Organisatie | Waterschap Vechtstromen |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Archiefverordening waterschap Vechtstromen |
Citeertitel | Archiefverordening waterschap Vechtstromen |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze verordening vervangt de Archiefverordening waterschap Regge en Dinkel 2002 en de Archiefverordening waterschap Velt en Vecht.
De verordening treedt met terugwerkende kracht in op 1 januari 2014.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-02-2014 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 02-01-2014 | WVS - 25 |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
Artikel 3 De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de inrichting en instandhouding van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 januari 2014 te Almelo.
Het algemeen bestuur van het waterschap Vechtstromen,
dr. S.M.M. Kuks, interim-watergraaf drs. O. Dijkstra, secretaris
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en wordt door het algemeen bestuur vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De verordening bestaat uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen en het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, van toepassing op zowel papieren archiefbescheiden als digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II regelt de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, die conform artikel 36 van de Archiefwet plaatsvindt door het algemeen bestuur.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 resp. in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging, Stcrt. 2010, nr. 17967).
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Waar in de wet wordt gesproken over ‘het bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Besluit Informatiebeheer
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden op deze wijze opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur aldus vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, dat een grotere nadruk legt op de horizontale verantwoording.