Het college van Burgemeester en Wethouders;
De burgemeester van de gemeente Schiedam;
Ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
Gelet op art. 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht
besluit het:
Mandaat, machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013
Gewijzigd vast te stellen.
Artikel 1 Definities
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a.
- b.
burgemeester: de burgemeester van Schiedam als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte
- c.
directeur: de directeur als bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018 of opvolgende regelingen
- d.
college: het college van burgemeester en wethouders van Schiedam;
- e.
directie: de directie zoals bedoeld in Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018 en opvolgende regelingen
- f.
gemeente: de gemeente als publiekrechtelijk lichaam en de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon;
- g.
machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn
- h.
mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen
- i.
mandans of mandaatgever: degene die een mandaat verleent
- j.
mandataris of gemandateerde: degene die een mandaat ontvangt
- k.
opdrachtgever: degene die opdracht geeft om een bepaalde dienst te laten verlenen of om een bepaalde werk te laten uitvoeren
- l.
plaatsvervanger: de functionaris die als organisatorisch plaatsvervanger is aangemerkt op de lijst “plaatsvervangers mandaten” in beheer door organisatie-eenheid Interne ondersteuning / JZ-bestuursondersteuning.
- m.
procesmanager: de functionaris die een beschreven functie van procesmanager vervult
- n.
programmamanager: de functionaris die een beschreven functie van programmamanager vervult dan wel de persoon die is geplaatst op de functie zoals geregeld in de organisatieregeling Schiedam (p.m.)
- o.
projectleider: de functionaris die een beschreven functie van projectleider vervult
- p.
projectmanager: de functionaris die een beschreven functie van projectmanager vervult
- q.
raad: de gemeenteraad van Schiedam;
- r.
secretaris: de gemeentesecretaris van Schiedam/algemeen directeur
- s.
teamleider: de teamleider zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018 of opvolgende organisatieregelingen
- t.
teammanager: de functie van teammanager zoals is vastgesteld door het college bij besluit van 17 december 2013 alsmede de functie van teamleider zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018 of opvolgende organisatieregelingen
- u.
volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.
Artikel 2 Mandaat secretaris/algemeen directeur
- a.
Aan de secretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende bevoegdheden, voor zover vermeld in het Mandaatregister Schiedam;
- b.
Onder een mandaat valt het beslissings-, uitvoerings- en ondertekeningsmandaat, tenzij anders is aangegeven.
- c.
Voor zover het mandaat ziet op het nemen van beslissingen, heeft het mandaat ook betrekking op de voorbereidingsprocedures en de administratieve afhandeling daarvan.
- d.
Indien de wet- en/of regelgeving, op grond waarvan de bevoegdheid is bepaald en waarvoor mandaat is verleend, wijzigt dan dient het mandaat tevens geacht te zijn verleend ingevolge die nieuwe wet- en/of regelgeving voor zover die of soortgelijke te mandateren bevoegdheid blijft bestaan.
- e.
Het college geeft de secretaris de bevoegdheid om de in sub d genoemde wijzigingen in het Mandaatregister te wijzigen en bekend te maken.
Artikel 3 Ondermandaat (Mandaatregister)
- a.
Het college stelt het Mandaatregister vast, en verleent daarbij de secretaris de bevoegdheid ondermandaat te verlenen; Ondermandaat kan worden verleend slechts ten aanzien van de bevoegdheden en met inachtneming van de instructies zoals vermeld in dit besluit en in het Mandaatregister.
- b.
De secretaris is bevoegd te bepalen aan welke functionarissen hij ondermandaat verleent (kolom A) en aan welke functionarissen verder ondermandaat kan worden verleend (kolom B), door wijziging van het Mandaatregister met uitzondering van de met “n.v.t.” aangeduide onderdelen.
- c.
Het verlenen van ondermandaat geschiedt bij schriftelijk besluit, waarbij de mandataris met generieke functienaam wordt aangeduid;
- d.
Het Mandaatregister wordt in beginsel jaarlijks geactualiseerd en zo nodig door het college gewijzigd vastgesteld;
- e.
Het wijzigen van het register voor onderdelen en / of ondermandaten waar de opmerking ‘n.v.t.’ staat genoteerd, is uitsluitend voorbehouden aan het college.
- f.
Voor wijzigingen in het Mandaatregister die slechts ondermandaten betreffen, stelt de secretaris het college (in beginsel) een maal per jaar in kennis van het daartoe gewijzigde mandaatregister alsmede van de daadwerkelijke verlening van ondermandaten;
- g.
Onder het ondermandaat valt het beslissings-, uitvoerings- en ondertekeningsmandaat, tenzij anders is aangegeven;
- h.
Voor zover het ondermandaat ziet op het nemen van beslissingen, heeft het mandaat ook betrekking op de voorbereidingsprocedures en administratieve afhandeling daarvan;
- i.
De ondermandaten strekken niet verder dan de taakstelling van de eigen organisatie-eenheid en/of het eigen programma, project,opgave of proces van de mandataris (volgens de beschreven functie die de functionaris vervult), tenzij anders is aangegeven;
- j.
Het mandaatregister benoemt eventuele specifieke beperkingen aan de mandaten;
- k.
De secretaris kan op schriftelijk verzoek een opdrachtgever toestaan dat de opdrachtgever een persoon die de functie van projectmanager of projectleider vervult mandateert tot het aangaan van overeenkomsten (en verplichtingen), mits hierover schriftelijk positief is geadviseerd door de organisatie-eenheden van Interne ondersteuning Financiën en Control en de organisatie-eenheid Interne ondersteuning/JZ-bestuursondersteuning schriftelijk over het ondermandaat wordt geïnformeerd ten behoeve van vastlegging in het mandaatregister.
Artikel 4 Algemene instructies mandaatuitoefening
Een mandaatbevoegdheid wordt niet uitgeoefend indien:
- a.
het te nemen besluit uitmondt in aanvulling of afwijking van het tot dan toe gevoerde beleid;
- b.
het een bevoegdheid betreft die onlosmakelijk is verbonden aan een eerdere door het college zelf uitgeoefende bevoegdheid;
- c.
indien er, behoudens zaken met een routinematig karakter, rekening mee moet worden gehouden dat de burgemeester of het college op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;
- d.
uit het te nemen besluit financiële gevolgen kunnen voortvloeien die leiden tot overschrijding van de budgetten en budgettaire kaders;
- e.
de betrokken portefeuillehouder of de burgemeester (in de hoedanigheid van bestuurlijk coördinator) zulks kenbaar maakt;
- f.
het besluit wordt genomen met gebruikmaking van een hardheidsclausule in een wettelijke regeling
- g.
een adviescommissie en/of meerdere afdelingen aan één van de afdelingen een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht over het te nemen besluit; dit geldt ook indien wordt voorgenomen van een advies van een adviescommissie af te wijken
- h.
behoudens zaken met een routinematig karakter, waaronder mede wordt verstaan het verstrekken van niet beleidsmatige informatie, voor documenten gericht aan:
- ·
- ·
- ·
- ·
een Commissaris van de Koningin;
- ·
Provinciale en Gedeputeerde Staten;
- ·
de gemeenteraad van Schiedam;
- ·
- ·
- ·
gemeenschappelijke regelingen;
- ·
- ·
de Vereniging van Nederlandse Gemeenten;
- ·
de Nationale Ombudsman, voor zover het schriftelijke, formele correspondentie betreft inzake;
- ·
de afhandeling van door de gemeente behandelde klachten.
Artikel 5 Beperkingen uitoefenen mandaten en instructies
5.1 Financiële beperkingen
- a.
Alle bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van de Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2013, de Financiële verordening 2009, het Treasurystatuut 2011, de Leidraad inhuren externe deskundigheid 2010, het Inkoopbeleid en de Algemene subsidieverordening gemeente Schiedam 2017 (ASV 2017) dan wel de opvolgers van de genoemde regelingen;
- b.
Voor de uitoefening van de mandaatbevoegdheden geldt dat binnen de kaders en bedragen van de (meerjaren)begroting en de te beheren budgetten dient te worden gebleven;
- c.
Financiële verplichtingen voor goederen, diensten en werken mogen worden aangegaan voor zover passend binnen de bovengenoemde regelingen en voor zover men budgethouder is voor de betreffende verplichting. Het voorgaande geldt eveneens voor het nemen van investeringsbeslissingen;
- d.
Voor het aangaan van financiële verplichtingen gelden naast het elders in deze regeling gestelde de volgende financiële plafonds (excl. BTW): voor de directie € 1.000.000,- voor teamleiders/teammanagers € 250.000,-, voor programmamanagers € 250.000,-, voor de concerncontroller € 250.000,- en voor projectleiders en procesmanagers € 75.000,-. Verplichtingen worden door genoemde functionarissen niet aangegaan als het bedrag gelijk aan of hoger is dan de genoemde plafondbedragen;
- e.
Een mandaat voor besluiten over subsidies mag slechts worden uitgeoefend door de budgethouder;
- f.
De elders in dit artikel geregeld beperkingen zijn van overeenkomstige toepassing.
5.2. Overige beperkingen
- a.
Een verleend (onder)mandaat geldt altijd slechts ten aanzien van de taken en en/of medewerkers binnen de eigen organisatie-eenheid of het eigen project of programma een ander behoudens het bepaalde in artikel 8, sub b.
- b.
Voor de mandaten aan projectleiders en procesmanagers geldt dat het mandaat wordt verleend aan functionarissen die een functie vervullen die als zodanig is benoemd en beschreven en uit dien hoofde (in beginsel) budgethouder zijn; het mandaat geldt derhalve niet voor functionarissen die een incidentele rol van projectleider en procesmanager vervullen.
5.3 Instructies
- a.
Voor besluiten met nadelige gevolgen voor belanghebbende, vindt uitoefening van het mandaat pas plaats nadat de eerst hogere leidinggevende dan wel de portefeuillehouder is geconsulteerd.
- b.
Indien er rekening mee moet worden gehouden dat er een situatie ontstaat als genoemd bij de in artikel 4 genoemde mandaatverboden, dan stemt de mandataris voorafgaand aan het uit te oefenen mandaat hierover af met de portefeuille houder; indien nodig besluit het college ter zake zelf.
- c.
In het Mandaatregister zijn specifieke instructies opgenomen ten aanzien van de onderscheiden mandaten.
Artikel 6 Budgethouders en financiële verplichtingen
- a.
De (onder)gemandateerde is tevens budgethouder. De budgethouder is bevoegd om financiële verplichtingen aan te gaan die behoren bij de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheden.
- b.
Budgethouders, zijn voor het aangaan van financiële verplichtingen bevoegd een ondermandaat te verlenen voor zover die mogelijkheid is opgenomen in het mandaatregister en het bedrag tot welk de gemandateerde de verplichting mag aangaan niet hoger is dan het plafond dat voor de betreffende budgethouder geldt. Dit ondermandaat wordt schriftelijk vastgelegd en benoemt de hoogte van het bedrag tot welk het ondermandaat wordt verleend.
Artikel 7 Volmacht en machtiging
- a.
Onder “bevoegdheden” behorende bij dit besluit wordt naast de mandaten, tevens verstaan de “volmachten” en/of “machtigingen”
- b.
De artikelen 3 en 4 zijn overeenkomstig van toepassing op volmachten en machtigingen.
Artikel 8 Mandaatverlening aan niet ondergeschikten
- a.
Ook aan hen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester kan mandaat worden verleend voor zover vermeld in het Mandaatregister.
- b.
In afwijking van het bepaalde in artikel 5, tweede lid, sub a is de secretaris bevoegd om een ondermandaat te verlenen voor een bevoegdheid die door een gemandateerde wordt uitgeoefend, maar welke bevoegdheid tevens door een ander uitgeoefend dient te worden, maar hiërarchisch niet onderschikt is aan die gemandateerde.
- c.
Het ondermandaat zoals bedoeld in sub b kan alleen verleend worden om organisatorische of financiële redenen.
Artikel 9 Algemene correspondentie
Een mandataris is tevens bevoegd tot het afdoen, voeren en ondertekenen van algemene correspondentie ter voorbereiding en afwikkeling van gemandateerde bevoegdheden en ter verkrijging dan wel ter uitwisseling van feitelijke routinematige informatie.
Artikel 10 Mandaat schriftelijk
Een (onder)mandaat wordt schriftelijk gegeven.
Artikel 11 Vervanging
- a.
In geval van afwezigheid van de functionarissen aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn gemandateerd, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, zoals vermeld op de bij deze mandaatregeling behorende lijst van plaatsvervangers (bijlage 1)
- b.
De lijst van plaatsvervangers regelt op welke wijze en door welke functionaris(sen) de lijst kan worden aangepast, gewijzigd en dienovereenkomst kan worden vastgesteld
- c.
Het college regelt de vervanging van de secretaris door het aanwijzen van één of meerdere loco-secretarissen.
- d.
In geval van afwezigheid van een andere functionaris dan die op de bij a. genoemde lijst, aan wie krachtens dit besluit ondermandaat is verleend, worden de gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door de (onder)mandaatgever, dan wel zijn plaatsvervanger.
Artikel 12 Ondertekening
- a.
Alle brieven en besluiten ter uitvoering van een door het college verleend mandaat worden in de meervoudsvorm geredigeerd.
- b.
Alle brieven en besluiten ter uitvoering van een door de burgemeester verleend mandaat worden in de enkelvoudsvorm geredigeerd.
- c.
De ondertekening van een ter uitvoering van mandaat opgemaakt stuk geschiedt niet door het plaatsen van een handtekeningstempel.
- d.
Een ter uitvoering van het mandaat opgemaakt stuk wordt ondertekend zoals geregeld in bijlage 2 van deze regeling.
- e.
Bij een mandaatbesluit dat wordt genomen door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger, wordt ondertekend zoals geregeld in bijlage 2 van deze regeling.
- f.
De wijze van ondertekening zoals geregeld in bijlage 2 kan steeds door de secretaris worden gewijzigd.
Artikel 13 Slot- en overgangsbepaling
- a.
Deze regeling is van toepassing op elke college besluit waarin mandaten worden verleend.
- b.
Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013’
- c.
Deze regeling, inclusief het register, treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2013.
Aldus vastgesteld,
Schiedam,
de secretaris, ir. J.C. van Ginkel MCM
de burgemeester, C.H.J. Lamers
Bijlage 1 bij het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013
LIJST MET VERVANGERS VOOR HET UITOEFENEN VAN DE MANDAATBEVOEGDHEID IN GEVAL VAN AFWEZIGHEID
Artikel 1
Vervanging gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris wordt vervangen conform bijlage A. (Thans geldende Besluit aanwijzing loco-secretarissen gemeente Schiedam)
Artikel 2
Vervangingsregeling Directie
- a.
De directeuren vervangen elkaar onderling, dan wel worden vervangen door de gemeentesecretaris.
- b.
De gemeentesecretaris is ten alle tijden bevoegd om de wijze van vervanging te wijzigen.
Artikel 3
[vervallen]
Artikel 4
Vervangingsregeling teamleiders en teammanagers
- a.
Teamleiders en teammanagers vervangen elkaar bij afwezigheid of ontstentenis, ongeacht het organisatieonderdeel.
- b.
De gemeentesecretaris is ten alle tijden bevoegd om de vervangingsregeling zoals geregeld in dit artikel te wijzigen.
Artikel 5
Ondertekening
De wijze van ondertekening van een besluit dat in mandaat is genomen dan wel door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtgever of machtigingverkrijger, wordt geregeld in bijlage 2 van het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2011.
Artikel 6
Beheer
Deze vervangingsregeling is onder beheer bij het team DVBOJZ. Wijziging van deze regeling vindt daarom plaats onder regie van DVBOJZ.
Bijlage A
Bijlage bij Artikel 1 van de vervangingsregeling behorende bij het Mandaat- en volmachtbesluit 2013
Besluit aanwijzing loco-secretarissen gemeente Schiedam 2019
(BPR1900062 / 19INT00062)
Het college van burgemeester en wethouders van Schiedam,
Gelet op het bepaalde in artikel 106 van de Gemeentewet,
Overwegende dat het college de vervanging van de gemeentesecretaris regelt,
BESLUIT:
Artikel 1 Aanwijzing loco-secretarissen
Ter vervanging van de gemeentesecretaris de volgende functionarissen aan te wijzen:
- 1.
als eerste loco-secretaris: M.A. van den Hende, directeur;
- 2.
als tweede loco-secretaris: I.C.M. Baltus, teammanager Juridische Zaken en Bestuursondersteuning;
- 3.
als derde loco-secretaris: P.J. Dullaart, teammanager Ruimtelijke Ordening en Beleid;
Artikel 2 Intrekking en inwerkingtreding
- 1.
Dit besluit vervangt het aanwijzingsbesluit als bedoeld in Bijlage A, behorende bij artikel 1 van Bijlage 1 bij het Mandaat, volmacht en machtigingsbesluit 2013, voor het laatst gewijzigd bij besluit van 5 juli 2016 (BPR1600229 /16BW000085).
- 2.
Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld door het college van de gemeente Schiedam in zijn vergadering van 21 mei 2019.
De secretaris,
drs. K.D. Handstede
De voorzitter,
C.H.J. Lamers
Bijlage 2 bij het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013
Ondertekening
artikel 12 sub d van het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013
I.Ondertekening door gemandateerde
Een ter uitvoering van het mandaat opgemaakt stuk wordt als volgt ondertekend:
Burgemeester en wethouders van Schiedam resp. de Burgemeester van Schiedam,
Namens dezen, Namens deze,
(functie), (functie),
(handtekening) (handtekening)
(naam) (naam)
II.Ondertekening door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger
Bij een mandaatbesluit dat wordt genomen door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger, wordt bij de ondertekening de volgende formulering aangehouden:
Burgemeester en wethouders van Schiedam, respectievelijk de Burgemeester van Schiedam
Namens dezen, Namens deze,
(functie), (functie),
(bij afwezigheid), (bij afwezigheid),
(handtekening) (handtekening)
(naam) (naam)
(functie) (functie)
TOELICHTING OP ARTIKEL 5 LID 1 SUB D VAN HET MANDAAT-, MACHTING- EN VOLMACHTBESLUIT SCHIEDAM 2013
Inleiding
In artikel 5, eerste lid onder d van het Mandaatbesluit is geregeld dat teamleiders/-managers en de directie financiële verplichtingen kunnen aangaan. Op dit moment beschikken de teamleiders/-managers over een financieel mandaat van € 250.000,-. Het financieel mandaat voor de directie bedraagt € 1.000.000,-. Na het vaststellen van deze financiële mandaten is de vraag ontstaan of samengestelde betalingen die het financiële mandaat overstijgen nog wel in mandaat uitgevoerd kunnen worden of dat het college hier aan zet is. Deze vraag doet zich met name voor bij het uitbetalen van de salarissen.
Uitbetaling salarissen
- a.
Juridisch gezien is het overmaken van salarissen voor iedere medewerker een handeling op zichzelf. Dat het de salarissen door middel van één handeling worden overgemaakt doet daar niets aan af. Voor zover het salarisbedrag van de individuele medewerker het financiële mandaat niet overschrijdt en dus in mandaat betaalt zou kunnen worden, kan voor het samengestelde bedrag een betalingsopdracht worden verstrekt binnen het ambtelijke apparaat.
- b.
Verder is het zo dat met de aanstelling van de ambtenaar of met het aangaan van de arbeidsovereenkomst met een werknemer de verplichting tot betaling is ontstaan. Het doen van de betaling is daarmee formeel geen (financiële) rechtshandeling, maar een feitelijke handeling. Het doen van dergelijke feitelijke handelingen is eveneens gemandateerd aan de directie en teamleiders (nummer 4.11 van het Mandaatregister). Ook hier bestaan dus geen bezwaren tot het ambtelijk geven van een opdracht tot een samengestelde betaling.
Uitbetaling van uitkeringen W&I
- a.
Voor het doen van de uitkeringen geldt hetzelfde als onder nummer 1 is weergeven. In principe wordt steeds opnieuw uitkering uitbetaald. Het financiële mandaat dient dus toereikend te zijn voor dit ene bedrag. Voor het doen van de samengestelde betaling is dus niet opnieuw een financieel mandaat nodig, omdat het hier geen (financiële) rechtshandeling betreft.
- b.
Net als bij het betalen van een salaris is het recht op uitkering (en daarmee de uitbetaling) reeds vastgesteld bij het besluit om een uitkering toe te kennen. Het vervolgens betaalbaar stellen van de uitkering is in die zin dan ook geen (financiële) rechtshandeling, maar een feitelijke handeling. Het doen van dergelijke feitelijke handelingen is eveneens gemandateerd aan de directie, regiemanagers en teamleiders (nummer 4.11 van het Mandaatregister).
- -