CVDR324186_1Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche WaardnlregelingCromstrijen2018-04-09CromstrijenGVOP 28-02-2014Controleverordening gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard213 Gemeentewetgedelegeerde functionarisbestuur en recht2014-01-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-012014-01-01Nieuwe regelingOnbekendGeenGeenControleverordening Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche WaardControleverordening Gemeenschappelijke RegelingICT-samenwerking Hoeksche WaardHet algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking
Hoeksche Waard,overwegende dat:
het gewenst is regels te stellen met betrekking tot de controle
op de administratie en het beheer van vermogenswaarden;
zij hierbij artikel 213 Gemeentewet, het Besluit
accountantscontrole gemeenten en de Financiële verordening
Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard in
acht wenst te nemen
besluit vast te stellen de volgende verordening:Verordening voor de controle op het
financiële beheer en op de
inrichting van de financiële organisatie van de
Gemeenschappelijke Regeling
ICT-samenwerking Hoeksche
Waard.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:a.accountanteen door het algemeen besuur benoemde registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten.b.
accountantscontrolede controle van de in artikel 22 van Gemeenschappelijke Regeling
ICT-samenwerking Hoeksche Waard bedoelde jaarrekening uitgevoerd door
de, door het algemeen bestuur benoemde, accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186
Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
onrechtmatigheden in de jaarrekening, waarbij de nadere regels
die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden
gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht
worden genomen.
c.
auditcommitteeHet algemeen bestuur kan uit zijn midden een committee benoemen waaraan
zij de taken mandateert die in deze Controleverordening aan het algemeen
bestuur toekomen. d.
rechtmatigheid in het kader van
accountantscontrole:het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en
regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten.e.
deelverantwoordingeen in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de
verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke
organisatie-eenheid binnen de organisatie, welke verantwoording
onderdeel uit maakt van de jaarrekening. 2.Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een
door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van
de accountant geschiedt in principe voor onbepaalde tijd waarbij
periodiek een evaluatie wordt gehouden.2.Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de
aanbesteding van de accountantscontrole voor.3.Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de
accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma
van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole
opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties) bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij
toe te passen goedkeuringstoleranties (en
afwijkende
rapporteringstoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet
besteden;
de functies en of organisatieonderdelen van de
gemeenschappelijke regeling met bijbehorende afwijkende
rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn
controle specifiek aandacht moet besteden.
4.In afwijking van lid 3, letters f en g, kan het algemeen bestuur in
het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks
voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant
vaststelt de posten van de jaarrekening, de
posten van de deelverantwoordingen, de functies en de
organisatieonderdelen van de gemeenschappelijke regeling, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en
welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt
het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de
selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende
weging vast.3.Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur1.Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van
de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de
jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten
van het dagelijks bestuur, deelverantwoordingen, administraties,
plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter
inzage liggen en goed toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan
de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het dagelijks bestuur overlegt tijdig de gecontroleerde jaarrekening
samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt binnen de
wettelijk vastgestelde termijnen de jaarrekening vast.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar
komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft,
wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur
en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de
aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving
uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende
accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats
tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het algemeen
bestuur, (de portefeuillehouder financiën uit) het dagelijks
bestuur, de manager en de controller.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen,
brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage
voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur
draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn
controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle
kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers
van de gemeenschappelijke regeling.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor
de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks
bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren
hieraan hun medewerking verlenen.3.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de
gemeenschappelijke regeling zijn gehouden de accountant alle
informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en
volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van
baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de
getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde
accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke
werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid
en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de
accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur
informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant
te verstrekken opdrachten.2.Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het
beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de
controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen
bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het
algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van
de gemeente is.3.Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan
derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en
neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel
van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een
accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht
verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde
accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke
regeling is. 7.Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt
hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een
afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur. 2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van
bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde
(deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van
bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de
administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de manager,
de controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende
ambtenaren. 3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het
dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks
bestuur om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in het
algemeen bestuur van de jaarstukken, het verslag van bevindingen met
(een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde
vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.8.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft
terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2014.9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam
“Controleverordening gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking
Hoeksche Waard”.Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 13
januari 2014.De manager, de voorzitter,W.H. van Ravestijn K. TigelaarArtikelgewijze toelichtingArtikelgewijze toelichting2.Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur
verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde
bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag . Voor
het overleggen van deze stukken aan de het algemeen bestuur moet de
jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De
accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen
bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur, die de accountant aanwijst
(conform artikel 213, lid 2 GW). Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke
jaarrekening is een registeraccountant, een
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3 Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten. Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de jaarrekening. Het eerste lid legt de periode
van de verbintenis met de accountant voor de controle van de
jaarrekening vast. Het tweede lid regelt, dat het dagelijks bestuur
verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de
accountantscontrole van de jaarrekening. Het is mogelijk om de verbintenis met de accountant na de evaluatie
herzien. Een algemeen bestuur die per periode wil wisselen van
controlerend accountant, zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten
houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te
sluiten. Voor de accountantscontrole wordt van toepassing verklaard het “Besluit
accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door
de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten”
bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de
accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van
bevindingen. Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de
jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een
percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangbasis). De
goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve
van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. In het Besluit
accountantscontrole worden maximale percentages voor de
goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de
jaarrekening en eventueel door het algemeen bestuur aan te wijzen
deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle). De
goedkeuringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur worden
vastgesteld. Een rapporteringtolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een
goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het
verslag van bevindingen. Rapporteringtoleranties kunnen door het
algemeen bestuur lager worden gesteld dan de uit de
goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. De accountantscontrole richt zich op de jaarrekening. Hiervoor moet het
algemeen bestuur bij de aanbesteding van de accountantscontrole de te
hanteren goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende
rapporteringtoleranties) opgeven, indien het algemeen bestuur deze lager
dan de wettelijke maxima wenst vast te stellen. Daarnaast kan het
algemeen bestuur als extra eis aangeven, dat er een accountantscontrole
op (bepaalde) deelverantwoordingen van de gemeente plaatsvindt. Hiervoor
kunnen door het algemeen bestuur dan eveneens afwijkende
goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende
rapporteringtoleranties) worden aangegeven. Het algemeen bestuur kan ook posten van de jaarrekening of posten van
een deelverantwoording aanwijzen, waaraan de accountant bij zijn
controle specifiek aandacht moet besteden en waarvoor afwijkende lagere
rapporteringtoleranties gelden. In plaats van posten van de jaarrekening
of posten van een deelverantwoording kan het algemeen bestuur ook
gemeentelijke functies of gemeentelijke organisatieonderdelen aanwijzen
waarvoor lagere rapporteringtoleranties gelden. We kunnen bijvoorbeeld
denken aan lagere rapporteringtoleranties voor de subsidieverstrekking
of voor het organisatieonderdeel gemeentelijke belastingen. Voor de gehele jaarrekening, maar ook voor delen ervan, kunnen de
goedkeuringstoleranties dus lager worden gesteld. De
rapporteringtoleranties zijn in eerste instantie de bedragen die volgen
uit de percentages van de goedkeuringstolerantie. Voor de rapportering
in het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur kan het algemeen
bestuur de rapporteringtoleranties (op onderdelen van de gemeentelijk)
lager vaststellen.De goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties kunnen jaar op
jaar door het algemeen bestuur worden aangepast. Het is dus nodig, dat
het algemeen bestuur bij de aanbesteding van de accountantscontrole voor
de goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties opgeeft. Het
ieder jaar aanpassen van deze goedkeuringstoleranties en
rapporteringstoleranties is niet gewenst. Mocht een algemeen bestuur
gedurende de contractperiode toch de voornoemde toleranties willen
aanpassen, dan kan hij altijd nog een wijziging op het contract met de
accountant afspreken. Wel is het voor te stellen dat het algemeen
bestuur wil, dat de accountant ieder jaar zijn specifieke aandacht richt
op een ander organisatieonderdeel en dat daarbij voor ieder
organisatieonderdeel andere rapporteringstoleranties geëigend zijn.In het derde lid van artikel 2 zijn de in bovenstaande alinea’s
behandelde zaken items. Ze moeten al bij de aanbesteding van de
accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het
programma van eisen. Natuurlijk zal een aanscherping van de eisen door
het algemeen bestuur leiden tot een hogere prijsstelling door de
accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen
over eisen die het algemeen bestuur kan stellen aan de werkzaamheden van
de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van
bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.Mogelijk zal het algemeen bestuur de posten van de jaarrekening, de
posten van deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en gemeentelijke
organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar men dan
rekening kan houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin
voorziet het vierde lid van artikel 2. Wel is het raadzaam, dat de
gemeente hierover bepalingen in het programma van eisen bij de
aanbesteding en opdrachtverlening opneemt.Bij groter worden van de organisatie kan het bedrag dat is gemoeid met
de accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de
accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Bij Europese
aanbesteding zijn het de selectiecriteria en bijbehorende
wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de
controle van jaarrekening bepalen. Het algemeen bestuur is het
bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en moet dus de
selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren vaststellen. Dit wordt
geregeld in het vijfde lid van artikel 2. 3.Informatieverstrekking door het dagelijks bestuurHet dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van het algemeen bestuur
is het dagelijks bestuur ook verantwoordelijk voor de samenstelling van
eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen.
Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks
bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de
accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar
de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks
bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage
aan de accountant beschikbaar te stellen. Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het dagelijks bestuur
een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het dagelijks
bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling
van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook
wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen
gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het dagelijks
bestuur een dergelijke verklaring verstrekt. In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het dagelijks bestuur
gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan het
algemeen bestuur. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na
vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan
gedeputeerde staten (artikel 200 GW). Voor deze datum, 1 juli, moet de
jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld en moet een
eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (zie artikel 198 GW) zijn
doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Na analogie van
artikel 197, lid 2 GW echter is bepaald dat het dagelijks bestuur bij de
overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het algemeen
bestuur daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag
van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het dagelijks bestuur alle
informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na
de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van
de jaarrekening door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur
bekend is geworden, terstond te melden aan het algemeen bestuur en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling in het
algemeen bestuur uit. 4.Inrichting accountantscontrole4van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting
van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van
de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs
onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin
volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele
accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de
accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.
Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke
aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.5.Toegang tot informatieIn het vorige artikel hebben we gezien, dat de accountant leidend is
voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede
controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen
doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd
onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in
achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd
in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het
dagelijks bestuur de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de
accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de
gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de
accountantscontrole.6.Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen
de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen
ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de
medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte
accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere
dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks
bestuur. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden
over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te
besteden aan een accountant. Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het
dagelijks bestuur moet omgaan met de uitbesteding van
“advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de administratieve
organisatie, aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Door
deze werkzaamheden te gunnen aan de door het algemeen bestuur benoemde
accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de
accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen
bestuur in het geding komen. Gevaar van belangenverstrengeling tussen
dagelijks bestuur en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de
kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die
gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen
werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het dagelijks bestuur voor
werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en
de doeltreffendheid van onderdelen van de gemeente de door het algemeen
bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het dagelijks
bestuur dit voornemen heeft, dient hij het algemeen bestuur hier vooraf
over te informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om
over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te
vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te
maken.Het tweede en het derde lid regelen, dat het dagelijks bestuur voor de
overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door het algemeen
bestuur benoemde accountant inschakelt. Het dagelijks bestuur mag
hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is. De
accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de
gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere
accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan
van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld
organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden
gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de
accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente
worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het dagelijks bestuur in
deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.7.RapporteringDit artikel regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de
accountant aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Aanvullend
daarop kan het algemeen bestuur in zijn programma van eisen bij de
aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook
aanvullende rapporteringen van de accountant (artikel 2, lid 3, letters
c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken
aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde
controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij
de aanbesteding moeten worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de
accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen
bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste
tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid regelt,
dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen
door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende
verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Dit opdat
het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de
accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage
krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze
rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van
bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij
om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine)
onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in
onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden
opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen
voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden
voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag
van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken
met het dagelijks bestuur geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid
kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant
zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur mondeling
toelicht. 8.InwerkingtredingHet artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken
van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren.9.CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken
naar deze verordening kan worden verwezen.