelijkheid van de personeelsdossiers als volgt in te regelen:
Doelgroep Team Personeel, Organisatie en Ontwikkeling (PO&O)
Overige medewerkers binnen Team PO&O: Zij doen aanvraag om inzage van een personeelsdossier aan de collega’s van Team Financiële Administratie en Informatievoorziening, cluster Personeel en Salarisadministratie voor een (tijdelijke) machtiging tot inzage in een personeelsdossier. De machtiging geldt maximaal 1 maand, nader te regelen in de Procedure verstrekken machtigingen voor inzage in een digitaal personeelsdossier.
Doelgroep overige medewerkers:
In het kader van de behandeling van bezwaarschriften kunnen medewerkers van team Bestuurlijk Juridische Zaken en secretarissen van de commissie bezwaarschriften kamer II een personeelsdossier opvragen conform de procedure zoals bij punt 5 genoemd. Als het Digitaal Bezwaardossier is ingevoerd in het werkproces, komt deze machtigingsmogelijkheid te vervallen.
De machtigingen worden voor een bepaalde periode verstrekt door collega’s van cluster Personeel en Salarisadministratie aan medewerkers als bedoeld onder punten 5 en 7. Door een termijn aan de machtiging te verbinden van maximaal gedurende 1 maand vervalt de inzage automatisch na deze termijn. Indien nodig kan een nieuwe machtiging worden aangevraagd en worden verstrekt.
De onder 1 t/m 8 genoemde doelgroepen hebben allen alleen een raadpleegfunctie, uitgezonderd het cluster Personeel en Salarisadministratie die ook de bevoegdheid heeft om documenten te kunnen koppelen en ontkoppelen aan het personeelsdossier.
Deze Regeling kan worden aangehaald als :
“Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage (digitaal) personeelsdossier Gemeente Westland”.
Vastgesteld door burgemeester en wethouders in hun vergadering van 26 november 2013 (nummer 7.5.1).
Burgemeester en wethouders van Westland
De gemeentesecretaris, de burgemeester,
M.van Beek J. van der Tak
Gegevens mogen alleen aan derden worden verstrekt als:
Gegevens van de voormalig (in dienst geweest zijnde) ambtenaar worden bewaard om wederzijdse rechten en plichten te kennen die ook na het einde van het dienstverband van belang zijn, een en ander conform de bepalingen in de selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996, behorend bij de Archiefwet 1995 Bijvoorbeeld omdat dit op grond van de belastingwetgeving verplicht is.
Informatie over privacy is beschikbaar op de website van het College bescherming persoonsgegevens: www.cbpweb.nl