| Organisatie | Nieuwegein |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de auditcommissie Nieuwegein 2013 |
| Citeertitel | Verordening op de auditcommissie Nieuwegein 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-05-2013 | 14-10-2020 | nieuwe regeling | 24-04-2013 De Molenkruier, 25-04-2013 | 2013-084 |
HOOFDSTUK 2. INSTELLING, TAKEN EN SAMENSTELLING
Artikel 2. Instelling auditcommissie
Artikel 4. Samenstelling en benoeming
1 De auditcommissie bestaat uit ten minste drie en maximaal vijf leden.
2 De leden worden door de raad uit zijn midden benoemd. De raad bevordert met de benoeming van de leden een representatieve vertegenwoordig g vanuit zijn midden.
3 De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen.
4 Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
5 In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien.
6 Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.
Artikel 6. Zittingsduur en vacatures
1 De zittingsperiode van een lid en van het voorzitterschap eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad, alsmede bij het vervallen van het raadslidmaatschap.
2 Een lid kan te allen tijde als lid en/ of voorzitter ontslag nemen, door daarvan schriftelijk mededeling aan de raad resp. commissie te doen. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.
3 De raad kan een lid -met redenen omkleed- ontslaan.
4 Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4.
1 De secretaris draagt zorgt voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie en de voorzitter.
2 De secretaris is bij iedere vergadering van de commissie aanwezig.
3 De secretaris draagt zorg voor het vastleggen van het advies van de commissie aan de raad via een terugkoppelingsformulier.
4 De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een verslag na de vergadering.
1 De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval jaarlijks in april/ mei over de programmarekening/ voorjaarnota/ Kadernota, in augustus/ september ter voorbereiding op de controle van het lopende jaar en december/ januari met het oog op de interim-controle.
2 De rekenkamercommissie en de accountant worden in verband met hun werkzaamheden ten behoeve van de raad voor iedere vergadering van de auditcommissie uitgenodigd.
3 De voorzitter belegt de vergaderingen en draagt samen met de secretaris zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen.
4 Hierbij wordt - spoedeisende gevallen uitgezonderd - uitgegaan van tenminste veertien dagen voor de betreffende vergadering.
5 De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.
Artikel 10. Openbaarheid, beslotenheid en geheimhouding
1 De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar.
2 Uitsluitend voor zover de economische of financiële belangen van de gemeente in het geding zijn (art. 10 WOB), is de vergadering besloten.
3 De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van het in een besloten (gedeelte van een) vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie worden behandeld.
4 Artikel 25 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.
5 De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen, totdat de auditcommissie haar opheft
1 Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.
2 De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
3 Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.
4 Bij het staken van de stemmen, beslist de stem van de voorzitter. Richting de raad wordt in alle gevallen melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.
HOOFDSTUK 4. TOEHOORDERS EN PERS
Artikel 13. Toehoorders en pers
1 De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
2 Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
3 De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren te waarschuwen en bij herhaling daarvan, deze sommeren te vertrekken.
Artikel 14. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
Bijlage 2 2013-084 Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Nieuwegein.1
In deze verordening wordt verstaan onder:
• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
•het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet
• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
3 rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.
4 deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
1 De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.
2 Dit college bereid in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3 In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
Artikel 3 Formulering controleopdracht
Het college legt jaarlijks de controleopdracht ter besluitvorming aan de raad voor, voordat het te controleren rekeningsjaar is aangevangen. Hierbij wordt het bepaalde in de Verordening op de auditcommissie 2013 in acht genomen.
Artikel 4 Inrichting accountantscontrole
1. De voorwaarden en uitgangspunten voor de accountantscontrole worden in een raadsbesluit vastgelegd. In het raadsbesluit wordt een programma van eisen opgenomen omtrent de uit te voeren controles.
2. De accountant bepaalt binnen het kader van de in het raadsbesluit vastgelegde uitgangspunten op welke wijze de accountantscontrole wordt ingericht alsmede met welke frequentie de controles worden uitgevoerd.
3. Het programma van eisen omvat minimaal;:
Artikel 5 Informatieverstrekking door college
1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt de jaarrekening aan de accountant voor controle.
2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn,
3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle aan het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4. Het college overlegt aan de raad de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag va bevindingen vóór uiterlijk 15 juli volgend op het rekeningsjaar.
5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft , wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
Artikel 6 Toegang tot informatie
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 7. Overige controles en opdrachten
1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3. Het college draagt zorg voor de informatieverstrekking aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
3. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad.