Organisatie | Fryslân |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Verordening ondersteuning Statenfracties provincie Fryslân 2014 |
Citeertitel | Verordening ondersteuning Statenfracties provincie Fryslân 2014 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Externe bijlage | bijlagen/file/VO ondersteuning Statenfracties 2014_Bijlage 1_verantwoordingsmodel fractievergoedingen.pdf |
Geen.
Provinciewet, art. 33
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
12-03-2016 | 01-01-2016 | 01-01-2017 | Art. 3 | 24-02-2016 | Statenvoorstel 1266241 |
08-03-2014 | 01-01-2014 | 11-03-2016 | Nieuwe regeling | 19-02-2014 Provinciaal Blad, 2014, 98 | Statenvoorstel 01096686 |
Verordening ondersteuning Statenfracties provincie Fryslân 2014
PROVINSJALE STEATEN fan FRYSLÂN Nei it lêzen fan it útstel fan it Presidium fan Provinsjale Steaten fan Fryslân fan 15 jannewaris 2014, nr. 01096686
Oerwagende dat: - provinciale staten op grond van artikel 33 van de Provinciewet met betrekking tot ambtelijke ondersteuning en fractie ondersteuning een verordening kunnen vaststellen en wijzigen; - Accon AVM in haar rapport van feitelijke bevindingen inzake financiën Statenfracties over het jaar 2012, een aantal aanbevelingen heeft gedaan, ter verbetering en verduidelijking van de “Verordening ondersteuning Statenfracties 2010”; - er in de praktijk soms onduidelijkheden zijn over de bestedingsdoeleinden en sommige artikelen in de “Verordening ondersteuning Statenfracties 2010” verschillend worden geïnterpreteerd; - provinciale staten naar aanleiding hiervan opdracht heeft gegeven om de verordening ondersteuning Statenfracties 2010 aan te passen en de adviezen van de accountant hierbij te betrekken
Beslúte - de “Verordening ondersteuning Statenfracties provincie Fryslân 2014” en de daarbij behorende toelichting vast te stellen; - deze verordening te publiceren in het Provinciaal blad
Sa fêststeld troch Provinsjale Steaten fan Fryslân yn harren iepenbiere gearkomste fan 19 febrewaris 2014,
Artikel 3 Berekening fractiebijdrage en bijdrage fractieondersteuning
Aan een fractie die bij de voorbereiding en de uitvoering van haar werkzaamheden gebruik maakt van fractiemedewerkers en/of secretariële ondersteuners, wordt uit de provinciale kas bovendien een jaarlijkse bijdrage verleend naar rato van de omvang van de fractie.Het personeelsbudget waarop een fractie jaarlijks aanspraak kan maken wordt berekend volgens navolgende verdeelsleutel (prijspeil 01-01-2016):
Per fractie wordt een jaarlijkse bijdrage verleend ten behoeve van het werkgeversaandeel in de pensioenvoorzieningen en ziektekostenverzekeringen voor de fractieondersteuning.Het budget dienaangaande waarop een fractie aanspraak kan maken wordt berekend volgens de volgende verdeelsleutel (prijspeil 01-01-2016):
Artikel 4 Verandering zeteltal en splitsing of samenvoeging fractie
Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode kunnen gedurende deze periode aan de betrokken fracties tezamen niet meer bijdragen worden verleend dan het voor de oorspronkelijke fractie geldende maximum-budget, dat wordt verdeeld naar evenredigheid van de aantallen bij de splitsing betrokken leden.
In afwijking van het in lid 1 bepaalde wordt in het jaar waarin verkiezingen van provinciale staten plaats vinden, het bedrag van de eerste termijn berekend over de periode tot en met de dag waarop de oude statenleden aftreden; de tweede termijn wordt berekend over de resterende periode van het jaar.
In het geval dat op verzoek van een fractie de salarisadministratie van de betreffende fractiemedewerkers en –ondersteuners door de provincie wordt uitgevoerd, zendt het hoofd van de financiële administratie van de provinciale dienst vóór 1 februari na afloop van het kalenderjaar aan de penningmeester van de fractie een overzicht van de door hem gedane betalingen.
Een externe accountant verstrekt uiterlijk 1 juni na afloop van het kalenderjaar een rapport van feitelijke bevindingen en brengt daarin verslag uit aan provinciale staten. Een fractie verschaft te allen tijde inzage in de administratie en daarbij behorende stukken voor zover dit nodig is voor een beslissing over het vaststellen van de bijdrage.
Provinciale staten stellen na ontvangst van het verslag van feitelijke bevindingen van de accountant en na daarover advies te hebben ingewonnen bij het presidium, per fractie de bedragen vast van de definitieve bijdragen en de hoogte van de eventueel teveel ontvangen voorschotten. De definitieve vaststelling vindt plaats uiterlijk 1 oktober van het jaar volgend op het jaar waarop de bijdrage betrekking heeft.
Indien een fractie niet aan de vereisten - zoals opgenomen in artikel 2, lid 1, en in artikel 7, lid 1, 2, 3 en 5 - voldoet, wordt de uitkering van de halfjaarlijkse termijnen onverwijld stopgezet.
Artikel 9 ICT voorzieningen fractieondersteuning
Per fractie wordt desgewenst één computer met toebehoren in verband met werkzaamheden voor de fractie en ten laste van de provinciekas beschikbaar gesteld voor functioneel gebruik in de fractiekamer in het provinciehuis, alsmede één computer ten behoeve van één fractiemedewerker, onder voorwaarde dat een bruikleenovereenkomst met de provincie Fryslân wordt afgesloten.
Artikel 10 ICT voorziening voor niet-statenleden benoemd tot lid van een statencommissie
Als een eerst opvolgend statenlid besluit af te zien van een lidmaatschap als niet-statenlid van een statencommissie en vervolgens het daarop volgend statenlid als zodanig door de fractie wordt voorgedragen en door provinciale staten benoemd, wordt deze laatste voor de toepassing van deze regeling beschouwd als het eerst opvolgend statenlid.
Artikel 11 Ambtelijke bijstand
De voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslaging en de besluitvorming van provinciale staten is primair een taak van de fractieondersteuning. Wordt daarvoor bijstand en ondersteuning vanuit de provinciale dienst gewenst geacht, dan wordt het desbetreffende verzoek door tussenkomst van de griffier van provinciale staten en de algemeen directeur/ provinciesecretaris voorgelegd aan gedeputeerde staten.
Algemeen.Op grond van de artikelen 93 t/m 96 van de Provinciewet hebben de individuele leden van provinciale staten als zodanig recht op een aantal vergoedingen en tegemoetkomingen. De nadere uitwerking daarvan is vastgelegd in een Algemene maatregel van Bestuur dan wel een provinciale verordening.
Naast de hierboven vermelde individuele geldelijke voorzieningen, is in artikel 33 van de Provinciewet geregeld dat provinciale staten en elk van hun leden recht op ambtelijke bijstand hebben en dat in provinciale staten vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. Genoemd artikel regelt tevens dat provinciale staten met betrekking tot ambtelijke bijstand en fractieondersteuning een verordening vaststellen. Deze vergoedingen zijn gebaseerd op de gedachte dat het goed functioneren van de fracties ten goede komt aan het democratisch functioneren van de staten en daarmee tevens dienstig is aan het algemeen provinciaal belang. De hierboven genoemde voorzieningen zijn geregeld in de verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân. Deze verordening is op 14 december 2005 door provinciale staten vastgesteld. In die verordening is toen de besluitvorming door provinciale staten van 19 juni 2002 en 7 oktober 2003 in verband met de invoering van het duaal bestuur, een en ander voor zover die besluiten betrekking hebben op fractieondersteuning, vastgelegd. In 2007 is deze verordening opnieuw vastgesteld. In de verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2007 is de verdeelsleutel zoals opgenomen in artikel 3, lid 2 gewijzigd in verband met de vermindering van het aantal statenleden van 55 naar 43 per 7 maart 2007. Daarnaast is artikel 6 uitgebreid met een bepaling betreffende de terugbetaling van de reserve van een fractie die na een verkiezing van provinciale staten niet terugkeert in provinciale staten. Tenslotte is in de toelichting op artikel 2, betreffende de bestedingsdoeleinden fractiebudget, een aantal niet toelaatbare bestedingen toegevoegd. In 2010 is de verordening opnieuw herzien. Toen is de toerekening van renteopbrengsten verduidelijkt en is meer duidelijkheid gegeven over de kosten die kunnen worden gedeclareerd. Thans zijn in de verordening de bestedingsdoeleinden verder verduidelijkt en zijn artikel 3 over fractiebijdrage en bijdrage fractieondersteuning, artikel 6 over reserves en artikel 7 over verantwoording vereenvoudigd en verduidelijkt. Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Fractiebijdrage Dit artikel bevat de grondslag op basis waarvan de fractievergoedingen worden toegekend. Evenals de overige vergoedingen en tegemoetkomingen aan statenleden, komen de fractievergoedingen ten laste van de provinciale kas. In het tweede lid is opgenomen dat de bijdrage slechts kan worden toegekend aan een stichting die als enig statutair doel heeft de ondersteuning van een fractie.
Artikel 2 BestedingsdoeleindenDit artikel stelt regels aan de bestedingsvrijheid van de fracties. Uitgangspunt is dat het fractiebudget uitsluitend bestemd is voor het functioneren van de fractie als geheel en dat de fracties in principe vrij zijn in de besteding van de fractievergoedingen, met uitzondering van enkele expliciet vermelde uitzonderingen. De uitzonderingen hebben betrekking op uitgaven die strijdig zijn met de wet dan wel niet rechtstreeks voortvloeien uit de werkzaamheden van de fractie als zodanig.
In dit artikel wordt onder b tot uitdrukking gebracht dat ten laste van de provinciale kas geen bijdragen in enigerlei vorm worden verstrekt aan politieke partijen. Het gaat hierbij om de uitwerking van het uitgangspunt dat de in de staten vertegenwoordigde partijen zichzelf terwille van de zuiverheid in de politiek geen bijdragen schenken.
De onder d bedoelde uitzondering heeft als strekking dubbele vergoedingen te voorkomen. Dit kan met name aan de orde zijn bij vergoeding die statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn, ontvangen of kunnen aanvragen op basis van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden of de Verordening rechtspositie.
Zo ontvangen statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn op grond van het Rechtspositiebesluit een vaste onkostenvergoeding voor aan het statenlidmaatschap verbonden kosten. Deze onkostenvergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten: - representatie - vakliteratuur - contributies, lidmaatschappen - telefoonkosten - bureaukosten, porti - zakelijke giften - bijdrage aan fractiekosten - ontvangsten thuis - excursies
Voorts zijn op basis van de Verordening rechtspositie budgetten beschikbaar voor scholingen en het bezoeken van congressen, seminars en symposia en zijn voorzieningen getroffen voor aanschaf van een PC.
Statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn, ontvangen een vergoeding voor reis- en verblijfkosten voor het bijwonen van staten- en commissievergaderingen en voor reizen op initiatief van de provincie uit de onkostenvergoeding voor individuele statenleden, zoals vastgelegd in de verordening Rechtspositie. Om dubbele vergoedingen voor dezelfde kosten te voorkomen, kunnen deze niet ten laste worden gebracht van het budget fractiebijdrage. Uit een arrest van de Hoge Raad van 21 december 2012 valt op te maken dat door statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn, gemaakte reis- en verblijfkosten ten behoeve van fractieactiviteiten, zoals bijvoorbeeld een door de fractie georganiseerde vergadering, een werkbezoek van de fractie of een fractiedag ook niet ten laste van het budget fractiebijdrage kunnen worden gebracht. Deze kosten vallen eveneens binnen de vergoedingsmogelijkheden van artikel 6 van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden.
Aan artikel 2 zijn enkele uitzonderingsgronden voor besteding van de fractiebijdrage en de bijdrage fractieondersteuning toegevoegd. Deze uitzonderingsgronden komen in de plaats van het normenkader dat eerder werd gehanteerd, om op deze manier meer duidelijkheid te scheppen over (on)geoorloofde bestedingsdoeleinden.
Voorts is aan het eerste lid onder e toegevoegd dat de bijdrage niet voor besteding aan eigen bedrijf of partners familieleden kan worden gebruikt. Hiermee wordt (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen. Onder partners worden naast echtgenoten en geregistreerde partners ook partners waar langdurig mee wordt samengeleefd begrepen.
Onder f en g zijn uitzonderingsgrond betreffende verkiezingsactiviteiten toegevoegd, ter versterking van de uitzonderingsgrond onder b. Uitzonderingsgrond f bepaalt dat activiteiten die zijn gericht op de verkiezingen van provinciale staten niet uit de fractiebijdrage kan worden bekostigd.
Onder h is opgenomen dat fractie weliswaar de kosten voor fractiebijeenkomsten kunnen declareren, maar dat in het programma een duidelijke relatie met het statenwerk voor de provincie Fryslân aanwezig moet zijn. In sommige gevallen zal aan een fractiebijeenkomst ook een sociale component zijn gekoppeld. De uitzonderingsgrond onder h staat hier niet aan in de weg, maar geeft aan dat aan een fractiebijeenkomst in ieder geval een substantieel inhoudelijk programma ten grondslag moet liggen.
Het tweede lid van dit artikel verleent de voorzitter van provinciale staten de bevoegdheid om bij twijfel te beslissen of een bepaalde uitgavenpost strijdig is met dit uitgangspunt. Dit artikellid houdt impliciet de bevoegdheid in voor de voorzitter van provinciale staten om bij twijfel over de juistheid van de besteding na overleg met het presidium, nadere inlichtingen te vragen aan een fractie.
Artikel 3 Berekening fractiebijdrage en bijdrage fractieondersteuning De hoogte van de jaarlijkse bijdragen worden in dit artikel vastgelegd. Onderscheid wordt gemaakt in een algemene fractievergoeding (eerste lid) en een specifieke vergoeding voor fractieondersteuning (tweede lid).
Bij de in het tweede lid bedoelde bijdrage gaat het nadrukkelijk om ondersteuning van de fractie als zodanig met als doel dat de fractieleden de gelegenheid hebben zich zelf zoveel mogelijk voor het statenwerk vrij kunnen maken. Daarin past derhalve niet dat statenleden zelf tevens fractiemedewerker van hun eigen fractie zijn (en daarmee als het ware hun eigen werkgever). Een en ander zou bovendien strijdig zijn met artikel 96, eerste lid, van de Provinciewet. Dit wetsartikel bepaalt uitdrukkelijk dat de leden van provinciale staten of van een commissie buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de provincie ontvangen. Mutatis mutandis geldt dit uiteraard ook voor eerst-opvolgende statenleden die als niet-statenleden in een statencommissie zijn benoemd en als zodanig daarin rechtens als statenleden fungeren. In artikel 3 is dat nu expliciet aangegeven. Tevens is toegevoegd dat partners en familieleden zijn uitgesloten. Dit om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. De in dit tweede lid genoemde bedragen zijn uitgesplitst naar een bedrag voor inhoudelijke ondersteuning en een bedrag voor secretariële ondersteuning. Doorgaans zal daartoe met medewerkers een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht worden afgesloten. In voorkomende gevallen kan een overeenkomst van opdracht worden afgesloten met een zgn. ZZP’er voor bijvoorbeeld tijdelijke vervanging. Ook is het mogelijk uit dit budget kosten voor het sluiten van (externe) onderzoekovereenkomsten met bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onderzoeksbureaus en voor stagevergoedingen op basis van een stage-overeenkomst te voldoen. Het budget voor fractieondersteuning is niet bedoeld voor incidentele opdrachten zoals bijvoorbeeld de bouw van een website. Hiervoor kan eventueel de fractiebijdrage worden aangewend. Daarnaast kunnen uit het beschikbare budget voor fractieondersteuning ook de kosten samenhangend met secundaire arbeidsvoorwaarden worden betaald, te weten kinderopvang, verhuiskosten, reis- en verblijfkosten, arbo en opleiding. Andere kosten kunnen uitsluitend in overleg met de griffier en na goedkeuring van het presidium, ten laste worden gebracht van het budget voor fractieondersteuning. Indien het specifieke budget voor fractie-ondersteuning hiervoor niet toereikend is, moet de algemene fractiebijdrage worden aangewend.
Dit betekent ook dat kosten voor de inzet van vrijwilligers ten laste van het budget fractiebijdrage dienen te worden gebracht. Voor vrijwilligers geldt dat de vergoeding van hun werkzaamheden maximaal €150,- per maand en/ of maximaal €1500,- per jaar mag bedragen om onder de vrijwilligersregeling te vallen. Indien aan vrijwilligers een hogere vergoeding wordt betaald, moet mogelijk loonheffing ingehouden worden en moet een urenadministratie worden bijgehouden die voldoet aan de vereisten die de belastingdienst hieraan stelt. Het derde lid is een weergave van uw besluit van 7 oktober 2003 waarbij u heeft besloten om als aanvulling op het reeds beschikbaar gestelde budget voor fractieondersteuning een extra structureel budget beschikbaar te stellen van € 100.000, bestemd voor het werkgeversaandeel in de pensioen- en ziektekostenverzekering van de fractiemedewerkers. Dit budget wordt niet geïndexeerd, in tegenstelling tot de budgetten genoemd in de leden 1 en 2 van artikel 3.
Het vierde lid van dit artikel regelt het recht op vergoeding ingeval in de loop van het kalenderjaar na statenverkiezingen een nieuwe fractie toetreedt tot de staten dan wel een bestaande fractie daaruit verdwijnt.
Artikel 4 Verandering zeteltal en splitsing of samenvoeging fractieIn het algemeen zal de in het eerste lid van dit artikel bedoelde wijziging in het aantal fractieleden zich voordoen nadat verkiezingen hebben plaats gevonden. In dat geval gaat de verandering van het budget in op dag waarin de gekozenen worden beëdigd. De situatie die in het tweede lid wordt geregeld kan zich per definitie alleen voordoen na statenverkiezingen. Het derde lid heeft betrekking op de situatie dat tijdens de zittingsperiode in een fractie een breuk optreedt en het uittredend lid c.q. de uittredende leden hun zetel(s) niet ter beschikking stellen maar een zelfstandige (nieuwe) fractie gaan vormen. Dit artikellid regelt welk aandeel van de aan de oorspronkelijke fractie toekomende vergoedingen rechtens toekomt aan de oude en de nieuw ontstane fractie. Dit artikellid is gebaseerd op het uitgangspunt dat interne afsplitsingen van fracties tijdens de zittingsperiode geen aanleiding kunnen vormen voor extra fractievergoedingen ten laste van de provinciale kas. Het vierde lid stelt regels rondom de situatie dat tijdens de zittingsperiode 2 of meer fracties worden samengevoegd. Uiteraard wordt na de volgende verkiezingen de fractie van elke democratisch gekozen partij de hen volgens deze regeling toekomende vergoeding normaal toegekend.
Artikel 5 Voorschotten Uitkering van de vergoeding vindt plaats aan de penningmeester van de fractie en niet aan de penningmeester van de vertegenwoordigde partij. Dit hangt samen met het karakter van de vergoeding die uitsluitend bestemd is voor fractiewerkzaamheden en sluit aan bij de in artikel 2, lid 1, sub b omschreven voorwaarden.
Het tweede lid van dit artikel is opgenomen in verband met de situatie in het jaar waarin statenverkiezingen plaatsvinden. Om ongewenste verrekening als gevolg van gewijzigde verhoudingen in de staten te voorkomen, wordt in dat jaar de eerste termijn berekend tot de dag waarop de nieuwe statenleden worden beëdigd. Hiermee wordt aangesloten bij artikel 4, lid 1 van deze regeling.
Het derde lid geeft uitdrukking aan het specifieke karakter van de bijdrage voor fractieondersteuning. Anders dan de algemene fractiebijdrage als bedoeld in artikel 3, lid 1, wordt de bijdrage voor fractieondersteuning slechts toegekend wanneer en voor zover de kosten daarvoor ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Dit laatste moet blijken uit een door de penningmeester aan het eind van het jaar in te dienen declaratie. De in artikel 3, lid 2 vermelde bedragen zijn maximale bedragen. Het vierde lid heeft betrekking op de situatie dat een fractie heeft besloten gebruik te maken van de door de provincie geboden faciliteit om de salarisadministratie en de uitbetaling van de salarissen aan de fractiemedewerkers en –ondersteuners voor zijn rekening te nemen. In dat geval is overheveling van de specifieke fractievergoeding als bedoeld in artikel 3, lid 2 niet nodig, maar betaalt de provincie op verzoek van de penningmeester van de fractie de salarissen van de fractiemedewerkers en –ondersteuners rechtstreeks ten laste van het hiervoor beschikbaar gestelde budget. Het spreekt vanzelf dat deze betalingen het voor de betreffende fractie beschikbaar gestelde budget nooit kunnen overschrijden. In geval van een eventuele overschrijding dient terugbetaling van de te veel door de provincie gedane betalingen plaats te vinden. Indien de fractiebijdrage ex artikel 3 lid 1 of de ontstane reserve toereikend is, kan dit hieruit betaald worden.
Artikel 6 ReservesIn dit artikel zijn de regels rond de vorming van reserves vastgelegd. Het doel van dit artikel is om de opbouw van omvangrijke reserves tegen te gaan, maar om de stichtingen toch in de gelegenheid te stellen om schommelingen in inkomsten en uitgaven op te kunnen vangen. In het tweede lid van artikel 6 is vastgelegd dat jaarlijks 10% van de fractiebijdrage aan de reserve mag worden toegevoegd. In het derde lid wordt een limiet gesteld aan het jaarlijks cumuleren van de reserve.
Het volgende rekenvoorbeeld kan dit verduidelijken.
Dit rekenvoorbeeld gaat uit van een fractie met zes statenleden. De beginstand van de reserve is 0. Er wordt gerekend met een jaarlijkse indexatie van de fractiebijdrage van 2%. In jaar x ontvangt deze fractie jaarlijks een fractiebijdrage van een vaste bijdrage van € 7.855,69 met een bijdrage per statenlid van € 2434,59. In totaal is de fractiebijdrage in jaar x: € 22463,23. De jaren daarna wordt de bijdrage elk jaar verhoogt met 2%.
De maximale dotatie aan de reserve per jaar is 10% van de fractiebijdrage,
In jaar x doteert de fractie: € 2246,32 In jaar x+1 doteert de fractie: € 2291,25 In jaar x+2 doteert de fractie € 2337,10 In jaar x+3 doteert de fractie: € 2383,82 Dit betekent dat de fractie in jaar x+3 maximaal € 276,78 aan de reserve kan doteren omdat dan de maximale omvang van de reserve van 30% over het onderhavige verslagjaar (zijnde 30% van 23838,20 is € 7151,45) mag zijn.
Naar aanleiding van het rapport van bevindingen inzake het onderzoek naar het frac-tiebudget en de vergoeding voor fractieassistentie 2006 is geconcludeerd dat rente-opbrengsten zouden moeten worden toegerekend aan het fractiebudget. Deze conclusie is vastgelegd in het vijfde lid van artikel 6. Naar aanleiding van het rapport van feitelijke bevindingen inzake financiën Statenfracties over het jaar 2012 is geconcludeerd dat een opsplitsing in de renteopbrengsten van vóór en van na 1 januari 2006 in de praktijk lastig is, aangezien vaak een directe relatie tussen de banksaldi en de reserves ontbreekt. Lid 6, waarin was opgenomen dat de rentebaten over de reserve tot 1 januari 2006 buiten beschouwing blijven is om die reden geschrapt. De navolgende leden van dit artikel zijn vervolgens vernummerd.
In een nieuw lid 9 is ter verduidelijking opgenomen dat bij samenvoeging van twee of meer fracties, de reserves van de daarvoor afzonderlijke fracties worden samengevoegd.
In de bepaling zoals opgenomen in lid 10 is een termijn van vier maanden opgenomen, zodat een fractie waarvan het statenlidmaatschap is beëindigd, voldoende tijd heeft om aan haar lopende financiële verplichtingen te voldoen.
Artikel 7 Verantwoording Naar aanleiding van het rapport van feitelijke bevindingen inzake financiën Statenfracties over het jaar 2012 is in artikel 7 verduidelijkt dat een Rapport van Feitelijke Bevindingen vereist is, waarbij de te toetsen aspecten in lid 6 gespecificeerd zijn. De bepalingen gaan uit van een zo groot mogelijke openheid in de besteding van de vergoedingen. Daarin past het afleggen van verantwoording over de gedane uitgaven. Naar aanleiding van het rapport van bevindingen inzake het onderzoek naar het fractiebudget en de vergoeding voor fractieassistentie 2006 is afgesproken dat declaraties van statenleden door de penningmeester en de fractievoorzitter moeten worden getekend. Ingeval een penningmeester kosten declareert dient de fractievoorzitter en (zo mogelijk) een ander fractielid deze af te tekenen.
De specifieke werkzaamheden, uitmondend in een rapport van feitelijke bevindingen worden uitgevoerd door een extern accountant, zijnde niet de accountant die belast is met de controle van de provinciale jaarrekening. De statengriffier regelt dat de accountant met betrekking tot de door de fracties ingediende verantwoordingen, genoemde werkzaamheden uitvoert. De accountant stuurt het rapport van feitelijke bevindingen aan provinciale staten. In het vijfde lid is vastgelegd dat het rapport van feitelijke bevindingen uiterlijk 1 juni na afloop van het betreffende kalenderjaar beschikbaar is. Voorwaarde hierbij is vanzelfsprekend wel dat de verantwoordingsstukken tijdig en compleet zijn aangeleverd. Provinciale staten stellen vervolgens uiterlijk 1 oktober van het jaar gevolgd op het jaar waarop de bijdrage betrekking heeft de definitieve bijdragen en de hoogte van eventueel teveel ontvangen voorschotten vast.
Naar aanleiding van het rapport van feitelijke bevindingen inzake financiën Statenfracties over het jaar 2012 is geconcludeerd dat bij het afleggen van verantwoording, het toepassen van het baten- en lastenstelsel de voorkeur verdient. Bij het baten- en lastenstelsel worden de baten en lasten verantwoord in het jaar waar ze betrekking op hebben. Dit stelsel biedt minder mogelijkheden voor resultaatbeïnvloeding en vergemakkelijkt de aansluiting met andere (fractie-)verantwoordingen. Dit is opgenomen in lid 3. Het Verantwoordingsmodel (bijlage 1) is hier op afgestemd.
Zoals de penningmeesters van de fracties verantwoording dienen af te leggen over de door hen ten laste van de voorschotten gedane uitgaven in verband met fractie-ondersteuning, ligt het voor de hand dat het hoofd van de financiële administratie tijdig een overzicht verstrekt aan die penningmeesters die hun salarisadministratie aan de provincie hebben uitbesteed. Dit is in lid 4 geregeld.
Artikel 8 Sancties Behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 9 en 10 ICT voorzieningen Het beschikbaar stellen van ICT voorzieningen komt ten laste van de provinciekas. Het betreft hier voorzieningen die in bruikleen worden gegeven, d.w.z. dat deze eigendom blijven van de provincie. Voor fractieondersteuners die gebruik maken van deze mogelijkheid sluit de fractie daartoe een bruikleenovereenkomst af met de provincie. Extra wensen van de gebruiker met betrekking tot de installatie (extra aansluitingen, wanddozen, kabel etc.) worden bij de gebruiker in rekening gebracht. De fractie wordt eigenaar van het afgesloten abonnement. Extra wensen ten aanzien van de p.c.-configuratie zelf kunnen om praktische en organisatorische redenen niet worden gehonoreerd. Er wordt een standaard desktop- of laptop configuratie geleverd.
Aan het aantal beschikbaar te stellen computers is aan een maximum gebonden. Met de wijziging van artikel 3, lid 2, wordt de eerdere koppeling met dit artikel losgelaten. De gehanteerde verdeelsleutel blijft wel gehandhaafd en is voor de volledigheid opgenomen in artikel 9, lid 2.
Bij tussentijds vertrek van de fractieondersteuner levert deze de in bruikleen gegeven configuratie in bij de provincie. De provincie installeert vervolgens een configuratie bij de opvolger van de fractieondersteuner.
Artikel 11 Ambtelijke bijstandVolgens artikel 33, derde 3, Provinciewet moeten provinciale staten met betrekking tot de ambtelijke bijstand - en ondersteuning - van de in provinciale staten vertegenwoordigende fracties een verordening vaststellen. Gezien de koppeling in de Provinciewet tussen fractieondersteuning en ambtelijke bijstand, is gekozen om de ambtelijke bijstand in de voorliggende verordening te regelen.
In de Statenvergadering van 20 maart 2003 is reeds een aantal spelregels afgesproken betreffende de ambtelijke ondersteuning van provinciale staten. Deze afspraken zijn integraal overgenomen in de navolgende toelichting bij artikel 11. Ook in het duale bestel kan en zal het voorkomen dat statenfracties of afzonderlijke statenleden een beroep doen op de provinciale dienst voor informatie of ondersteuning. De fractie-ondersteuning, hoezeer ook uitgebreid, kan immers het potentieel van deskundigheid in de dienst niet evenaren. Verder zal juist een actieve en alerte fractie-ondersteuning fracties meer dan voorheen op het spoor kunnen zetten van het vergaren van relevante informatie en van politieke en beleidsinitiatieven, hetgeen ook strookt met de intenties van de dualisering. Dat kan een behoefte aan informatie en ondersteuning met zich meebrengen waaraan de fractie-ondersteuning zelf niet geheel kan voldoen.
In het algemeen zal de dienst responsief moeten zijn jegens verzoeken vanuit provinciale staten, immers ook een provinciaal orgaan. Daarbij gelden twee randvoorwaarden: de collegeleden moeten voldoende geïnformeerd zijn om hun politieke verantwoordelijkheid te kunnen dragen, en verzoeken om informatie en ondersteuning moeten kunnen worden ingepast in de werkplanning van de dienst. Om van daar uit werkbare spelregels te ontwikkelen is het zaak om de verschillende categorieën van verzoeken vanuit de staten in beeld te brengen en te onderscheiden. Er kan sprake zijn van:
- vragen van politieke aard of over aangelegenheden waarover nog geen besluit hebben genomen; - vragen om feitelijke en “technische” informatie van beperkte en incidentele aard; - meer complexe vragen om (nog steeds) “technische” informatie die naar het zich laat aanzien de werkplanning van het desbetreffende dienstonderdeel zullen beïnvloeden; - verzoeken om ondersteuning bij de voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslagingen en de besluitvorming van provinciale staten; - verzoeken om beschikbaarstelling van een rapport of een ander document.
In relatie tot elk van deze categorieën wordt in het navolgende een aantal spelregels ontwikkeld.
Spelregels 1. Wanneer statenleden zich tot de dienst wenden met vragen van politieke aard of over aangelegenheden waarover nog geen besluit hebben genomen worden zij door de desbetreffende medewerker doorverwezen naar de verantwoordelijke portefeuillehouder of diens/haar voorlichter. 2. Vragen om feitelijke en “technische” informatie van beperkte en incidentele aard worden door de dienst zonder meer beantwoord. Statenleden kunnen daartoe rechtstreeks contact opnemen met de desbetreffende medewerker. Als regel geldt dat het contact met een statenlid door de medewerker achteraf aan de betrokken portefeuillehouder wordt gemeld. Dat kan achterwege worden gelaten als het om zeer feitelijke detailinformatie gaat, zoals bijvoorbeeld data en tijdstippen van vergaderingen.
3. Meer complexe vragen om nog steeds feitelijke en “technische” informatie die naar het zich laat aanzien de werkplanning van het desbetreffende dienstonderdeel zullen beïnvloeden worden aan de statengriffier voorgelegd. De statengriffier treedt bij zijn beoordeling niet in de politieke opportuniteit van het verzoek. De statengriffier overlegt met de algemeen directeur/provinciesecretaris over de vorm en de wijze van de beantwoording van het verzoek. De betrokken portefeuillehouder wordt ingelicht. Zo nodig kunnen gedeputeerde staten ter zake een beslissing nemen. 4. De voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslaging en de besluitvorming van de staten is primair de taak van de fractie-ondersteuning. Wordt daarvoor bijstand en ondersteuning vanuit de dienst gewenst geacht, dan wordt het desbetreffende verzoek door tussenkomst van de statengriffier en de algemeen directeur voorge-legd aan gedeputeerde staten.
5. Een verzoek van een statenlid om beschikbaarstelling van een rapport of ander document wordt, met inachtneming van de bepalingen van de Wet openbaarheid van bestuur, altijd gehonoreerd, tenzij er sprake is van een door GS als geheim bestempeld stuk. In dat geval is beschikbaarstelling alleen mogelijk met instemming van gedeputeerde staten.
Bij een concreet verzoek van meer omvangrijke en complexe aard zal het niet altijd zonder meer duidelijk zijn of geval 3 of geval 4 aan de orde is. In de praktijk zal er vaak sprake zijn van een glijdende schaal en van tussenvormen. Met een “geval 3” bezig zijnd, kan de dienst gaandeweg “verzeild raken” in een “geval 4”. Bijvoorbeeld: ordening en rubricering van “feitelijke” informatie (wat op zichzelf veelal onvermijdelijk is) kan een belangrijke opstap vormen naar beleidscriteria en kaderstelling. Het is met name aan de statengriffier om bij zijn beoordeling hierin lijnen te trekken en zo een soort “jurisprudentie” op te bouwen. In samenhang daarmee heeft het overleg statengriffier-algemeen directeur/provinciesecretaris een belangrijke “wisselwachtersfunctie” terzake. Verder zal de dienst hierin politiek-bestuurlijk alert en waakzaam moeten zijn.
Artikel 12 Slotbepalingen Blijkens artikel 12 , eerste lid, is de statengriffier belast met de uitvoering van deze verordening. Uitzonderingen hierop zijn de gevallen als bedoeld in de artikel 2, lid 2, alwaar de voorzitter van provinciale staten, na overleg met het presidium, als beslisorgaan is aangewezen, en artikel 6, zesde lid, en artikel 7, zevende lid, alwaar provinciale staten als beslisorgaan zijn aangewezen. In één geval, artikel 7, tweede lid, is het presidium aangewezen als beslisorgaan (vaststellen verantwoordingsmodel).
Bijlagebijlagen/file/VO ondersteuning Statenfracties 2014_Bijlage 1_verantwoordingsmodel fractievergoedingen.pdf