Archiefverordening Overijssel 1997

Artikel 1

¹

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Archiefwet 1995;

• b. provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel l, onder b van de wet, voor zover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de commissaris van de Koningin voor zover het de archiefbeschei­den betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;

• c. de inspecteur: de overeenkomstig artikel 28 van de wet benoemde provinciale inspecteur, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen;

• d. zorgdrager: degene die ingevolge artikelen 30, 35 en 40 van de wet en artikel 45 van de Politiewet is belast met de zorg voor de archiefbescheiden, voor zover het toezicht bij gedeputeerde staten berust;

• e. beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het heheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door een of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is;

• f. beheerseenheid: een door gedeputeerde staten als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

• g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Artikel 2

Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen deze ruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid, zal op een nader bij Konink­lijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995). Zie ook de toelichting bij artikel 21 van deze verordening.

Gedeputeerde staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archief­ruimten.

Artikel 3

De archiefbewaarplaats is voor de provinciale organen de rijksarchief-bewaarplaats in de hoofdplaats van elke provincie (artikel 26, tweede lid, van de wet).

Gedeputeerde staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbe­scheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 4

Gedeputeerde staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamhe­den verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 5

• Een ministeriele regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbe­schei­den. Artikel 11, tweede lid, zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Ab 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 verval­len, waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne archiefbescheiden. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit te beperkt; als toezichthouder op lagere overheden heeft het college van gedeputeerde staten ook meer recht van spreken als het zichzelf dezelfde normen oplegt. De provincie heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte archiefbescheiden daarvan zelf ook profijt.

• 1

  Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefUescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn die, welke in het Besluit Informatiebe­heer zijn opgenomen.

Gedeputeerde staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 8

Binnen een zittingsperiode vernemen provinciale staten aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Gedeputeerde staten doen tenminste eenmaal per (twee) jaar aan provinci­ale staten verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag, bedoeld in artikel 11.

Artikel 9

De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, onderscheidenlijk taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschiLte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivis­tiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 10

Dit werd voorheen bepaald in artikel 58 van het thans vervallen Archief-besluit.

Gedeputeerde staten stellen vast binnen welke tijdvakken de inspecteur tenminste eenmaal de archiefLescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard, inspecteert.

Artikel 11

Binnen een zittingsperiode vernemen provinciale staten aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

De inspecteur doet eenmaal per (twee) jaar aan gedeputeerde staten verslag betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties.

Artikel 12

De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 13

• ⁹

• 1

  De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2

  De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 14

De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 15

Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archief-beheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud den wel de openbaar­heid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Zaken die bij de wet zijn geregeld zijn niet vermeld, zoals de verplichting van de lagere overheidsorga­nen tot onderwer­ping van de plannen voor bouw en inrichting van archiefbewaar-plaatsen aan goedkeuring door gedeputeerde staten (artikelen 33, tweede lid, en 38, tweede lid, van de wet) en tot het vragen van een machtiging voor vervanging van archiefbescheiden door reprodukties (artikel 7 van de wet) of de deelname door de inspecteur aan het ontwerpen van selectie-lijsten (artikel 3 van het Archiefbesluit 1995).

De beheerders doen aan de inspecteur tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archief­ruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archief­ruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;

f. vervreemding van archiefbescheiden.

Artikel 16

• De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archief-beschei­den". De wetgever heeft ‑ binnen de formele betekenis van het begrip archief­beschei­den ‑ bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vast-gelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatie-technolo­gie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" ken de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrip-pen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de nood-zakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregis­traties.Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks‑ en andere overheidsorganen.

• 1

  De zorgdragers verstrekken aan gedeputeerde staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen.

• 2

  De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 17

• Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archief-beheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud den wel de openbaar­heid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Zaken die bij de wet zijn geregeld zijn niet vermeld, zoals de verplichting van de lagere overheidsorga­nen tot onderwer­ping van de plannen voor bouw en inrichting van archiefbewaar-plaatsen aan goedkeuring door gedeputeerde staten (artikelen 33, tweede lid, en 38, tweede lid, van de wet) en tot het vragen van een machtiging voor vervanging van archiefbescheiden door reprodukties (artikel 7 van de wet) of de deelname door de inspecteur aan het ontwerpen van selectie-lijsten (artikel 3 van het Archiefbesluit 1995). Dit was voorheen geregeld in de artikelen 59 en 60 van het thans vervallen Archiefbesluit.

• 1

  De inspecteur deelt aan gedeputeerde staten mede, welke voorzieningen naar zijn oordeel door de zorgdragers moeten worden getroffen. Gedeputeerde staten geven, voor zover zij dit nodig oordelen, hiervan kennis aan de zorgdrager.

• 2

  De zorgdragers stellen gedeputeerde staten in kennis van de maatregelen, welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen bedoeld in het eerste lid hebben getroffen.

• 3

  Wanneer gedeputeerde staten van oordeel zijn, dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getrof­fen. De inspecteur brengt aan gedeputeerde staten ter zake verslag uit. Indien uit het verslag blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, dan kunnen gedeputeerde staten gebruik maken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid, en 39, eerste lid, van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid, en artikel 39, tweede lid, van de wet volgen zij daartoe de procedure omschre­ven in afdelina 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 18

Binnen een zittingsperiode vernemen provinciale staten aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Gedeputeerde staten doen aan provinciale staten eenmaal per (twee) jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers; zij leggen daarbij het verslag, bedoeld in artikel 11, over.

Artikel 19

• Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archief-beheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud den wel de openbaar­heid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Zaken die bij de wet zijn geregeld zijn niet vermeld, zoals de verplichting van de lagere overheidsorga­nen tot onderwer­ping van de plannen voor bouw en inrichting van archiefbewaar-plaatsen aan goedkeuring door gedeputeerde staten (artikelen 33, tweede lid, en 38, tweede lid, van de wet) en tot het vragen van een machtiging voor vervanging van archiefbescheiden door reprodukties (artikel 7 van de wet) of de deelname door de inspecteur aan het ontwerpen van selectie-lijsten (artikel 3 van het Archiefbesluit 1995). Dit was voorheen geregeld in de artikelen 59 en 60 van het thans vervallen Archiefbesluit.

• 1

  De zorgdragers geven aan gedeputeerde staten tijdig kennis van het voomemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, die berusten in een archiefbewaarplaats, waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeentearchivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 32 onderschei­denlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

• 2

  Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, geschiedt onder leiding van de inspecteur.

Artikel 20

• Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archief-beheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud den wel de openbaar­heid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Zaken die bij de wet zijn geregeld zijn niet vermeld, zoals de verplichting van de lagere overheidsorga­nen tot onderwer­ping van de plannen voor bouw en inrichting van archiefbewaar-plaatsen aan goedkeuring door gedeputeerde staten (artikelen 33, tweede lid, en 38, tweede lid, van de wet) en tot het vragen van een machtiging voor vervanging van archiefbescheiden door reprodukties (artikel 7 van de wet) of de deelname door de inspecteur aan het ontwerpen van selectie-lijsten (artikel 3 van het Archiefbesluit 1995).

• 1

  De zorgdragers doen aan gedeputeerde staten tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een overheidsorgaan of overdracht van een of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

  • b. uitlening van archiefbescheiden ingevolge artikel 18, eerste lid, van de wet indien deze voor langer dan zes maanden is voorzien;

  • c. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruik­neming van ruimten als archiefruimte;

  • d. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbe­scheiden.

• 2

  Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers medegedeelde verordeningen, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet. Deze brengt indien hij daartoe aanleiding ziet advies uit aan gedeputeerde staten.

• 3

  Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn advies hebben getroffen.

Artikel 21

Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archief-beheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud den wel de openbaar­heid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Zaken die bij de wet zijn geregeld zijn niet vermeld, zoals de verplichting van de lagere overheidsorga­nen tot onderwer­ping van de plannen voor bouw en inrichting van archiefbewaar-plaatsen aan goedkeuring door gedeputeerde staten (artikelen 33, tweede lid, en 38, tweede lid, van de wet) en tot het vragen van een machtiging voor vervanging van archiefbescheiden door reprodukties (artikel 7 van de wet) of de deelname door de inspecteur aan het ontwerpen van selectie-lijsten (artikel 3 van het Archiefbesluit 1995). De medewerking van gedeputeerde staten is hier vereist ingevolge (onder a) artikel 7 van de wet, (onder b) artikel 13, derde en vierde lid, van de wet, (onder c) artikel 15, vierde lid, van de wet, (onder d) artikelen 33, tweede lid, en 38, tweede lid, van de wet. Bij de goedkeuringsprocedures als bedoeld onder d worden tot het van kracht worden van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995, de voorschriften voor de bouw en inrich­ting van archief­bewaarplaatsen en de verbouwing en wijziging van de inrichting gehanteerd. Deze zijn een uitreksel uit het Eindrapport van de Commissie Regeling Archiefruimten, ingesteld op verzoek van de minister van Cultuur, recreatie en maatschappelijk werk door de Vereniging van Archiva-rissen in Nederland in 1980. Dit rapport is in 1982 gepubliceerd. Het uittreksel is sindsdien verscheidene malen bijgewerkt, onder meer in verband met het Bouwbesluit in 1992.

• Gedeputeerde staten winnen het advies in van de inspecteur inzake aanvragen door de zorgdragers tot:

  • a. machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;

  • b. machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder den 20 jaar den wel verlenging van deze machtiging;

  • c. machtiging tot het stellen door de zorgdragers van beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, langer dan voor 75 jaar;

  • d. goedkeuring van plannen voor de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats alsmede tot ingebruikne­ming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats.

Artikel 22

De inspecteur ken aan gedeputeerde staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid, bedoeld in artikel 29 van de wet.

Artikel 23

• Deze artikelen geven de inspecteur als specifieke deskundige op het gebied van het beheer van overgebrachte archieven de mogelijkheid initiatieven te ont­plooien, respectievelijk inhoud te geven aan het provinciaal beleid tot het bevorderen van de kwaliteit van het archiefbeheer bij lagere overheden.

• 1

  De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overge­brachte archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek, als bedoeld in artikel 22 van de wet.

• 2

  De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaarheid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet worden gesteld.

Artikel 24

De Regeling zorg en toezicht op de archiefbescheiden van 15 april 1970, nr. 9-1970, provinciaal blad 1970-70,  wordt ingetrokken.

Artikel 25

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 november 1997 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.

Artikel 26

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Overijssel 1997.