CVDR323691_1Archiefverordening van de Gemeente Ommen 2014nlregelingOmmen2014-02-25OmmenGemeenteblad, 11-03-2014Archiefverordening van de Gemeente Ommen 2014Archiefwet 1995, art. 30, 32gemeenteraadbestuur en recht2014-02-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-03-122014-01-012020-11-27nieuwe regeling616129GeenGeenArchiefverordening van de Gemeente Ommen 2014De raad van de gemeente Ommen;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 januari
2014;Besluit tot:Vaststelling van de ‘Archiefverordening van de gemeente Ommen 2014’, onder
gelijktijdige intrekking van de ‘Archiefverordening van de gemeente Ommen
2007’Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Ommen d.d. 20 februari 2014.De raad voornoemd,De griffier, De voorzitter,J.A.R. Tenkink M.J. AhneArchiefverordening van de gemeente Ommen 2014De raad van de gemeente Ommengelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de
archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze
niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
(Archiefverordening).I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
door burgemeester en wethouders aangewezen
archiefbewaarplaats;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de
documentaire informatievoorziening;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van
de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder(s). 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze
dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen. 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de
archiefbewaarplaats voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent
hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
IIISlotbepalingen9De Archiefverordening 2007 (rb. R/07-0162 d.d. 27-09-2007) wordt
ingetrokken.10Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking
en werkt terug tot en met 1 januari 2014.11Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening van de
gemeente Ommen 2014’.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Ommen.De raad voornoemd,De griffier, De voorzitter,J.A.R. Tenkink M.J. AhneDeze verordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad 276) en het
Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671) en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet
1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de
zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven
van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien
van het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.De verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling
(stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging stcrt. 2010, nr. 17967).Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in
deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.Artikel 3 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel
7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.Artikel 5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond
het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van interne stukken. Uit overwegingen van
behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als
geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de
te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft
als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan ook zelf
profijt.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de
archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een
jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk
toezicht.