Organisatie | Zwolle |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens |
Citeertitel | Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Zwolle |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bestuurlijke organisatie |
Hoe gaat de gemeente om met het verstrekken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie?
Artikel 2 Wet Gemeentelijke basis administratie
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-10-2007 | 23-10-2007 | 23-04-2013 | Nieuwe regeling | 30-10-2007 n.v.t. | cb2007-10.23 |
de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 30 augustus 2004;
basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;
in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;
de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;
degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;
de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;
degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;
de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;
een ingezetene of een ingeschrevene;
afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;
elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;
het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;
Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie
Beheerder van de bevolkingsadministratie is het afdeling BFI van de Eenheid Publiekszaken;
Doel en inhoud van de bevolkingsadministratie
Artikel 5 Categorieën van personen
In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Zwolle.
Bepalingen met betrekking tot de verstrekking van gegevens
Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de
wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering
van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.
Artikel 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers
Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.
Artikel 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft
Artikel 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van
GBA-PRIVACYREGLEMENT-LIJST VAN BINNENGEMEENTELIJKE AFNEMERS MET EEN RAADPLEEGMOGELIJKHEID
De volgende dienstonderdelen van de gemeente Zwolle hebben toegang tot de basisadministratie:
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
GBA- PRIVACYREGLEMENT- Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA
BIJLAGE 4: GBA-PRIVACYREGLEMENT-VERSTREKKINGENTABEL GBA
= Afhankelijk van de formulering omtrent verstrekkingen uit de GBA in de legesverordening, deze apart in de legesverordening opnemen. Het betreft immers geen verstrekking op grond van de Wet GBA.
-= Let op: het gaat hier om de verstrekking op schriftelijk verzoek. De systematische verstrekkingen die binnengemeentelijk plaatsvinden worden op grond van art. 96 Wet GBA geregeld in de gemeentelijke GBA-verordening.
- = Zonder toevoeging van een no-hit kan op basis van het convenant tussen NVVB en Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.
- = Indien onderzoek nodig is in de persoons- of archiefkaartenbestanden dan kan de gemeente een extra tarief in rekening brengen
- = Vrije derde tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer
- = Bijvoorbeeld Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank, Kruisvereniging, etc
Allereerst wordt hierna bij iedere kolom in het schema een korte toelichting gegeven.
Daarna (volgende pagina) wordt een aantal aspecten binnen het terrein van gegevensverstrekking nader belicht.
Hieronder vindt u de categorie verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indient om gegevens uit de GBA te verkrijgen. Er is voor gekozen de categorie verzoekers in alfabetische volgorde te presenteren. Het schema is dan snel te raadplegen en helpt u zo om snel antwoord te geven op de vragen die ontstaan bij het behandelen van schriftelijke aanvragen. Aanvragers met wie u vaak te maken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de ‘werknaam’ aangeduid. Dit is gedaan vanwege de praktische toepasbaarheid van het schema.
Deze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met de eerste categorie Wie.
De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk om te kunnen bepalen of u de aanvraag in behandeling kunt nemen.
In deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een buitengemeentelijke afnemer, een binnengemeentelijke afnemer, een verplichte derde (deze is belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vrije derde of overige.
Ten aanzien van een bijzondere derde (deze heeft middels een autorisatiebesluit van de minister toegang gekregen tot het landelijk GBA netwerk) geldt dat deze slechts via GBA-berichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover verderop meer.
Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kunnen worden als vrije derde uiteraard afhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde zij opnemen in de GBA-verordening.
Als u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens van de persoonslijst u kunt verstrekken. De te verstrekken gegevens zijn niet limitatief opgesomd; er is volstaan met de benaming ‘algemene-‘, ‘verwijs-‘ en ‘bijzondere gegevens’.
Er zijn drie mogelijkheden: ‘Niet mogelijk’, ‘Mogelijk’ en ‘Toetsing noodzakelijk’.
Bij ‘Niet mogelijk’ is het voor de ingeschrevene om wiens of wier gegevens in deze gevraagd wordt niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot geheimhouding te voorkomen dat van zijn of haar persoonslijst gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij de geheimhoudingscode 1 tot en met 7 worden de gevraagde gegevens toch verstrekt.
Bij ‘Mogelijk’ kunt u aan verzoeker in deze de gegevens niet verstrekken (u dient te allen tijde acht te slaan op de geheimhoudingscode).
Bij ‘Toetsing noodzakelijk’ dient u een belangenafweging te maken tussen de noodzaak van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene.
In deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven:
In deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag.
Enkele aspecten binnen het terrein van gegevensverstrekking nader belicht.
Bij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren.
U moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten mag u niet protocolleren (art 103, lid 3 Wet GBA).
Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK’s)
In de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verzoeken van de AMK’s niet geprotocolleerd dienen te worden.
Het Agentschap BPR stelt dat de AMK’s geen afnemer of derden zijn in de zijn van de Wet GBA en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke legesverordening in rekening gebracht kunnen worden.
Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de NVVB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen.
De NVVB is van mening dat de stichting, die een Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NVVB is echter van mening dat de gemeenten haar eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legesheffing.
Indien u leges dan ook heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverordening. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers gegevens uit de GBA, maar niet op grond van de GBA.
Het tarief als bedoeld in artikel 37a van de Regeling GBA wordt ook wel het ‘postkamertarief’ genoemd.
Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijzondere derden op het moment dat om schriftelijke informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is.
Indien u dit tarief in rekening brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening.
De verzoeker heeft immers wel recht op kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een kostendekkend tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie.
Het ‘postkamertarief’ bedraagt op grond van de Regeling GBA € 2,27. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd met de andere bedragen in de gemeentelijke legesverordening maar is thans een bij wet vastgesteld bedrag.
Pensioenfondsen en ziekenhuizen
Pensioenfondsen en ziekenhuizen zijn soms bijzondere derden.
Bijzondere derden hebben de eigenschap dat zij zijn geautoriseerd door de minister om gegevens te ontvangen via GBA-berichten zoals beschreven in het Logisch Ontwerp GBA.
Artikel 68 e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden.
Artikel 99, lid 1 en 3 Wet GBA geeft aan dat artikel 88 lid 4 Wet GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus.
Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Bijzondere derden hebben dus de mogelijkheid om op verzoek ook een gewaarmerkt afschrift te krijgen. Hierbij geldt dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van.
Wat nu als de bijzondere derde een no hit heeft ontvangen?
Welnu, dan zou de bijzondere derde eigenlijk geen gegevens kunnen krijgen. Dat gaat wel wat ver en zo gaat het ook niet in de praktijk. De pijn zit ‘m in het feit dat de bijzondere derde wel degelijk goed via het GBA-netwerk moet aangeven wie degene is over wie iets gevraagd wordt. Zonder de juiste identificerende gegevens lukt dat dus niet en kan de gemeente geen gegevens over het netwerk verstrekken.
De enige mogelijkheid die voor de bijzondere derde overblijft, is dan de gegevens op te vragen via een schriftelijk verzoek bij de gemeente. De gemeente kan alleen verstrekken als de verzoeker is opgenomen als vrije derde in de gemeentelijke verordening.
Het Agentschap BPR geeft aan dat pensioenfondsen ook gezien kunnen worden als verplichte derden (artikel 98 Wet GBA). Echter, BPR geeft niet aan welk algemeen verbindend voorschrift (avv) de verstrekking van GBA-gegevens in dat geval voorschrijft. Dat is wel de kern van artikel 98 Wet GBA.
In het schema gaat de NVVB-adviescommissie PIP er dus vooralsnog niet van uit dat pensioenfondsen verplichte derden zijn.
Ziekenhuizen, die niet zijn geautoriseerd, moeten in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen, wil verstrekking mogelijk zijn. Door de minister geautoriseerde ziekenhuizen kunnen slechts via GBA-berichten gegevens krijgen. Anders niet. Bij een no hit geldt dus weer het bovenstaande verhaal.
De conclusie van de NVVB-adviescommissie PIP luidt:
Als de gemeente aan geautoriseerde (bijzondere) derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening.
Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening.
De in het schema aangegeven vrije derden vormen geen limitatieve opsomming.
Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het informatiebeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan, dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening.
Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100 Wet GBA.
Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.
De eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 Wet GBA).
Niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen vallen onder artikel 100 Wet GBA.
U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijk informatiebeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA.
Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA).