CVDR32899_1Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensnlregelingZwolle2017-08-17Zwollen.v.t.Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens ZwolleArtikel 2 Wet Gemeentelijke basis administratiecollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2007-10-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2007-10-302007-10-232013-04-23Nieuwe regelingcb2007-10.23Bestuurlijke organisatieHoe gaat de gemeente om met het verstrekken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie?Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensREGLEMENT VOOR DE GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONGEGEVENSHOOFDSTUK1Algemene bepalingen Artikel1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder: de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 30 augustus 2004;basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; aangehaakte gegevens:in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.Artikel2Beheer van de bevolkingsadministratieBeheerder van de bevolkingsadministratie is het afdeling BFI van de Eenheid Publiekszaken;Artikel3Toepasselijke regelgeving1.De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.2.Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.HOOFDSTUK2Doel en inhoud van de bevolkingsadministratie Artikel4Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben.

De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel5Categorieën van personenIn de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Zwolle.Artikel6Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging1.Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.2.Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.Artikel7Verwijdering van opgenomen gegevensVerwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.

HOOFDSTUK3Bepalingen met betrekking tot de verstrekking van gegevensArtikel8Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers op de afdeling BFI;

de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.

de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is, voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de Gemeente Zwolle

De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming vande persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel9Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van dewet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.Artikel10Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemersAan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.Artikel11Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.Artikel12Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.Artikel13Verbanden met andere gemeentelijke bestanden1.Aan het basisregistratiesysteem (BRS) worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverstrekkingen.2.Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.Artikel14Gegevensverstrekking aan vrije derden (zie bijlage 4)1.Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden.2.Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.3.Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.Artikel15Voorwaarden voor verstrekking1.Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;

dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

2.Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.Artikel16TerugmeldverplichtingBinnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. Artikel17ProtocolleringDe beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.HOOFDSTUK4Overige bepalingenArtikel18Beveiliging1.De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.2.De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.Artikel19Slotbepaling

Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement”.

Dit reglement treedt in werking op 1 september 2005;

Met de inwerkingtreding van dit reglement komt het reglement d.d. 31 augustus 2004 te vervallen;

Het reglement ligt ter inzage bij het openbaar register als bedoeld in de WBP.

De verordening adviescommissie bezwaarschriften is op dit reglement van toepassing.

Bijlage 1: aangehaakte gegevens Beheersregeling voor de gemeentelijkebasisadministratie persoonsgegevens (GBA Beheersregeling)Aangehaakte gegevens zijn:

Binnengemeentelijke afnemersindicaties

Adreshistorie

Voogdijgegevens

Onderzoeksgegevens

Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties

Burgerlijke staat

Stemdistricten

PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)

Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht, naturalisaties, straatnaamgeving, huisnummering etc.)

Bijlage 2:GBA-PRIVACYREGLEMENT-LIJST VAN BINNENGEMEENTELIJKE AFNEMERS MET EEN RAADPLEEGMOGELIJKHEIDDe volgende dienstonderdelen van de gemeente Zwolle hebben toegang tot de basisadministratie:OrganisatieonderdeelWettelijk kaderGegevensPubliekszakenWet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815Instelling van de Orde van de Nederlandse LeeuwWet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.Verordening lijkbezorgingsrechtenHuursubsidie, Markten en Havens, Drank- en Horecawet, Parkeervergunningen, APV en bijzondere wetten, WOZArt 216 Gemeentewet, Invorderingswet,Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BWAlle gegevens op PL en verwijsgegevensSociale Zaken & WerkgelegenheidUitkeringsadministratie, Bijstand en Uitstroom, Inburgering, Leerplichtwet, Wet voorziening gehandicapten gemeente Zwolle, SchuldhulpverleningPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, burgerlijke staatgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verwijsgegevens, verblijfstitels, historische gegevens, hoofdbewoners, woningregister.WijkzakenBeheer Openbare Ruimten, Leefbaarheid, Veiligheid en Bijzondere doelgroepenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, hoofdbewoners, woningregister.Organisatie onderdeelWettelijk kaderGegevenssetConcernstafBedrijfsvoering/BestuursadviseringPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens.ExpertisecentrumBouwkunde en TechniekCiviel- en CultuurtechniekPersoonsgegevens,verblijfplaatsgegevensOntwikkelingEconomie en Arbeid, Maatschappelijke Ontwikkeling, Welzijn, Sport, Onderwijs en Cultuur, Projectontwikkeling, Ruimte en Strategie, VastgoedPersoonsgegevens,verblijfplaatsgegevens,woningregisterBrandweerSecretariaat, administratiePersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevensAdvies en FaciliteitenT.b.v. juiste werking van de computers, het netwerk en de applicatiesCommunicatie, Documentaire Informatie Voorziening, Informatie, Juridische Zaken en Veiligheid, Haltburo, Personeel en Advies, ServicesPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, burgerlijke staatgegevens, woningregister, hoofdbewonersDe verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.BIJLAGE 3:GBA- PRIVACYREGLEMENT- Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBAWieWaarvoorGegevenssetSociale Zaken en werkgelegenheidUitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.Mutatiegegevens : vestigingen, vertrekken en emigraties Wijkservicepunt Wijkbeheer BeethovenlaanBegeleiding bewoners HoltenbroekMutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen. Afd. BFI / InformatiecentrumNieuw gevestigde personenMutatiegegevens: vestigingen.Internationale Schakelklas Basisonderwijs (ISBO)Nieuw gevestigde personenMutatiegegevens: vestigingen.Basisregistratiesysteem (BRS) Alle aan het BRS gekoppelde administratiesAlle benodigde gegevensBIJLAGE 4: GBA-PRIVACYREGLEMENT-VERSTREKKINGENTABEL GBA WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesBasisAdvies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK)Wet Jeugdhulpverlening art 34 (grondig vermoeden van kindermishandeling)Met ingang van 2005 Wet op de jeugdzorg (WJZ)Zie QB 30Meestal spoedeisende vragen!Geen afnemer of derde in de zin van de Wet GBAPersoons-gegevens, gegevens over curatele, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht. (Wet GBA art. 34,1,a,1-6)NIET PROTOCOL-LERENNiet mogelijkJa¹Art.34 Wet JeugdhulpverleningAdvocaten (zie www.alleadvocaten.nl)Uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift.Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure, niet zijnde een dagvaarding, start van een echtscheidingsprocedureVerplichte derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift.Geheimhouding mogelijk.Toetsing noodzakelijk. Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt (art. 102 WGBA)Ja, op grond van de legesveror-deningArt. 98 Wet GBAAdvocatenNiet ter uitvoering van een avb. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso’s, het sturen van betalingsher-rinneringenCommerciëleInstellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAAndere gemeenten (geen burgerzaken) Uitvoering publiekrechtelijke taakAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27Art. 88 Wet GBABedrijfsjurist Commer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBABibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)Volgens gemeentelijke verordening.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkJaArt. 100 Wet GBABibliotheek (wel onderdeel van de gemeente)Uitvoering diensten bibliotheek als gemeentelijke taak.Volgens gemeentelijke verordening.AfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkNeeArt. 96. (systematisch)Wet GBABinnengemeentelijke afdeling of dienstUitvoering publiekrechtelijke taakAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkEigen beleid gemeen-teArt. 88. Wet GBA²Buitengewone opsporings-ambtenaar Openbaar VervoerControle (identificatieplicht) op zwartrijden, opmaken proces-verbaalAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27Art. 88. Wet GBABuitenlandse EU-overhedenVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBABuitenlandse EU-overheden(met passend beschermingsniveau mbt persoonsgegevens)Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAArt. 76 WBPBuitenlandse vertegenwoordigingn h.t.l.Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBABureau voor rechtshulpVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBA(buitengemeente-lijke) Crematoria, begraafplaatsenVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBACulturele organisatiesVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAFinanciële instellingen(banken, verzekeraars en beleggingsinstel-lingen)Uitbetalen van opvorderbare gelden al dan niet op termijn. Autorisatiebesluit van de minister nodigBijzondere derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak.Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren (zie brief BPR2003/U66312)Geheimhouding niet mogelijk€ 2,27 op grond van legesver-ordeningArt. 99 lid 1 Wet GBA en art. 68b besluit GBAFinanciële instellingen(banken, verzekeraars en beleggingsinstel-lingen)Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zoals het sturen van een betalingsherinnering of het opsporen van debiteurenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAFinancieringsinstel-lingenVoor commerciële doeleinden zoals; opsporen debiteuren, sturen van afschriftenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAFondsverwervende organisatiesVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAGerechtsdeur-waardersUitvoering van een publiekrechtelijke zoals genoemd in artikel 2 van het Deurwaardersreglement.Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploiten, ontruimingenAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27³Art. 88 Wet GBAGerechtsdeur-waardersUitvoering van een privaatrechtelijke deurwaarders taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratieCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAIncassobureausBuitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteuren.Commerciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAInformatiebeheerGroepUitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op de StudiefinancieringAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27Art. 88 Wet GBAInstellingen (bestuursorganen) op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr)Uitvoering van een publiekrechtelijke taak AfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27Art. 88 Wet GBAInstellingen/organisaties ten behoeve van:-Maatschappelijke dienstverlening-alg/geestelijke gezondheidszorg-kinderopvang-jeugdwelzijnswerk-ouderenzorg-gehandicaptenzorg-werkvoorzieningVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAKoninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA)Uitvoering Wet op de Registeraccountants. Voor registratietaak accountantregister; verstrekking aan individuele accountants is niet toegestaan. AfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27 Art. 88 Wet GBAKPN Telecom/TNT Postgroep/TPG PostCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAKredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAKredietbank als onderdeel van een gemeente of als onderdeel van een gemeenschappelijke regeling (Wgr)Uitvoering maatschappelijke diensten als gemeentelijke taak.Volgens gemeentelijke verordening AfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkNeeArt. 88 en/of 96 (systematisch) Wet GBALeasebedrijvenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAMakelaarsCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAMandaat BV (indien gevraagd door een onbezoldigd belastingambtenaar van een gemeente)Uitvoering publiekrechtelijke taak.AfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27 Art. 88 Wet GBAMigrantenorganisa-tiesVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBANatuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBANotarissenUitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten, zoals het opstellen van een verklaring van erfrecht.AfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27 *Art. 88 Wet GBANotarissenUitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratieCommer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBANutsbedrijvenCommer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAOuderenorganisatiesVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAOverheidsinstanties zoals Belastingdienst, RDW, SVB en PolitieUitvoering van een publiekrechtelijke taak AfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27 Art. 88 Wet GBAPatiënten-verenigingenVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAPensioenfondsenVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAPlaatselijke afdelingen van politieke partijenVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAPostorderbedrijvenBuitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteuren.Commer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBARechtsbijstandCommer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBARechtskundig- en adviesbureausCommer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAReclassering/verslaaf-denzorg **Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBASportorganisaties en sportverenigingenVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAStichting Bureau Nieuwkomers **Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAThuisorganisaties **Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAUitzendbureausCommer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAVakorganisaties Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAVerenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel ***Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheimhouding mogelijkja Art. 100 Wet GBAVerzekeringsmaat-schappijenVoor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een ‘niet-pensioen’ gerichte administratieCommer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAVrouwenorganisaties Volgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheim-houding mogelijkja Art. 100 Wet GBAWaarborgfonds motorverkeer (WBF)Uitvoering publiekrechtelijke taakafnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheim-houding niet mogelijk€ 2,27Art. 88 Wet GBAWetenschappelijk onderzoekerswetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoekArt. 109 Wet GBAart.67 Besluit GBAAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoekGeheim-houding niet mogelijkJaArt. 109 Wet GBAart.67 Besluit GBAWoningbouwver-enigingen/ -corporatiesVolgens gemeentelijke verordeningVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheim-houding mogelijkja Art. 100 Wet GBAZiekenhuizenVolgens gemeentelijke verordening Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen ivm die zorgVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAGeheim-houding mogelijkja Art. 100 Wet GBAZorgverzekeraarsUitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. (bv ZFW of AWBZ) lijst is te vinden op www.zn.nl/overzn/zorgverzekeraars/adressen_a_c.aspAfnemer mits op lijst uitvoerings-organen ZFW en AWBZAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheim-houding niet mogelijk€ 2,27Art. 88 Wet GBAZorgverzekeraarsUitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratieCommer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAZorgverzekeraarsUitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. (bv ZFW of AWBZ) lijst is te vinden op www.zn.nl/overzn/zorgverzekeraars/adressen_a_c.aspAfnemer mits op lijst uitvoerings-organen ZFW en AWBZAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheim-houding niet mogelijk€ 2,27Art. 88 Wet GBAVerzekeringsmaat-schappijenVoor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een ‘niet-pensioen’ gerichte administratieCommer-ciële instellingGeen gegevens verstrekkenArt. 100 Wet GBAVerklaring gebruikte tekens: = Afhankelijk van de formulering omtrent verstrekkingen uit de GBA in de legesverordening, deze apart in de legesverordening opnemen. Het betreft immers geen verstrekking op grond van de Wet GBA.-= Let op: het gaat hier om de verstrekking op schriftelijk verzoek. De systematische verstrekkingen die binnengemeentelijk plaatsvinden worden op grond van art. 96 Wet GBA geregeld in de gemeentelijke GBA-verordening.- = Zonder toevoeging van een no-hit kan op basis van het convenant tussen NVVB en Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.- = Indien onderzoek nodig is in de persoons- of archiefkaartenbestanden dan kan de gemeente een extra tarief in rekening brengen- = Vrije derde tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer- = Bijvoorbeeld Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank, Kruisvereniging, etc Toelichting bij het schemaAllereerst wordt hierna bij iedere kolom in het schema een korte toelichting gegeven. Daarna (volgende pagina) wordt een aantal aspecten binnen het terrein van gegevensverstrekking nader belicht.WieHieronder vindt u de categorie verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indient om gegevens uit de GBA te verkrijgen. Er is voor gekozen de categorie verzoekers in alfabetische volgorde te presenteren. Het schema is dan snel te raadplegen en helpt u zo om snel antwoord te geven op de vragen die ontstaan bij het behandelen van schriftelijke aanvragen. Aanvragers met wie u vaak te maken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de ‘werknaam’ aangeduid. Dit is gedaan vanwege de praktische toepasbaarheid van het schema.WaarvoorDeze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met de eerste categorie Wie.De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk om te kunnen bepalen of u de aanvraag in behandeling kunt nemen.Welke categorie In deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een buitengemeentelijke afnemer, een binnengemeentelijke afnemer, een verplichte derde (deze is belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vrije derde of overige.Ten aanzien van een bijzondere derde (deze heeft middels een autorisatiebesluit van de minister toegang gekregen tot het landelijk GBA netwerk) geldt dat deze slechts via GBA-berichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover verderop meer.Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kunnen worden als vrije derde uiteraard afhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde zij opnemen in de GBA-verordening.Welke gegevensAls u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens van de persoonslijst u kunt verstrekken. De te verstrekken gegevens zijn niet limitatief opgesomd; er is volstaan met de benaming ‘algemene-‘, ‘verwijs-‘ en ‘bijzondere gegevens’.GeheimhoudingEr zijn drie mogelijkheden: ‘Niet mogelijk’, ‘Mogelijk’ en ‘Toetsing noodzakelijk’.Bij ‘Niet mogelijk’ is het voor de ingeschrevene om wiens of wier gegevens in deze gevraagd wordt niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot geheimhouding te voorkomen dat van zijn of haar persoonslijst gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij de geheimhoudingscode 1 tot en met 7 worden de gevraagde gegevens toch verstrekt. Bij ‘Mogelijk’ kunt u aan verzoeker in deze de gegevens niet verstrekken (u dient te allen tijde acht te slaan op de geheimhoudingscode). Bij ‘Toetsing noodzakelijk’ dient u een belangenafweging te maken tussen de noodzaak van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene.LegesIn deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven:

Ja: U kunt leges op grond van de gemeentelijke legesverordening in rekening brengen.

Nee: Spreekt voor zich.

€ 2,27: De gevraagde informatie is kosteloos, maar u kunt op grond van de gemeentelijke legesverordening het zogenaamde postkamertarief (zie

volgende pagina) in rekening brengen.

Kosteloos: De NVVB-adviescommissie PIP adviseert u deze verstrekking kosteloos te doen.

BasisIn deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag.Enkele aspecten binnen het terrein van gegevensverstrekking nader belicht.ProtocolleringBij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren. U moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten mag u niet protocolleren (art 103, lid 3 Wet GBA).Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK’s)ProtocolleringIn de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verzoeken van de AMK’s niet geprotocolleerd dienen te worden. LegesHet Agentschap BPR stelt dat de AMK’s geen afnemer of derden zijn in de zijn van de Wet GBA en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke legesverordening in rekening gebracht kunnen worden.Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de NVVB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen. De NVVB is van mening dat de stichting, die een Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NVVB is echter van mening dat de gemeenten haar eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legesheffing. Indien u leges dan ook heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverordening. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers gegevens uit de GBA, maar niet op grond van de GBA.PostkamertariefHet tarief als bedoeld in artikel 37a van de Regeling GBA wordt ook wel het ‘postkamertarief’ genoemd. Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijzondere derden op het moment dat om schriftelijke informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is. Indien u dit tarief in rekening brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening. De verzoeker heeft immers wel recht op kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een kostendekkend tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie. Het ‘postkamertarief’ bedraagt op grond van de Regeling GBA € 2,27. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd met de andere bedragen in de gemeentelijke legesverordening maar is thans een bij wet vastgesteld bedrag. Pensioenfondsen en ziekenhuizenPensioenfondsen en ziekenhuizen zijn soms bijzondere derden.Bijzondere derden hebben de eigenschap dat zij zijn geautoriseerd door de minister om gegevens te ontvangen via GBA-berichten zoals beschreven in het Logisch Ontwerp GBA.Artikel 68 e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden.Artikel 99, lid 1 en 3 Wet GBA geeft aan dat artikel 88 lid 4 Wet GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus. Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Bijzondere derden hebben dus de mogelijkheid om op verzoek ook een gewaarmerkt afschrift te krijgen. Hierbij geldt dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van.Wat nu als de bijzondere derde een no hit heeft ontvangen? Welnu, dan zou de bijzondere derde eigenlijk geen gegevens kunnen krijgen. Dat gaat wel wat ver en zo gaat het ook niet in de praktijk. De pijn zit ‘m in het feit dat de bijzondere derde wel degelijk goed via het GBA-netwerk moet aangeven wie degene is over wie iets gevraagd wordt. Zonder de juiste identificerende gegevens lukt dat dus niet en kan de gemeente geen gegevens over het netwerk verstrekken. De enige mogelijkheid die voor de bijzondere derde overblijft, is dan de gegevens op te vragen via een schriftelijk verzoek bij de gemeente. De gemeente kan alleen verstrekken als de verzoeker is opgenomen als vrije derde in de gemeentelijke verordening.Het Agentschap BPR geeft aan dat pensioenfondsen ook gezien kunnen worden als verplichte derden (artikel 98 Wet GBA). Echter, BPR geeft niet aan welk algemeen verbindend voorschrift (avv) de verstrekking van GBA-gegevens in dat geval voorschrijft. Dat is wel de kern van artikel 98 Wet GBA. In het schema gaat de NVVB-adviescommissie PIP er dus vooralsnog niet van uit dat pensioenfondsen verplichte derden zijn.Ziekenhuizen, die niet zijn geautoriseerd, moeten in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen, wil verstrekking mogelijk zijn. Door de minister geautoriseerde ziekenhuizen kunnen slechts via GBA-berichten gegevens krijgen. Anders niet. Bij een no hit geldt dus weer het bovenstaande verhaal. De conclusie van de NVVB-adviescommissie PIP luidt:Als de gemeente aan geautoriseerde (bijzondere) derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening.Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening.Vrije derdenDe in het schema aangegeven vrije derden vormen geen limitatieve opsomming. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het informatiebeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan, dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100 Wet GBA.Crematoria en begraafplaatsenEr zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.De eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 Wet GBA).Niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen vallen onder artikel 100 Wet GBA. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijk informatiebeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA.Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA).