HOOFDSTUK 3: BEPALINGEN OVER DE GRIFFIE
Artikel 4: Taak griffie
De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad
in de uitvoering van hun werkzaamheden.
Artikel 5: Rechtspositie griffie
De griffie volgt de Arbeidsvoorwaardenregeling van de Gemeente Zaanstad.
Artikel 6: Medezeggenschap
De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin
van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als
bestuurderin overleg met het presidium en de medewerkers van
de griffie de medezeggenschap voor de griffie.
Artikel 7: Facilitaire ondersteuning
De facilitaire ondersteuning van de griffie (op het gebied van
administratie, financiën, archivering, huisvesting, automatisering,
personeelszorg en andere interne diensten) wordt verzorgd door de
ambtelijke organisatie. Voor de kosten hiervan worden de binnen de
gemeente Zaanstad gebruikelijke toerekeningen gehanteerd.
HOOFDSTUK 4: INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER
Artikel 8: Ondersteuning en informatie raad
- 1.
De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de
raad, de raadsleden en steunfractieleden, de fracties, de
bijeenkomsten in het Zaanstad Beraad en andere raadscommissies.
- 2.
Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de
leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij
behoeven. De informatie wordt mondeling, elektronisch, door
inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt,
waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden van de raad
rekening wordt gehouden.
- 3.
De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad
desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van
moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van
interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad
voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.
- 4.
Voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle
buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171
van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het
werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een
volmacht aan de griffier.
Artikel 9: Bijstand raadsvoorzitter
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor
een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de
raad.
Artikel 10: Voorbereiding vergaderingen raad, Zaanstad Beraad en andere raadscommissies
- 1.
De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de
vergaderingen van de raad, Zaanstad Beraad en andere
raadscommissies.
- 2.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de
raad, de deelnemers aan het Zaanstad Beraad en de andere
raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten
behoeve van de door de raad te nemen besluiten.
- 3.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de
voor het proces van besluitvorming noodzakelijke
procedures.
- 4.
Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad,
Zaanstad Beraad en andere raadscommissies en jaaragenda treedt
de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning
en programmering.
Artikel 11: Vergaderingen presidium en commissies
- 1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium
en de agendacommissie van de raad.
- 2.
De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van andere
door de raad ingestelde commissies, tenzij een commissie anders
besluit.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de
vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en
registratie van de daarbij aanwezige personen.
Artikel 12: Verantwoordelijkheid voor griffie
De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en
ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;
- b.
het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de
raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en
ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;
- c.
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering
daarvan.
Artikel 13: Budgethouderschap
- 1.
De griffier is budgethouder van de budgetten die vallen onder de
raad en de griffie. De raad mandateert met het vaststellen van
deze verordening aan de griffier de bevoegdheid bestedingen te
verrichten ten laste van de toegekende budgetten.
- 2.
De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de
programmabegroting en worden als zodanig door de raad
vastgesteld.
Artikel 14: Coördinatie ambtelijke bijstand en ondersteuning en planning
De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg
over de verleende en te verlenen ambtelijke bijstand en ondersteuning
door de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 1, onder a.
Daarbij kunnen zij tevens aangeven aan welke verzoeken om bijstand
prioriteit wordt verleend.
Artikel 15: Afwezigheid
- 1.
Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn
ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de
werkgeverscommissie.
- 2.
De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de
griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.
Artikel 16: Planning en verantwoording
De griffier legt in een jaarplan een planning voor aan het presidium en
in een jaarverslag verantwoording af over het functioneren van de
griffie en over de besteding van de budgetten van raad en griffie.
HOOFDSTUK 5: AMBTELIJKE BIJSTAND RAADSLEDEN, STEUNFRACTIELEDEN EN FRACTIES
Artikel 17: Opdracht tot bijstandverlening
Indien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij - tenzij hij besluit
tot uitbesteding - daartoe opdracht aan de griffier.
Artikel 18: Verzoek aan de griffier
Indien één of meerdere raadsleden of steunfractieleden bijstand wensen,
wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk
verleend door de griffier, of door een griffiemedewerker.
Artikel 19: Verzoek aan de gemeentesecretaris
Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier, of een
griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de
gemeentesecretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die
de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 20: Rechtstreeks verzoek aan ambtenaren
- 1.
Bij de aanbieding van raadstukken door het college aan de raad
vermeldt het college naam, telefoonnummer en e-mailadres van de
ambtenaar tot wie de raadsleden en steunfractieleden zich
rechtstreeks kunnen wenden voor ambtelijke bijstand van geringe
omvang voor dat raadsonderwerp en zorgt het college ervoor dat
deze aangewezen ambtenaren bij de vergadering waarin het
raadsonderwerp behandeld wordt aanwezig zijn voor ambtelijke
bijstand aan raadsleden en steunfractieleden;
- 2.
In de gevallen waarin de gevraagde bijstand van geringe omvang
is, maar geen betrekking heeft op raadstukken, kan het raadslid
of het steunfractielid zich rechtstreeks wenden tot het hoofd
van de afdeling waar het onderwerp toe behoort.
- 3.
De ambtenaren, die voor ambtelijke bijstand conform het eerste
en/of tweede lid gevraagd worden, stellen hun informatie en
kennis mondeling, telefonisch en/of elektronisch ter
beschikking. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek om
bijstand in het eerste en/of tweede lid bedoelde gevallen
betreft, stelt hij de gemeentesecretaris en de griffier daarvan
in kennis.
Artikel 21: Weigeringsgronden
Bijstand wordt verleend, tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
dit het belang van de gemeente of de individuele belangen van
derden kan schaden;
- c.
c.de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen
op de ambtelijke capaciteit;
- d.
d.het verzoek een kennelijk discriminerende strekking heeft ten
opzichte van individuele personen, of groepen van personen.
Artikel 22: Beoordeling
- 1.
Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt
beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 18
betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex
artikel 19 of 20 betreft.
- 2.
Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met
redenen omkleed aan het raadslid of steunfractielid
meegedeeld.
- 3.
Een geweigerd verzoek om bijstand kan worden voorgelegd aan de
burgemeester, die zo spoedig mogelijk over het verzoek
beslist.
- 4.
Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris
bijstand weigert op grond van artikel 20, tweede lid, kan de
raad besluiten om externen in te schakelen.
Artikel 23: Rechten steunfractieleden
- 1.
Steunfractieleden hebben het recht deel te nemen aan en als
woordvoerder van de fractie op te treden in bijeenkomsten van
het Zaanstad Beraad en door de raad benoemd te worden in andere
raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet.
- 2.
Steunfractieleden hebben recht op alle informatie die aan de
raadsleden ter beschikking wordt gesteld, inclusief de
informatie waarop geheimhouding rust, tenzij de wet zich daar
tegen verzet.
- 3.
Steunfractieleden hebben het recht schriftelijke vragen te
stellen, zoals geregeld in het Reglement van orde.
- 4.
Steunfractieleden hebben recht op een vergoeding voor de
werkzaamheden en tegemoetkoming in de kosten, zoals geregeld in
de Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden,
steunfractieleden, commissieleden en fracties gemeente Zaanstad
2014.
- 5.
Steunfractieleden hebben recht op aanvullende voorzieningen die
van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een
toegangspas tot de gebouwen, het gebruik van de fractie- en
raadsruimten, en het gebruikmaken van een e-mailaccount.