Organisatie | Renswoude |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening 1999 |
Citeertitel | Archiefverordening |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Algemene Zaken |
Geen
Art. 30, 31 en 32 van de Archiefwet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-08-1999 | 01-07-2017 | Onbekend | 29-06-1999 Heraut, 09.08.1999 | 793 |
De Raad van de gemeente Renswoude;
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 17 juni 1999, nr. 793;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995,
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden,
voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats: verkort aan te halen als:
Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een
archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig
personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting
voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de
gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve
van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen.
Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of
bewerkingen, die zo nodig door het worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De uitvoering van onderzoek en verstrekkingen genoemd onder artikel 13 wordt vanwege de archivaris verricht door medewerkers van de Gemeentelijke Archiefdienst Amersfoort. De daarmee gemoeide kosten worden door die archiefdienst in rekening gebracht volgens het door de gemeente Amersfoort gehanteerde tarief. Deze tariefopbrengsten komen de archiefdienst ten goede.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archief-bescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin die zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de
beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij
geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer
Vastgesteld door de raad van de gemeente Renswoude in de vergadering van 29 juni 1999.
De secretaris, De burgemeester,
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (stb 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (stb 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De verordening bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art.3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats door de gemeente-archivaris. Hoewel deze verordening beperkt is tot zaken, waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995
vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten
moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995)
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen
voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995
nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de
daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 vervallen waarbij het
tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel
bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen
van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel
achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften
gegeven in de Archiefverordening gemeente Renswoude 1996, omdat de gemeenteraad ook de archivaris aanstelt.
Binnen een zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het
gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistratie. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks-en andere overheidsorganen.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij
constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.