Organisatie | Assen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening bestuurscommissie Plateau |
Citeertitel | Verordening bestuurscommissie Plateau |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | onderwijs |
Eigen onderwerp |
Nieuwe regeling
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-11-2014 | Technische wijziging | 23-10-2014 | R00582 | ||
01-03-2014 | 11-11-2014 | Nieuwe regeling | 13-02-2014 | BB 00007 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
de raad : de gemeenteraad van Assen;
het college : het college van burgemeester en wethouders van Assen;
WPO : de Wet op het Primair Onderwijs;
WEC : De Wet op de Expertise Centra;
de commissie : de bestuurscommissie vanuit de raad conform artikel 83 Gemeentewet
voor het openbaar primair (speciaal) onderwijs in Assen
de school/scholen : de school/scholen als bedoeld in artikel 1 WPO en artikel 1 WEC
Artikel 2 Doelstelling, belangen en grondslag
De commissie heeft als doelstelling het behartigen van onderwijs aan de scholen onder haar bestuur op een dusdanige wijze dat de openbare grondslag en voldoende kwaliteit wordt gewaarborgd. De realisatie van deze doelstelling geschiedt met inachtneming van artikel 46 WPO: het karakter van het openbaar onderwijs.
De commissie voorziet in de materiële en personele behoeften van de scholen binnen de daartoe door de raad vastgestelde begroting, gelden die door de raad in het kader van het lokaal onderwijsbeleid beschikbaar zijn gesteld, schenkingen en legaten door derden, alsmede alle andere wettelijke baten.
De commissie beschikt over de volgende bevoegdheden:
het deelnemen in samenwerkingsverbanden of privaatrechtelijke rechtspersonen met het uitdrukkelijke voorbehoud dat de bestuurscommissie deelnemer is en hieruit geen verantwoordelijkheid voor de gemeente voortvloeit. Besluiten tot deelnames met financiële risico’s, tenzij wettelijk verplicht zoals het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs, dienen te worden gemeld aan de gemeenteraad.
het aangaan van samenwerkingen met andere partijen ter versterking van de doelstelling van de bestuurscommissie met het uitdrukkelijke voorbehoud dat de bestuurscommissie de samenwerking aangaat en hieruit geen verantwoordelijkheid voor de gemeente voortvloeit. Besluiten tot samenwerking met financiële risico’s dienen te worden gemeld aan de gemeenteraad.
De commissievergaderingen zijn in beginsel openbaar. Op basis van artikel 23 Gemeentewet, tweede lid, kan een vergadering achter gesloten deuren worden gehouden of worden voortgezet, indien een vijfde van de leden of de voorzitter dat nodig acht. De commissie kan besluiten na afloop van de vergadering in besloten kring verder te vergaderen. Hiervan wordt op de agenda melding gemaakt. Artikel 24 Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 13 Openbaarheid van vergaderingen
Op de vergaderingen van de commissie zijn de artikelen 19, tweede lid, 22 en 23, eerste tot en met het vierde lid, van de Gemeentewet van toepassing. Deze artikelen regelen respectievelijk de wijze waarop de voorzitter de leden ter vergadering oproept, de immuniteit van leden die deelnemen aan de beraadslaging, de openbaarheid van vergaderingen en het vergaderen achter gesloten deuren.
Artikel 14 Geheimhouding van stukken
De commissie kan op grond van artikel 86 van de Gemeentewet en artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur besluiten om geheimhouding op te leggen ten aanzien van hetgeen dat achter gesloten deuren is behandeld en de (inhoud van de) stukken aan de commissie zijn overlegd.
Artikel 17 Toezicht door het college en de raad
Het college schorst een besluit van de commissie, als dat naar zijn mening in strijd is met het recht of het algemeen belang. Een besluit tot schorsing wordt binnen veertien dagen na ontvangst van het besluit van de commissie genomen. Van een besluit tot schorsing wordt terstond mededeling gedaan aan de commissie.
De commissie stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de betaalmiddelen. Daarnaast stelt de commissie regels op met betrekking tot de treasury van het geldverkeer en vermogensbeheer. Deze regels sluiten aan bij en zijn overeenkomstig met de uitvoering van het treasurystatuut van de gemeente Assen.
De commissie biedt jaarlijks vóór 1 april een cijfermatige begroting aan het college aan. Vóór 1 oktober biedt de commissie de definitieve beleidsrijke begroting en meerjarenraming met toelichting aan het college aan. Het college biedt de begroting aan der raad aan ter vaststelling. De raad stelt voor 1 januari van het begrotingsjaar de begroting vast.
De commissie biedt jaarlijks vóór 1 juli de jaarrekening met toelichting, voorzien van een accountantsverklaring, aan het college aan. In de toelichting wordt naast een toelichting op de cijfers ook een toelichting gegeven op de naleving van de code voor goed bestuur. Het college biedt uiterlijk 1 september de jaarrekening aan de raad aan ter instemming/goedkeuring.
In dit artikel worden de meest voorkomende afkortingen toegelicht.
Doelstelling, belangen en grondslag
Artikel 46 WPO bepaalt het volgende:
3.Openbaar onderwijs wordt gegeven met eerbiediging van ieders godsdienst of levensbeschouwing.’
Dit artikel bepaalt welke middelen de bestuurscommissie tot haar beschikking heeft bij de uitvoering van haar taken en bevoegdheden uit artikel 4 en 5 van de verordening.
De bestuurscommissie is het bevoegd gezag en in die hoedanigheid eerst verantwoordelijke voor de kwaliteit van het onderwijs, rechtmatige besteding van de middelen, goed personeelsbeleid etc. De bestuurscommissie ontvangt de expliciete opdracht om zorg te dragen voor kwalitatief goed onderwijs op al haar scholen. Als indicator voor deze opdracht wordt gehanteerd het aantal scholen dat onder het ‘basisarrangement toezicht’ van de Inspectie van het Onderwijs valt. De opdracht aan bestuurscommissie wordt daarmee al haar scholen aan de minimale vereisten van het basisarrangement van de Inspectie van het Onderwijs te laten voldoen.
De bestuurscommissie heeft alle bevoegdheden die de WPO en WEC aan het bevoegd gezag toekent, tenzij daar in de verordening van wordt afgeweken. In deze verordening zijn geen uitzonderingen gemaakt.
In de huidige tijd wordt samenwerking tussen verschillende instellingen van steeds groter belang om de kinderen de beste ontwikkelingsstart mee te geven richting de toekomst. Daarom is sinds 2014 lid 4 en 5 opgenomen in dit artikel. Plateau krijgt hiermee de bevoegdheid om zelfstandig deel te nemen in samenwerkingsverbanden of privaatrechtelijke rechtspersonen of een samenwerking met andere partijen aan te gaan. Hierbij gelden twee voorbehouden: a) de bestuurscommissie is deelnemer/samenwerkingspartner, de gemeente is op geen enkele wijze verantwoordelijk danwel aansprakelijk en b) besluiten tot deelnames/samenwerkingen met financiële risico’s dienen te worden gemeld aan de gemeenteraad. De bestuurscommissie blijft een commissie van de gemeenteraad en in die hoedanigheid kan de gemeenteraad in het uiterste geval opdraaien voor de financiële risico’s indien de bestuurscommissie hier niet (meer) aan kan voldoen.
De deelname aan het Samenwerkingsverband is uitgesloten van melding aan de gemeenteraad omdat dit een wettelijke verplichting betreft.
De leden van de bestuurscommissie worden geworven door de commissie zelf en voorgedragen aan de gemeenteraad. De gemeenteraad benoemt de leden van de commissie. Aanvullend op de verordening uit 2011 is in dit artikel toegevoegd dat de commissie streeft naar een spreiding van onderwijskundige, financiële en overige relevante deskundigheden op het terrein van de commissie. De bestuurscommissie bestuurt op hoofdlijnen, zie de toelichting onder artikel 16. Als eindverantwoordelijke wordt het van belang geacht dat de commissie affiniteit heeft met het onderwijs en dat er verschillende deskundigheden in de commissie aanwezig zijn om het openbaar onderwijs zo goed mogelijk vorm te kunnen geven.
De periode van vier jaar is in 2002 zo vastgesteld en blijkt goed te werken.
De leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat hun opvolgers zijn benoemd, hierdoor blijft de continuïteit van de commissie gewaarborgt. Dit lid is niet van toepassing wanneer het lidmaatschap is vervallen of het lid is ontslagen op grond van artikel 9 lid 3 van de verordening.
Het college is bevoegd om een lid van de commissie te schorsen indien er naar haar oordeel in ernstige mate door handelen of nalaten daarvan afbreuk dot aan het functioneren van de commissie. Dit besluit wordt aan de raad voorgelegd ter toetsing en de raad besluit of de schorsing standhoud en zo ja welke gevolgen dit heeft. De gemeenteraad is bevoegd om een lid van de commissie te ontslaan.
Dit artikel geeft de basisvereisten voor de werkwijze van de commissie. In haar eigen huishoudelijk reglement bepaalt de commissie de gang van zaken tijdens commissievergaderingen.
Het quorum is niet van toepassing wanneer het een vergadering betreft die is belegd omdat de vorige vergadering wegens onvoldoende quorum niet is geopend.
De leden van de commissie zijn onafhankelijk en stemmen zonder last. Besluiten dienen met volstrekte meerderheid van stemmen te worden genomen en volgens algemeen gebruik wordt over personen schriftelijk gestemd.
Openbaarheid van vergaderingen
Conform artikel 83 lid 4 van de Gemeentewet, die gaat over de instelling van bestuurscommissies, zijn de artikelen over het oproepen van leden, de immuniteit van de leden die deelnemen aan de beraadslagingen, de openbaarheid van de vergaderingen en het vergaderen achter gesloten deuren van overeenkomstige toepassing op de vergaderingen van de commissie.
De commissie kan op grond van artikel 86 van de Gemeentewet en artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur besluiten om geheimhouding op te leggen omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overlegd.
Informatieverschaffing aan de commissie en de raad
Dit artikel bepaalt de informatieverschaffing aan de bestuurscommissie, college en raad. De commissie is verplicht alle informatie te verschaffen waar het college en de raad om vragen. In artikel 17 van der verordening is de ongevraagde informatieverschaffing van de commissie aan de raad geregeld.
De informatieplicht is geen eenrichtingsverkeer, ook het college is verplicht de commissie alle informatie te verschaffen die nodig zijn voor een goed functioneren.
Verhouding raad, college en bestuurscommissie
Bij aanvang van het herijken van de verordening zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:
De eerste vier uitgangspunten zijn ongewijzigd overgenomen in de verordening omdat zij kort en helder de verhoudingen tussen raad, college en bestuurscommissie weergeven. Het vijfde uitgangspunt is in artikel 18 van de verordening verwerkt.
Uitgaande van bovenstaande uitgangspunten worden de posities van bestuurscommissie, raad, griffier, college en ambtelijke organisatie als volgt geëxpliciteerd:
De bestuurscommissie is het bevoegd gezag en in die hoedanigheid eerst verantwoordelijke voor de kwaliteit van het onderwijs, rechtmatige besteding van de middelen, goed personeelsbeleid etc. Door de bestuurscommissie is reeds gekozen voor vergaande mandatering naar de algemeen directeur waardoor een verhouding dagelijks bestuurder – algemeen bestuur ontstaat. Het algemeen bestuur bestuurt op hoofdlijnen en neemt de formele besluiten. De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding aan de organisatie en legt verantwoording over zijn handelen af aan de bestuurscommissie. Deze verdeling is een interne aangelegenheid van Plateau.
De gemeenteraad is intern toezichthouder conform de Wet Goed Onderwijs, Goed Bestuur. Hiermee wordt voldaan aan de scheiding van toezicht en bestuur. De gemeenteraad houdt toezicht op hoofdlijnen en neemt de formele besluiten: vaststellen van begroting/jaarrekening, benoeming/ontslag leden bestuurscommissie en vernietigen van besluiten. Het college heeft in deze zaken in de regel een adviserende rol, maar het staat de gemeenteraad vrij om de bestuurscommissie rechtstreeks te benaderen of stukken op te vragen.
Gelet op de huidige ondersteuning van de bestuurscommissie door het stafbureau wordt voorgesteld de griffier geen andere positie te geven dan nu het geval is. De griffier functioneert als contactpersoon voor de gemeenteraad.
Het college heeft in Assen de positie van ‘uitvoerend toezichthouder’. De gemeenteraad heeft in de verordening de uitvoerende taken op het gebied van toezicht doorgemandateerd aan het college. Het college functioneert daardoor als eerste aanspreekpunt voor de bestuurscommissie en spreekt de bestuurscommissie als eerste aan. Daarnaast voorziet het college de raad van advies bij het nemen van formele besluiten en informeert het college de raad in geval van belangrijke ontwikkelingen.
Tenslotte even kort de aandacht voor de positie van het ambtelijk apparaat. Er is regelmatig ambtelijk contact tussen het stafbureau en de ambtelijke organisatie over uiteenlopende onderwerpen. Op ambtelijk niveau worden de adviezen aan en van het college voorbereid. Binnen de ambtelijke organisatie is één accounthouder openbaar onderwijs die ziet op de relatie tussen het openbaar onderwijs en de gemeente en in die hoedanigheid ook de formele stukken ontvangt.
Toezicht door het college en de raad
In artikel 16 lid 5 van de verordening is bepaald dat de gemeenteraad het toezichthoudend orgaan is en dat de feitelijke uitvoering van het toezicht is gemandateerd aan het college. In artikel 17 van de verordening worden de formele toezichtsbevoegdheden besproken. Het informele toezicht wordt als volgt ingevuld:
Voordat wordt ingegaan op de verschillende onderwerpen zoals benoemd in de quickscan zal eerst het ‘algemene toezichtsregime’ op Plateau worden omschreven.
Het toezicht op Plateau kenmerkt zich door intensieve en frequente ambtelijke en bestuurlijke contacten ondersteunt met (formele) stukken. Tijdens deze contacten wordt in het algemeen de stand van de organisatie besproken en alle onderwerpen die daar onder vallen. De contacten worden ondersteund door de (formele) stukken die Plateau aanlevert: begroting, jaarrekening incl. accountantsverslag en kwartaalrapportages. Gezamenlijk moeten deze zaken een beeld geven van Plateau als organisatie. In de verordening is een aantal bevoegdheden aan de gemeenteraad toegekend om in te grijpen indien nodig. Deze bevoegdheden worden echter als ultimum remedium gebruikt: alleen als de gemeente en Plateau er in onderling overleg niet uitkomen.
Zoals reeds onder 6. is aangegeven, is de bestuurscommissie verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderwijs en houdt de Inspectie van het Onderwijs toezicht op de onderwijskwaliteit. Voorgesteld wordt om in de verordening de expliciete opdracht aan de bestuurscommissie mee te geven om zorg te dragen voor kwalitatief goed onderwijs op al haar scholen. Als indicator voor deze opdracht wordt gehanteerd het aantal scholen dat onder het ‘basisarrangement toezicht’ van de inspectie van het onderwijs valt. De opdracht aan de bestuurscommissie is om al haar scholen aan de minimale vereisten van het basisarrangement van de Inspectie van het Onderwijs te laten voldoen. Deze opdracht is opgenomen in artikel 4 van de verordening.
Toezicht op financiën en bedrijfsvoering
Eén van de basisvoorwaarde voor het kunnen leveren van kwalitatief goed onderwijs is een gezonde financiële positie van de organisatie. Een gezonde financiële positie is tweeledig: enerzijds moet de organisatie ruimte hebben om tegenvallers te kunnen opvangen anderzijds moet de organisatie niet onnodig extra geld oppotten. Dit betreft echter een grijs gebied: wanneer is iets te weinig, voldoende of teveel? Hiervoor is inzicht nodig in de financiën van de organisatie en in de (gevolgen van) ontwikkelingen die op het onderwijs afkomen. Op basis daarvan moeten maatregelen worden genomen om een gezonde financiële organisatie te kunnen zijn/blijven.
De bestuurscommissie is verantwoordelijk voor het financiële beleid van Plateau. Echter mede gelet op de aanbevelingen uit de quickscan wil de gemeente graag inzicht hebben/houden in de financiën en bedrijfsvoering. Dit vraag transparantie op: inkomsten, uitgaven, te verwachten ontwikkelingen, risicoanalyses, te nemen maatregelen en het meerjarenperspectief. De opdracht aan Plateau is om sluitend te begroten en binnen de vastgestelde begroting te werken. De volgende indicatoren worden voor deze opdracht gehanteerd:
Uit de begroting, kwartaalrapportages en jaarstukken moet het verloop van het jaar helder blijken: stand van zaken, meevallers/tegenvallers, geprognotiseerd resultaat, te nemen maatregelen etc. Daarnaast is er sprake van een actieve informatieplicht vanuit beide partijen.
De accountant controleert aan de hand van het controleprotocol van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen of Plateau de haar toegekende middelen rechtmatig heeft besteed. Bij rechtmatige besteding van de middelen volgt een goedkeurende verklaring. De gemeente volgt het oordeel van de accountant inzake de rechtmatigheid.
Toezicht op integer bestuur en naleving code goed bestuur
Het toezicht op integer bestuur en naleving van de code goed bestuur vindt plaats in contacten en gesprekken tussen Plateau en de gemeente. Plateau legt tevens in het jaarverslag verantwoording af over de naleving code goed bestuur en good governance.
De commissie kan beschikken over alle middelen van het Rijk die aan de commissie worden toegekend en is bevoegd uitgaven te doen binnen de vastgestelde begroting. De regels met betrekking tot de financiële administratie betreffen in ieder geval bepalingen over:
In verband met de begrotingscyclus van de gemeente is met de commissie afgesproken dat zij voor 1 april een cijfermatige begroting voor het opvolgende jaar aan het college aanbiedt. Deze wordt verwerkt in de begroting van de gemeente. Omdat de 1 oktobertelling voor het onderwijs van groot belang is in verband met de middelen die de onderwijsinstelling het jaar daarna ontvangt, maakt de commissie na de zomervakantie een beleidsrijke begroting. Om ervoor te zorgen dat de begroting tijdig door de gemeenteraad wordt vastgesteld dient deze begroting voor 1 oktober aan het college te zijn aangeboden (de 1 oktobertelling is dus niet verwerkt). Deze beleidsrijke begroting wordt via de voorjaarsnota verwerkt in de gemeentelijke planning & controlcyclus. Omdat de commissie geen uitgaven kan doen zonder vastgestelde begroting dient de beleidsrijke begroting van de commissie voor 1 januari te zijn vastgesteld door de raad.
Via de jaarrekening en het jaarverslag legt de bestuurscommissie af over het gevoerde beleid en de daarvoor in het verslagjaar ingezette middelen. Uit de jaarrekening blijkende positieve resultaten blijven beschikbaar voor de bestuurscommissie via de ingestelde algemene- en/of bestemmingsreserve. Eventuele tekorten worden gedekt uit deze reserve.
Wanneer het college zich niet kan verenigen met de begroting of jaarrekening treedt zij in overleg met de commissie, hiervan wordt verslag gedaan aan de raad tijdens het aanbieden van de stukken.
Beide partijen binden zich aan de uitspraak van de Algemene Commissie Bezwaarschriften (ACB) van de gemeente Assen in het geval van een geschil in de toepassing van deze verordening.
Tegen besluiten van de commissie kan bezwaar worden aangetekend, de Algemene Commissie Bezwaarschriften van de gemeente Assen adviseert over deze bezwaren.
Voor personele aangelegenheden heeft de gemeente Assen een aparte commissie: de Commissie Rechtspositinele Aangelegenheden. Deze commissie adviseert ook over bezwaren inzake personele aangelegenheden die onder de commissie vallen.
De commissie is algemeen bekend onder de naam Plateau. Derhalve wordt de verordening ook aangehaald als ‘Verordening bestuurscommissie Plateau’.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 oktober 2014