Organisatie | Heerlen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Procuratie- en budgethoudersregeling |
Citeertitel | Procuratie- en budgethoudersregeling gemeente Heerlen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Procuratie- en budgethoudersregeling |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-01-2014 | 01-07-2019 | Nieuwe regeling (tevens intrekking van de Budgethoudersregeling gemeente Heerlen) | 21-01-2014 | BWV-14000649 |
PROCURATIE- en BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE HEERLEN
Het college van burgemeester en wethouders;
de Algemene wet bestuursrecht,
de Financiële verordening en het Organisatiebesluit gemeente Heerlen;
Vast te stellen de Procuratie- en budgethoudersregeling gemeente Heerlen.
Toelichting artikelen algemeen
Het college wordt bij de uitoefening van zijn bevoegdheden ondersteund door de ambtelijke organisatie. De organisatie is daarbij gebonden aan de regels vastgesteld door de raad en het college. De financiële verordening, het organisatiebesluit de mandaatregeling en de procuratie- en budgethoudersregeling vormen de basis voor de opzet en werking van de ambtelijke organisatie en de verdeling van, onder andere, de financiële bevoegdheden met als doel om in control te komen en te blijven.
De budgetcyclus begint met de vaststelling van de begroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. De regels hiervan zijn vastgesteld in de financiële verordening voor de gemeente Heerlen. De tweede stap is het door de directie – binnen de algemene en financiële kaders van de begroting en het directieplan – vaststellen van de afdelingsplannen en programmaplannen. De procuratie- en budgethoudersregeling spitst zich toe op de uitvoering van het afdelingsplan en programmaplan en de uitvoering van eerder vastgesteld beleid en geeft regels ten behoeve van de relatie tussen college, directie en afdeling, cq programma-organisatie. De regeling beoogt het procuratie- en budgethouderschap duidelijk te regelen. Daarom zijn hoofdthema’s uit andere regelingen, als dat de duidelijkheid dient, ook kort verwoord in deze regeling.
De definities zijn gebaseerd op het Organisatiebesluit van de gemeente Heerlen. Voor wat betreft de budgethouder is met name aansluiting gezocht met artikel 4 van het organisatiebesluit 2012 inzake de interne taakverdeling binnen de directie, waaronder de verantwoordelijkheid voor de (raads)programma’s. Voor wat betreft de budgethouder ligt de nadruk op de beheersing van de budgetten, d.w.z. het beheren van de budgetten binnen de kaders van het afdelingsplan.
De aanwijzing van budgetten vindt plaats door goedkeuring van het afdelingsplan of bestuurs- en/of projectplan. Extra middelen voor nieuw beleid kunnen middels prioriteiten in de begroting aan een (raads)programma zijn toegewezen.
Voor wat betreft plaatsvervanging: in de plaats van de budgethouder treedt de persoon die (door de directie) is aangewezen als vervanger van het afdelingshoofd. De budgethouder blijft als (financieel)mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Hij mag de aanwijzing als budgethouder intrekken en een andere persoon daarvoor (tijdelijk) aanwijzen.
De autorisatie van de budgethouder is strikt noodzakelijk voor de opdracht tot betaling / dan wel ontvangsten aan de afdeling A&O. Functiescheiding is een maatregel van interne controle of administratieve organisatie die buiten het kader van deze regeling valt. Als die maatregel of dat gebruik wordt afgesproken, is de budgethouder verantwoordelijk voor de juiste toepassing en niet de afdeling A&O. A&O moet er op toezien dat de juiste budgethouder geautoriseerd is. In dit verband: de afdeling A&O is een ondersteunende afdeling en het is van belang dat zij richting de andere afdelingen wijst op mogelijke gebreken in het voortraject. De verantwoordelijkheid voor het voortraject blijft echter bij de budgethouder.
De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de raadsprogramma begroting inclusief tussentijdse wijzigingen vastgesteld door het college en raad.
Zie ook financiële verordening artikel 7; wijzigen van de begroting.
Het afdelingshoofd dat is aangewezen als budgethouder is onverminderd de bepalingen die in deze regeling zijn opgenomen ten aanzien van de taken voor budgethouders eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakgebied van zijn afdeling behoren.
Het afdelingshoofd dat is aangewezen als budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn afdeling, zowel de inkomsten als de uitgaven. Het spreekt voor zich dat hij bij de aanwijzing van geautoriseerde budgethouders 3 ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden. De algemene regels over mandaat (Mandaatbesluit gemeente Heerlen en Algemene wet bestuursrecht) zijn van toepassing.
BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN
1.De budgethouder is namens het college bevoegd tot het doen van uitgaven:
a.Tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor zij als budgethouder is
aangewezen binnen de tabel genoemde drempelbedragen bij lid 2.
In deze nota is verschil gemaakt tussen het aangaan van verplichtingen (procuratiehouderregeling) en het autoriseren van facturen (budgethoudersregeling). De procuratiehouderregeling gaat over wie bevoegd is het inkoopcontract te tekenen, niet over het plaatsen van een bestelling. Bestellingen worden afgehandeld conform de budgethoudersregeling. In onderstaande tabellen wordt aangeven door welke functie het aangaan van een verplichting (tekenen inkoopcontract) en de autorisatie van de betaling tenminste wordt behandeld. Bijvoorbeeld: het tekenen van een inkoopcontract boven € 500.000 moet getekend worden door Procuratiehouder 1 (Directie).
Bovenstaande tabellen gaan altijd uit van het vier ogen principe: twee verschillende medewerkers (vandaar 4 ogen) moeten de factuur zien. De eerste parafeert bijvoorbeeld voor het leveren van een bepaalde dienst of goed, de tweede accordeert dan de betaling. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de AO-procesbeschrijvingen van het BIBAB-proces.
a.Bovenstaande tabellen worden als volgt uitgewerkt:
*Per medewerker wordt het maximale procuratiebedrag vastgelegd voor het aangaan van verplichtingen (procuratiehouderregeling).
**Per budgethouder wordt vastgelegd voor welke budgetten en bedragen (tot een maximum van de in de budgethoudersregeling vastgelegde bedragen) hij geautoriseerd is tot het doen van uitgaven (budgethoudersregeling).
b.Het bijhouden en muteren van de uitwerking en het publiceren van de procuratiehouders bij de kamer van koophandel en/of op onze website is een verantwoordelijkheid van de afdeling A&O. Het aanleveren van (personele) mutaties is en blijft een verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden (zie ook artikel 2, lid 5 - 9).
De budgethouder draagt er zorg voor dat betaalopdrachten voorzien van correcte autorisatie en 5 werkdagen voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) aan de afdeling A&O Onderzoek worden geleverd, voor verwerking in de financiële administratie. Conform de drempelwaarden tabel artikel 5 lid 2 is aangegeven wie tot welk bedrag facturen mag goedkeuren.
Het artikel legt in de eerste plaats de grens van de bestedingsmogelijkheden vast. In het algemeen is het maximum het beschikbaar gestelde budget. Voor investeringskredieten kan dat anders liggen; het college wordt vooraf geïnformeerd over de inhoudelijke invulling en definitieve raming van de investeringen. Mocht het bedrag dat nodig is om de geplande investering te realiseren lager zijn dan de raming, ligt het voor de hand dat het college het maximum vaststelt op het lagere bedrag. Eventueel kan de afdeling bij de betreffende informatie ook een voorstel doen voor invulling van een eventueel overschot. Is er een tekort, dan zal de afdeling een oplossing moeten voorstellen binnen het eigen budget dan wel moeten vragen om extra middelen. Kern van de zaak is dat ook hier recht wordt gedaan aan de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht van de gemeenteraad. M.a.w.: is er onvoldoende budget dan wordt dat aangevuld door degene die bevoegd is en is er budget over bij de invulling van de taak dan valt het terug naar de houder van het budgetrecht.
Verder regelt dit artikel een aantal belangrijke afspraken voor wat betreft de verwerking van gegevens in de financiële administratie, met name inzake verplichtingen en de wijze van aanlevering van nota’s. Goede afspraken tussen de afdelingen met de afdeling van A&O inzake het (aan)leveren van geregistreerde en geautoriseerde facturen zijn hierbij noodzakelijk en vormen een belangrijke randvoorwaarde.
Voor specifieke regelingen of plannen kan het nodig zijn dat afwijkende regels met betrekking tot het toekennen van de budgetten nodig zijn. De directie kan per specifiek geval in de betreffende regeling of plan afwijkende regels overeenkomen. Zo zijn in artikel 3 van de regeling ‘Verordening fonds Economisch Beleid’, specifieke regels opgenomen. Ook kan men denken aan het extra richtlijnen op het gebied van aanvullende autorisaties bij het aangaan van majeure verplichtingen.
Het aangaan van verplichtingen drempelwaarden
De procuratiehouder 2 (Afdelingshoofd/programmamanager) mag tot en met een bedrag van € 500.000 per verplichting beslissen tot het aangaan van verplichtingen (zoals het sluiten van contracten / overeenkomsten tot koop, huur etc.). Wel moeten deze verplichting een bijdrage leveren aan het bereiken van de vastgestelde doeleinden en moet het resterende budget of krediet toereikend zijn. Bij bedragen boven de € 500.000 dient de procuratiehouder 1 (Directie) de autorisatie te verlenen. De procuratiehouder mag geen verplichtingen aangaan, die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen of die een beleidswijziging inhouden.
Ook het toekennen van een uitgaande subsidie betekent dat een verplichting wordt aangegaan. Subsidiëring is aan de orde als de gemeente geld beschikbaar stelt voor bepaalde activiteiten van een aanvrager, zonder dat er sprake is van betaling voor aan de gemeente geleverde goederen of diensten. Als bepaalde activiteiten niet kunnen worden ingekocht of de gemeente daarvoor geen marktconforme prijs betaalt (bijvoorbeeld omdat de prijs niet afhankelijk is van de geleverde eenheden) is er sprake van subsidie.
Bij subsidies dienen de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening (ASV), dan wel van de vastgestelde deelsubsidieverordeningen te worden gevolgd. Voor subsidies geldt het aanbestedingsbeleid in principe niet, omdat er geen sprake is van levering of diensten aan de gemeente. De gemeente moet in het geval van meerdere aanvragen voor dezelfde subsidie wel op objectieve, transparante en niet-discriminerende criteria een beslissing nemen welke subsidieaanvraag wordt gehonoreerd.
In artikel 15 van de financiële verordening is geregeld hoe de Gemeente Heerlen omgaat met baten die niet zijn begroot.
Artikel 7 Verantwoorden en uitvoeringsregels
Niet beïnvloedbare meevallers. Meevallers in de begrotingsuitvoering met een niet-beïnvloedbaar karakter vloeien altijd terug naar de algemene middelen. Bij de rapportages aan de raad kan het college aan de raad een voorstel doen om deze meevallers aan te wenden om tegenvallers elders te compenseren. Bij instemming door de raad wordt dit in een begrotingswijziging vastgelegd.
Beïnvloedbare tegenvallers. Tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter moeten in principe door de budgethouder binnen hetzelfde product in hetzelfde jaar worden gecompenseerd. Compensatie mag niet leiden tot beleidsaanpassing. Als dit niet mogelijk is, kan het college door middel van een begrotingswijziging besluiten tot compensatie elders binnen hetzelfde raadsprogramma, zonder dat daarbij het totaal van de lasten of van de baten van dat raadsprogramma wordt gewijzigd. Als er wel een wijziging van de raadsprogramma’s ontstaat of er een beroep gedaan wordt op algemene dekkingsmiddelen, stelposten of reserves, dan dient de begrotingswijziging door de raad te worden genomen.
Niet beïnvloedbare tegenvallers. Bij de rapportages aan de raad kan het college een voorstel aan de raad doen om begrotingsruimte of meevallers elders in de begroting aan te wenden ter compensatie, dan wel om de doelstelling aan te passen of extra middelen ter beschikking te stellen. Bij instemming door de raad wordt dit in een begrotingswijziging vastgelegd.
Afwijkingen in kredieten. Voor kredieten gelden een aantal bijzondere regels. Dit is een gevolg van het feit dat kredieten door de gemeenteraad beschikbaar worden gesteld voor het doen van een concrete investering.
Meevallers op kredieten.De raad heeft een krediet voor een specifieke investering beschikbaar gesteld. Is voor een investering minder geld nodig, dan vloeit het voordeel terug naar de algemene middelen. Meevallers op kredieten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers elders.
Tegenvallers op kredieten.Kredieten mogen niet worden overschreden. Er mag ook geen compensatie met andere kredieten plaatsvinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend krediet te worden gevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend krediet zal door de budgethouder dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten, die ontstaan als gevolg van het hogere krediet. Verhoging van het krediet wordt door middel van een begrotingswijziging vastgelegd
Artikel 7 regelt dat budgethouders tussen onderdelen van 1 en hetzelfde product kunnen schuiven, mits de doelstellingen van dit product hierbij niet wijzigen. Bij dit artikel moet ook artikel 6 van deze regeling en artikel 11 van de financiële verordening betrokken worden.
De lasten en baten dienen te worden verantwoord op de daarvoor bestemde begrotingsposten. De boekingscode moet betrekking hebben op het doel waarvoor de uitgave is bestemd. Het boeken op een andere boekingscode (verschrijven), bijvoorbeeld omdat daar nog budget beschikbaar is, is niet toegestaan. De budgethouder is verantwoordelijk dat de lasten en baten op de juiste wijze in de administratie worden verantwoord. Een financiële administratie heeft alleen nut indien de lasten en baten ook correct verantwoord worden op de daarvoor bestemde begrotingsposten. M.a.w.: een factuur die betrekking heeft op project x wordt ook op project x geboekt en niet op project y omdat daar nog budget is. Tot slot regelt dit artikel hoe om te gaan met mee- en tegenvallens van budgetten en kredieten (investeringen).
Een belangrijk doel van de regeling ‘Procuratie- en Budgethoudersregeling is om regels te geven voor een zo doelmatige mogelijke inzet van budgetten van de gemeente. Een onderdeel hiervan is het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit wordt onder meer vormgegeven door een functiescheiding, waarbij verschillende functionarissen in de organisatie verschillende taken hebben in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden. Hierdoor wordt de mogelijkheid beperkt dat individuele medewerkers ten onrechte uitgaven kunnen doen.
Daarnaast is het goed om regelmatig te controleren of bestelde en gefactureerde leveringen en diensten ook daadwerkelijk aan de gemeente zijn geleverd en prijstechnisch correct zijn gefactureerd. Er vindt steekproefsgewijze controle plaats van geleverde goederen en diensten. Op basis van betaalde facturen zal worden gecontroleerd of de levering ook daadwerkelijk aan de gemeente is verricht en de prijzen conform de inkoopcontracten zijn gefactureerd. Het controleren van de levering kan door vast te stellen dat het betreffende goed ook daadwerkelijk geleverd is, dan wel of de dienst een concreet resultaat heeft opgeleverd.
Hier staan een aantal afspraken die ook in het kader van de P&C cyclus zijn vastgelegd. Maar voor uitvoering van deze regeling zijn ze ook beeldbepalend: de directie verantwoordt zich bij het college, het afdelingshoofd bij de directie.
In de jaarrekening wordt over deze budgetverschuivingen gerapporteerd aan College en Raad.
Indien de grondexploitatie niet meer binnen het door de raad vastgestelde financiële kader kan worden afgerond, wordt het benodigde financiële kader opnieuw bepaald door middel van het opstellen van actuele kosten- en opbrengstramingen. Deze actuele ramingen worden vertaald in een nieuwe grondexploitatiebegroting. Deze nieuwe grondexploitatiebegroting en de daarbij behorende (aanvullende) kredietaanvraag wordt ter vaststelling aangeboden aan de raad.
Artikel 9 regelt de budgetten m.b.t. grondexploitaties. Voor grondexploitaties gelden dezelfde drempelbedragen als opgenomen in artikel 5 lid 2, hoofdlijnen drempelbedragen.
Hier staat dat alle financiële informatie technisch beschikbaar moet zijn voor de betrokkenen en wie dat regelt.
Aldus besloten tijdens de vergadering van burgemeester en wethouders der gemeente Heerlen van 21 januari 2014
burgemeester en wethouders van Heerlen,