Organisatie | Steenbergen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling basisregistratie personen gemeente Steenbergen |
Citeertitel | Beheerregeling basisregistratie personen gemeente Steenbergen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-04-2014 | nieuwe regeling | 25-04-2014 gemeenteblad | BM1400659 |
In behandeling genomen de wetgeving en de gemeentelijke organisatie in het kader van de basisregistratie personen d.d. 27 februari 2014
Overwegende dat het beheer van de basisregistratie personen van de gemeente moet worden georganiseerd
Gelet op de Wet basisregistratie personen
Wet bescherming persoonsgegevens
Vast te stellen de navolgende regeling:
Beheerregeling basisregistratie personen gemeente Steenbergen
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Het afdelingshoofd Publiekszaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de basisregistratie personen over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisregistratie.
De inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisregistratie wordt betrokken in de jaarlijkse evaluatie, een gegevens-controle-instrument van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde jaarlijkse evaluatie.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
Hoofdstuk 8 HET BEVEILIGINGSBEHEER
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van het taakveld Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit en het Informatiebeveiligingsplan.
Steenbergen, 25 maart 2014
Burgemeester en wethouders voornoemd,
De secretaris, De burgemeester,
mr. J.M.W.H. Leloux J.A.M. Vos
Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 3, lid 1 van de beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als informatie- cq. privacybeheerder is aangewezen de heer M.S.A. van Leeuwen, het afdelingshoofd Publiekszaken.
Als plaatsvervangend informatiebeheerder is aangewezen de heer N.J. Reijngoudt, het plv. afdelingshoofd Publiekszaken.
Als plaatsvervangend privacybeheerder is aangewezen mevrouw S.D. Verwijs, senior medewerker Publiekszaken.
Als gegevensbeheerder zijn aangewezen:
Als applicatiebeheerder is aangewezen mevrouw J.D.E.M. Jogchems, back-officemedewerker Publiekszaken.
Als plaatsvervangers zijn aangewezen mevrouw S.D. Verwijs, senior medewerker Publiekszaken en mevrouw J. Klip, back-officemedewerker Publiekszaken.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van het taakveld Burgerzaken aangewezen.
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2 van de Wet.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8 van de Wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan:
Op grond van artikel 3, lid 2 van de beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als systeembeheerder is aangewezen de heer J.J.B. Snepvangers, automatiseringscoördinator.
Als plaatsvervanger is aangewezen de heer A.J. Hensen, systeembeheerder.
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen mevrouw J.J.C. Heijnen, concerncontroller.
Als plaatsvervanger is aangewezen de heer A.C.R. Elshout, teamcoach taakveld P&O.
Toelichting op beheerregeling BRP
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de eerdergenoemde gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) en de nu genoemde basisregistratie personen (BRP). Gemeentelijke afnemers dienen gegevens over de eigen inwoners te betrekken uit de ‘eigen basisregistratie’. Gegevens van ‘niet-inwoners’, die elders in de BRP zijn ingeschreven, moeten afkomstig zijn uit de basisregistraties van die andere gemeenten of uit de centrale verstrekking voorziening.
Het gebruik van persoonsgegevens uit de ‘eigen BRP’ dient bij of krachtens Verordening te worden geregeld. De verkrijging van gegevens uit de BRP van andere gemeenten is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht distributiebestand. Dat distributiebestand wordt gevoed zowel vanuit de eigen basisregistratie (inwoners) als vanuit de basisregistraties van andere gemeenten (niet-inwoners). In een aantal gevallen worden daar nog persoonsgegevens aan toegevoegd van personen waarmee de gemeente ‘een relatie’ heeft maar die niet in een basisregistratie zijn opgenomen.
Voor het beheer van de ‘eigen BRP’ kunnen burgemeester en wethouders een beheerregeling vaststellen waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisregistratie is geregeld. De beheerregeling heeft alleen betrekking op het bronbestand, de eigen gemeentelijke basisregistratie personen.
Het distributiebestand dient echter te worden beschouwd als een technische oplossing (een soort verlengstuk van de BRP), waarop de (privacy)voorschriften van de wet BRP van toepassing zijn en dat, voor wat betreft de persoonsgegevens van de eigen inwoners, valt binnen de reikwijdte van de wet BRP.
De beheerregeling is formeel gezien niet van toepassing op de gegevens van de niet-inwoners (welke voornamelijk afkomstig zijn uit de basisregistraties van andere gemeenten dan wel de centrale verstrekking voorziening). Op dat deel van het distributiebestand is namelijk de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. Het deel niet-inwoners dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp), maar de Wbp schrijft geen beheerregeling voor.
Desondanks is het van belang om uit het oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor dat deel van het distributiebestand relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de beheerregeling voor de BRP. Daarmee ontstaat een ‘beheerregeling basisregistratie personen’ (BRP), bestaande uit de basisregistratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente.
De beheerregeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensinhoudelijk beheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de ‘eigen basisregistratie’. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de basisregistratie van de andere gemeenten.
De verdeling van de beheerrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatiebeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Op de gegevensverwerking over de niet-inwoners is, zoals gemeld, de Wbp van toepassing. Zo is bijvoorbeeld het inzagerecht voor deze categorie van personen gebaseerd op artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens, terwijl de inwoners een beroep kunnen doen op artikel 2.55 Wet BRP.
De taken van de privacybeheerder zijn in deze beheerregeling verruimd. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit (eigen) basisregistratie(s) of uit de centrale verstrekking voorziening dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Het betreft hier het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer van de basisregistratie personen, zoals die is gedefinieerd in artikel 1. De bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de basisregistratie en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit basisregistraties van andere gemeenten, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maakt deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer van de basisregistratie personen.
De hier beschreven beheerrol is belegd bij het afdelingshoofd Publiekszaken. Van belang is hierbij op te merken dat voor de verstrekking van gegevens aan de binnengemeentelijke gebruikers, gebruik gemaakt wordt van het gegevensmagazijn Neuron, waarvan het beheer niet bij de organisatie van de bronhouder is belegd, maar bij de informatiemanager. Het betreft hier een gegevensmagazijn, waar de BRP deel van uitmaakt. Hoewel in hiërarchische zin niet verantwoordelijk voor deze oplossing, blijft het afdelingshoofd Publiekszaken wel functioneel inhoudelijk verantwoordelijk. De functionaris bij afdeling het taakveld I&A die belast is met de verstrekking van gegevens uit de BRP ontvangt functioneel inhoudelijke sturing van het afdelingshoofd Publiekszaken.