Organisatie | Raalte |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Raalte |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Raalte |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-05-2014 | 01-01-2014 | 16-11-2017 | nieuwe regeling | 06-05-2014 | 5457 |
16-11-2017 | 28-09-2017 Gemeenteblad 2017, nr. 199176 | 7481-2017 |
Inkoop door overheden wordt gereguleerd door Europese en nationale regelgeving, welke bedoeld is om onder meer de overheidsmarkt toegankelijker te maken voor ondernemers binnen de EU-landen. De accountant houdt op zijn beurt toezicht op de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Niet rechtmatig geschiede aanbestedingen kunnen leiden tot een afkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening.
Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet in werking getreden. Met de Aanbestedingswet verdwijnen het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (Wira). Beiden zijn in de Aanbestedingswet geïncorporeerd. De veranderingen binnen de wetgeving hebben ertoe geleid dat herziening van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente noodzakelijk was.
Inkopen is het totale proces van het gebruikmaken van leveranciers. Het kan daarbij gaan om het leveren van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. Kortom, ‘alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat’. Het inkoopproces is verdeeld in zeven stappen en is weergegeven in figuur 1.
Aanbesteden slaat op het tactische deel van het inkoopproces en is een gereguleerd proces. Het gaat allereerst om het benaderen van de markt, het uitnodigen van opdrachtnemers. Daarna kunnen de opdrachtnemers via een heldere procedure een aanbod doen voor het uitvoeren van de opdracht. Na beoordeling op basis van een duidelijk en objectief beoordelingskader eindigt aanbesteden met het sluiten van een contract.
Paragraaf 2.3 Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid richt zich zowel op de bedrijfsmatige voordelen die de gemeente met verstandig inkopen kan boeken (de doelmatigheid), het inkopen volgens de geldende wet- en regelgeving (rechtmatigheid) en de wijze waarop de gemeenten invulling geven aan haar taak om zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de gemeente ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Deze kaders en uitgangspunten zijn algemeen bindend voor de gehele organisatie.
In hoofdstuk 3 zijn de algemene uitgangspunten geformuleerd waaruit blijkt welke doelstellingen de gemeente heeft op het gebied van inkopen en aanbesteden. In hoofdstuk 4 worden de organisatorische uitgangspunten weergegeven. In hoofdstuk 5: juridische uitgangspunten is beschreven welke relevante wet- en regelgeving van toepassing is. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de wijze waarop de gemeente omgaat met de markt en ondernemers. Dit zijn de economische uitgangspunten. In hoofdstuk 7 wordt aangegeven hoe de juiste aanbestedingsprocedure bepaald moet worden. Tot slot worden in hoofdstuk 8 ethische en ideële uitgangspunten benoemd waaruit blijkt hoe de gemeente omgaat met duurzaamheids- en sociaal- maatschappelijke aspecten in haar inkoopproces.
Paragraaf 3.2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente heeft dit inkoop- en aanbestedingsbeleid opgesteld om een aantal uitgangspunten en doelen op het gebied van inkoop een aanbesteden te kunnen bewerkstelligen in overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving.
De volgende uitgangspunten en doelen op het gebied van inkopen en aanbesteden zijn geformuleerd:
Hoofdstuk 4. Organisatorische uitgangspunten
Paragraaf 4.1 Inkooporganisatie
De gemeente kent een gecoördineerd inkoopmodel. Dat betekent dat iedere budgethouder zelfstandig verantwoordelijk is voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Budgethouders kunnen een beroep doen op de gemeentelijke inkoopadviseur die ervoor zorgt dat er in voldoende mate beschikking is over aanbestedingstechnische en juridische kennis. De inkoopadviseur opereert als een centraal aanspreekpunt en vraagbaak op het gebied van inkoop en aanbesteden voor de gehele gemeente. Daarnaast heeft de inkoopadviseur een begeleidende, adviserende, signalerende en controlerende rol.
De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte werken samen op het gebied van inkoopadvisering. Hierdoor worden budgethouders efficiënt en op een hoogwaardige en uniforme wijze ondersteund door de inkoopadviseurs. Binnen deze samenwerking streven gemeenten naar meer gezamenlijke inkoop.
Paragraaf 4.3 Rol van de inkoopadviseur
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopadviseurs zijn als volgt te omschrijven:
Op basis van bovenstaande taken en verantwoordelijkheden is het verplicht om bij iedere inkoop vanaf € 50.000,- voor leveringen en diensten en € 150.000,- voor werken de inkoopstrategie te bespreken met de inkoopadviseur. Daarnaast is het verplicht de inkoopadviseur te betrekken bij ieder Europees aanbestedingstraject.
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de gemeenten ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Echter, dit beleid gaat niet in op de vraag wie er bevoegd is om de gemeenten te binden aan overeenkomsten met een derde (bijvoorbeeld een bedrijf, instelling of burger). Deze bevoegdheid wordt namelijk geregeld in de mandaatregeling. Wel is het zo dat het proces van inkopen en aanbesteden en de vraag wie bevoegd is om de gemeenten te binden aan overeenkomsten, onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Het aanbestedingsproces wordt immers in de praktijk altijd gevolgd of afgesloten met een overeenkomst. Vanzelfsprekend dienen bij het aangaan van (contractuele) verplichtingen de bepalingen van de geldende mandaatregeling nageleefd te worden.
“In het mandaatregister is ten behoeve van iedere teammanager (ondermandaat alle eenheden nr. 24) het volgende mandaat opgenomen:
“De bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen ten behoeve van activiteiten / projecten die vallen binnen het werkgebied van het team en het onder volmacht van de burgemeester ondertekenen van deze verplichting.”
Als specifieke bepaling is daarbij aangegeven:
“Binnen het middels een goedgekeurde begroting beschikbaar gestelde budget en met in acht name van de budgethoudersregeling.”
Daarnaast hebben de projectleiders binnen het team projecten het volgende mandaat (ondermandaat team Ontwikkeling & Projecten nr. 1):
“Bevoegdheid tot aangaan van verplichtingen in het kader van projecten en het onder volmacht van de burgemeester ondertekenen van deze verplichting.”
Als specifieke bepaling is daarbij aangegeven:
“Voor zover passend binnen de projectopdracht en daarin aangegeven budgetten en met inachtneming van de budgethoudersregeling.“
Paragraaf 4.5 Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het voorstel aan het college van burgemeester dient altijd afgestemd te worden met de inkoopadviseur.
Paragraaf 4.6 Klachtenprocedure
Bij iedere aanbesteding wordt in het aanbestedingsdocument een klachtenprocedure opgenomen. De gemeente vermeldt hierbij op welke wijze ondernemers hun klachten ten aanzien van de betreffende aanbestedingsprocedure kunnen indienen. De gemeente zorgt dat klachten onafhankelijk van betrokkenen bij de aanbesteding behandeld worden.
Inkoopcontracten worden binnen de gemeenten decentraal beheerd door de butgethouders. Door middel van het contractbeheersysteem wordt het beheer van alle contracten gefaciliteerd vanuit een centraal punt binnen de gemeente.
Het contractbeheersysteem biedt inzicht in onder meer het aantal afgesloten contracten, de overeengekomen prijzen, de geldende contractvoorwaarden en einddatum. Door middel van dit inzicht worden risico’s beter beheersbaar en kan efficiënter worden ingekocht. Het bundelen van teamoverschrijdende inkoop en inkoop voor meerdere locaties is daarvan een goed voorbeeld. Tevens kunnen de facturen van leveranciers getoetst worden aan de contractafspraken die zijn gesteld tijdens het afsluiten van de overeenkomst.
Budgethouders zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van contractgegevens in het contractbeheerssysteem (met name controle, actuele documentatie aanleveren, wijzigingen bekendmaken, vertrouwelijkheid aangeven).
Paragraaf 4.8 Registratie en dossiervorming
Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om:
Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van de aanbesteding bevorderd. Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief. In het inkoophandboek zijn checklists opgenomen waarin wordt aangegeven welke gegevens gearchiveerd moeten worden.
De gemeente beschikt over een digitaal inkoophandboek voor intern gebruik, welke te vinden is via het intranet van de gemeenten. Het inkoophandboek is een praktische vertaling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid waarin met name wordt weergegeven hoe op rechtmatige en doelmatige wijze invulling gegeven kan worden aan dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Paragraaf 4.10 Inkoopstrategie
De gemeente beschikt over een checklist voor het opstellen van een inkoopstrategie. Deze checklist is opgenomen in het inkoophandboek en tevens op te vragen bij de inkoopadviseur. Bij iedere inkoop vanaf € 50.000,- voor leveringen en diensten en € 150.000,- voor werken is het verplicht om een inkoopstrategie op te stellen en te voegen bij het aanbestedingsdossier.
Hoofdstuk 5. Juridische uitgangspunten
Algemene beginselen Europees aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur
Alle inkopen en aanbestedingen van de gemeenten dienen plaats te vinden volgens de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving. Deze basisbeginselen zijn:
De gemeenten nemen daarnaast bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, zorgvuldigheidsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De Aanbestedingswet 2012 is een wettelijk kader dat per 1 april 2013 in werking is getreden. Dit wettelijk kader implementeert o.a. de Aanbestedingsrichtlijnen (2004/18/EG en 2004/17/EG) en de Rechtsbeschermingrichtlijn (2007/66/EG). Deze wet biedt een kader voor overheidsopdrachten boven en onder de Europese drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Naast deze specifiek op aanbesteding gerichte wet- en regelgeving zijn nog andere wetten relevant voor lokale overheden in hun rol als inkoper:
Het EU-verdrag en het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen en nalaten, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de verdragsbepalingen van de Verdragen.Het Burgerlijk Wetboek (BW) ten aanzien van het verbintenissenrecht (contractenrecht).
Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. In dat kader zijn in het Aanbestedingsbesluit twee richtsnoeren benoemd. De voorschriften in de desbetreffende richtsnoeren dienen te worden nageleefd. Hiervan kan alleen worden afgeweken wanneer hiervoor een goede motivering in de aanbestedingsdocumenten wordt opgenomen (comply or explain).
Gids Proportionaliteit: De naleving van de Gids Proportionaliteit is verplicht voor zowel opdrachten boven de Europese drempel als onder de drempel en geeft handvatten voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de gemeente maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht.
Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’): het ARW 2012 is de vervanger van het ARW 2005. Het ARW 2012 is een reglement voor de aanbesteding van Werken en aan Werken gerelateerde Leveringen en Diensten. Het beschrijft zowel de Europese aanbestedingsprocedure als aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel. Het hanteren van het ARW 2012 is een verplichting voor opdrachten onder de Europese drempel en kan worden toegepast bij opdrachten boven de Europese drempel.
Paragraaf 5.3 Gemeentelijk beleid
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente. Indien gewenst kan het naleven van het beleid worden doorgelegd aan een derde partij. Dit kan gunstig zijn als bijvoorbeeld de gemeente een bepaalde opdracht voor een groot deel of volledig financiert.
Bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente worden in principe de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing verklaard. De algemene leverings- of verkoopvoorwaarden van de leverancier worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Niet in alle gevallen worden de algemene inkoopvoorwaarden door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Indien de verwachting is dat algemene inkoopvoorwaarden niet geaccepteerd worden, is het mogelijk om de inkoopvoorwaarden daarop aan te passen.
Wanneer er contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die in onderling overleg tussen belanghebbenden zijn opgesteld dan is het proportioneel om deze toe te passen. Bij aanbestedingen van Werken wordt de UAV 2012 of de UAV-gc 2005 van toepassing verklaard, tenzij dit niet als passend wordt ervaren.
Paragraaf 5.4 Grensoverschrijdend belang
Als er sprake is van een opdracht met een grensoverschrijdend belang, moet aan opdrachten onder de Europese drempel een passende mate van openbaarheid worden gegeven. De passende mate van openbaarheid heeft betrekking op de wijze waarop de bekendmaking van de opdracht voorafgaand aan het offertetraject dient plaats te vinden. De passende mate van openbaarheid moet door de aanbestedende dienst zelf bepaald worden. Het is logisch dat hoe groter het belang, hoe meer ruchtbaarheid er aan de publicatie van de opdracht gegeven moet worden.
Aanknopingspunten voor het bepalen van grensoverschrijdend belang zijn:
De gemeente plaatst bij opdrachten onder de Europese drempel met een grensoverschrijdend belang een aankondiging van de opdracht op haar eigen website, in een landelijk dagblad of op www.tenderned.nl.
Bij 2B-diensten is het uitgangspunt dat er geen sprake is van grensoverschrijdend belang, tenzij hier zeer duidelijke aanwijzingen voor zijn.
Voor 2B-Diensten wordt aangenomen dat het niet openstellen van de opdracht voor concurrentie op de Europese markt de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. Om die reden worden 2B-Diensten onder verlicht regime van de Aanbestedingswet uitgevoerd. Dit houdt in dat de algemene beginselen nageleefd dienen te worden en dat:
Diensten die vallen onder de volgende categorieën worden aangemerkt als 2B-Diensten:
Indien de aanbesteding een 2B-dienst betreft boven de Europese drempel kan de gemeente besluiten om een andere aanbestedingsvorm te kiezen. Het besluit om een aangepast aanbestedingstraject te volgen wordt genomen in overleg met de inkoopadviseur. In de overweging wordt in ieder geval de productgroep, de marktsituatie en regionale omstandigheden meegenomen alsmede overige omstandigheden die samenhangen met de aanschaf. De keuze voor het te volgen aanbestedingstraject wordt als onderdeel van de inkoopstrategie opgenomen in het aanbestedingsdossier.
De gemeente hanteert voor alle diensten die vallen onder gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening altijd de 2B-procedure.
Hoofdstuk 6. Economische uitgangspunten
Paragraaf 6.1 Product- en marktanalyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
Paragraaf 6.2 Midden- en kleinbedrijf en lokale/regionale economie
Vanuit de wetgeving maar ook vanuit maatschappelijke doeleinden streeft de gemeente er naar om het midden- en kleinbedrijf (MKB) goede kansen te bieden bij inkopen en aanbestedingen. Onder Mkb wordt verstaan een bedrijf met maximaal 100 medewerkers. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Dit doet de gemeente door:
De gemeente streeft er op deze manier naar zoveel mogelijk opdrachten open te stellen voor het MKB.
De gemeente heeft als doel om de lokale/regionale economie zoveel mogelijk te bevorderen, zonder dat dit tot enigerlei vorm van ongelijke behandeling van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse uitnodiging en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale/regionale economie. Dit doet de gemeente door, indien mogelijk, bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding tenminste één leverancier gevestigd binnen de eigen gemeentegrenzen uit te nodigen.
Paragraaf 6.3 Inkoopsamenwerking
De gemeente hanteert voor de inkoopsamenwerking met de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte als uitgangspunt “samenwerking, tenzij…”. Dit geldt ook voor samenwerking met andere partners waarmee (bestuurlijk) afspraken zijn gemaakt tot samenwerking. Bij ieder aanbestedingstraject worden de mogelijkheden onderzocht om samen te werken. Om hier structuur in aan te brengen wordt van alle, potentiële, gezamenlijke aanbestedingsprojecten een inkoopkalender gemaakt.
Bij gezamenlijke aanbestedingstrajecten met andere aanbestedende diensten komt clusteren van opdrachten voor. Clusteren komt ook voor bij lokale projecten doordat opdrachten worden samengevoegd in één project. Het is niet toegestaan om opdrachten onnodig te clusteren c.q. samen te voegen. Bij het samenvoegen van opdrachten houdt de gemeente rekening met:
Het aantal potentiële inschrijvers dient dusdanig te zijn dat de mededinging geborgd blijft en de concurrentie niet merkbaar c.q. verder dan noodzakelijk wordt beperkt. Indien de gemeente besluit om opdrachten samen te voegen, dan zal dit in het aanbestedingsdocument worden gemotiveerd en wordt de opdracht verdeeld in percelen. Wanneer het verdelen in percelen niet als passend wordt geacht, dan wordt dit ook gemotiveerd in het aanbestedingsdocument.
Paragraaf 6.5 Raamovereenkomsten en overheidsopdrachten
In de wetgeving wordt onderscheid gemaakt tussen raamovereenkomsten en overheidsopdrachten, en de invloed op het MKB. In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven over deze twee typen overeenkomsten/opdrachten.
Overheidsopdrachten zijn schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel tussen één of meer ondernemers en één of meer aanbestedende diensten met betrekking tot de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten. De woorden ‘onder bezwarende titel’ houden in dat door de aanbestedende dienst een tegenprestatie in geld of een op geld waardeerbare tegenprestatie wordt geleverd. Er is dus een afname- en een leveringsverplichting.
Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of
meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden ten aanzien van te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. De maximale duur van een raamovereenkomst is vier (4) jaar inclusief verlengingen. De gemeente kan in uitzonderingsgevallen afwijken van de maximale looptijd. Die afwijking moet verband houden met het voorwerp van de opdracht en gemotiveerd worden. Een afwijking kan bijvoorbeeld gerechtvaardigd zijn om effectieve mededinging te verzekeren, als de opdracht een prestatie inhoudt waarvoor een investering met een afschrijvingstermijn van meer dan vier jaar nodig is.
Er bestaan raamovereenkomsten met één opdrachtnemer en raamovereenkomsten met meerdere opdrachtnemers. Een aandachtspunt bij raamovereenkomst met één opdrachtnemer is dat het de gemeente niet vrij staat om een opdracht bij een derde te plaatsen. Bij raamovereenkomsten aangegaan met meerdere opdrachtnemers is het van belang om:
voorwaarden op te nemen over het verstrekken van een opdracht. Via een minitender kan bijvoorbeeld een uitnodiging worden verstuurd aan alle gecontracteerde opdrachtnemers om een bieding in te dienen. Bij de minitender moet gebruik worden gemaakt van vooraf kenbare, objectieve en transparante maatstaven en moet de gunningsbeslissing worden gemotiveerd.
Indien de gemeente ervoor kiest raamovereenkomsten aan te besteden verliest de gemeente daarbij de proportionaliteit niet uit het oog. Bij de afweging van het al dan niet gebruiken van raamovereenkomsten wordt rekening gehouden met de positie van de potentiële marktpartijen. Daarbij wordt de positie van het MKB zorgvuldig geanalyseerd en afgewogen. Het aantal potentiële inschrijvers dient dusdanig te zijn dat de mededinging geborgd blijft en de concurrentie niet merkbaar wordt beperkt.
Hoofdstuk 7. Bepalen van de inkoopprocedure
Overheidsopdrachten zijn onderverdeeld in drie soorten opdrachten. Vanaf 1 januari 2012 gelden de onderstaande drempelwaarden waarboven gemeenten verplicht zijn om Europees aan te besteden, tenzij dit in een bijzonder geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Deze bedragen worden elke twee jaar bijgesteld door de Europese Commissie. De eerstvolgende wijziging zal zijn op 1 januari 2014. Deze wijzigingen zullen automatisch van toepassing zijn voor de gemeente en zullen in dit beleid worden aangepast.
Stap 1: Werk, Levering of Dienst?
Allereerst stellen we vast met wat voor een type inkoop we te maken hebben. Voor het bepalen van het type opdracht kan gebruik worden gemaakt van de CPV-codes. Meer informatie hierover is te vinden in het inkoophandboek.
Werk: Het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Het begrip ‘werk’ omvat in ieder geval de volgende activiteiten: algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, burgerlijke en utiliteitsbouw, waterbouw, spoorwegbouw, wegenbouw, cultuurtechnische werken, installatiebouw, de afwerking van gebouwen en verhuur van bouw- of sloopmachines met bedieningspersoneel.
Levering: Alle opdrachten met betrekking tot de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Het gaat in dit geval om een overheidsopdracht die betrekking heeft op de levering van producten en in bijkomende orde op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van deze producten. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan de levering van kantoorartikelen, warme drankenvoorzieningen en WMO hulpmiddelen.
Dienst: Alle opdrachten die niet als Levering of Werk kunnen worden aangemerkt. Diensten zijn niet tastbaar. Voorbeelden van Diensten zijn schoonmaakdienstverlening, accountantsdienstverlening of bijvoorbeeld hulp bij het huishouden.
Gecombineerdeopdracht: Het komt wel eens voor dat een opdracht een combinatie is van bovenstaande type inkopen. Denk bijvoorbeeld aan het leveren en installeren van een systeem voor de klimaatbeheersing. In dat geval moet berekend worden wat de hoogste waarde heeft, het Werk, de Levering of de Dienst. Als bijvoorbeeld de Levering de hoogste waarde heeft, dan valt de opdracht onder Leveringen.
Stap 2: bepalen van de opdrachtwaarde
De totale opdrachtwaarde wordt berekend exclusief BTW maar inclusief alle mogelijke opties en verlengingen. Alle gelijksoortige opdrachten binnen de gemeente moeten daarvoor bij elkaar opgeteld worden. Het ‘knippen’ in opdrachten om daarmee onder het Europese drempelbedrag te komen, is verboden. Het is wel mogelijk om de opdracht in percelen te verdelen of meerdere individuele Europese aanbestedingen te organiseren voor één opdracht.
Voor meerjarige opdrachten gelden de volgende regels voor het bepalen van de opdrachtwaarde:
Bij een raamovereenkomst dient de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst te plaatsen opdrachten als uitgangspunt te worden genomen voor het bepalen van de opdrachtwaarde.
Bij de raming van de waarde van een overheidsopdracht voor Werken houden de gemeenten rekening met de waarde van de Werken en met de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van die Werken noodzakelijke Leveringen en Diensten die door de aanbestedende dienst ter beschikking van de aannemer worden gesteld.
De gemeente verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor Werken, Leveringen en Diensten de aanbestedingsvormen en drempelbedragen te hanteren, zoals opgenomen in onderstaande tabel.
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging bij wisselende bedrijven** | ||
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging bij wisselende bedrijven** |
* Deze drempelbedragen worden iedere twee jaar door de Europese Commissie bijgesteld.
** Tenzij uit een gedegen overweging van de markt en de opdracht of uit signalen van de markt blijkt dat een meervoudig onderhandse aanbesteding gezien de opdracht en de transactiekosten passender is.
Stap 4: criteria voor bepalen inkoopprocedure
Indien de opdrachtwaarde voor een Werk tussen de € 150.000,- en € 5.000.000,- ligt en voor een Levering of Dienst tussen de € 50.000,- en € 200.000,- dan wordt de inkoopprocedure bepaald aan de hand van de volgende onderzoekscriteria:
De uitwerking van deze onderzoekscriteria met uiteindelijk de keuze van de inkoopprocedure maakt onderdeel uit van de zogenaamde inkoopstrategie en dient opgenomen te zijn in het aanbestedingsdossier. Een verdere toelichting op de onderzoekscriteria en de toepassing daarvan staat in het inkoophandboek.
Aanbesteden verloopt, na het doorlopen van stap 1 t/m 4, volgens één van de volgende procedures
Europese Aanbestedingsprocedure:
Nationale aanbestedingsprocedure:
Meervoudig onderhandse aanbesteding:
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging:
Voor een uitwerking van deze aanbestedingsprocedure wordt verwezen naar het inkoophandboek.
Hiernaast kan ervoor worden gekozen om voor zover de regelgeving dat toelaat, een bijzondere procedure te volgen, zoals een prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog of een onderhandelingsprocedure. In dat geval dient altijd de inkoopcoördinator geraadpleegd te worden.
Paragraaf 7.2 Gunningscriterium
De gemeente hanteert bij Europese aanbestedingen en bij aanbestedingen voor werken het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving’. Dat betekent dat inschrijvingen worden beoordeeld op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit. De gemeente kan, als daarvoor een goede motivering is, de opdracht gunnen op basis van het gunningscriterium ‘laagste prijs’. In dat geval dient dit in de aanbestedingsdocumenten te worden gemotiveerd. In deze gevallen zal de gemeente overwegen of het mogelijk is om de beoordeling van de prijs te baseren op de totale levenscycluskosten. Dit betekent dat naast de aanschafkosten van een dienst of product, ook gekeken wordt naar de financiële gevolgen van de gebruiks- en afdankfase.
Hoofdstuk 8. Ethische en ideële uitgangspunten
De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop
De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes ten aanzien van integriteit. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De gemeente contracteert enkel integere ondernemers
De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door het gebruik van een Eigen Verklaring in combinatie met de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
Paragraaf 8.2 Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB)
De gemeente kan bij twijfel over de integriteit van een ondernemer het Bureau BIBOB advies vragen inzake overheidsopdrachten, die behoren tot een bij Besluit BIBOB aangewezen sector, zijnde ICT, milieu en/of bouw. Aangezien dit instrument een ingrijpend karakter heeft zal een besluit daartoe weloverwogen en met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de beginselen van het aanbestedingsrecht te worden gemaakt. In aanbestedingsdocumenten moet in dat geval dan ook (voor zover het opdrachten betreft in de krachtens artikel 5, tweede lid van de Wet BIBOB aan te wijzen sectoren: ICT, milieu en/of bouw) worden opgenomen dat inschrijvende partijen er rekening mee moeten houden dat gemeente, alvorens tot gunning over te gaan, advies kan inwinnen als bedoeld in artikel 9 lid 2 van de Wet bevordering integriteitbeoordeling door het openbaar bestuur (Wet BIBOB).
Paragraaf 8.3 Maatschappelijke waarde
De gemeente draagt zorg voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen bij het aangaan van een schriftelijke inkoopovereenkomst.
De gemeente verstaat onder maatschappelijke waarde:
Het (extra) voordeel dat een inkoopproces oplevert voor een gemeenschap of voor de maatschappij.
De gemeente geeft in haar inkoopfunctie bewust en structureel inhoud aan haar maatschappelijke rol, op een wijze die verder gaat dan de wet verplicht en leidt tot toegevoegde waarde voor zowel de eigen organisatie als de maatschappij. Dit doet de gemeente door maatregelen te nemen op het gebied van:
Bij alle opdrachten (boven of onder de Europese drempel) dient zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te worden gecreëerd. De genoemde maatregelen worden hierna toegelicht zodat deze een plek krijgen binnen het inkoopproces.
Paragraaf 8.4 Duurzaam inkopen
De gemeente benadrukt het belang van duurzame ontwikkeling en stelt daarom bij inkopen en aanbestedingen duurzaamheidscriteria. De gemeente verstaat onder een duurzame ontwikkeling een ontwikkeling die voorziet in de behoeften van de huidige generatie, zonder daarmee voor toekomstige generaties de mogelijkheid in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien. Voor wat betreft de concrete uitvoering van deze duurzaamheidsontwikkeling dient het volgende onderscheid gemaakt te worden:
Zowel voor de eisen aan de leveranciers als aan de in te kopen producten wordt aansluiting gezocht bij het uitvoeringsprogramma Duurzaam Inkopen, zoals dat uitgevoerd wordt door AgentschapNL. In opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu zijn door Agentschap NL criteria ontwikkeld waaraan leveranciers en producten dienen te voldoen. De criteriadocumenten waarin deze criteria zijn opgenomen zijn gepubliceerd op www.pianoo.nl/duurzaaminkopen. Deze criteria zullen door de gemeente worden gehanteerd bij inkoop- en aanbestedingstrajecten, waarbij uitgangspunt is dat binnen het budget zo duurzaam mogelijk wordt ingekocht.
De gemeente kan daarnaast ook nog andere aanvullende duurzaamheidcriteria opnemen. Met de aandacht voor duurzaam inkopen sluit de gemeente aan bij de landelijke overheidsambitie om vanaf 2015 voor 100% duurzaam in te kopen.
Social Return (SR) bij inkoop is het maken van afspraken met opdrachtnemers over arbeidsplaatsen, leer-/werkplekken en stageplekken voor specifieke doelgroepen met weinig of geen startkwalificaties op de arbeidsmarkt. Doelgroepen waaraan gedacht kan worden zijn: langdurig werklozen, mensen met een beperking en leerlingen van beroepsopleidingen. De gemeente beoogt door het gebruik van SR concreet bij opdrachtnemers aanvullende arbeid te realiseren om de competenties en arbeidskansen van deze doelgroepen te vergroten. Ook kan de gemeente middels SR besparen op kosten voortkomend uit de Wet Werk en Bijstand (WWB) door het vergroten van de tijdelijke en duurzame uitstroom van WWB-gerechtigden. Het ondersteunen van leerlingen bij het vinden van werkplekken zal tevens de instroom in de WWB in de toekomst verkleinen.
De gemeente Raalte stelt bij aanbestedingen voor werken of diensten met een contractwaarde groter dan €400.000,- de voorwaarde dat de opdrachtnemer ter waarde van 5% van de aanneemsom inzet ten behoeve van Social Return. De inzet dient concreet te worden besteed aan leer/werkplekken in het kader van de beroepsbegeleidende leerweg (BBL) of aan lonen, begeleidingskosten en/of opleidingskosten ten behoeve van de inzet van uitkeringsgerechtigden. Bij het niet nakomen van deze afspraken kan de gemeente 5% inhouden op de aanneemsom. Overigens is het uit een oogpunt van Europese regelgeving niet mogelijk om expliciete werklozen of starters uit de gemeente te bevoordelen in de bestek voorwaarden.
Bij aanbestedingen voor werken of diensten met een lagere contractwaarde en bij aanbestedingen voor leveringen zal de gemeente, daar waar mogelijk, ook invulling geven aan Social Return door bijvoorbeeld bij de beoordeling van inschrijvingen, extra waarde toe te kennen aan inschrijvers die hier invulling aan kunnen geven.
Bij arbeidsintensieve werkenopdrachten die meervoudig onderhands worden aanbesteed, is de Social Return invulling ook mogelijk via de inzet van de stichting Infra-Werkt. Dit regionale initiatief binnen de Infra sector creëert een gegarandeerde en meer duurzame uitstroom van de uitkeringsgerechtigde.
Paragraaf 8.6 Sociale werkvoorziening
Bij aanbestedingen waarbij er mogelijkheden zijn om gebruik te maken van de inzet vanuit de sociale werkvoorziening, zullen deze mogelijkheden onderzocht worden. Bij Europese aanbestedingstrajecten is het niet toegestaan de inzet van een specifieke sociale werkvoorziening voor te schrijven. Wel is het in dat geval mogelijk om een aanbesteding voor te behouden aan alle sociale werkvoorzieningen.
De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de leverancier om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Paragraaf 8.8 Administratieve lasten
De gemeente streeft naar een zo hoog mogelijke verlichting van administratieve lasten voor zowel zichzelf als voor ondernemers. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten onder meer door proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. De gemeente maakt daarbij gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’.
Bijlage 1 Aanbestedingsprocedures
De volgende aanbestedingsprocedures worden onderscheiden:
Europees aanbesteden komt voort uit de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Deze Europese aanbestedingsrichtlijn regelt het optreden van overheidsopdrachtgevers rondom de verschaffing van opdrachten voor het uitvoeren van werken, het leveren van producten en het verrichten van diensten.
In Nederland is de Europese aanbestedingsrichtlijn geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012. In de Aanbestedingswet 2012 is een verplichting opgenomen om iedere Europese aanbesteding aan te kondigen op www.tenderned.nl. De opdracht wordt daarmee ook automatisch aangekondigd op het Publicatieblad van de EU, http://ted.europa.eu.
Europees aanbesteden geldt voor opdrachten die worden verstrekt door aanbestedende diensten.
Als de opdracht wordt verstrekt door een aanbestedende dienst en de totale opdrachtwaarde boven het Europese drempelbedrag ligt dan moet de opdracht Europees aanbesteed worden. De Europese drempelbedragen voor 2012 en 2013 zijn:
Deze bedragen worden elke twee jaar bijgesteld door de Europese Commissie. De eerstvolgende wijziging zal zijn per 1 januari 2014.
Binnen deze vorm kunnen twee aanbestedingsprocedures worden onderscheiden:
Europees niet-openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5 leveranciers) gemaakt en de alsdan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen.
Aanbestedingsvorm waarbij de aanbesteding nationaal wordt aangekondigd via www.tenderned.nl. Binnen deze vorm kunnen twee aanbestedingsprocedures worden onderscheiden:
Nationaal niet-openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5 leveranciers) gemaakt en de alsdan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen.
Een aanbesteding die niet algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij door de opdrachtgever zelf een of meerdere partijen worden benaderd om een inschrijving te doen; de volgende onderhandse aanbestedingen worden onderscheiden:
Paragraaf 2.3 Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Paragraaf 3.1 Algemene doelstellingen
Paragraaf 3.2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
Hoofdstuk 4. Organisatorische uitgangspunten
Paragraaf 4.1 Inkooporganisatie
Paragraaf 4.2 Rol van de budgethouder
Paragraaf 4.3 Rol van de inkoopadviseur
Paragraaf 4.5 Afwijkingsbevoegdheid
Paragraaf 4.6 Klachtenprocedure
Paragraaf 4.8 Registratie en dossiervorming
Paragraaf 4.10 Inkoopstrategie
Hoofdstuk 5. Juridische uitgangspunten
Paragraaf 5.3 Gemeentelijk beleid
Paragraaf 5.4 Grensoverschrijdend belang
Hoofdstuk 6. Economische uitgangspunten
Paragraaf 6.1 Product- en marktanalyse
Paragraaf 6.2 Midden- en kleinbedrijf en lokale/regionale economie
Paragraaf 6.3 Inkoopsamenwerking
Paragraaf 6.5 Raamovereenkomsten en overheidsopdrachten
Hoofdstuk 7. Bepalen van de inkoopprocedure
Paragraaf 7.1 Leveranciersselectie
Paragraaf 7.2 Gunningscriterium
Hoofdstuk 8. Ethische en ideële uitgangspunten
Paragraaf 8.2 Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB)
Paragraaf 8.3 Maatschappelijke waarde
Paragraaf 8.4 Duurzaam inkopen