Organisatie | Heerenveen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement personeelsinformatie gemeente Heerenveen |
Citeertitel | Privacyreglement personeelsinformatie gemeente Heerenveen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | Bijlage 2 Overzicht van bij het college CBP gemelde registraties.pdf Brondocument Privacyreglement.pdf Bijlage 1 Register van vrijgestelde verwerkingen.pdf |
In het kader van de gemeentelijke herindeling van de gemeente Boarnsterhim en de gemeente Heerenveen, als ook de toevoeging van het gebied van de grenscorrectie met de gemeente Skarsterlân per 1 januari 2014 wordt deze regeling geldend verklaard voor het ‘oude’ grondgebied van de gemeente Heerenveen en de grenscorrectie met de gemeente Skarsterlân.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2006 | nieuwe regeling | 29-11-2005 Geen. | Onbekend. |
Privacyreglement personeelsinformatie gemeente Heerenveen
Ter uitvoering van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet is het noodzakelijk om nadere regels te stellen met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens van personeelsleden.
Deze twee wetten vormen de grondslag voor het reglement zoals dat hieronder is verwoord.
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
Het doel van het verwerken van personeelsinformatie is primair gericht op de actuele beschikbaarheid. De personeelsinformatie wordt zodanig beheerd, dat de informatie optimaal beschikbaar is voor de ondersteuning van het personeelsbeleid en -beheer en van de bedrijfsvoering van de gemeente Heerenveen.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden en beheer
De verantwoordelijke wijst een of meerdere beheerders aan die belast zijn met het beheer van de bestanden. Deze beheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, tenzij enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
De verantwoordelijke van de personeelsinformatie is verplicht van elke verstrekking van personeelsgegevens, gedurende een jaar nadat de verstrekking heeft plaatsgevonden een registratie te voeren, rekening houdend met wat redelijkerwijs kan worden aangenomen ten aanzien van het belang dat betreffende medewerker hierbij heeft.
Artikel 9. Bewaring en verwijdering
Personeelsgegevens zoals bedoeld in artikel 4, lid 1 van deze regeling worden verwijderd of alle identificeerbare kenmerken worden verwijderd, indien de informatie niet meer noodzakelijk is voor het met de verwerking gediende doel. Hierbij wordt rekening gehouden met wettelijke bewaartermijnen.
Artikel 10. Rechten van de medewerker
De personeelsinformatie kan slechts onder toezicht van een medewerker van de Unit Personele Administratie worden ingezien en mag niet worden meegenomen naar een andere locatie. Indien gewenst kunnen kopieën worden gemaakt van de gegevens. Op verzoek geeft de medewerker van de Unit Personele Administratie schriftelijke informatie over de herkomst van de betreffende personeelsinformatie.
Iedere medewerker kan verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek wordt gericht aan de verantwoordelijke en bevat de aan te brengen wijzigingen. De medewerker van de Unit Personele Administratie voorziet het verzoek van advies ten behoeve van besluitvorming door de verantwoordelijke.
Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet of niet in redelijkheid voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, kan het college een bijzondere voorziening treffen.
Artikel 12. Titel, inwerkingtreding, openbaarmaking en evaluatie
Artikel 15:1:1 van de CAR/UWO luidt als volgt: De ambtenaar is verplicht de eed of belofte af te leggen die bij wet, bij instructie of bij besluit van het college is voorgeschreven. Onderdeel van de eed of belofte is de zin: ”dat ik zaken die mij uit hoofde van mijn functie vertrouwelijk ter kennis komen of waarvan ik het vertrouwelijke karakter moet inzien, geheim zal houden voor anderen dan die personen aan wie ik ambtshalve tot mededeling verplicht ben”
Het doel van het verwerken is in algemene termen gesteld. In een bijlage is dit per type verwerking uitgewerkt naar naam van de verwerking, doel van de verwerking, eventuele andere betrokkenen, de gegevens die verzameld worden, personen en/of instanties aan wie de gegevens beschikbaar gesteld worden en de bewaartermijn. Door deze informatie in een bijlage te plaatsen hoeft bij wijziging van de gegevensverzameling het reglement niet te worden aangepast, mits het doel van de registratie past binnen het gestelde in dit artikel.
De tekst van de Wbp is te vinden op de website www.overheid.nl , onderdeel wet- en regelgeving.