CVDR325842_1Archiefverordening Leiderdorp 2014nlregelingLeiderdorp2014-03-19LeiderdorpGemeentebladArchiefverordening Leiderdorp 2014Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2014-03-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-04-01gewijzigde regelingOnbekendGeenGeenArchiefverordening Leiderdorp 2014De raad van de gemeente Leiderdorp;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, nr. 2014i00219, van 11
februari 2014;gezien het advies van commissie Bestuur en Maatschappij van 24 februari
2014;gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid,
van de Archiefwet 1995 ;overwegende dat als gevolg van wijziging van de Provinciewet, de Gemeentewet
en enkele andere wetten in verband met de revitalisering van het generiek
interbestuurlijk toezicht in het kader van de Wet Revitalisering Generiek
Toezicht, het specifieke archieftoezicht door de provincie is vervangen door
generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de
Gemeentewet; BESLUIT:1. De Archiefverordening Leiderdorp 2014 vast te stellen(Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg
van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het
toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats);2. Het Besluit Informatiebeheer Leiderdorp, besluit van het college van 27
oktober 1998, blijft als overgangsregeling van kracht en wordt geacht op
artikel 7 van de Archiefverordening Leiderdorp 2014 te zijn gebaseerd. Het
college zal binnen 6 maanden een nieuw Besluit Informatiebeheer aangepast
aan de huidige wet- en regelgeving hebben vastgesteld.IAlgemene bepalingen1BegripsbepalingIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:a. de wet: de Archiefwet 1995;b. de gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoe ld in
artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van
de wet door burgemeester en wethouders aangewezen
archiefbewaarplaats;d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet
benoemde gemeentearchivaris;e. de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met
het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;f. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als
zodanig aan te wijzen organisatie onderdeel, zelfstandig belast met de
documentaire informatievoorziening;g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen
worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en
geraadpleegd;h. de gemeenschappelijke regeling: de gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Leiderdorp van 2 april 2001. ( Gemeenteblad Leiderdorp 2001, Nr. 36 ) IIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Archiefbewaarplaats Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.3ArchiefbeheerderBurgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder(s). 4Aanstellen personeelBurgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm. 5Bewaring van de archiefbescheiden 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige
wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is
gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen.6Kosten zorg voor archiefbescheidenBurgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Besluit InformatiebeheerBurgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast in het
Besluit Informatiebeheer.8Verslag aan de raadBurgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag over
hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn
uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het
toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats.IIIToezicht van de archi-varis op het beheer van de archief-bescheiden
die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats 9Toezicht archivarisDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 10Vervanging archivarisDe archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door één of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.11Opdracht beheerder1.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens
hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die
voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en
verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin
archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.12Mededeling archivaris aan beheerder of burgemeester en
wethoudersDe archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder en, indien hij hiertoe aanleiding
vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan
welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.13 Mededeling beheerder aan archivaris De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk
archiefruimte;c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.14Verslag archivaris De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSlotbepalingen15De Archiefverordening van de gemeente Leiderdorp 1998 wordt
ingetrokken.16Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2014. 17Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Leiderdorp
2014.Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van Leiderdorp op 10
maart 2014,de griffier, de voorzitter,mevrouw J.C. Zantingh mevrouw L.M. Driessen-JansenArchiefverordening 2014Bij het opstellen van de ontwerp Archiefverordening is gebruik gemaakt van het
model van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. (LOPAI ) Dat
model heeft de instemming van de VNG. Het opstellen van de ontwerp verordening is in overleg gebeurd tussen Leiden,
Leiderdorp en Zoeterwoude en de gemeentearchivaris van Leiden, die tevens
gemeentearchivaris is van Leiderdorp en Zoeterwoude . De Archiefwet 1995 stelt algemene eisen aan het beheer van alle
archiefbescheiden van de overheid. Daarmee is het volgens het LOPAI, de
belangrijkste wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse
overheid.In de Archiefwet 1995 zijn er extra eisen opgenomen voor een zorgvuldig
geselecteerd deel van de archiefbescheiden dat blijvend bewaard moeten worden.
Deze bescheiden moeten in openbare archiefbewaarplaatsen worden bewaard en
beschikbaar zijn voor iedere burger. De Archiefwet 1995 is een wet op
hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is in het Archiefbesluit 1995 uitgewerkt in
bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn verder ingevuld met de
Archiefregeling (2009).De Archiefverordening is aangepast als gevolg van wijziging van de Provinciewet,
de Gemeentewet, en enkele andere wetten in verband de revitalisering van het
generiek interbestuurlijk toezicht. Met de invoering van de Wet Revitalisering
Generiek Toezicht op 1 oktober 2012 is het specifieke toezicht door de
provincies vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op
basis van de Gemeentewet. Het verticale toezicht door de provincie is vervangen
door het horizontale toezicht: het college van burgemeester en wethouders legt
verantwoording af aan de Raad over de kwaliteit van het informatiebeheer en de
archiefzorg. Ter ondersteuning zal de gemeentearchivaris jaarlijks verslag
uitbrengen aan het college inzake artikel 30 Archiefwet en het archieftoezicht. De implementatie van deze wijziging van de toezichtverhoudingen gebeurt aan de
hand van door de VNG en het LOPAI opgestelde kwaliteitscontrole van
informatiebeheer en archiefzorg. Met de daarin ontwikkelde kritische prestatie
indicatoren voor het informatie beheer en de archiefzorg wordt door
gemeentelijke ( DIV ) beheerders en de gemeente archivaris, in overleg met het
Provinciale archief toezicht, de in de verordening opgenomen verantwoordings- en
verslag voorschriften tot uitvoering gebracht. De verordening is van toepassing op zowel papieren als digitale
archiefbescheiden.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordtgedefinieerd. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht, als bedoeld in artikel 32,
tweede lid van de wet,zoals dat door de archivaris wordt uitgeoefend.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 BegripsbepalingDe wetgever bedoelt binnen het begrip archiefbescheiden alle op enigerlei wijze
vastgelegdeinformatie te vatten, inclusief die uitsluitend via informatietechnologie dan
wel -systemen opgevraagd of gepresenteerd kan worden. Bijgevolg heeft de onder
c. genoemde archiefbewaarplaats ook betrekking op de omgeving waarin digitale
archiefbescheiden worden beheerd.Artikel 2 ArchiefbewaarplaatsWat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in het
Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling 2010.De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet is
aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden, gevestigd Boissotkade
2a te Leiden.( ZTW sinds 5 april 1994 , LDP sinds 1 januari 1996 ) Artikel 3 ArchiefbeheerderHet aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 door
burgemeester en wethouders vast te stellen voorschriften: het Besluit
Informatiebeheer. Artikel 4 Aanstellen personeelDit is het personeel dat is aangesteld als medewerker van de afdeling
Documentaire Informatie Voorziening ( Afdeling Concernzaken, DIV, Post- en
Archiefzaken ).Artikel 5 Bewaring van de archiefbescheiden De Archiefregeling 2010 stelt nadere regels omtrent de kwaliteit van en de
procedures rond het behoud van de archiefbescheiden gedurende hun
bewaartermijn.De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond
het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van
behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als
geheel is dat minder gewenst. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te
verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente
Leiderdorp heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken
daarvan zelf ook profijt.Artikel 6 Kosten zorg voor archiefbescheidenVia Kadernota en Begrotingsvoorstellen volgt besluitvorming in de Raad. Artikel 7 Besluit InformatiebeheerDe bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het door het college vastgestelde
Besluit Informatiebeheer van 27 oktober 1998. In de Slotbepaling onder artikel
15 is geregeld dat het reeds bestaande Besluit Informatiebeheer in stand blijft. De volgende stap in het implementatietraject is het actualiseren door
burgemeester en wethouders van het Besluit. In dat Besluit verwerken
burgemeester en wethouders de gemeentelijke organisatieveranderingen en het
onderbrengen van delen van de gemeentelijke bedrijfsvoering bij de
Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71.Artikel 8 Verslag aan de raadHet college legt verantwoording af aan de raad over hun zorg voor de
archiefbescheiden.Door de Wet revitalisering generiek toezicht wijzigt het sturende provinciale
archieftoezicht vooraf in toezicht achteraf. Daardoor wordt het interne toezicht
op het beheer belangrijker. Artikel 9 Toezicht archivaris Artikel 10 Vervanging archivarisArtikel 11 Opdracht beheerderArtikel 12 Mededeling archivarisArtikel 13 Mededeling beheerderSlechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden,
of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de
archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. In dit kader is de gemeentearchivaris betrokken geweest bij de bouw en
inrichting van de archiefruimten in het nieuwe gemeentehuis. Ook de overdracht
van taken aan de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 is onder de aandacht
van de gemeentearchivaris. De GR Servicepunt71 zal voor de overkomende archiefwettelijke verplichtingen en
taken een eigen archiefregeling vaststellen. Daarin worden de taken van
beheerders, de archivaris en de aanwijzing van de bewaarplaats geregeld. De Archiefwet kent voor deze situatie een overgangsbepaling waarbij de
gemeentelijke archiefregeling van toepassing blijft totdat het ingestelde
openbare lichaam een archiefregeling heeft getroffen die aan de eisen van de
Archiefwet voldoet. Artikel 14 Verslag archivarisDe verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het
college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad zoals bedoeld in
artikel 8.