Organisatie | Weert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Weert |
Citeertitel | Financiële beheersverordening gemeente Weert |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | Bijlage A Rapportage afwijkingen kredieten Bijlage B Raamkrediet Bijlage C waardering en afschrijving vaste activa en rente Bijlage D Treasurystatuut |
De "Financiële beheersverordening gemeente Weert”, vastgesteld door de raad der gemeente Weert in de openbare vergadering van 10 december 2008, wordt ingetrokken op 10-03-2014.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-03-2014 | nieuwe regeling | 12-02-2014 | RAD-000940 |
De raad van de gemeente Weert besluit;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;
Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Weert.
HOOFDSTUK I Begroting en verantwoording
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
De begroting en jaarstukken zijn ingericht conform het gestelde in het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten (BBV) en voldoen aan de Kadernota rechtmatigheid van het Platform rechtmatigheid provincies en gemeenten.
Artikel 5. Tussentijdse rapportage
Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste twee maanden (voorjaars- nota) en de eerste achtmaanden (najaarsnota) van het lopende boekjaar. Deze rapportages worden behandeld in de raadscommissies en de raadsvergadering.
Van de nieuwe investeringen (prioriteiten) en de vervangingsinvesteringen worden per investering het benodigde investeringskrediet en de bijbehorende kapitaallasten en/of exploitatielasten weergegeven. Dit geschiedt via de overzichten “voorstel prioriteiten” en “totaaloverzicht vervangingsinvesteringen”. Hierbij wordt tevens een nadere toelichting op de voorgestelde prioriteiten voor het begrotingsjaar gegeven.
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan welke nieuwe investeringen op een later tijdstip moeten worden aangeboden, via een apart voorstel voor beschikbaarstelling en autorisatie van het investeringskrediet. Dit gebeurt door middel van het vetgedrukt weergeven van de betreffende investeringen op het overzicht “voorstel prioriteiten“.
Het college van B&W kan de raad voorstellen om budgetten, die in een jaar nog niet volledig gebruikt zijn, over te hevelen naar het volgende jaar, indien voldaan wordt aan de criteria zoals opgenomen in de door het college vastgestelde beleidsregels “Criteria budgetoverhevelingen” en met inachtneming van het gestelde bij punt 2.
Artikel 9. Beheersing kredieten
Het college rapporteert aan de raad bij gesignaleerde afwijkingen en/of ontwikkelingen tot afwijkingen ten aanzien van kapitaalkredieten. De geformuleerde uitgangspunten over hoe om te gaan met afwijkingen en opschoningen ten aanzien van kapitaal-kredieten, zijn opgenomen in bijlage A “Rapportage afwijkingen kredieten”.
Door de raad is eenmalig een raamkrediet beschikbaar gesteld van € 100.000,-- om voorbereidingskosten ten behoeve van in de loop van het jaar opgekomen initiatieven te kunnen verantwoorden. De regels die ten aanzien van het raamkrediet in acht worden genomen zijn opgenomen in bijlage B “Raamkrediet”.
Artikel 10. Interne controle bestuurlijke informatievoorziening en beheershande-lingen
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfs-onderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatie-voorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Deze toetsing vindt plaats door middel van het toetsen van gemeentelijke werkprocessen op basis van het jaarlijks op te stellen onderzoeksplan.
HOOFDSTUK II: Financieel beleid
Artikel 12. Reserves en voorzieningen
Het college biedt 1 keer per 4 jaar als onderdeel van de begroting de notitie reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De notitie behandelt: het doel waarvoor de reserves en voorzieningen zijn ingesteld, de vorming en vrijval van reserves, de vorming en vrijval voorzieningen en de toerekening en verwerking van rente over de algemene reserves en bestemmingsreserves. Tussentijdse ontwikkelingen worden ter besluitvorming voorgelegd in de begroting, bestuursrapportages en/of jaarrekening.
Artikel 13. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Weert wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostprijsberekening worden naast de directe kosten alleen de indirecte kosten meegenomen, die rechtsreeks samenhangen met de door de gemeente verrichte dienstverlening.
Artikel 14. Vaststelling tarieven
Overige, niet hiervoor genoemde tarieven voor het gebruik van voor de openbare dienst bestemde gemeentebezittingen of bij de gemeente in beheer of onderhoud zijnde werken of inrichtingen, worden eveneens door de raad vastgesteld. Dit geldt tevens voor rechten voor het genot van door of vanwege het gemeentebestuur verstrekte diensten.
HOOFDSTUK III. Financiële organisatie en administratie
Artikel 16. Administratie/financiële administratie
De administratieve organisatie is: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de sectoren.
De financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Weert, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het beheer van vermogenswaarden; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
Het college draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
In dit treasurystatuut wordt het treasurybeleid van de gemeente op hoofdlijnen vastgelegd. Dat gebeurt in de eerste plaats door het aangeven van de doelstellingen van de treasury-functie (in artikel 2). Vervolgens geeft het bestuur in het statuut aan binnen welke richtlijnen en limieten de doelstellingen dienen te worden gerealiseerd. Een richtlijn is een bindend voorschrift voor een handelwijze die gevolgd moet worden en een limiet is een type richtlijn die een uiterste grens aangeeft. Een belangrijk deel van de limieten en richtlijnen is bepaald door de Wet fido. Middels de limieten en richtlijnen wordt het “risicoprofiel” van de gemeente bepaald, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd.
De treasuryparagraaf in de begroting geeft de beleidsplannen voor de treasuryfunctie voor de komende jaren en in het bijzonder voor het eerstkomende jaar weer. Het bevat onder meer gegevens over de algemene ontwikkelingen en de concrete beleidsplannen binnen de kaders van het statuut. Het gaat hierbij vooral om de plannen voor het risicobeheer, de gemeentefinanciering (analyse financieringspositie, leningen- en garantieportefeuille en uitzettingsportefeuille) en het kasbeheer. Uit de toelichting zal moeten blijken dat de plannen binnen de kaders van de Wet fido en het treasurystatuut blijven. De treasuryparagraaf in het jaarverslag geeft in het bijzonder een verschillenanalyse tussen de plannen zoals deze zijn opgenomen in de begroting en de realisatie in het verslagjaar.
Administratieve begrotingswijzigingen
Sinds de invoering van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) in 2004 autoriseert de raad bij de begrotingsvaststelling het college op programmaniveau uitgaven te doen en inkomsten te verwerven. In haar controlerende rol kijkt de gemeenteraad of het college zich houdt aan de afspraken. Dit gebeurt onder andere bij de behandeling van de voorjaarsnota, de najaarsnota en de jaarrekening.
Voor alle soorten wijzigingen dienen afzonderlijke afspraken gemaakt te worden. Onderstaand zijn deze nader uitgewerkt, behoudens de bevoegdheden van de gemeenteraad ten aanzien van beleids- en begrotingswijzigingen, omdat deze in de verordening ex artikel 212 GW zijn vastgelegd.
2. Verschuiving van budgetten tussen producten binnen één programma
Op basis van het BBV mag het college van B&W budgetten tussen producten binnen één programma overhevelen, mits het budgettair neutraal is, de geformuleerde doelstellingen gehaald worden en het geen nieuw beleid betreft. Uitgangspunt is dat er geen verschuivingen over wettelijke kostensoorten (categoriale indeling gemeenten volgens het BBV) plaatsvinden. Uiteraard zijn er in de praktijk situaties denkbaar waarbij verschuivingen over wettelijke categorieën “binnen de aard van werkzaamheden” vallen. Dit wordt per situatie beoordeeld.
Na besluitvorming door het college van B&W worden bovengenoemde mutaties verwerkt in de voorjaarsnota en/of de najaarsnota.
3. Administratieve begrotingswijzigingen
Onder een administratieve begrotingswijziging wordt verstaan het tussentijds bijstellen van de begroting zonder dat er budgettaire consequenties, beleidswijzigingen of nieuw beleid aan ten grondslag liggen. De bijstelling wordt gedaan op basis van voortschrijdend inzicht in de bedrijfsvoering en mag niet programma- en productoverstijgend zijn. Uitzonderingen hierop zijn onderstaand toegelicht onder 1 en 2. Kostenplaatsen, niet zijnde reguliere sector- en afdelingskostenplaatsen, worden in dit kader ook als producten beschouwd (bijv. gebouwenbeheer, catering, enz.). De administratieve wijziging wordt niet aan het college van B&W en aan de gemeenteraad voorgelegd.
Voorbeelden van een administratieve begrotingswijziging zijn:
Door de raad worden kapitaalkredieten beschikbaar gesteld in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut die in één keer worden afgeschreven ten laste van een reserve (bijv. revitaliseringen ten laste van de reserve stadsuitleg). Via een begrotingswijziging wordt de afschrijving van het geactiveerde krediet op het betreffende programma geraamd, de aanwending van de reserve wordt conform de voorschriften in het overzicht van mutaties in reserves (functie 980) geraamd. Het gaat hierbij om grote investeringsbedragen. In de praktijk worden deze investeringen meestal niet in één jaar uitgevoerd maar in meerdere jaren. Hierdoor kunnen in de jaarrekening grote afwijkingen tussen begroting en realisatie ontstaan, zowel op de programma’s als bij de aanwending van reserves. Om dit te voorkomen wordt aan het einde van het jaar de raming van de afschrijving op het programma en de aanwending van de reserve op functie 980 aangepast aan de realisatie. Het verschil tussen begroting en realisatie wordt in het volgende begrotingsjaar opnieuw opgevoerd op het programma en op functie 980. Deze bijstelling wordt centraal opgesteld door de afdeling Financiën.
In het lopende begrotingsjaar worden besluiten genomen die doorwerken naar de al opgestelde (meerjaren)begroting van het komende begrotingsjaar. Dit wordt als zodanig zichtbaar gemaakt in de bijbehorende begrotingswijzigingen; de meerjarenschijven van de lopende begroting worden aangepast. Na de laatste raadsvergadering van het lopende begrotingsjaar wordt de doorwerking naar volgende begrotingsjaren via een administratieve begrotingswijziging verwerkt in de (meerjaren)begroting van het komende begrotingsjaar. Een saldo wordt verrekend met de stelpost “raadsbesluiten tot en met december”. In de voorjaarsnota van het komende begrotingsjaar wordt deze stelpost aangepast.
Voordat een administratieve begrotingswijziging wordt verwerkt door de afdeling Financiën, dient het belegstuk met de voorgestelde wijziging, voorzien van datum en handtekening van de voorzitter van de betreffende sectorstaf, verstrekt te worden. Administratieve wijzigingen worden verwerkt tot het moment dat conform de planning van de jaarrekening op de betreffende onderdelen niet meer gemuteerd mag worden.
Overhevelingscriteria ten aanzien van budgetoverhevelingen:
Is er in het nieuwe begrotingsjaar een regulier budget beschikbaar? Ja, dan in principe niet overhevelen.
Nee, overheveling kan noodzakelijk zijn. Ontstaan er onoverkomelijke problemen indien de voorgenomen besteding ten laste komt van het budget van het nieuwe jaar? Dan aangeven waaruit die problemen bestaan. In dat geval is overheveling alsnog mogelijk.
Is de voorgenomen aanwending van middelen in het nieuwe begrotingsjaar gelijk aan de eerder geplande besteding. Met andere woorden is doel en aard van de uitgave waarvoor de middelen besteed worden nog steeds identiek.
Nee, dan is er in feite sprake van een claim (bestemmingswijziging). In dat geval dus niet overhevelen.
Ja, overheveling kan noodzakelijk zijn. Claims worden betrokken bij de procedure van de integrale afweging.
Wil een post voor overheveling in aanmerking komen, dan dient steeds aan de criteria 1, 2, 3 en 4 te worden voldaan. Is dit niet het geval dan dient 5 of 6 te gelden.
Voorts geldt dat per post nooit meer kan worden overgeheveld, dan het verschil tussen het –eventueel na begrotingswijziging- totaal begrote bedrag en het per 31 december vastgestelde beloopcijfer (restantbudget).
Er kunnen geen nieuwe bestedingsvoorstellen worden voorgesteld via de procedure van overheveling. De bestemming van de over te hevelen middelen moet gelijk zijn aan de oorspronkelijke bestemming.