CVDR324169_1Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente AlkmaarnlregelingAlkmaar2018-05-29Alkmaarzoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2014-284.html, 06-01-2014Financiële verordening gemeente AlkmaarGemeentewet, art. 212 gemeenteraadfinanciën en economie2014-01-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-012015-01-01nieuwe regelingOnbekend.Geen.Deze regeling is vervangen door de Financiële verordening gemeente Alkmaar 2015.Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente AlkmaarI.Inleidende bepalingen1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
sector en bedrijf:
iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke
organisatie met een eigen verantwoordelijkheid aan het
college.
administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het
functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de
organisatie van de gemeente Alkmaar en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Administratieve organisatie
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het
tot stand brengen en het in stand houden van de goede
werking van de bestuurlijke en ambtelijke
informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke
leiding.
Rechtmatigheid
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en
regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen,
raadsbesluiten en collegebesluiten.
Doelmatigheid
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt
mogelijke inzet van middelen.
Doeltreffendheid
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het
beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
II.Kaderstelling en Begroting2.Planning en controlcyclus
Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college de
raad een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor
het aanbieden door het college en het vaststellen door de
raad van de jaarstukken, de voorjaarsnota, de tussentijdse
rapportages en de begroting met de meerjarenraming, alsmede
van de te houden bijeenkomst grote projecten voorafgaand aan
de behandeling van de voorjaarsnota.
In het overzicht genoemd in het eerste lid wordt tevens
inzicht geboden wanneer het college in het begrotingsjaar de
raad de (geactualiseerde) kadernota’s aanbiedt welke
voortvloeien uit het BBV.
T.a.v. de jaarstukken, de voorjaarsnota en de begroting ligt
tussen het moment van aanbieden aan de raad en de
besluitvorming in de raad ten minste zes weken.
3.Inrichting voorjaarsnota, begroting en
jaarstukken
In de voorjaarsnota biedt het college tevens een overzicht
aan met de financiële kaders en uitgangspunten van de
ontwerpbegroting en het meerjarenramingen.
De financiële kaders en uitgangspunten worden gedurende het
begrotingsjaar uniform toegepast op alle voorkomende en
tussentijdse investeringen, projecten en andere plannen
ongeacht delooptijd dan wel moment van uitvoering.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de
begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering
het benodigde investeringsbedrag weergegeven.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting
van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele
raming van de totale uitgaven weergegeven.
In de bijlage subsidies bij de begroting en de jaarstukken
geeft het college in ieder geval een overzichtvan de
subsidies aan instellingen en ondernemingen.
4.Autorisatie begroting en investeringskredieten
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de
lasten en de baten per programma.
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke
investeringen in het begrotingsjaar de raad op een later
tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het
investeringskrediet wil ontvangen. De investeringen voor het
begrotingsjaar die niet benoemd zijn tijdens de
begrotingsbehandeling zijn met het vaststellen van de
begroting geautoriseerd.
5.Programma-indeling
De raad stelt met de programmabegroting de
programma-indeling vast.
Per programma wordt de volgende informatie gepresenteerd:
de doelenboom
de geldende kaderstellende en beleidsnota’s
de beoogde maatschappelijke effecten
de uit te voeren prestaties
de kritische prestatie-indicatoren
de lasten en baten onderverdeeld naar de
producten
het meerjarig verloop van investeringen,
gespecificeerd naar vervanginginvesteringen en
investeringen nieuw beleid,
het verloop van reserves en voorzieningen
III.Begrotingsuitvoering6.Tussentijdse rapportage
Het college informeert de raad door middel van tussentijdse
rapportages over de realisatie van de begroting van de
gemeente minimaal twee maal per lopende boekjaar.
De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de
uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht
van baten en lasten met de bijgestelde raming van:
de baten en lasten per programma uitgesplitst naar
producten;
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen
uitgesplitst naar producten;
het resultaat voor bestemming volgend uit de
onderdelen a en b;
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan
reserves per programma;
het resultaat na bestemming, volgend uit de
onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming
van de uitputting van de investeringskredieten.
Vervallen (raadsbesluit 19 december 2013)
IV.Financieel beleid7.Reserves en voorzieningen
Er zijn geen reserves en voorzieningen beneden het niveau
van € 100.000.
Jaarlijks wordt bij de jaarrekening:
het saldo van taakmutaties waar voor in de Algemene
Uitkering gemeentefonds middelen zijn toegevoegd,
aan nieuw in te vormen reserves c.q. voorzieningen
toegevoegd, vernoemd naar de taakmutatie;
het saldo van het product Wet Maatschappelijke Ondersteuning
toegevoegd aan de Reserve WMO, voor zover het
gemaximeerde niveau van de reserve nog niet bereikt
is;
de opbrengsten anti-speculatie beding toegevoegd aan
de Reserve betaalbare woningen starters;
het saldo van het product Afvalinzameling en
afvalverwerking voor zover het de niet-commerciële
activiteiten betreft toegevoegd aan de reserve
Egalisatie Afvalinzameling en afvalverwerking;
het saldo van het product Riolering toegevoegd aan
de reserve Egalisatie Riolering.
8.Financieringsfunctie
Het college zorgt bij het uitoefenen van de
financieringsfunctie voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en
het uitzetten van overtollige gelden om de
programma’s binnen de door de raad vastgestelde
kaders van de begroting uit te voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s,
koersrisico’s en kredietrisico’s;
het beperken van de kosten van leningen en het
bereiken van een voldoende rendement op
uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en
externe kosten bij het beheren van de geldstromen en
financiële posities.
Het college neemt bij het uitvoeren van de
financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt
uitsluitend bij financiële instellingen:
die bijdragen aan een samenleving waarin
levenskwaliteit wordt bevorderd en menselijke
waardigheid centraal staat;
die het voor mensen, bedrijven en organisaties
mogelijk maken bewust met geld om te gaan en
daarmee duurzame ontwikkeling bevorderen;
waarvoor minimaal een AA rating afgegeven is
door tenminste één gezaghebbende rating agency, of
voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis
geldt van 0%;
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet
tegen vastrentende waarden, dan wel in producten
waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de
looptijd in tact is;
derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het
beperken van financiële risico’s;
voor het aantrekken van financieringen met een
looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3
prijsopgaven bij verschillende financiële
instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het
uitzetten van middelen of het verlenenvan garanties
luiden in euro.
Het college informeert de raad vooraf indien de wettelijke
kasgeldlimiet of de wettelijke rente-risiconorm dreigen te
worden overschreden.
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van
garanties en het aangaan van financiële participaties uit
hoofde van de publieke taak bedingt het college indien
mogelijk zekerheden.
Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van
dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties
en financiële participaties.9.Grondbeleid
In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de
jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen
op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten in ieder geval op:
de verwerving van gronden;
de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen
projecten;
In de kadernota grondbeleid wordt in ieder geval aandacht
besteed aan:
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid
van de gemeente;
te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen
projecten;
de verwerving en uitgifte van gronden;
de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop
van gronden.
V.Financieel beheer en interne controle10.AdministratieDe administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in
de gemeente als geheel en in de afdelingen;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van activa met economisch nut, activa met
maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en
contracten;
het verschaffen van informatie over uitputting van de
toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het
maken van kostencalculaties;
het verschaffen van informatie over indicatoren met
betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en
diensten en de maatschappelijke effecten van het
gemeentelijke beleid;
11.Interne controle
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse
interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de
beheershandelingen.
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing
van een aantal organisatie-onderdelen en processen op
juistheid, volledigheid en tijdigheid van de
informatievoorziening, de rechtmatigheid van
beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van
de gemeentelijke regelingen.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke
organisatie en een eenduidig toewijzing van de
gemeentelijke taken aan de afdelingen;
een adequate scheiding van taken, functies,
bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de
eisen van interne controle wordt voldaan en de
betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan
beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het
aangaan van verplichtingen ten laste van de
toegekende budgetten en investeringskredieten;
de regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening van de
financieringsfunctie;
de te maken afspraken met de afdelingen over de te
leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen
en de wijze en frequentie van rapportage over de
voortgang van de activiteiten en uitputting van
middelen;
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig
toewijzen van de lasten en baten aan de producten
van de productraming en de productrealisatie.
De besluiten genoemd onder letters a, b en d van het eerste
lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.
VII.Slotbepalingen13.Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van het
begrotingsjaar 2012. De stukken voor dit begrotingsjaar en
latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze
verordening.
Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële
verordening gemeente Alkmaar” vastgesteld door de raad op 3
november 2003.
14.CiteertitelDeze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder
de naam “Financiële verordeninggemeente Alkmaar”.Toelichting op de artikelenArtikel 1. DefinitiesVoor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de
Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en
Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten.Enkele begrippen uit de verordening worden expliciet gedefinieerd.Artikel 2. Planning en controlcyclusHet artikel bepaalt dat het college ieder jaar aan de raad een overzicht
aanbiedt met daarin de data waarop belangrijke financiële stukken in de raad
worden geagendeerd. Het overzicht is bij wijze vanspreken het spoorboekje voor
de raad en het college voor de financiële jaarplanning. Een goede afstemming met
de griffie voorafgaand aan de aanbieding aan de raad is wenselijk voor een
soepele behandeling in de raad.Tegelijk met het overzicht wordt tevens aangeboden een voorstel wanneer welke
nota’s in het komendbegrotingjaar aan de raad worden voorgelegd. Dit biedt de
raad desgewenst de gelegenheid andere prioriteiten te stellen ten aanzien van
het actualiseren van financieel beleid. Het betreft de nota’s;
Lokale heffingen
Reserves en voorzieningen
Waardering en afschrijving vaste activa
Weerstandsvermogen en risicomanagement
Onderhoud kapitaalgoederen
Financiering
Bedrijfsvoering
Verbonden partijen
Grondbeleid
Verstrekking subsidies.
Om de raadsleden in staat te stellen zich zorgvuldig op belangrijke en
omvangrijke financiële documentenvoor te kunnen bereiden is in het laatste lid
een termijn gesteld van 6 weken tussen aanbieden en besluitvorming in de
raad.Artikel 3. Inrichting voorjaarsnota, begroting en jaarstukkenIn dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de
inrichting van de begroting.Belangrijk punt betreft de toevoeging van lid 2. Hiermee worden de financiële
uitgangspunten voor investeringsbeslissingen gelijk gesteld en wordt de afweging
niet verstoord door wisselende financiële uitgangspunten en aannames. De
financiële uitgangspunten voor een begrotingsjaar zijn hierdoor van toepassing
op alle investeringen, projecten en plannen gedurende het begrotingsjaar.Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredietenArtikel 4 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en
investeringskredieten. In dit artikel wordt bepaald dat de raad autoriseert op
programmaniveau.Investeringen die in hetzelfde begrotingsjaar starten vallen ook onder de
autorisatie tenzij de raad bij de begrotingsbehandeling expliciet aangeeft dat
voor bepaalde investeringen aparte autorisatievoorstellen aan de raad moeten
worden voorgelegd.Investeringen die betrekken hebben op latere jaren vallen niet onder de
autorisatie.Artikel 5. Programma-indelingDit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting. De indeling
van de programma’s wordt jaarlijks met het vaststellen van de programmabegroting
door de raad vastgesteld.Door de raadswerkgroep Verbetering programmabegroting zijn voorstellen gedaan
tot versterking vande informatiewaarde van de programmabegroting. Deze
voorstellen zijn in de Programmabegroting 2010 verwerkt en worden in dit artikel
formeel vastgelegd.Artikel 6. Tussentijdse rapportageEen belangrijk onderdeel van de planning en control cyclus voor de raad zijn de
tussenrapportages.Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over
de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de
uitvoering van het beleid.De minimale frequentie voor tussentijdse rapportages is twee maal per jaar,
vaker mag.Het 2e lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.Artikel 7. Reserves en voorzieningenVoor een investeringsvoornemen kan de raad een bestemmingsreserve vormen. Een
deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de
balans van de gemeente tot uitdrukkinggebracht dat een toekomstige investering
een beslag op het eigen vermogen gaat leggen.Een investeringsvoornemen leidt niet altijd tot investeringen. Er bestaat het
gevaar dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan waar tegenover in het
geheel geen investeringsvoornemen meer bestaan. Door bij het instellen van een
bestemmingsreserve een minimum niveau te hanteren kan dit worden voorkomen. Met
dit oogmerk is als ondergrens voor het vormen van reserves en voorziening en een
bedrag van € 100.000 opgenomen.Voor een pragmatisch financieel beheer is geregeld dat een aantal saldi bij de
jaarrekening gedoteerd worden aan specifiek benoemde reserves.Artikel 8. FinancieringsfunctieDe financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het
middelbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212
Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels
voor het beleid en de organisatie bevat.Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële
participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel
2 Wet Financiering Decentrale Overheden).In lid 2 is opgenomen dat overtollige geldmiddelen alleen bij maatschappelijk
verantwoorde en duurzaam opererende financiële instellingen uitgezet mogen
worden. Met de bepaling in dit artikel brengt de gemeente Alkmaar tot
uitdrukking dat haar verantwoordelijkheid om duurzaam te handelen ook geldt in
de omgang met financiële instellingen.Artikel 9. GrondbeleidIn het BBV staat in artikel 16 welke informatie de paragraaf Grondbeleid in elk
geval moet bevatten.Het 2e lid benoemt een aantal elementen welke in een kadernota Grondbeleid
behandeld dienen teworden.Artikel 10. AdministratieOnder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de
gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens
systematisch moeten worden vastgelegden aan welke eisen deze gegevens moeten
voldoen.Artikel 11. Interne controleOnder artikel 11 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de interne controle van
bedrijfsprocessenen organisatie onderdelen.Artikel 12. Financiële organisatieArtikel 12 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het
1e lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast
te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het college wordt in
dit artikel opgedragen bepaalde van deze regels vast te leggen in
besluiten.Artikel 13. InwerkingtredingDe verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212
Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van
toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren.
De jaarstukken van het vorig begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen
uit de oude verordening.Artikel 14. CiteertitelArtikel 14 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze
verordening kan worden verwezen.