Financiële verordening 2014

Onderwerp: Financiële verordening 2014

De raad van de gemeente Montferland;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 december 2013;

gelet op artikel 212 Gemeentewet en de relevante bepalingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

BESLUIT:

vast te stellen de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Montferland (Financiële verordening 2014).

• 1.

  Inleidende bepalingen

   

  Artikel 1 Definities

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  a.afdeling:

  iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

  b.administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Montferland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  c.bestuurlijke planning:

  een jaarlijks voor 1 januari ter kennisname aan de raad aan te bieden planning met betrekking tot het opstellen van de kadernota, begroting, tussenrapportage en jaarstukken

   

• 2.

  Begroting en verantwoording

   

  Artikel 2 Programmabegroting

  • 1.

    De raad stelt bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

  • 2.

    De raad stelt per programma op hoofdlijnen de beoogde maatschappelijke effecten en de relevante indicatoren voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de uitvoering vast.

     

  Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1.

    Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 3.

    In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

     

  Artikel 4 Kaders ontwerpbegroting (kadernota)

  • 1.

    Het college biedt jaarlijks aan de raad een nota ter vaststelling aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

  • 2.

    De uiterste datum van aanbieding van deze nota door het college en het moment van vaststelling door de raad worden jaarlijks vastgesteld in de bestuurlijke planning.

     

  Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2.

    Met het vaststellen van de begroting worden ook de daarin opgenomen investeringskredieten geautoriseerd. In de begroting worden daartoe per programma die investeringen opgenomen welke door de raad geautoriseerd moeten worden.

  • 3.

    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

  • 4.

    Het college is bevoegd onvoorziene, niet uit te stellen en onvermijdbare lasten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien.

  • 5.

    Ten behoeve van een soepele voortgang in de bedrijfsvoering en/of besluitvormingstrajecten kan het college:

    • a.

      in afwijking van de begroting uitgaven doen zonder voorafgaande autorisatie van de raad,

    • b.

      rapportagegrenzen hanteren voor de toelichting op de begrotingsafwijkingen in de planning & control documenten.

  • 6.

    De raad stelt de grenzen en voorwaarden waaronder de punten van lid 5 letters a en b kunnen geschieden vast zoals vermeld in de bijlage “Budgetkader College 2014” die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

     

  Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting medio het lopend boekjaar.

  • 2.

    De bestuursrapportage wordt aan de raad aangeboden op het tijdstip als jaarlijks vastgesteld in de bestuurlijke planning.

  • 3.

    De bestuursrapportage gaat in op afwijkingen, op programma niveau en in het overzicht algemene dekkingsmiddelen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde prestaties en, indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijk effecten, de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

  • 4.

    Indien ontwikkelingen in projecten of processen en de uitvoering van de begroting met betrekking tot doel, proces en de middelen daartoe aanleiding geven, en rekening houdend met de in het Budgetkader College genoemde criteria, informeert het college de raad zo spoedig mogelijk.

     

  Artikel 7 Jaarstukken

  • 1.

    Het college legt jaarlijks verantwoording af aan de raad door middel van jaarverslag en jaarrekening.

  • 2.

    Vaststelling van de jaarrekening door de raad dient het college tot decharge.

  • 3.

    De vaststelling van de jaarrekening door de raad vindt plaats op het tijdstip als jaarlijks vastgesteld in de bestuurlijke planning.

     

• 3.

  Financieel beleid

   

  Artikel 8 Activa

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in maximaal vijf jaar afgeschreven.

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht

  • 3.

    Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met economisch nut worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage “Afschrijvingsbeleid vaste activa met economisch nut” die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

  • 4.

    Aankoop en vervaardigen van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief met een maximum van twintig jaar of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

     

  Artikel 9 Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Montferland wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente geleverde producten en verleende diensten.

  • 2.

    Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3.

    De omslagrente voor nieuwe activa wordt jaarlijks vastgesteld bij de in artikel 4 genoemde kaders van de begroting.

     

  Artikel 10 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing, leges en overige lokale heffingen

   

  Artikel 11 Financiering

  • 1.

    Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak voor het:

    • a.

      aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

    • b.

      beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals rente, koers, valuta, krediet, relatiebeheer, interne liquiditeit, geldstromenbeheer, debiteurenbeheer, administratieve organisatie en interne controle;

    • c.

      beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

    • d.

      beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2.

    Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    de regelgeving van de hogere overheden wordt gevolgd;

  • b.

    het uitzetten van overtollige gelden gebeurt bij ’s Rijks schatkist dan wel bij andere openbare lichamen;

  • c.

    het uitzetten van overtollige middelen gebeurt uitsluitend tegen vastrentende waarden, dan wel producten waarbij de hoofdsom aan het einde van de looptijd gegarandeerd wordt;

  • d.

    derivaten, commercialpaper en Medium Term Notes worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

  • e.

    het aantrekken van financieringsmiddelen en geldleningen gebeurt transparant door meerdere offertes te vragen bij verschillende landelijk erkende financiële instellingen;

  • f.

    de financiële handelingen en transacties als ook het verlenen van garanties gebeuren uitsluitend in euro’s.

  • 3.

    Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijkse beheer van in lid 1 punt b genoemde beheersing van risico’s. Bij gewijzigde wet- of regelgeving of indien interne organisatorische maatregelen hiertoe aanleiding geven, zorgt het college voor tijdige actualisatie.

  • 4.

    Het treasurystatuut of de wijzigingen daarin, worden ter kennisname aan de raad aangeboden.

  • 5.

    Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak, bedingt het college zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het publiek belang van dergelijke uitzettingen van middelen verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

     

  Artikel 12 Ander financieel beleid

  Het college zal in de begroting het beleid en andere relevante informatie opnemen ten aanzien van:

  • a.

    het weerstandsvermogen inclusief de reserves en voorzieningen;

  • b.

    het onderhoud van kapitaalgoederen;

  • c.

    de financiering;

  • d.

    de bedrijfsvoering;

  • e.

    de verbonden partijen;

  • f.

    het grondbeleid;

  • g.

    de lokale heffingen, inclusief de grondslagen voor de berekening daarvan;

  en eventueel voorstellen doen tot aanpassing van het beleid; de raad beslist daarover elk jaar bij de begrotingsvaststelling.

• 2.

  Financieel beheer en interne controle

   

  Artikel 13 Administratie

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

     

  Artikel 14 Interne controle

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 3.

  Financiële organisatie

   

  Artikel 15 Financiële organisatie

  Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

  Artikel 16 Inkoop en aanbesteding

  Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

   

• 4.

  Slotbepalingen

   

  Artikel 17 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2014. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

  • 2.

    Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Montferland 2010” vastgesteld door de raad op 17 december 2009.

     

  Artikel 18 Overgangsbepalingen

  Investeringen die zijn geactiveerd voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, voor zover de raad niet heeft aangegeven dat deze investeringen vervroegd moeten worden afgeschreven.

   

  Artikel 19 Citeertitel

  Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening 2014”.

   

  ’s-Heerenberg, 30 januari 2014

   

  De raad van de gemeente Montferland,

   

  De griffier, De voorzitter,

  D.Berends, C.C. Leppink-Schuitema

   

  Bijlage Financiële verordening 2014