Organisatie | Enkhuizen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemene Subsidieverordening Enkhuizen 2014 |
Citeertitel | Algemene Subsidieverordening Enkhuizen 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Eigen onderwerp | subsidie, verenigingen, clubs, organisaties, |
Geen
Onbekend
Awb
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-02-2014 | 02-10-2017 | Nieuwe regeling | 04-02-2014 | Onbekend |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Afschrijvingstermijn: Afschrijvingen geven weer in hoeverre bedrijfsmiddelen zoals machines, gebouwen en auto's in een bepaalde periode in waarde dalen door bijvoorbeeld slijtage en veroudering. Deze daling wordt uitgedrukt in een bedrag dat van de opbrengsten afgetrokken mag worden, ofwel afgeschreven. Daarmee hebben afschrijvingen direct invloed op de winst of het verlies van uw organisatie.
Uitvoeringsovereenkomst: De overeenkomst die in de zin van artikel 4:36 Awb tussen de instelling en het college kan worden gesloten ter uitwerking van de beschikking tot subsidieverlening. Indien er sprake is van een uitvoeringsovereenkomst maakt deze deel uit van de beschikking tot subsidieverlening;
Voorziening: Vermogensbestanddelen, zijnde vreemd vermogen, die worden gevormd voor toekomstige kosten die een periode van twee of meer jaren omvatten en die niet binnen de jaarlijkse exploitatie opgevangen kunnen worden, nu reeds te voorzien zijn, onvermijdelijk zijn, hun oorzaak in het verleden hebben en kwantificeerbaar en berekenbaar zijn;
Artikel 3 Rechtspersoonlijkheid en rechtsbevoegdheid
Subsidie kan slechts worden verstrekt aan rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid, die geen winst beogen met de activiteiten die zij uitvoeren in het kader van de maatschappelijke betrokkenheid.
Het college maakt jaarlijks, in het kader van de voorbereiding van de begroting, voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvragen betrekking hebben, het te hanteren subsidie indexpercentage bekend aan de professionele instellingen met vermelding van de maximaal te verstrekken bedragen met betrekking tot de structurele subsidies. Een en ander onder begrotingsvoorbehoud en onder voorbehoud betreffende de vaststelling van de subsidieplafonds door de raad.
Het Subsidieprogramma wordt jaarlijks vastgesteld op basis van de door de instellingen ingediende activiteitenprogramma’s en begrotingen, de door de raad vastgestelde subsidieplafonds, de door het college vastgestelde subsidiebudgetten op instellingsniveau en het gestelde in de beleidsregels/subsidieregelingen subsidieverstrekking.
Als soorten van subsidie worden onderscheiden:
Een subsidie die gericht is op het realiseren van binnen het gemeentelijke beleid passende activiteiten, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de daarmee samenhangende resultaten en effecten en de wijze waarin wordt voldaan aan de voorwaarden betreffende de doelmatigheid en doeltreffendheid. Een en ander kan worden vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst;
Artikel 11 Subsidiabele kosten
Artikel 13 Administratie en verzekering
Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:37 Awb legt het college de subsidieontvanger de volgende verplichtingen op:
De instelling verleent aan het college, of de door hem aangewezen personen, desgevraagd inzage in de administratie. Daarnaast verstrekt de instelling inlichtingen die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie en voor het naleven van de voorschriften die aan de subsidieverstrekking zijn verbonden.
Artikel 14 Overige verplichtingen
Als bedoeld in artikel 4:38 Awb legt het college subsidieontvangers in ieder geval de volgende verplichtingen op:
Instellingen waarbij de personeelsformatie een van de subsidiegrondslagen is, een en ander vastgelegd in de beschikking tot de subsidieverlening, hebben voor de subsidiabele personeelsformatie, alsmede wijziging daarin, vooraf schriftelijke goedkeuring van het college nodig.
Artikel 16 Verplichte vergoeding door vermogensvorming
Artikel 4:41 Awb is van toepassing. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41 lid 1 sub b. wordt met toepassing van de artikelen 3:2 en 3:4 Awb bij subsidievaststelling door het college vastgesteld.
Artikel 17 Egalisatie- en risicoreserve
Het vormen dan wel het voeden van een egalisatie- en/of risicoreserve met gemeentelijke subsidiegelden, is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde instelling sprake is van een positief jaarresultaat. Dit voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
De maximale hoogte van de egalisatie- en/of risicoreserve bedraagt:
Bij instellingen die waarderings- of een structurele activiteitensubsidie ontvangen:
i.Maximaal 10% van de structurele subsidiegelden die de instelling in het betreffende boekjaar van de gemeente heeft ontvangen, vermeerderd met dat deel van de egalisatiereserve dat gevormd is door andere inkomsten.
Het vormen van, dan wel het doen van toevoegingen aan, een bestemmingsreserve met gemeentelijke subsidiegelden is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde instelling sprake is van een positief jaarresultaat, voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt.
Hoofdstuk 2 De aanvraag tot subsidieverlening
Artikel 21 Tijdstip indiening aanvraag en hersteltermijn
Tijdstippen indienen aanvraag subsidieverlening:
Alvorens te besluiten betreffende de in lid 2 genoemde aanvragen geeft het college de instelling een hersteltermijn van vier weken waarbinnen men het verzuim kan herstellen. Indien daaraan binnen de gestelde hersteltermijn niet is voldaan, besluit het college de aanvraag buiten behandeling te laten.
Het college beslist op de aanvraag voor subsidieverlening in het kader van waarderingssubsidie, structurele activiteitensubsidie en budgetsubsidie voor 1 januari van het jaar waarin de activiteiten worden uitgevoerd. Deze beslissing houdt tevens een beoordeling in van alle door de aanvrager te overleggen bescheiden. De beslissing wordt uiterlijk 31 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft bekendgemaakt.
Het in het eerste lid genoemde financieel verslag bevat:
Bij een subsidiebedrag hoger dan € 25.000 een beoordelingsverklaring uitgebracht naar aanleiding van de het onderzoek van de jaarstukken en van de administratie van de organisatie, waarbij expliciet is vermeld of de verstrekte voorschotten zijn besteed overeenkomstig het bepaalde in of krachtens de Algemene Subsidie Verordening Enkhuizen 2008 en de beschikking tot subsidieverlening, en waarin aandacht wordt besteed aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de middelen in relatie tot de uitgevoerde activiteiten en de gerealiseerde prestaties.
Als de begrote kosten van de gesubsidieerde activiteiten minder bedragen dan € 50.000 en als de instelling een vereniging is, bepaalt het college in de beschikking tot subsidieverlening de controle die in de plaats van de accountantscontrole komt. Als de instelling een stichting is dan geldt daarbij een ondergrens van € 25.000.
Bij budgetsubsidies en subsidies waarop afdeling 4.2.8. Awb van toepassing is verklaard, dient de accountant een beoordelingsverklaring uit te brengen naar aanleiding van diens onderzoek van de jaarstukken en de administratie van de instelling. In deze beoordelingsverklaring moet zijn vermeld of de verstrekte voorschotten zijn besteed overeenkomstig het bepaalde in of krachtens deze verordening. Tevens moet daarin aandacht worden besteed aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de middelen in relatie tot de uitgevoerde activiteiten.
Wanneer de aanvraag tot vaststelling qua verslaglegging niet voldoet aan de vereisten zoals die gesteld zijn in de wet en wat is opgenomen artikel 27, wordt een hersteltermijn gehanteerd van vier weken na dagtekening van het verzoek om de aanvraag aan te vullen.
Artikel 29 Vaststelling subsidie bij onvolledige aanvraag
Indien na afloop van de termijn zoals genoemd in artikel 28 de aanvraag tot vaststelling niet, dan wel nog steeds niet volledig is ingediend, stelt het college de subsidie ambtshalve vast.
Indien feiten of omstandigheden als bedoeld in artikel 4:46 lid 2 Awb aanleiding geven tot een lagere vaststelling van de subsidie over het betreffende jaar, vindt verrekening zo mogelijk plaats door inhouding op de voorschotbetalingen in het jaar waarin het besluit tot subsidievaststelling wordt genomen. In de beschikking tot voorschotbetaling wordt steeds een voorbehoud gemaakt dat een terugvorderingbesluit als bedoeld in dit artikellid kan worden genomen.
Het college kan besluiten een terug te vorderen subsidiebedrag te verrekenen met een nog te betalen subsidie conform artikel 4:57 lid 3 Awb.
Het college is bevoegd in die gevallen waarin de toepassing van deze verordening naar zijn oordeel tot een bijzondere hardheid leidt, ten gunste van de aanvrager daarvan af te wijken.
In gevallen waarin deze verordening niet of niet voldoende voorziet beslist het college.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Enkhuizen in zijn openbare vergadering van 4 februari 2014.
de raad voorgenoemd,
de griffier/de plaatsvervangend voorzitter
H.C. Lankman/W. Stolk
Hieronder een beknopte toelichting op de artikelen, die dit behoeven.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Het college voert uit wat door de raad op hoofdlijnen is besloten. De raad stelt de gemeentebegroting en de subsidieplafonds vast. Het college stelt het Subsidieprogramma vast en is daarmee verantwoordelijk voor de onderverdeling van de subsidieplafonds. Het college verstuurt de beschikkingen tot subsidieverlening en –vaststelling.
Artikel 2 Reikwijdte van deze verordening en bevoegdheid
De ASV is van toepassing op alle subsidieaanvragen. Donaties en giften zijn niet bekend binnen het bestuursrecht en moeten dan ook worden beschouwd als subsidies en daarmee voldoen aan de gestelde voorwaarden. De jubileumbijdrage valt niet onder de subsidieverordening.
Artikel 3 Rechtspersoonlijkheid en rechtsbevoegdheid
Als een subsidieaanvrager geen ‘rechtspersoonlijkheid met volledige rechtsbevoegdheid’ bezit zijn de bestuursleden hoofdelijk aansprakelijk als er iets mis gaat. Om dit soort ongelukken te voorkomen wordt er als uitgangspunt alleen maar subsidie verstrekt aan stichtingen en verenigingen die beschikken over statuten die bij de notaris zijn gepasseerd.
Artikel 5 Algemene uitgangspunten voor het verstrekken van subsidies
Alleen activiteiten die passend zijn binnen het gemeentelijke beleid, en deze in feite uitvoeren, komen in aanmerking voor subsidie. De statuten van een organisatie zijn natuurlijk leidend voor de activiteiten die de organisatie wil uitvoeren. Maar of een activiteit in aanmerking komt voor subsidie en zo ja, hoe hoog die zal zijn en onder welke voorwaarden die wordt verstrekt, wordt bepaald door de gemeente. ‘Wie betaalt die bepaalt’ (maar wel binnen de vastgestelde wetten en regels). Kerkelijke, politieke en levensbeschouwelijke activiteiten (kerkkoren, politieke actiegroepen en zondagschool e.d.) komen niet in aanmerking voor subsidie. In Nederland is er nu eenmaal sprake van een scheiding tussen kerk en staat. Vroeger werden lokale professionele instellingen wel eens beschermd. Als gevolg van de aangescherpte Europese wet- en regelgeving kan dat niet meer: ongeacht de vestigingsplaats mag iemand subsidie aanvragen en de plaats van vestiging mag geen enkele rol spelen bij de beoordeling van de aanvraag. Subsidiëren op basis van ledenaantallen is een lastig punt: de Wet Bescherming Persoonsgegevens legt belemmeringen op.
In lid 1 is opgenomen dat de gemeente geen financiële garantsteller is als subsidie van ‘hogere overheden’ lager uitvallen dan verwacht. Verder staan in dit artikel enkele algemene weigeringsgronden. Van belang is vooral dat er enige zekerheid moet zijn dat de subsidie ook werkelijk aan de bedoelde activiteiten zal worden besteed en dat ‘alles ophoudt’ als er onvoldoende geld beschikbaar is. Op basis van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur willen wij instellingen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van gesubsidieerde activiteiten zo vroegtijdig mogelijk melden wanneer er sprake zal zijn van een vermindering of beëindiging van de subsidierelatie. Daarvoor wordt een ‘redelijke termijn’ gehanteerd van 6 maanden.
Na de vaststelling van de begroting stelt de gemeenteraad de subsidieplafonds vast. Dat zijn ‘harde’ plafonds: de daarin opgenomen bedragen mogen niet worden overschreden. Als een verlening van een subsidieaanvraag het plafond zou overschrijven moet deze afgewezen worden op grond van artikel 4:25 lid 2 Awb.
Het college stelt, na de vaststelling van de gemeentebegroting en de subsidieplafonds door de raad, het Subsidieprogramma vast. Het is een totaaloverzicht met beleidsontwikkelingen, de ingediende aanvragen tot subsidieverlening en de subsidiebedragen die zullen worden verleend.
Er zijn twee soorten subsidies: de structurele en de incidentele. Om een duidelijk verschillende aanpak te kunnen realiseren tussen de vrijwilligersorganisaties en de professionele instellingen, is er binnen de categorie ‘structurele subsidies’ een scheiding aangebracht tussen de waarderingssubsidies, de structurele activiteitensubsidies en de budgetsubsidies.
De waarderingssubsidies zijn gericht op de vele tientallen vrijwilligersorganisaties die een subsidiebedrag ontvangen dat varieert van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s met een maximum van € 5.000,-. De afhandeling wordt zo sterk mogelijk vereenvoudigd, verlenen en vaststellen van de subsidie kan in één handeling gebeuren.
De budgetsubsidie is vooral van toepassing op professionele instellingen, zoals bijvoorbeeld het Algemeen Maatschappelijk Werk, het Welzijnswerk en het bibliotheekwerk. Met dit soort instellingen worden concrete afspraken gemaakt betreffende de voor de bevolking te verzorgen Diensten – Activiteiten – Producten, de daaraan verbonden baten en lasten en de daaruit voortvloeiende prestaties en effecten. Kortom: het gaat om aanzienlijke subsidiebedragen waarvoor adequate verantwoording moet worden afgelegd met betrekking tot de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de subsidiegelden.
Artikel 11 Subsidiabele kosten
Niet alle kosten zijn subsidiabel: alleen kosten die direct verband (kunnen) houden met de uitvoering van het gemeentelijke beleid komen voor bekostiging vanuit subsidie in aanmerking. Overigens blijft wel het algemeen gehanteerde uitgangspunt overeind dat er alleen subsidie wordt verstrekt als deze nodig is voor het laten plaatsvinden van activiteiten: subsidiemiddelen kunnen niet onverkort worden toegevoegd aan de reserves.
Artikel 12 Van toepassing verklaring afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht
Dit artikel bepaalt dat instellingen die een activiteiten- of budgetsubsidie ontvangen moeten voldoen aan de eisen zoals die zijn gesteld in afdeling 4.2.8. Awb. Vrijwilligersorganisaties hoeven niet te voldoen aan de daarin opgenomen zware eisen. Wel breder toegepast wordt artikel 4:71 Awb. Besluitvorming over zaken als fuseren, het wijzigen van de statuten, het vaststellen van de tarieven die gelden voor gesubsidieerde activiteiten en het opheffen van de organisatie mag alleen maar na toestemming van de gemeente.
Artikel 13 Administratie en verzekering
Aanvragers van subsidie moeten aan een aantal algemene eisen voldoen. Deze gaan over de toegankelijkheid en de inzichtelijkheid van de administratie. Zelfs kan het college aanwijzingen geven hoe de administratie moet zijn ingericht. Verder zijn gesubsidieerde instellingen verplicht verzekeringen af te sluiten. Dit om te voorkomen dat bij de genoemde calamiteiten de gemeente kans loopt te worden aangesproken om aanvullende subsidie te verlenen.
Het kan voorkomen dat de personeelsformatie de basis is voor subsidieverstrekking. In die gevallen mogen de instellingen daarin geen wijzigingen aanbrengen zonder toestemming van het college.
Artikel 17 Egalisatie- en risicoreserve
Instellingen mogen in principe een egalisatie- of risicoreserve vormen. Een egalisatie-/risicoreserve is bestemd voor het opvangen van fluctuaties betreffende de inkomsten en de uitgaven. Deze mag niet worden opgebouwd vanuit niet bestede subsidiegelden die het gevolg zijn van het geen doorgang gevonden hebben van activiteiten. In die gevallen moet subsidie worden terugbetaald aan de gemeente. In het algemeen mag een egalisatie-/risicoreserve maximaal 10% bedragen van het laatst ontvangen subsidiebedrag. Dit mag worden vermeerderd met bijvoorbeeld de opbrengsten van acties. Bij budgetsubsidies hangt de hoogte die wordt toegestaan samen met de hoogte van inkomsten anders dan vanuit subsidies: hoe hoger de inkomsten vanuit andere bronnen, des te hoger is vaak het risico! Daarbij moet worden gedacht aan bijvoorbeeld het peuterspeelzaalwerk waar ouderbijdragen een belangrijke bron van inkomsten vormen. De te hanteren maximale percentages worden door het college per individuele professionele instelling (dan wel per organisatie en/of per beleidsterrein) bepaald.
In bijzondere gevallen mag een instelling uit de positieve exploitatie vanuit gesubsidieerde activiteiten een bestemmingsreserve opbouwen. Dat wil zeggen dat er geld apart mag worden gezet voor bijzondere activiteiten. Ook hierbij geldt dat het college toestemming moet verlenen voor het, vanuit overgeschoten subsidiemiddelen, sparen voor bepaalde (wellicht niet direct subsidiabele) activiteiten. Te denken valt aan een jubileumvoorstelling, -toernooi of -festival waarvoor een aantal jaren gespaard moet worden.
Voorzieningen behoren, in tegenstelling tot de reserves, tot de vreemde vermogens. Onder een voorziening ligt een bestedingsplan over een reeks van twee of meer jaren. De daaraan verbonden kosten zijn niet vanuit de lopende exploitatie of de egalisatiereserve op te vangen. Te denken valt aan de onontkoombare kosten die zijn verbonden aan het verzorgen van het groot planmatig onderhoud van een gebouw, zowel aan de buiten- als de binnenkant.
Vooral professionele instellingen kopen goederen waarop afgeschreven kan worden. Ook in relatie tot de hoogte van de egalisatiereserve worden afschrijvingstermijnen gehanteerd waardoor de vervanging van goederen, die vanuit subsidiegelden worden bekostigd, gefaseerd plaatsvindt.
Artikel 21 Tijdstip indiening aanvraag en hersteltermijn
Uit jurisprudentie is gebleken dat te laat inleveren betekent dat een instelling niet in aanmerking kan komen voor subsidieverstrekking. Een te laat ingeleverde of onvolledig ingevulde aanvraag (na een hersteltermijn) betekent dat een aanvraag niet in behandeling mag en kan worden genomen. ‘Een beetje te laat’ geldt niet in het bestuurs- en subsidierecht. Wel wordt een week speling aangehouden om postproblematiek (vertraagde bezorging) te ondervangen.
Artikel 27 Vereisten aanvraag tot subsidievaststelling
Artikel 27 Vereisten aanvraag tot subsidievaststelling
Behalve bij de waarderingssubsidie vindt het verstrekken van subsidie plaats in twee fasen: de fase van de subsidieverlening (voorafgaand aan het jaar waarin de activiteiten plaatsvinden) en de fase van de subsidievaststelling. Het zijn twee gescheiden trajecten met aparte besluitvorming waarbij in beide fasen sprake is van de mogelijkheid tot het indienen van een bezwaar- of beroepsschrift. De beschikking tot de subsidievaststelling is gebaseerd op de inhoudelijke en financiële verantwoording (jaarverslag en jaarrekening) door de subsidieontvanger. De verantwoording moet bij subsidies hoger dan € 25.000,- zijn voorzien van een beoordelingsverklaring en in uitzonderingsgevallen (zoals bij grote professionele instellingen) met hogere subsidiebedragen een accountantsverklaring. Aan die laatste groep subsidieontvangers worden immers veel zwaardere eisen gesteld dan aan de vrijwilligersorganisaties.
Artikel 28 Hersteltermijn bij aanvraag tot subsidievaststelling
Ook bij een niet volledige aanvraag tot subsidievaststelling geldt een hersteltermijn van 4 weken.
Artikel 29 Vaststelling subsidie bij onvolledige aanvraag
Als de aanvraag tot subsidievaststelling ook na de hersteltermijn nog niet voldoet aan de eisen wordt de subsidie ‘ambtshalve’ vastgesteld. Dat kan, zo blijkt uit jurisprudentie, leiden tot het gedeeltelijk of zelfs volledig moeten terugbetalen van de al ontvangen subsidie.
In individuele gevallen, en mits voorzien van een goede onderbouwing, kan van de subsidieverordening worden afgeweken.
Artikel 34 Bijzondere gevallen
Ook onder de hardheidsclausule valt dat het college het recht heeft te beslissen in die gevallen waar de verordening ergens niet, of niet voldoende, in voorziet.