CVDR32904_1Besluit Informatiebeheer Gemeente De Ronde Venen 2001nlregelingDe Ronde Venen2018-02-20De Ronde Venenonbekend, 24-10-2001Besluit Informatiebeheer 2001Archiefverordening van het Streekarchivariaat Vecht en Venen 21 december 1999, art. 8gemeenteraadbestuur en recht2001-10-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2001-11-012014-06-05Nieuwe regelingOnbekendDe datum en vindplaats van bekendmaking zijn niet exact te achterhalen en daarom bij benadering bepaald.Deze regeling is bij besluit van 3 januari 2011 van de raad van De Ronde Venen geldend verklaard voor het gehele grondgebied van de gemeenteBesluit Informatiebeheer Gemeente De Ronde Venen 20011Algemene bepalingen1Dit besluit verstaat onder:
Archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening van het Streekarchivariaat Vecht en Venen, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van de centrumgemeente Loenen op 21 december 1999;
Documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
Beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
Informatiebestand: documenten waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
Informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.
IIVerantwoordelijkheid2Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: Stafdienst Interne Organisatie.3Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.4Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.IIIArchiefvorming en –ordeningProduktie van documenten5Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.6Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.7Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.8Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.Identificering van documenten9,eerste lidHet hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.9,tweede lidTen aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.9,derde lidHet vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader vanuitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijkvoorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met decommunicatie met de burger.10Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.Ordening en toegankelijkheid van documenten11Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.12Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.13Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. IVBeheer van documentenBewaring van documenten14Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.15Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.16Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.Beveiliging en raadpleging van documenten17Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.18Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.19Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.20,eerste lidHet hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.20,tweede lidRaadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.20,derde lidHet hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.20,vierde lidAan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Vervanging van documenten21Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.Vervreemding en overdracht van documenten22Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van hetbesluit, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.23Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.Selectie en vernietiging van documenten24De streekarchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.25,eerste lidHet hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtensde wet gegeven voorschriften.25,tweede lidIngeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.25,derde lidVan deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.26Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.Overbrenging van documenten27Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voorzover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.VSlotbepalingen28Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Post- en Archiefzaken [([plaats, jaar)]29Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 2001.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen d.d. 18 oktober 2001.De raad voornoemd,de secretaris, de burgemeester