Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Oegstgeest 2014

In deze verordening wordt verstaan onder:

Kaderstellen

Het College informeert jaarlijks voor 1 januari de Raad over de inrichting van de planning en controlcyclus voor het nieuwe jaar en de data voor het aanbieden van de producten door het College aan de Raad en het vaststellen door de Raad van de producten van deze cyclus.

• 1.

  De raad stelt zo nodig bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een nieuwe programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b.

    de te leveren prestaties;

  • c.

    de baten en lasten;

  • d.

    de beleidsthema’s.

• 3.

  Het college stelt per beleidsthema indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten, de prestaties.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de prestaties en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 1.

  Het college biedt tijdig, in een zogenaamde Perspectiefnota, een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden zo mogelijk de bevindingen betrokken uit de eerste tussentijdse rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 8 en de jaarstukken van het vorige jaar, zoals bedoeld in artikel 9.

• 2.

  Het College draagt er zorg voor dat het beleid waartoe de raad heeft besloten, in het budgettaire en de bijbehorende meerjarenraming is opgenomen.

• 3.

  De raad stelt de Perspectiefnota voor 15 juli vast.

Begroting  

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de vaststelling van de begroting autoriseert de raad investeringen door de investeringskredieten vast te stellen. Hierbij gelden de regels zoals vastgelegd in de nota activabeleid. Nieuwe investeringen zullen altijd of in de begroting of op een later tijdstip aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd in een gedetailleerd investeringsvoorstel. In de vastgestelde begroting wordt aangegeven welke investeringen nog niet zijn geautoriseerd, omdat daarvoor later een gedetailleerd investeringsvoorstel aan de raad wordt aangeboden.

• 3.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Uitvoering  

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten;

  • b.

    de interne budgetten en de kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

• 4.

  De raad kan bij het vaststellen van de jaarrekening besluiten met de afwijkingen ten opzichte van de (gewijzigde) begroting in te stemmen.

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de interne toetsing van de bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Het College neemt, indien mogelijk, maatregelen ter herstel van de eventuele tekortkomingen.

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente. Er wordt ieder jaar minimaal één tussentijdse rapportage per jaar aan de raad aangeboden.De tussentijdse rapportages worden genoemd: voortgangsrapportages.

• 3.

  De inrichting van de voortgangsrapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting, conform artikel 3.

• 4.

  In de rapportages is per beleidsthema of project opgenomen:

  • -

    de afwijkingen in de voortgang c.q. realisatie van maatschappelijke effecten, prestaties, activiteiten, moties, amendementen en investeringen;

  • -

    budgettaire afwijkingen, een actualisatie van de paragrafen (lokale heffingen, weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, verbonden partijen en financiering), de ontwikkeling van het investeringsvolume, een overzicht met beslispunten voor de raad en gerealiseerde collegetoezeggingen.

• 5.

  In het geval de resultaten afwijken van de prestatie-indicatoren zal een toelichting opgenomen worden (inclusief maatregelen om de vastgestelde doelen alsnog te behalen).

• 6.

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • -

    aankoop van onroerende zaken waarvan de koopsom per transactie groter is dan € 500.000;

  • -

    verkoop van onroerende zaken waarvan de koopsom per transactie groter is dan € 500.000;

  • -

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000.

• 7.

  Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten structureel groter zijn dan € 25.000 en incidenteel groter dan € 100.000.

• 8.

  Het College informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, voor het verplichtingen aangaat met een looptijd inclusief verlengingsopties van 6 jaar of meer.

• 1.

  De jaarstukken zijn onderverdeeld in het jaarverslag en de jaarrekening. De inrichting van het jaarverslag komt overeen met de indeling van de begroting.

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;

  • c.

    wat de lasten en baten zijn.

• 3.

  Het jaarverslag en de jaarrekening zijn opgesteld conform de voorschriften van Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

• 4.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

• 5.

  Het college biedt uiterlijk 1 juni van het jaar opvolgend het verantwoordingsjaar de jaarstukken aan de raad aan.

Titel 3 Financieel Beleid

Kaderstellen

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie wordt door het college een overzicht van de investeringen gegeven.

• 1.

  Het college biedt, als daar aanleiding voor is, aan de Raad wijzigingen in de Nota activabeleid aan opdat de wettelijke voorschriften met betrekking tot het waarderen en afschrijven van activa zijn vastgesteld door middel van:

  • a.

    objectieve grondslagen;

  • b.

    procedures aanvragen en uitvoering van investeringen;

  • c.

    methode van afschrijven;

  • d.

    een afschrijvingstabel.

• 2.

  Bij de bepaling van de afschrijvingsduur wordt rekening gehouden met de economische levensduur, de verslaggevingsvoorschriften conform BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en bestaand beleid. In de nota activabeleid worden nadere grenzen gesteld voor het wel of niet activeren van activa.

Voor de openstaande vorderingen (publiekrechtelijke, bijstandsdebiteuren en overige) wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid.

• 1.

  Er is een actuele nota reserves een voorzieningen. Het college biedt, indien nodig, een geactualiseerde Nota reserves en voorzieningen aan.

• 2.

  De nota behandelt:

  • -

    de vorming en besteding van reserves;

  • -

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • -

    de toekenning en verwerking van rente over de reserves;

  • -

    het waardevast en op peil houden van de voorzieningen.

• 3.

  De raad stelt deze nota vast.

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Oegstgeest wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan (egalisatie)reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten dan wel afvalstoffenheffing wordt daarbij ook de compensabele BTW betrokken.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt onder meer bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat in het Treasurystatuut de wettelijke kaders en interne regels, taken en bevoegdheden zijn opgenomen om de onderstaande doelstellingen van de treasuryfunctie te bewerkstelligen:

  • a.

    het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

  • b.

    het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

  • c.

    het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • d.

    het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.

• 2.

  Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 3.

  Het college zendt het Treasurystatuut en de nota Garantiebeleid ter kennisgeving aan de raad.

• 4.

  Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen, activa, contracten en vermogen.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van:

• a.

  het tarievenbeleid ten aanzien van lokale heffingen;

• b.

  een totaaloverzicht van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

• c.

  de geraamde respectievelijk gerealiseerde opbrengsten en de perceptiekosten per lokale heffing;

• d.

  de ontwikkelingen per lokale heffing;

• e.

  het kwijtscheldingsbeleid.

• 1.

  Het college geeft in ieder geval in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukkende risico’s van materieel belang aan en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt in de desbetreffende paragraaf hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s en geeft aan welke beheersmaatregelen zijn getroffen ter beperking van de riciso’s.

• 2.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

• 3.

  De risico’s grote (ruimtelijke) projecten / grondexploitaties vormen een belangrijk punt van aandacht in de paragraaf weerstandsvermogen.

• 4.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt in de paragraaf weerstandsvermogen vermeld.

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

• 2.

  Het college geeft in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen aan of het beleid aan wijziging toe is, al dan niet in de vorm van het opstellen van een herziene nota met betrekking tot het beoogde onderhoudsniveau, kwaliteit van het milieu, normkostensystematiek, meerjaren budgettair beslag of meerjarenonderhoudsplan.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a.

  de rentevisie;

• b.

  de kasgeldlimiet;

• c.

  de renterisiconorm;

• d.

  de meerjaren liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte;

• e.

  de financieringsbehoefte en leningenportefeuille;

• f.

  het debiteurenbeheer

• g.

  de meerjarige ontwikkeling van de netto-schuldquote..

• 1.

  In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf van het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen op het gebied van:

  • a.

    organisatieontwikkelingen;

  • b.

    informatievoorziening;

  • c.

    shared services;

  • d.

    personeel.

• 2.

  Het college rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken over rechtmatigheid en getrouwheid en de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet.

In de begroting en de jaarstukken worden in de paragraaf verbonden partijen een tabel met de jaarlijkse bijdrage aan de verbonden partijen opgenomen en de doelstelling van elke verbonden partij. Daarnaast worden in elk geval belangrijke ontwikkelingen, nieuwe bestuurlijke participaties en beëindiging van of wijzingen in bestaande participaties vermeld en de aan de participaties verbonden balans- en/of exploitatierisico’s.

• 1.

  Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) Nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de lange termijn visie van het grondbeleid van de gemeente en het vaststellen van beleidsuitgangspunten, waaronder een strategische visie over locaties die de gemeente wil ontwikkelen;

  • b.

    de te maken keuze tussen actieve grondpolitiek en faciliterende (passieve) grondpolitiek;

  • c.

    de verwerving en vervreemding;

  • d.

    het prijsbeleid.

• 2.

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op:

  • -

    financiële positie van de grondexploitaties;

  • -

    actuele ontwikkelingen van de gronden in exploitatie;

  • -

    gronden in voorraad;

  • -

    strategische verwervingen en overige grondzaken.

• 3.

  Verantwoording over de resultaten over het uitgevoerde grondbeleid wordt opgenomen in de tussentijdse rapportage conform artikel 8.

TITEL 5 FINANCIËLE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van- en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving.

Het college draagt zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Het college draagt zorg voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

Het college draagt zorg voor en legt (in een nota) vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de daaruit afgeleide Nederlandse aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten.

Het college draagt zorg voor en legt vast de interne regels voor toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

• 1.

  Begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen dienen met ingang van 1 juli 2014 te voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Met ingang van dezelfde datum vervalt de “Financiële verordening gemeente Oegstgeest 2011.”, laatstelijk vastgesteld in de raad van 27 oktober 2011.

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Oegstgeest 2014”.