CVDR324348_1Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014nlregelingZaanstad2019-04-29ZaanstadOnbekendVerordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014Onbekendgemeenteraadbestuur en recht2013-12-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-012019-05-01OnbekendOnbekendGeenGeenVerordening organisatie griffie en ondersteuning raad 20141.In deze verordening wordt verstaan onder:
ambtelijke organisatie: de organisatie van ambtenaren die op
grond van art. 160, eerste lid, onder c, Gemeentewet valt onder
verantwoordelijkheid van het college;
budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn
toegekend in de vorm van budgetten of
investeringskredieten;
bijeenkomsten van het Zaanstad Beraad: commissies ex art. 82
Gemeente-wet;
griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad
benoemde functionaris;
griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid
van de raad en bestaat uit de griffier en de onder diens
verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;
presidium: orgaan als bedoeld in het Reglement van orde;
steunfractieleden: door de raad benoemde en beëdigde personen
overeenkomstig art. 11 Reglement van orde; waar raadsleden
genoemd zijn, worden ook steunfractieleden bedoeld, tenzij
anders bepaald;
werkgeverscommissie: een commissie ex art. 83 Gemeentewet.
De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie.
De werkgeverscommissie treedt op als bevoegd gezag voor de
griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en
ontslaan van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107 resp.
107d, eerste lid, van de Gemeentewet. De raad verleent de
werkgeverscommissie met het vaststellen van deze verordening
mandaat tot het uitoefenen van de daarbij behorende
bevoegdheden.
De raad verleent de werkgeverscommissie met het vaststellen van
deze verordening mandaat om te besluiten op bezwaar van
griffieambtenaren tegen besluiten van de griffier.
De werkgeverscommissie bestaat uit:
ten minste twee en ten hoogste vier leden uit de raad;
de voorzitter van de raad in de rol van adviseur.
De werkgeverscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter.
De werkgeverscommissie wordt bijgestaan door een door het
college aan te wijzen personeelsfunctionaris.
De werkgeverscommissie bereidt voor de raad de besluiten voor
die zijn uitgezonderd in het tweede lid.
De voorzitter van de werkgeverscommissie tekent namens de raad
de besluiten als bedoeld in het zevende lid.
De griffier is eindverantwoordelijke voor de griffie. Met het
vaststellen van deze verordening mandateert de raad aan de
griffier de bevoegdheden van artikel 107e, tweede lid van de
Gemeentewet om de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen,
te schorsen en te ontslaan.
De in het eerste lid genoemde besluiten worden namens de raad
ondertekend door de griffier.
De griffier informeert de werkgeverscommissie over benoeming,
schorsing en ontslag van griffiemedewerkers.
De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad
in de uitvoering van hun werkzaamheden. De griffie volgt de Arbeidsvoorwaardenregeling van de Gemeente Zaanstad.
De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin
van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als
bestuurderin overleg met het presidium en de medewerkers van
de griffie de medezeggenschap voor de griffie. De facilitaire ondersteuning van de griffie (op het gebied van
administratie, financiën, archivering, huisvesting, automatisering,
personeelszorg en andere interne diensten) wordt verzorgd door de
ambtelijke organisatie. Voor de kosten hiervan worden de binnen de
gemeente Zaanstad gebruikelijke toerekeningen gehanteerd.
De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de
raad, de raadsleden en steunfractieleden, de fracties, de
bijeenkomsten in het Zaanstad Beraad en andere raadscommissies.
Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de
leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij
behoeven. De informatie wordt mondeling, elektronisch, door
inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt,
waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden van de raad
rekening wordt gehouden.
De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad
desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van
moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van
interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad
voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.
Voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle
buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171
van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het
werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een
volmacht aan de griffier.
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor
een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de
raad.
De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de
vergaderingen van de raad, Zaanstad Beraad en andere
raadscommissies.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de
raad, de deelnemers aan het Zaanstad Beraad en de andere
raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten
behoeve van de door de raad te nemen besluiten.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de
voor het proces van besluitvorming noodzakelijke
procedures.
Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad,
Zaanstad Beraad en andere raadscommissies en jaaragenda treedt
de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning
en programmering.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium
en de agendacommissie van de raad.
De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van andere
door de raad ingestelde commissies, tenzij een commissie anders
besluit.
De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de
vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en
registratie van de daarbij aanwezige personen.
De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en
ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;
het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de
raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en
ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering
daarvan.
De griffier is budgethouder van de budgetten die vallen onder de
raad en de griffie. De raad mandateert met het vaststellen van
deze verordening aan de griffier de bevoegdheid bestedingen te
verrichten ten laste van de toegekende budgetten.
De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de
programmabegroting en worden als zodanig door de raad
vastgesteld.
De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg
over de verleende en te verlenen ambtelijke bijstand en ondersteuning
door de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 1, onder a.
Daarbij kunnen zij tevens aangeven aan welke verzoeken om bijstand
prioriteit wordt verleend.
Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn
ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de
werkgeverscommissie.
De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de
griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.
De griffier legt in een jaarplan een planning voor aan het presidium en
in een jaarverslag verantwoording af over het functioneren van de
griffie en over de besteding van de budgetten van raad en griffie. Indien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij - tenzij hij besluit
tot uitbesteding - daartoe opdracht aan de griffier.Indien één of meerdere raadsleden of steunfractieleden bijstand wensen,
wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk
verleend door de griffier, of door een griffiemedewerker.Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier, of een
griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de
gemeentesecretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die
de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Bij de aanbieding van raadstukken door het college aan de raad
vermeldt het college naam, telefoonnummer en e-mailadres van de
ambtenaar tot wie de raadsleden en steunfractieleden zich
rechtstreeks kunnen wenden voor ambtelijke bijstand van geringe
omvang voor dat raadsonderwerp en zorgt het college ervoor dat
deze aangewezen ambtenaren bij de vergadering waarin het
raadsonderwerp behandeld wordt aanwezig zijn voor ambtelijke
bijstand aan raadsleden en steunfractieleden;
In de gevallen waarin de gevraagde bijstand van geringe omvang
is, maar geen betrekking heeft op raadstukken, kan het raadslid
of het steunfractielid zich rechtstreeks wenden tot het hoofd
van de afdeling waar het onderwerp toe behoort.
De ambtenaren, die voor ambtelijke bijstand conform het eerste
en/of tweede lid gevraagd worden, stellen hun informatie en
kennis mondeling, telefonisch en/of elektronisch ter
beschikking. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek om
bijstand in het eerste en/of tweede lid bedoelde gevallen
betreft, stelt hij de gemeentesecretaris en de griffier daarvan
in kennis.
Bijstand wordt verleend, tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente of de individuele belangen van
derden kan schaden;
c.de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen
op de ambtelijke capaciteit;
d.het verzoek een kennelijk discriminerende strekking heeft ten
opzichte van individuele personen, of groepen van personen.
Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt
beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 18
betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex
artikel 19 of 20 betreft.
Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met
redenen omkleed aan het raadslid of steunfractielid
meegedeeld.
Een geweigerd verzoek om bijstand kan worden voorgelegd aan de
burgemeester, die zo spoedig mogelijk over het verzoek
beslist.
Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris
bijstand weigert op grond van artikel 20, tweede lid, kan de
raad besluiten om externen in te schakelen.
Steunfractieleden hebben het recht deel te nemen aan en als
woordvoerder van de fractie op te treden in bijeenkomsten van
het Zaanstad Beraad en door de raad benoemd te worden in andere
raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet.
Steunfractieleden hebben recht op alle informatie die aan de
raadsleden ter beschikking wordt gesteld, inclusief de
informatie waarop geheimhouding rust, tenzij de wet zich daar
tegen verzet.
Steunfractieleden hebben het recht schriftelijke vragen te
stellen, zoals geregeld in het Reglement van orde.
Steunfractieleden hebben recht op een vergoeding voor de
werkzaamheden en tegemoetkoming in de kosten, zoals geregeld in
de Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden,
steunfractieleden, commissieleden en fracties gemeente Zaanstad
2014.
Steunfractieleden hebben recht op aanvullende voorzieningen die
van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een
toegangspas tot de gebouwen, het gebruik van de fractie- en
raadsruimten, en het gebruikmaken van een e-mailaccount.
Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening organisatie
griffie en ondersteuning raad 2014'.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari
2014.
Deze verordening wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad en op
Overheid.nl
Het Convenant over Raadsgriffie (oktober 2002; 2004/54801), de
Instructie raadsgriffier van 14 maart 2002, de verordening op de
Fractieondersteuning (2006/58471) en het raadsbesluit 2008/56
van 9 oktober 2008 inz. mandatering raadsgriffier worden met de
inwerkingtreding van deze verordening beëindigd, of ingetrokken.