Het aanvragen van een machtiging om inzage in een digitaal Personeelsdossier dient op de volgende manier te gebeuren:
- 1.
Verzoek dient per mail gedaan te worden aan Team Financiële Administratie en Informatievoorziening, cluster Personeel en Salarisadministratie en voorzien te zijn van naam van de verzoeker.
- 2.
Verzoek dient gemotiveerd en met redenen omkleed te zijn.
- 3.
Via een audit in het Document Management Systeem kan gezien worden wie welk personeelsdossier geraadpleegd heeft.
- 4.
De medewerker van Team Financiële Administratie en Informatievoorziening, cluster Personeel en Salarisadministratie toetst het verzoek aan de “Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage digitaal personeelsdossier Gemeente Westland”,
- 5.
De handeling en de machtiging tot het digitaal inzien van een personeelsdossier worden verstrekt en verwerkt in het Document Management Systeem door de medewerker/ster van cluster Personeel en Salarisadministratie.
- 6.
Een machtiging tot inzage van een digitaal dossier zal nooit langer zijn dan 1 maand. Na deze maand vervalt de machtiging tot inzage automatisch en zal er opnieuw een verzoek moeten worden gedaan.
Deze procedure kan worden aangehaald als:
“Procedure verstrekken machtigingen om inzage in een digitaalPersoneelsdossier”
Zij treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking.