CVDR32955_1Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente TerneuzennlregelingTerneuzen2010-07-15TerneuzenZeeuws Vlaams Advertentieblad,Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente TerneuzenGemeentewet, art. 213agemeenteraadbestuur en recht2003-11-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2004-01-012023-01-01OnbekendOnbekendGeenVerorening artikel 213a GemeentewetDe raad van de gemeente Terneuzen;gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders d.d.7 oktober 2003;gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;Besluit vast te stellen de navolgende verordening:Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid
en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de
gemeente Terneuzen.1.Definitiesa.DoelmatigheidDe mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt
mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel
mogelijk resultaat wordt bereikt.b.DoeltreffendheidDe mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden
behaald.c.Organisatie-eenheidEen afdeling c.q cluster c.q. het project Publiekszaken, c.q. de
gemeentelijke brandweer, zoals genoemd in de door de raad vastgestelde
organisatiestructuur van de gemeente Terneuzen.2.Onderzoeksfrequentie
Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen
van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van
taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke afdeling wordt minimaal
eens in de vier jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets
onderworpen.
Mede aan de hand van de in de jaarverslaglegging afgelegde
verantwoording toetst het college jaarlijks de doeltreffendheid van
een aantal programma s en paragrafen.
3.Onderzoeksplana.Het college zendt ieder jaar uiterlijk d.d. 1 november een onderzoeksplan
naar de raad voor de in het erop volgende jaar te verrichten interne
onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.
In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal
aangegeven:
Het object van onderzoek;
De reikwijdte van het onderzoek;
De onderzoeksmethode;
De doorlooptijd van het onderzoek;
De wijze van uitvoering.
In het jaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting
zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.
4.Voortgang onderzoekenIn de programmabegroting, de tussentijdse bestuursrapportages en het
jaarverslag kan het college rapporteren over de voortgang van de onderzoeken
naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van de
bijbehorende onderzoeksbudgetten. Dit laat onverlet dat het college vrij is
om op enig ander moment te rapporteren.5.Rapportage en gevolgtrekkinga.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke
rapportage bevat ten minste een analyse van de onderzoeksresultaten en
indien noodzakelijk aanbevelingen voor verbeteringen.b.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien
nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering
worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis
van het plan organisatorische maatregelen ter verbetering.6.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2004.7.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als Verordening onderzoeken
doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Terneuzen.Besloten in de openbare vergadering van de Gemeenteraad van Terneuzen op 6
november 2003,griffier, mr. A.W. de Feijter,voorzitter, J.A.H. LoninkVerordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de
gemeenteArtikel 2. OnderzoeksfrequentieIn artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Er wordt door de
raad een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het
college geëist.Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering
van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door de
afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning. Deze onderzoeken richten zich ten
eerste op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de
doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de
gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de
uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden
wordt onderzocht.Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden
onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke
gemeentelijke taak minimaal eens in de zoveel jaar worden onderzocht. Hier kan
iedere gemeente zelf de gewenste periode aangeven.De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de
programma s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan
gehele begrotingsprogramma s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen
van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.Artikel 3. OnderzoeksplanDe beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad
willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te
bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het
onderzoeksplan.Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het
onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking
agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan
worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden
opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden
toegelicht:1.Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de
doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.2.De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in
belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het
onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en
instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij
het onderzoek worden betrokken.3.Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, systeemtoets accountant, enquête, enzovoorts). De onderzoeken die zich richten op het doelmatig werken van organisatieonderdelen,
worden onderscheiden in zogenaamde standaardonderzoeken en specifieke
onderzoeken. Een standaardonderzoek beperkt zich tot de onderdelen die genoemd
worden in het protocol standaardonderzoek organisatie-onderdelen van de gemeente
Terneuzen . Een dergelijk onderzoek zal gehouden worden indien er geen signalen
zijn ontvangen, waaruit valt af te leiden dat de desbetreffende
organisatie-eenheid niet doelmatig werkt. In het geval dat dergelijke signalen
wel zijn ontvangen, zal een specifiek onderzoek worden ingesteld. De reikwijdte
van een specifiek onderzoek gaat uiteraard verder dan een standaardonderzoek en
zal per specifiek onderzoek apart worden geformuleerd.4.Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in
fasen.5.Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door de
afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning (al of niet met inbreng van
deskundigheid van derden) of door derden. Indien de afdeling Bestuurs- en
Managementondersteuning de onderzoeken uitvoert, zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de
onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringing worden gegarandeerd. Een en ander impliceert dat bij het onderzoek functionarissen
kunnen worden ingezet die in hun dagelijks werk geconfronteerd worden met het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering
echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk
betrokken zijn bij het onderzoeksobject.Artikel 4. Voortgang onderzoekDe bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te
geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering.
Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma s van de
begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te
rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekkingMet de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van
gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te
versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in
rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de
Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de
Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat
betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat
sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt
zodra ze zijn vastgesteld.Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het
doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in
deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering
onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een door de
desbetreffende organisatie-eenheid zelf opgesteld plan van verbetering het
vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het
college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot
verbetering.Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van
verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.Artikel 6. InwerkingtredingVolgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijnvastgesteld. De raad kan indien nodig deze termijn verlengen (met maximaal een
jaar).Artikel 7. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze
verordening kan worden verwezen.