Gedragscode bestuurders

Bestuurders van een gemeente dienen het algemeen belang. Zij zijn er voor alle burgers van de stad. De monopolypositie van de gemeente stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur en aan degenen die daar werken. Voor het adequaat functioneren van de gemeente is het belangrijk dat het bestuur het vertrouwen heeft van de inwoners omdat ze deskundig en integer is. Integriteit wordt in de gemeente Zwolle in verband gebracht met de begrippen openheid en het afleggen van verantwoording.

Een gedragscode is een handreiking voor het college voor integer gedrag. Het geeft richting en het is het referentiekader voor het college. Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat de bereidheid er is daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan de collega-bestuurder en aan de gemeenteraad, maar ook extern aan de inwoners van Zwolle.

Voor de gedragscode voor het college is zoveel mogelijk aangesloten bij de uitgangspunten en vuistregels integriteit voor de ambtelijke organisatie. De volgende uitgangspunten zijn daarbij leidend:

• 1.

  Het college neemt de verantwoordelijkheid van behartiger van het algemeen belang;

• 2.

  Het college heeft een open houding waarmee dilemma´s bespreekbaar worden gemaakt;

• 3.

  Het college legt achteraf verantwoording af over gemaakte keuzen;

• 4.

  Het college benadert elkaar en de organisatie met respect.

Bestuurlijke integriteit gaat vooral om houding en gedrag. Dit is hierna nader uitgewerkt in een aantal kernbegrippen voor de houding en het gedrag van het college. Deze kernbegrippen zijn ook de toetssteen voor nadere gedragsafspraken.

Het college handelt in het belang van de gemeente en diens inwoners en of bedrijven.

De handelingen van het college hebben een aanwijsbaar verband met de functie die zij vervullen.

Het college bewaakt zijn onafhankelijkheid en vermijdt (mogelijke) belangenverstrengeling van persoonlijk belang of de belangen van groepen waarmee zij in direct contact staan en de belangen van de gemeente. Voor zover mogelijk vermijdt het college ook de schijn van belangenverstrengeling.

Het college heeft een open houding over zijn handelingen en de redenen voor het handelen.

In het licht van de voorbeeldfunctie is het college terughoudend in de omgang met publieke middelen.

Het college gebruikt de kennis en informatie waarover hij uit hoofde van de functie beschikt zodanig dat daarbij geen belangen van de gemeente of derden worden geschaad.

Het college heeft voor alle individuen en instanties waarmee zij in de uitoefening van hun functie contact hebben respect.

Het college toont, even als de leidinggevenden in de ambtelijke organisatie, door zijn houding en gedrag een voorbeeldfunctie.

Bovenstaande kernbegrippen zijn leidend voor het handelen van het college. Het college spreekt elkaar daar op aan. In het college wordt regelmatig over het thema integriteit gesproken en er wordt altijd ruimte gemaakt om dilemma’s te bespreken, vooral daar waar een collegelid ook emotioneel betrokken is bij een dossier.

Voor een aantal onderwerpen zijn de kernbegrippen uitgewerkt in gedragsafspraken.

De burgemeester heeft een eigen rol ten aanzien van de gedragingen van de collegeleden.

De burgemeester ziet toe op de naleving van de gedragscode. Daarnaast zorgt hij er voor dat het thema integriteit in zijn algemeenheid regelmatig op de agenda van het college staat en dat er in het college voldoende ruimte is om dilemma’s te bespreken.

Indien hij vermoedt dat een collegelid een onderdeel van de gedragscode overtreedt, spreekt hij het collegelid daar op aan en stelt zo nodig een onderzoek in. Andere collegeleden kunnen de burgemeester verzoeken over een bepaalde gedraging een onderzoek in te stellen.

De leden van het college hebben bij het uitoefenen van hun functie veel contacten met andere overheden, het bedrijfsleven en de burgers. Voor de werkzaamheden van een bestuurder is het in stand houden van een netwerk van groot belang. Deze contacten zijn niet altijd zichtbaar voor de raad en het publiek.

In dit kader is er regelmatig sprake van uitnodigingen die men ontvangt uit hoofde van de functie of dat het college zelf een relatie uitnodigt.

• -

  Bij het accepteren van uitnodigingen voor diners e.d. van relaties van de gemeente kunnen de leden van het college altijd het belang van de gemeente verantwoorden.

• -

  Het college kan bij het uitnodigen van relaties altijd het belang dat de gemeente heeft bij deze uitnodiging verantwoorden. Het college betaalt bij functionele etentjes (in de onderhandelingsfase) de kosten zelf en declareert de kosten op grond van de regeling.

De functie van de collegeleden brengt ook uitnodigingen voor (buitenlandse) reizen, verblijven en werkbezoeken met zich mee.

• -

  Het college bespreekt de uitnodigingen voor een buitenlandse reis en bepaalt of de reis functioneel is in het belang van de gemeente en of de uitnodiging wordt aanvaard. De reis - en verblijfkosten worden door de gemeente betaald.

• -

  Van een buitenlandse reis wordt een verslag gemaakt met daarbij zo mogelijk aanbevelingen.

• -

  Het college weegt bij een uitnodiging voor een binnenlandse reis af of door het accepteren van de uitnodiging de onafhankelijkheid ten opzichte van de derde wordt bewaakt. De reis- en verblijfkosten worden door de gemeente betaald

Bestuurders krijgen regelmatig geschenken of faciliteiten aangeboden, waarbij het de intentie is een goede relatie met de gemeente Zwolle te onderhouden. Daartoe behoren ook geschenken die bestuurders ontvangen in verband met hun optreden bij officiële gelegenheden, maar ook geschenken en faciliteiten die maar zijdelings met de uitoefening van de functie verband houden.

Bestuurders krijgen deze geschenken in hun functie en daarmee zijn de geschenken gemeente eigendom. Het is van belang zicht te houden op de omvang en de frequentie van de geschenken. Een melding van het ontvangen van geschenken en een registratie daarvan zijn hiervoor een middel.

Het is zinvol om de intentie van de gever kritisch onder de loep te nemen en het moment van het geschenk is daarbij mede bepalend. Afhankelijk van de omstandigheden kan dan besloten worden het geschenk met een bedankbrief terug te sturen of het geschenk te accepteren .

• -

  Bij het aanvaarden van een geschenk overweegt het college altijd of het zich nog onafhankelijk en vrij kan gedragen ten opzichte van de gever.

• -

  Geschenken, ontvangen uit hoofde van de functie of bij een officieel optreden namens het gemeentebestuur worden aangemerkt als gemeente eigendom en als zodanig gemeld aan en geregistreerd door de secretaris. Daarop wordt door het college een gemeentelijke bestemming bepaald.

• -

  Geschenken die een waarde vertegenwoordigen van maximaal € 50 worden aangemerkt als “non quid quo pro geschenken” en hoeven niet te worden gemeld en geregistreerd.

• -

  Geschenken die op het huisadres worden aangeboden worden afgewezen.

• -

  Faciliteiten die door derden worden aangeboden dienen in verband te staan met het functioneel handelen van het college en kunnen derhalve niet privé worden aangewend.

Voor het uitoefenen van de functie is het beschikken over goede interne voorzieningen belangrijk. Het gebruik van gemeentelijke faciliteiten dient in verband met de uitoefening van de functie te staan.

• -

  Het college gebruikt de gemeentelijke eigendommen en voorzieningen alleen zakelijk.

• -

  Het college declareert alleen feitelijk gemaakte kosten en overlegt daarbij de rekening. Vergoeding vindt plaats volgens de declaratieregeling.

• -

  Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zoveel mogelijk beperkt.

• -

  Het gebruik van de creditcard heeft alleen betrekking op uitgaven die volgens de declaratieregeling voor vergoeding in aanmerking komen.

• -

  Collegeleden kunnen voor zakenreizen gebruik maken van de dienstauto. Voor het gebruik van de dienstauto voor een nevenfunctie die niet voortvloeit uit de bestuursfunctie wordt een vergoeding aan de gemeente betaald.

Collegeleden vervullen qualitate qua nevenfuncties. Hiervoor gelden de regels van de Gemeentewet. Er is een overzicht van de nevenfuncties.

Collegeleden kunnen ook nevenfuncties vervullen die geen verband houden met hun functie en dus niet worden aangemerkt als qualitate qua nevenfuncties. Bij het aanvaarden van een dergelijke nevenfunctie wordt het gemeentebelang afgewogen. Er mag geen strijd zijn met het gemeentebelang en ook de schijn van belangenverstrengeling moet worden voorkomen.

Er worden geen nevenfuncties uitgeoefend bij rechtspersonen, waarmee de gemeente een financiële relatie heeft.

• -

  Alle nevenfuncties worden gemeld in het college en opgenomen in het openbare overzicht van nevenfuncties. Daarbij wordt aangegeven of het een bezoldigde of onbezoldigde functie is en onderscheid gemaakt in qq functies en nevenfuncties niet uit hoofde van de functie.

• -

  Collegeleden doen vrijwillig opgaaf van al hun (toekomstige) financiële belangen, waaronder aandelen, opties en derivaten, in ondernemingen waarmee de gemeente zaken doet. Deze financiële belangen zijn openbaar en worden ter inzage gelegd. Een tussentijds ontstaan financieel belang wordt gemeld en in het overzicht opgenomen.

De uitoefening van de functie brengt met zich mee dat collegeleden veel gesprekken voeren met diverse instanties en individuele burgers. Bij die gesprekken is het van belang geen verwachtingen te wekken. De ervaring leert dat personen en instanties gesprekken soms heel anders ervaren dan de bestuurder.

• -

  Het college maakt in gesprekken met derden altijd een voorbehoud ten aanzien van de goedkeuring van het college of de raad, tenzij er sprake is van een expliciet mandaat.

• -

  Het college doet in gesprekken met derden geen toezeggingen en wekt geen verwachtingen die niet waar kunnen worden gemaakt.

• -

  Het college komt de afspraken na, ook mondeling gemaakte afspraken.

• -

  Zakelijke gesprekken met derden worden altijd met 2 personen gevoerd. Dat kan zijn een mede bestuurder of een ambtelijke ondersteuning.

Het college gaat zorgvuldig en correct om met de informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt. Informatie wordt slechts gebruikt voor het doel waarvoor de informatie is verkregen. Informatie waarover geheimhouding of vertrouwelijkheid is opgelegd wordt zowel zakelijk als privé niet verstrekt.

intern:

• -

  Het college leeft de interne kaders en regels na.

• -

  Bij twijfel over de toepassing van de interne regels wordt in het college overleg gevoerd dan wel met een collega bestuurder.

• -

  Het college spreekt elkaar aan op het niet naleven van de interne regels.

extern:

• -

  Het college past bij het uitoefenen van de functie de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zorgvuldig en juist toe.

• -

  Bij twijfel over de uitvoering, wordt overleg gevoerd in het college, dan wel met een collega-bestuurder.

• -

  Het college spreekt elkaar aan op het niet goed toepassen of misbruik maken van wet- en regelgeving.