CVDR324187_1Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche WaardnlregelingCromstrijen2018-04-09Cromstrijen28-02-2014Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard213 Gemeentewetgedelegeerde functionarisbestuur en recht2014-01-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-012014-01-01Nieuwe regelingOnbekendGeenGeenVerordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche WaardVerordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur
van de Gemeenschappelijke Regeling
ICT-samenwerking Hoeksche WaardHet algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking
Hoeksche Waard,gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;besluit vast te stellen de volgende verordening:Verordening voor periodiek onderzoek door het dagelijks
bestuur naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het
door het dagelijks bestuur gevoerde
bestuur.1.Definities:In deze regeling wordt verstaan onder:
Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten
worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met
de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.
DoeltreffendheidDe mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook
daadwerkelijk worden behaald.
2.Onderzoekfrequentie.1.Het dagelijks bestuur onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van
(onderdelen van) de bedrijfsvoering en de uitvoering van taken door de
gemeenschappelijke regeling. Onderwerpen van onderzoek worden jaarlijks
op basis van actuele accountantsrapportages en, of interne controles
bepaald. 2.Het dagelijks bestuur toetst periodiek de doeltreffendheid van een in
een programma of paragraaf opgenomen activiteit.3.Onderzoeksplan1.Het dagelijks bestuur zendt na vaststelling een onderzoeksplan naar het
algemeen bestuur van de te verrichten interne onderzoeken naar de
doelmatigheid en de doeltreffendheid.2.De manager doet jaarlijks een voorstel voor de selectie en prioritering
van de onderzoeksonderwerpen in het concept-onderzoeksplan.3.In het onderzoeksplan worden per intern onderzoek globaal
aangegeven:
het object van onderzoek
de relevantie van het onderzoek
de reikwijdte van het onderzoek
de onderzoeksmethode
doorlooptijd van het onderzoek
de wijze van uitvoering
4.In het jaarplan worden de budgetten en arbeidscapaciteit die in de
begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken,
aangegeven. 4.Uitvoering onderzoeken1.De onderzoeken uit het onderzoeksplan worden uitgevoerd door een
auditteam onder verantwoordelijkheid van de controller. De medewerkers
die belast worden met de uitvoering van een onderzoek uit het
onderzoeksplan vormen het auditteam.2.Het onderzoek kan worden uitgevoerd door medewerkers van de gemeente of
door derden. Medewerkers van de gemeenschappelijke regeling die belast
worden met het onderzoek mogen in hun dagelijkse werkzaamheden betrokken
zijn bij het onderzoeksobject. Analyses en aanbevelingen tot verbetering
dienen echter zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand te komen en
uitgevoerd te worden door medewerkers die niet in hun dagelijks werk
betrokken zijn bij het onderzoeksobject. 3.Het auditteam heeft toegang tot alle documenten en bestanden over de
gemeentelijke bedrijfsvoering die zij in het kader van een onderzoek uit
het onderzoeksplan van belang achten.5.Voortgang onderzoekenHet dagelijks bestuur rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering van de
begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende
budgetten. 6.Rapportage en gevolgtrekking1.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage.
Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten
en aanbevelingen voor verbeteringen.2.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het dagelijks
bestuur indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het
plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur
aangeboden. Het dagelijks bestuur neemt op basis van het plan van
verbetering organisatorische maatregelen.7.Inwerkingtreding1.Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft
terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2014.8.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken
doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de gemeenschappelijke
regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard”.Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 13 januari
2014.De manager, de voorzitter,W.H. van Ravestijn K. TigelaarArtikelsgewijze toelichtingArtikel 2. OnderzoekfrequentieIn artikel 2 wordt het dagelijks bestuur opgedragen onderzoek te doen naar
de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de
uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Om zoveel mogelijk in
te kunnen spelen op actuele onderwerpen wordt het onderwerp van onderzoek
jaarlijks gekozen, waarbij wordt ingespeeld op wat uit onderzoeken door de
accountant of uit interne controles is gebleken.De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de
programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid
kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het
paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.Artikel 3. OnderzoeksplanDe beslissing wat te onderzoeken is aan het dagelijks bestuur.
Vanzelfsprekend zal het algemeen bestuur willen weten wat de plannen zijn,
en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig
acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen
onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De aard en de diepgang van de
onderzoeken kan verschillen.De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het
onderzoeksplan wordt aangeboden aan het algemeen bestuur, en het algemeen
bestuur kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het dagelijks
bestuur vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een
onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd
in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:
Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk
aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden
bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen
aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en
instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk
de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.
Met de relevantie van het onderzoek wordt aangegeven wat het belang
van het te onderzoeken deel van de bedrijfsvoering, gemeentelijke
taak, programma of paragraaf is en wat eventueel de aanleiding voor
de keuze van het onderzoeksobject is.
De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over
alle organen (algemeen bestuur, dagelijks bestuur),
organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeenschappelijke
regeling bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten
geheel of in belangrijke mate door de gemeenschappelijke regeling
worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden
ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te
onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De
reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden
aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en
welke organisatie-eenheden en niet-gemeentelijke instellingen bij
het onderzoek worden betrokken.
Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden
(benchmarking, systeemtoets accountant, enquête, enzovoorts).
Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel
onderverdeeld in fasen.
Hierin wordt aangegeven hoe het onderzoeksteam is samengesteld en op
welke wijze het onderzoek wordt uitgevoerd. Indien de ambtelijke
organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet
waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid
van de analyse en/of adviezen ter verbetering worden
gegarandeerd.
Artikel 4 Uitvoering onderzoekHet onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid mag worden uitgevoerd
met eigen personeel of personeel van derden. De gemeenschappelijke regeling
beschikt niet over een afzonderlijke audit-functie. Een goed alternatief is
het per onderzoek samenstellen van een projectmatig, multidisciplinair
auditteam, waarin medewerkers van de deelnemende gemeenten zitting hebben.
Met het samenstellen van een auditteam onder leiding van de controller wordt
de onafhankelijkheid gewaarborgd.Artikel 5. Voortgang onderzoekDe bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te
geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de
bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van
de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in
deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de
interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur. Artikel 6. Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeenschappelijk regeling de
transparantie van hun handelen te vergroten en de publieke verantwoording
daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook
neergelegd in rapporten voor het algemeen bestuur, zoals voorgeschreven in
artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten worden gevoegd bij
de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die
lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat
het algemeen bestuur, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn
vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook
het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering,
daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor
verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel
van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De
bedrijfsvoering is een zaak van het dagelijks bestuur. Het is dan ook het
dagelijks bestuur dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het dagelijks
bestuur moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van
verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan het algemeen bestuur
gestuurd. Artikel 7. InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking,
en heeft een terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2014. Artikel 8. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar
deze verordening kan worden verwezen.