| Organisatie | Ommen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening van de Gemeente Ommen 2014 |
| Citeertitel | Archiefverordening van de Gemeente Ommen 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Archiefwet 1995, art. 30, 32
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-03-2014 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 20-02-2014 Gemeenteblad, 11-03-2014 | 616129 |
De raad van de gemeente Ommen;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 januari 2014;
Vaststelling van de ‘Archiefverordening van de gemeente Ommen 2014’, onder gelijktijdige intrekking van de ‘Archiefverordening van de gemeente Ommen 2007’
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Ommen d.d. 20 februari 2014.
Archiefverordening van de gemeente Ommen 2014
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995
besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Ommen.
De raad voornoemd,
De griffier, De voorzitter,
J.A.R. Tenkink M.J. Ahne
Deze verordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad 276) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling (stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging stcrt. 2010, nr. 17967).
Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan ook zelf profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.