Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Leiden 2014 |
Citeertitel | Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Leiden 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-04-2014 | 23-12-2017 | Nieuwe regeling | 13-03-2014 | RV 14.0026 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
subcommissie: een door de rekenkamercommissie ingestelde commissie bestaande uit een aantal leden van de rekenkamercommissie ten behoeve van de begeleiding van extern uitgevoerd onderzoek. In geval van een regionaal onderzoek kan dat ook een lid van de Leidse rekenkamercommissie zijn die deelneemt in een regionale subcommissie;
De commissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid door het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de commissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, tweede lid
De raad benoemt uit het midden van de commissie de voorzitter en plaatsvervangende voorzitter. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt de plaatsvervangend voorzitter op als voorzitter.
Artikel 6 Ontslag en non-activiteit
Het lidmaatschap van een lid eindigt:
indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld.
De leden van de commissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen.
De commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de Raad.
De commissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren die mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.
De commissie is bevoegd bij instellingen waaraan de gemeente een subsidie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste vijftig procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie betrekking heeft, nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het gemeentebestuur berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de commissie van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen.
Een subcommissie is een bijeenkomst van een deel van de leden van de rekenkamercommissie ten behoeve van de begeleiding van extern uitgevoerd onderzoek. In het reglement van orde van de rekenkamercommissie wordt de definitie van een bijeenkomst van de subcommissie en de wijze van verantwoording naar de raad vastgelegd.
De commissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn in ieder geval degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. Het hoor- en wederhoor heeft betrekking op feitelijke informatie
Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.
In deze modelverordening is gekozen om de begrippen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de Gemeentewet zijn genoemd) niet in artikel 1 op te nemen. Hiermee willen wij voorkomen dat gemeenten in de verordening een eigen definitie hanteren. Wel wordt in deze toelichting uiteengezet wat onder deze termen wordt verstaan. Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten.
Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81o van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze modelverordening is gekozen voor een rekenkamercommissie met uitsluitend externen. De voorzitter wordt uit de leden gekozen. De raad bepaalt zelf hoeveel leden de rekenkamer zal hebben.
De raad benoemt de 5 leden van de commissie. De selectie van de leden vindt plaats op basis van een openbare sollicitatieprocedure. Bij de selectie wordt gezocht naar leden die in Leiden wonen, dan wel op een andere wijze een band met de gemeente Leiden hebben. Daarnaast wordt als criterium gehanteerd dat kandidaten in maximaal 1 andere rekenkamer(commissie|) zitting hebben.
Leden worden voor een periode van vier jaar benoemd, er bestaat een rooster van aftreden zodat aftredende leden nog voor maximaal één periode van vier jaar kunnen worden herbenoemd.
De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen, vloeit voort uit artikel 81g van de Gemeentewet en wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de leden van de rekenkamercommissie.
Artikel 6 Ontslag en non-acitiviteit
Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-actief te stellen in bepaalde situaties.
Artikel 7 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de commissie
In dit artikel is de vergoeding die leden voor hun werkzaamheden ontvangen, vastgelegd. De vergoedingensystematiek voor de voorzitter en leden is in overeenstemming gebracht met alle andere adviescommissies binnen de gemeente waarbij de regeling is een bedrag per bijgewoonde vergadering uit te keren, conform de jaarlijkse circulaire van het ministerie van BZK. Op grond van lid 3 van de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden en fractieondersteuning 2014 heeft de raad, in afwijking van het bepaalde in lid 1, een hogere vergoeding toegekend in verband met de bijzondere beroepsmatige deskundigheid (50% extra). Tevens is vastgelegd dat de vergoeding van de voorzitter wordt vermeerderd met 25%.
Voorgesteld wordt om voor de voorzitter en leden van de Rekenkamercommissie voor de jaren 2015 en 2016 een overgangsregeling te hanteren zodat de hoogte van de vergoeding in twee stappen in 2016 overeenkomstig de gehanteerde vergoedingensystematiek zal zijn. In 2014 blijft de vergoeding nog gelijk aan voorgaande jaren.
Artikel 8 Ambtelijk secretaris
De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren en in het derde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de rekenkamercommissie.
Artikel 9 Onderzoeksmedewerkers
Dit artikel waarborgt de daadwerkelijke beschikbaarheid van voldoende onderzoekscapaciteit met betrekking tot de beschikbaarheid van interne en externe onderzoeksmedewerkers.
Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het reglement van orde moeten/kunnen zaken als de vergoeding, volgorde van aftreden bij een meerhoofdige rekenkamercommissie, verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten enzovoorts geregeld.
Artikel 11 Onderwerpselectie en opdrachtverlening
De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.
Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren.
Daarnaast wordt in dit artikel geregeld dat de rekenkamercommissie ook bij instellingen inlichtingen kan inwinnen, voor zover de baten voor meer dan 50% uit subsidie van de gemeente Leiden afkomstig zijn.
De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.
Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan het College worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden eruit te halen en te corrigeren. Tot slot brengt de rekenkamer een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.
Artikel 13 Het proces rondom de behandeling van rapporten
Over de behandeling van rekenkamerrapporten in de raad is wettelijk niets geregeld. In de Gemeentewet staat alleen dat de rekenkamer al haar rapporten aan de gemeenteraad en het college toestuurt. Hierdoor verschilt de manier waarop een rekenkamerrapport wordt behandeld per gemeente.
Na publicatie wordt een rapport van de rekenkamer aangeboden aan de gemeenteraad. Vervolgens bepaalt het presidium, in overleg met de griffie, wanneer het rapport wordt behandeld en in welke raadscommissie. In eerste instantie wordt het rapport informatief behandeld in een van de raadscommissies waarbij de rekenkamercommissie in de gelegenheid wordt gesteld een toelichting te geven. Leden van de raadscommissie kunnen vragen stellen aan de rekenkamercommissie. Afhankelijk van het onderwerp van het rapport wordt gekeken in welke raadscommissie dit zal zijn. Tevens is er gelegenheid (ook na de presentatie) tot het stellen van technische vragen over het rapport aan de rekenkamercommissie. Vervolgens vraagt de raadscommissie een reactie op het rapport in de vorm van een concept-raadsvoorstel. Binnen zes weken zal het College dit voorstel uitbrengen aan de raadscommissie.
Vervolgens zal in een volgende raadscommissie de inhoudelijke behandeling plaatsvinden aan de hand van een conceptraadsvoorstel inzake het al dan niet overnemen van de aanbevelingen. Tijdens de uiteindelijke behandeling neemt de raad een besluit over het raadsvoorstel. Vervolgens is het aan het college om aan de slag te gaan met het besluit van de raad. De griffie zal toezien op de gang van zaken met betrekking tot de verdere uitwerking en uitvoering van de aanbevelingen.