Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.afdeling:
iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie.
b.administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen
van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Berkelland en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
c.financiële administratie:
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en
verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van
(onderdelen van) de organisatie van de gemeente Berkelland, teneinde te
komen tot een goed inzicht in:
- 1.
de financieel-economische positie;
- 2.
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- 5.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
- d.
administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand
brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en
ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke
leiding.
e.financieel beheer:
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en
het uitoefenen rechten van de gemeente Berkelland.
f.rechtmatigheid
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder
gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
g.doelmatigheid
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet
van middelen.
h.doeltreffendheid
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook
daadwerkelijk worden behaald.
Titel1. Begroting en verantwoording
Kaderstellen
Artikel 2. Programmabegroting
- 1.
De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode
een programma-indeling vast.
- 2.
De raad steltper programma vast:
- a.
de beoogde maatschappelijke effecten;
- b.
de te leveren prestaties;
- c.
- 3.
Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de
beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties.
- 4.
De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
- 5.
Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens
over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten,
opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals
vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
Artikel 3. Producten
- 1.
Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de
toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.
- 2.
De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de
raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen.
Wijzigingen/ontwikkelingen worden bij de begroting expliciet
vermeld.
Artikel 4. Kaders begroting
- 1.
Het college biedt uiterlijk zes weken voor de laatste
raadsvergadering voor het zomerreces van het begrotingsjaar een nota
(Voorjaarsnota) aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar
en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen
betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in
artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
- 2.
De raad stelt deze nota uiterlijk in de laatste raadsvergadering
voor het zomerreces vast.
Uitvoering
Artikel 5. Uitvoering begroting
- 1.
Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor
dat:
a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
- b.
de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen
passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van
de begroting;
- c.
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de
realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder
druk komt.
- 3.
Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de
programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting
niet worden overschreden.
Beheersing en Interne controle
Artikel 6. Interne controle
- 1.
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne
toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de
rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het
college maatregelen tot herstel.
- 2.
Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de
bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke
regelingen. De raad stelt deze nota vast binnen acht weken nadat
deze is aangeboden.
- 3.
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een
aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid
van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van
beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de
gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de gemeente
wordt minimaal eens in een raadsperiode getoetst.
- 4.
Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in
het derde lid, indien nodig, voor een plan van verbetering. Het
college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor
herstel van de tekortkomingen.
- 5.
De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter
kennisgeving aan de raad aangeboden.
Rapportage en Verantwoording
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
- 1.
Het college informeert de raad door middel van ten minste één
tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de
gemeente.
- 2.
De tussenrapportage wordt aan de raad aangeboden na afloop van de eerste
vier maanden van het lopende begrotingsjaar.
- 3.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.
- 4.
De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en
lasten, de geleverde prestaties en zo mogelijk de maatschappelijke
effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan
afwijkingen van:
- a.
inkomsten uit de algemene uitkering;
- b.
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;
- c.
resultaten uit grondexploitatie;
- d.
realisatie op begrote subsidieverwachtingen.
- 5.
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een
besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en
bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft
niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen
inzake:
- a.
investeringen groter dan € 50.000,00;
- b.
aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan €
50.000,00;
- c.
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties zoals
bedoeld in het treasurystatuut;
- 6.
Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de
raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis
van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige
verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan €
10.000,00.
Artikel 8. Jaarstukken
- 1.
Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar
de programma verantwoording.
- 2.
Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
- a.
- b.
welke prestaties zijn geleverd;
- c.
- d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
- 3.
De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of
de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar
bijstelling behoeven.
Titel 2. Begroting
Kaderstellen
Artikel 9. Begroting
- 1.
Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft
besloten, in de uiteenzetting van de begroting en de meerjarenramingen
is opgenomen.
- 2.
Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de
uiteenzetting van de begroting expliciet vermeld.
- 3.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de
investeringskredieten.
Artikel 10.
Waardering & afschrijving vaste activa
- 1.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald
actief, en het saldo van agio en disagio, worden lineair in 4 jaar
afgeschreven.
- 2.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste
van de exploitatie gebracht.
- 3.
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten, worden lineair afgeschreven conform het in de begroting
opgenomen afschrijvingsoverzicht (paragraaf kapitaalgoederen). Bij
wijzigingen in de gehanteerde afschrijvingstermijnen blijven de
termijnen voor in het verleden gepleegde investeringen intact
voorzover niet anders wordt besloten.
Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,00 worden niet
geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden
altijd geactiveerd.
- 4.
Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van:
(inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en
kunstwerken,
- 5.
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig
maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en
bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan
kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij
raadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte
levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven
tijdsduur.
Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor openstaande vorderingen wordt een toereikende voorziening wegens
oninbaarheid gevormd.
Artikel 12. Reserves en voorzieningen
- 1.
Het college biedt jaarlijks in de Voorjaarsnota een bijgesteld overzicht
van de reserves en voorzieningen aan.
- 2.
Het overzicht behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding voorzieningen;
- c.
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de
voorzieningen, in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld
in artikel 16.
Artikel 13.
Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
van de gemeente Berkelland wordt een systeem van kostentoerekening
gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten
alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen
met de door de gemeente verleende diensten.
- 2.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves
voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de
kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten,
reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
- 3.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt
bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij
begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen
en voorzieningen.
Artikel 14: Financieringsfunctie
- 1.
Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg
voor
- a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de
door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen
voeren;
- b.
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en
kredietrisico’s;
- c.
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en
het bereiken van een voldoende rendement op de
uitzettingen;
- d.
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten
bij het beheren van de geldstromen en begroting.
- 2.
Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de
richtlijnen zoals gegeven in het treasurystatuut in acht.
Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen
- 1.
Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie
van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen
niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en
de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare
ruimte.
- 2.
Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de
(debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en
de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en
registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal per
raadsperiode.
- 3.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college
maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de
controle en eventuele plannen van verbetering worden ter
kennisgeving aan de raad aangeboden.
Titel 3. Financiële organisatie en administratie
Artikel 16. Administratie
- 1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente als geheel en in de afdelingen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het
maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet-
en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 17. Financiële administratie
Het college draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet
aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en
de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Artikel 18. Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
- a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt
voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan
beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
- d.
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen
tussen de diensten van de gemeente;
- e.
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties,
de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van
rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van
middelen;
- f.
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer
van de diensten.
Artikel 19. Aanbesteding en inkoop
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels
(protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels
waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van
de Europese Unie.
Titel 4. Slotbepalingen
Artikel 20.
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 1 november 2005, met dien verstande
dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie
en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met
ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2006 voldoen aan de
bepalingen van deze verordening.
Artikel 21.
Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening
gemeente Berkelland 2005”.