Organisatie | Aalburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012 |
Citeertitel | Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Raadsbesluit 25 oktober 2011 |
Komt in de plaats van reglement aanbesteden van 26 juni 2003
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2012 | 09-01-2019 | Nieuwe regeling | 21-08-2012 Onbekend | Geen |
Inkoop staat de laatste jaren bij veel overheidsorganisaties steeds meer in de belangstelling. Voor overheden geldt dat gemeenschapsgelden zo goed mogelijk moeten worden besteed en dat over die besteding verantwoording moet worden afgelegd.
Als belangrijke redenen voor de toenemende belangstelling voor de inkoop zijn te noemen:
Doel van de nota is om de belangrijkste elementen van het strategisch inkoopbeleid te formuleren. Waar in deze nota in het algemeen gesproken wordt over inkoop wordt ook het aanbesteden daaronder begrepen. De nota draagt dan ook als titel: Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Aalburg.
De gemeente Aalburg heeft de intentie uitgesproken om zoveel mogelijk inkoop- en aanbestedingstrajecten te professionaliseren. Zowel op het gebied van de rechtmatigheid als de doelmatigheid.
De gemeente wil een hedendaags beleid voeren voor wat betreft de inkoopactiviteiten. De gemeente volgt actief de ontwikkelingen op inkoopgebied en voert inkoopbeleid in waar dat zinvol is. Uitgangspunt is het continue verbeteren van het inkoopproces en het inkoopresultaat.
De doelstelling van de gemeente Aalburg met betrekking tot inkopen luidt:
Deze doelstelling is onder te verdelen in doelstellingen vanuit verantwoordelijkheid van de gemeente als overheid en doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als opdrachtgever.
Doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als overheid zijn:
Doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als opdrachtgever zijn:
De specifieke wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door overheden is:
De Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze richtlijnen gelden voor opdrachten die een bepaalde waarde (drempelbedrag) te boven gaan. 1
De Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG is op dit moment onderwerp van evaluatie. Middels een groenboek hebben de Europese lidstaten kunnen reageren. Deze reacties hebben geleid tot een voorstel van de Europese Commissie voor een nieuwe Richtlijn voor het gunnen van overheidsopdrachten (2011/0438 (COD)) dat na een consultatieronde in de lidstaten van de Europese Unie mogelijk dit jaar in Europa wordt vastgesteld. Na vaststelling dienen de lidstaten deze Richtlijn om te zetten naar nationale wetgeving. Volgens de planning dient dit voor medio 2014 te geschieden. Deze nieuwe Richtlijn en daaruit volgende nationale wetgeving zal de nodige consequenties hebben en zal er zeker toe leiden dat uiterlijk in 2014 de aanbestedende diensten en dus ook de gemeente Aalburg het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal moeten aanpassen. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat de nieuwe Richtlijn uitsluitend betrekking heeft op Europese aanbestedingen.
Waarom nu toch al van belang? In een recente uitspraak in een aanbestedingsgeschil heeft de rechter al verwezen naar de inhoud van het voorstel deze nieuwe Richtlijn.
Voor wat betreft de samenvatting van de inhoud van het voorstel wordt verwezen naar een document van PIANOo (het expertisecentrum aanbesteden van de Nederlandse overheid) dat als bijlage is bijgevoegd.
Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao), dat vanaf 1 december 2005 de omzetting van de Europese regelgeving voor de Nederlandse overheden en overige aanbestedende diensten regelt. Het Bao is van toepassing zowel voor diensten, leveringen als werken boven de Europese drempelbedragen
Op 9 februari 2012 heeft de Tweede Kamer gestemd over de amendementen en moties in het kader van het wetsvoorstel van de Aanbestedingswet. Op 14 februari 2012 heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel van deze Aanbestedingswet aangenomen. Vervolgens zal het wetsvoorstel in 2012 behandeld worden in de Eerste Kamer en zal na aanname door de Eerste Kamer wet worden in Nederland. Dit zou naar verwachting per 1 januari 2013 of 1 juli 2013 kunnen geschieden.
Waarom “zou”? Rond het wetsvoorstel van de Aanbestedingswet spelen een aantal problemen. Enerzijds zou het voorstel een aantal onjuistheden bevatten maar belangrijker is dat de Aanbestedingswet, de allereerste in Nederland, vrij kort na inwerkingtreding alweer aangepast zou moeten worden op basis van de nieuwe Europese Richtlijn.
Voor iedere aanbestedende dienst in Nederland en dus ook voor de gemeente Aalburg betekent een eventuele aanname van de Aanbestedingswet dat het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid aangepast dient te worden.
Hoewel het wetsvoorstel van de Aanbestedingswet nog niet tot wet is verheven kan ook hier gelden dat toch al rekening gehouden moet worden met de diverse wijzigingen ten opzichte van de huidige situatie zoals opgenomen in dit wetsvoorstel. In hoeverre ook bij eventuele geschillen al een beroep gedaan wordt op toekomstige wetgeving en in hoeverre een rechter hier wel of niet rekening mee houdt is op dit moment niet in te schatten.
De belangrijkste wijzigingen in het door de Tweede Kamer aangenomen wetsvoorstel ten opzichte van de huidige regelgeving zijn in een document van PIANOo opgenomen. Dit document is ter kennisneming als bijlage bijgevoegd.
In ieder geval zal bij inwerkingtreding van de Aanbestedingswet het Bao komen te vervallen aangezien dit volledig wordt opgenomen in de nieuwe wet.
In het wetsvoorstel van de Aanbestedingswet is opgenomen dat gebruik gemaakt moet worden van het aanbestedingsreglement voor werken. Eventuele afwijking is uitsluitend met een sterke motivering mogelijk. Dit betekent in feite dat het aanbestedingsreglement voor werken, nu het ARW 2005 maar mogelijk vervangen door een vernieuwde versie (bij AMvB aan te wijzen richtsnoer met voorschriften, naar verwachting ARW 2012), verhuist van de facultatieve regelgeving naar het verplichte kader. De gemeente Aalburg past alsdan de bedoelde richtsnoer met voorschriften toe bij de aanbestedingen van werken of motiveert een afwijking in de aanbestedingsstukken.
Voor leveringen en diensten wordt mogelijk ook een aanbestedingsreglement opgesteld. Op het moment dat er richtsnoer(en) zijn in de vorm van aanbestedingsreglementen voor leveringen en diensten zal de gemeente Aalburg deze richtsnoer(en) hanteren dan wel een afwijking in de aanbestedingsstukken motiveren.
Voor Europese aanbestedingen zal in Nederland een nieuwe Gedragsverklaring aanbesteden verplicht worden opgelegd. Deze verklaring vervangt de huidige mogelijkheid van de VOG-rp. Verwacht wordt dat deze verplichte gedragsverklaring ook bij aanbestedingen onder de Europese drempel gebruikt zal gaan worden.
De Wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) biedt de mogelijkheid aan aanbestedende diensten om bij het Bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die binnen de Europese aanbestedingsrichtlijn aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten. BIBOB-advies is op dit moment uitsluitend mogelijk voor aanbestedingen in de bouw-, de ICT- en de milieusector.
Naast deze specifiek op aanbesteding gerichte wet- en regelgeving zijn nog andere wetten relevant voor lokale overheden in hun rol als inkoper:
In deze nota dient onderscheid te worden gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole is een minder omvattend begrip.
Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of álle handelingen binnen de gemeente conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Met andere woorden: het gaat om de financiële beheershandelingen.
Het normenkader voor een rechtmatigheidcontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waarbij de verordeningen, raadsbesluiten en de collegebesluiten kunnen worden onderscheiden.
Wat de collegebesluiten betreft, ondersteunt de accountant de gemeenteraad in haar controlerende functie. De accountant controleert of het college bij het aangaan van transacties met financiële gevolgen de relevante bepalingen heeft nageleefd. Het gaat daarbij dus om de gemeentelijke spelregels en hogere wet- en regelgevende organen die als norm gelden voor het college bij het aangaan van transacties.
Collegebesluiten zijn niet opgenomen in het normenkader en vallen niet standaard onder de rechtmatigheidcontrole van de accountant. Alleen als van zo’n besluit als de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid afgeweken wordt, wegen afwijkingen mee in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Deze afwijkingen worden door de accountant dan gerapporteerd in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de accountantscontrole van de jaarrekening.
Het niet of onvoldoende naleven van de regels kan leiden tot fouten en/of tekortkomingen in de jaarrekening. Dit laatste kan negatieve gevolgen hebben voor de oordeelsvorming van de accountant met betrekking tot de controle van de jaarrekening. Tevens kunnen boetes bij fouten in de Europese regelgeving worden opgelegd aan de gemeente en kunnen er juridische procedures tegen de gemeente worden aangespannen door derden.
Het onvoldoende of niet naleven van de door de gemeenteraad vastgestelde begrotingsvoorwaarden (budgetoverschrijdingen), het niet of onvoldoende toepassen van regels met betrekking tot het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik (fraudegevoeligheid en gedragsregels) en het niet of onvoldoende naleven van de interne regels op het gebied van bijvoorbeeld budgetbeheer, kunnen negatieve gevolgen hebben voor de accountantsverklaring over de gemeentelijke jaarrekening.
Interne controle is een belangrijk instrument voor de gemeente om inzichtelijk te maken in hoeverre de gemeente voldaan heeft aan naleving op de wet- en regelgeving met betrekking tot inkoop.
Om bovengenoemde fouten en/ of tekortkomingen te voorkomen, tijdig te kunnen handelen en als onderbouwing van de verantwoording van het rechtmatigheidbeheer is het raadzaam regelmatig interne controles te verrichten op het proces inkoop. Om een goede interne controle te kunnen uitvoeren is het hebben van een goed aanbestedingsdossier een absolute voorwaarde.
De gemeenteraad is eindverantwoordelijk voor een doelmatige besteding van publieke middelen. Een jaarlijkse eindcontrole op inkopen moet onder andere toezien op de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven en de correcte naleving van wet- en regelgeving, alsmede de eigen procedures en protocollen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Bij de behandeling van de jaarrekening wordt gerapporteerd over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsproces.
De titel van het beleid voert de begrippen ‘inkoop’ en ‘aanbesteden’. Deze twee begrippen staan niet los van elkaar, maar zijn aan elkaar gerelateerd. Zoals uit het onderstaande zal blijken is aanbesteden een vorm van inkopen. Verder komt in dit hoofdstuk het inkoopproces, de inkoopfunctie en de relatie tussen beide aan de orde.
Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin opdrachtgevers, na concurrentiestelling, een opdracht gunnen. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces (specificeren van de opdracht, selecteren en contracteren van de leverancier) worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen.
De definitie van aanbesteding is, zoals opgenomen in het voorstel van de nieuwe Europese Richtlijn:
Anders geformuleer en nader toegelicht:
Aanbesteding is de uitnodiging aan twee of meer leveranciers om, op basis van een programma van eisen of bestek, offerte uit te brengen, welke gevolgd wordt door het verstrekken van een opdracht voor het uitvoeren van een werk, levering of dienst.
Wanneer de aanbesteding wordt ingetrokken of anderszins geen doorgang vindt en dus niet resulteert in een gegunde opdracht met factuur, wordt ook van aanbesteding gesproken.
Er is geen sprake van aanbesteding, wanneer het initiatief bij de ondernemer ligt of wanneer slechts één ondernemer wordt uitgenodigd offerte uit te brengen. In dit laatste geval spreken we van een enkelvoudige uitnodiging.
Omdat aanbesteden een vorm van inkopen is, wordt in dit beleid regelmatig alleen het woord ‘inkopen’ gebruikt, in dat geval wordt ook ‘aanbesteden’ bedoeld.
Inkoop is een procesmatige activiteit, die bestaat uit zeven fasen:
De eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. Deze omvat:
Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. Deze omvat:
Naast de tactische en operationele inkoop onderscheidt men de strategische inkoop. De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook vraagstukken rondom uitbesteding.
Artikel 6.1 Inkooporganisatiemodel
Naast de vaststelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal de inkoopfunctie en de inkooporganisatie verder vorm gegeven worden.
Voor wat betreft de organisatorische invulling zijn er in theorie drie basismodellen te onderscheiden:
Binnen de gemeente Aalburg is sprake van een decentraal inkoopmodel. De diverse budgethouders zijn binnen de gestelde kaders en voorwaarden integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van de inkoopfunctie.
Artikel 6.2. Inkoopsamenwerking
De gemeente Aalburg houdt bij inkoop- en aanbestedingstrajecten rekening met mogelijke inkoopsamenwerking met andere (gemeentelijke) organisaties.
In het door de Tweede Kamer aangenomen wetsvoorstel van de Aanbestedingswet is een bepaling opgenomen is dat “Opdrachten niet onnodig samengevoegd mogen worden”. Dit zogenaamde “clusterverbod” is een belangrijk aspect geweest bij de besluitvorming in de Tweede Kamer. Vanwege het promoten van de mogelijkheid voor MKB-bedrijven om in te schrijven op overheidsaanbestedingen is erop aangedrongen dat de opdrachten dan niet te groot mogen worden aangezien anders MKB-bedrijven geen of in ieder geval minder kans zouden hebben. Dit toekomstig wettelijk “clusterverbod” staat dus eigenlijk haaks op ontwikkelingen op het gebied van inkoopsamenwerking.
Artikel 7.1. Het naleven van wet- en regelgeving
Het inkopen wordt uitgevoerd overeenkomstig de nationale en internationale wet- en regelgeving. Aanbestedingen, welke vallen onder de werkingssfeer van de Europese richtlijn voor overheidsopdrachten, worden conform deze richtlijnen, omgezet naar het Bao, aanbesteed. Om na te gaan of het Bao van toepassing is, dienen homogene producten te worden opgeteld. Homogene opdrachten worden daarom zoveel mogelijk gelijktijdig aanbesteed. Het niet gelijktijdig aanbesteden van homogene opdrachten heeft tot gevolg dat de afzonderlijke opdrachten separaat Europees moeten worden aanbesteed, ook als het begrote bedrag van de afzonderlijke opdracht onder de drempelwaarde ligt.
Artikel 7.2. Werken op basis van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie
Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingswerkzaamheden geschiedt op basis van transparantie van procedures, non-discriminatie van leveranciers en objectiviteit.
Artikel 7.3. Inkoopvoorwaarden
De gemeente heeft in 2007 inkoopvoorwaarden opgesteld (Inkoopvoorwaarden van de gemeente Aalburg met betrekking tot Leveringen en Diensten). Deze algemene voorwaarden, die ook wel leverings-, betalings-, verkoop- of inkoopvoorwaarden worden genoemd, maken onderdeel uit van deze nota (Bijlage 2). Uitgangspunt is dat (in de offerteaanvraag of in het programma van eisen) deze voorwaarden op de opdracht van toepassing worden verklaard. Dit schept duidelijkheid en draagt bij tot transparantie in het inkoopproces.
Voor of tijdens het afsluiten van de overeenkomst moet de leverancier wel de inhoud van de algemene voorwaarden van de gemeente kennen. Om er zeker van te zijn dat de voorwaarden van de gemeente Aalburg gelden, en niet de inkoopvoorwaarden van de leverancier, kan zonodig verlangd worden dat de leverancier de geldende Algemene Voorwaarden getekend retourneert.
In een goed opgestelde offerteaanvraag dient altijd een verwijzing gemaakt te worden naar de van toepassing zijnde algemene inkoopvoorwaarden, die volgens de huidige inzichten nog steeds toegevoegd moeten worden aan de offerteaanvraag.
Naast deze verwijzing naar de van toepassing zijnde algemene inkoopvoorwaarden moet verwezen worden naar andere voorwaarden. Dit geschiedt veelal in een zogenaamde “Eigen Verklaring”. Deze verklaring dient door de leverancier/aannemer ondertekend te worden.
Ook bij aanbestedingstrajecten voor werken kunnen de algemene inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard worden. Meestal worden echter de UAV-bepalingen van toepassing verklaard.
De algemene leverings- of verkoopvoorwaarden van de leverancier worden in principe van de hand gewezen. Indien dit in voorkomende gevallen niet mogelijk of gewenst is, zijn:
De gemeente heeft de algemene voorwaarden niet gedeponeerd bij de Griffie van de Rechtbank of bij de Kamer van Koophandel. Daartoe is de gemeente ook niet verplicht. Deponering is overigens geen voorwaarde voor de geldigheid van de algemene voorwaarden. De wet verplicht de gemeente om in beginsel de leverancier een redelijke mogelijkheid te bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Als hoofdregel geldt dat de voorwaarden ter hand moeten worden gesteld, op straffe van vernietigbaarheid ervan.
Artikel 7.4. Duidelijkheid over de wijze van contracteren en looptijd van contracten
Nadat een leverancier en het product zijn geselecteerd, worden de afspraken met de leverancier schriftelijk, in een contract, vastgelegd. Bij voorkeur wordt het contract door de gemeente opgesteld volgens een standaardsjabloon en maakt dit deel uit van het programma van eisen. Wordt een contract door de leverancier voorgelegd, dan wordt dit gescreend op ongewenste voorwaarden, die niet overgenomen worden en wordt met de leverancier onderhandeld over die voorwaarden waar verschillen van inzicht over bestaan. Uitgangspunt is dat alleen contracten worden afgesloten voor bepaalde duur (vaste looptijd). Er worden geen contracten afgesloten voor onbepaalde tijd of met een stilzwijgende verlenging. Wel is het mogelijk een optie tot verlenging voor een bepaalde periode op te nemen. De totale contractperiode zal voor de meeste producten niet langer duren dan maximaal 4 à 5 jaar. Slechts in uitzonderingssituaties, te bepalen door het college, kunnen langere contracten worden afgesloten.
Duurzaam inkopen en integriteit zijn twee afzonderlijke onderwerpen die binnen het totale inkoop- en aanbestedingsbeleid van bijzonder belang zijn. Het belang zit met name in de achterliggende principes.
Op hoofdlijnen stelt de gemeente ten aanzien van:
Duurzaamheid is voor de gemeente Aalburg een belangrijk onderwerp, gericht op het beschermen en verbeteren van de leefomgeving, nu en in de toekomst.
Duurzaam inkopen dient gezien te worden als een deeluitvoering van duurzaamheid. De rol van de gemeente is hierin tweeledig. Enerzijds heeft de gemeente een belangrijke voorbeeldfunctie richting haar inwoners. Anderzijds heeft de gemeente als consument in de Nederlandse maatschappij een verantwoordelijkheid om op een zo duurzaam mogelijke wijze invulling te geven aan haar taken.
In het kader van het Klimaatakkoord heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de intentie uitgesproken om in 2010 en volgende jaren voor 75 % duurzaam in te kopen om uiteindelijk in 2015 voor 100% duurzaam in te kopen.
Zowel voor de eisen aan de leveranciers als aan de producten wordt aansluiting gezocht bij het uitvoeringsprogramma Duurzaam Inkopen, zoals dat uitgevoerd wordt door voorheen SenterNovem inmiddels AgentschapNL. In opdracht van het Ministerie van VROM zijn criteria ontwikkeld waaraan leveranciers en producten dienen te voldoen.
Door de gemeente Aalburg worden de ontwikkelingen op het gebied van duurzaam inkopen gevolgd en wordt zoveel mogelijk uitvoering gegeven aan de uitgangspunten van het Programma Duurzaam Inkopen.
Naast milieucriteria kunnen ook sociale criteria relevant zijn. Dit zijn sociale aspecten die in het algemeen mondiaal beschouwd worden als onderdeel van duurzaamheid. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan het voorkómen van extreem slechte arbeidsomstandigheden in de hele productieketen. Bij het inkopen en aanbesteden zal aandacht zijn voor deze sociale aspecten.
Sinds oktober 2003 is in de gemeente Aalburg een integriteitsbeleid van kracht. Het college heeft voor de bestuurders en voor de ambtenaren een gedragscode vastgesteld. De gemeenteraad heeft in november 2003 de Gedragscode bestuurders van toepassing verklaard voor raadsleden.
Met een bericht volgens model K van het ARW 2005 zal een leverancier verklaren dat de betrokken inschrijving of, in geval van een onderhandelingsprocedure, de aanbieding, niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht.
De economische beleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de gemeente de markt benadert en de economische criteria die hierbij in het selectieproces worden gehanteerd.
Artikel 9.1. Concurrentiestelling
Voor wat betreft de aanbestedingsvormen en –procedures dient een onderscheid gemaakt te worden tussen de aanbestedingen boven Europese drempelbedragen waarvoor Europese regelgeving van toepassing is en aanbestedingen onder deze drempelbedragen (i.c. nationaal) waarvoor eigen beleid geformuleerd kan worden.
Artikel 9.1.1. Aanbestedingsvormen
Hier is eigenlijk geen sprake van een aanbesteding. Omdat dit geen formele aanbesteding betreft is het mogelijk om na het inschrijvingsmoment nog te kunnen onderhandelen over de (open) begroting, leveringsvoorwaarden en garantietermijnen. Eén leverancier wordt gevraagd een aanbieding te doen (één op één). Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. Deze methodiek wordt ook wel gunning uit de hand genoemd.
b. Meervoudig onderhandse aanbesteding
Dit is een procedure waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke, dan wel rechtspersonen (door de aanbestedende dienst aan te wijzen) wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen.
Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedere leverancier een offerte kan uitbrengen. De bekendmaking vindt plaats op de website www.aanbestedingskalender.nl en op de site van de gemeente.
Bij een openbare aanbesteding is er de keuze voor een aanbesteding zonder of met voorselectie. Indien gekozen wordt voor een openbare aanbesteding met voorselectie dienen de leveranciers zich eerst te kwalificeren om een uitnodiging te mogen ontvangen om een offerte uit te brengen.
De gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers.
De verschillende Europese aanbestedingsprocedures vallen in een van de belangrijkste twee categorieën:
Artikel 9.1.2. Drempelbedragen
Voor Inkoop en Aanbesteden zijn drempelbedragen vastgesteld. De Europese drempelbedragen zijn bindend en worden tweejaarlijks vanuit Brussel vastgesteld. Voor de bepaling van de bedragen behorende bij de diverse te hanteren nationale procedures dient de gemeente een eigen beleid te voeren. Onderstaande bedragen worden gehanteerd met ingang van 25 oktober 2011 na de vaststelling door de gemeenteraad.
Voor wat betreft de definitie van de termen Werken, Leveringen en Diensten wordt verwezen naar bijlage 1.
Figuur 2: Drempelbedragen 2 gemeentelijk aanbestedingsbeleid in euro, excl. BTW.
Bepalend voor de te volgen procedure is de totale contractwaarde en niet de uitgaven per jaar.
De Europese drempelbedragen zijn wettelijk vastgelegd. De overige drempelbedragen en procedures zijn van toepassing voor de gemeente. Indien van deze procedures wordt afgeweken dient dit te worden voorgelegd aan het daartoe bevoegde orgaan. Afwijking van de procedures kan uitsluitend plaatsvinden na een akkoord van het daartoe bevoegde orgaan.
Uiteraard bestaat er de mogelijkheid om een hogere procedure toe te passen.
Hoewel de gemeente bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen in principe vrij is in de keuze van de te volgen procedure zijn er een aantal aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden:
ad. 1) Grensoverschrijdend belang
In februari 2008 heeft het Europese Hof van Justitie bepaald dat er bij opdrachten onder de drempel een passende mate van openbaarheid betracht moet worden indien er sprake is van een zogenaamd grensoverschrijdend belang. Hiermee wordt bedoeld dat de gemeente moet inschatten of er vanuit andere Europese lidstaten eventueel interesse zou bestaan in de opdracht, bijvoorbeeld vanwege de omvang van de opdracht of de plaats van uitvoering.
Deze bepaling is overgenomen in de tekst van het wetsvoorstel van de Aanbestedingswet.
ad. 2) Interpretatieve mededeling Europese Commissie
In 2006 heeft de Europese Commissie nader uitleg gegeven aan één van de beginselen van het EG-verdrag (inmiddels EU-verdrag), namelijk het transparantiebeginsel. Hierbij is gesteld dat ook onder Europese drempelbedragen dit beginsel van toepassing is. Aan de transparantieverplichting wordt voldaan door “de bekendmaking van een voldoende toegankelijke aankondiging van de opdracht voordat deze wordt geplaatst”.
In de praktijk betekent dit dat per opdracht onderzocht moet worden op welke wijze voldoende transparantie is gewaarborgd.
ad. 3) Wetsvoorstel Aanbestedingswet
In de algemene bepalingen is in artikel 1.4 opgenomen:
Hoewel de wet nog niet in werking is getreden, zouden deze algemene bepalingen al toegepast moeten worden, al zal de laatste bepaling de nodige discussies kunnen opwerpen.
De gemeente Aalburg heeft er voor gekozen om voor Leveringen en Diensten geen nationaal openbare procedure op te nemen. In de praktijk betekent dit dat tot het Europese drempelbedrag sprake is van een meervoudig onderhandse aanbesteding waarbij minimaal drie of vijf ondernemers worden uitgenodigd.
Indien er sprake is van een grensoverschrijdend belang zal er een Europese aanbesteding gehouden moeten worden ook al blijft de opdrachtwaarde onder het Europese drempelbedrag. Daarnaast zal altijd onderzocht moeten worden of de gekozen aanbestedingsprocedure voldoende transparant en objectief is.
Daar komt nog bij dat op verzoek van een niet uitgenodigde ondernemer gemotiveerd uitgelegd moet worden, waarom deze ondernemer niet uitgenodigd is voor een meervoudig onderhandse aanbesteding.
Selectiecriteria en groslijsten
In de hoofdlijnen van beleid heeft de raad uitgesproken, dat bij een meervoudig onderhandse aanbesteding altijd 1 of 2 “onbekende” ondernemers uitgenodigd moeten worden. Deze kwalificatie heeft te maken met selectiecriteria.
Om een keuze te maken tussen de leveranciers die zaken met de gemeente willen doen moet een selectie worden gemaakt. De ondernemingen die zaken willen doen met de gemeente worden met behulp van geschiktheidcriteria getoetst aan de door de gemeente gestelde minimale eisen van geschiktheid. De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een leverancier zowel op de dag van inschrijving of dag van offerteverzending als op de dag van opdrachtverlening moet voldoen.
Om van een onderhandse aanbesteding te kunnen spreken, moet selectie van de uit te nodigen ondernemers plaatsvinden door middel van groslijsten. Voor verschillende typen werkzaamheden worden verschillende groslijsten gebruikt. Op een groslijst staat onder andere beschreven:
*) Onder een “onbekende” ondernemer verstaan we in eerste instantie een ondernemer die niet voorkomt op een groslijst voor het bepaalde type werkzaamheden. De onbekendheid is overigens maar betrekkelijk. Bij een jaarlijkse evaluatie van de groslijsten worden wisselingen aangebracht, waardoor de tot dan “onbekende” ondernemer een “bekende” leverancier wordt. Ook kunnen ondernemers die voldoen aan de selectiecriteria toegevoegd worden.
In tweede instantie verstaan we onder een “onbekende” ondernemer een leverancier die wel op de groslijst staat, maar in het voorafgaande jaar geen uitnodiging tot inschrijving heeft ontvangen. De gemeente selecteert overeenkomstig de aanvullende voorwaarden 2 dan wel 3 partijen, die worden aangevuld met 1 dan wel 2 partijen van de groslijst die “onbekend” worden genoemd omdat ze het voorafgaande jaar niet uitgenodigd zijn. Het lot bepaalt vervolgens als er meer partijen zijn.
Artikel 9.1.3. Aanbestedingsprocedure voor werken
Per 1 december 2005 is het ARW2005 in werking getreden. Dit is het Aanbestedingsreglement Werken, dat volledig aansluit bij de nieuwe Europese regelgeving (Bao). Het ARW2005 vervangt onder andere het UAR2001. Voor de gemeente is de toepassing van het ARW2005 uitgangspunt.
In het wetsvoorstel van de Aanbestedingswet is opgenomen dat verplicht gebruik gemaakt moet worden van het van toepassing zijnde aanbestedingsreglement (op dit moment ARW2005 en in de toekomst het ARW2012). Uitsluitend gemotiveerd kan afgeweken worden van dit reglement.
Artikel 9.1.4. Aanbestedende entiteit
Voor de bepaling van de te volgen procedure dient de gemeente gezien te worden als de aanbestedende entiteit. Dit houdt in dat niet de behoefte van organisatieonderdelen bepalend is voor de te volgen procedure, maar de totale gemeentelijke behoefte. Bij gezamenlijke inkoop- en aanbestedingstrajecten is de totale contractwaarde bepalend voor de te hanteren procedure.
Voor de gemeente houdt dit in dat alle direct tot de organisatie behorende onderdelen gezien dienen te worden als de aanbestedende entiteit.
Artikel 9.2. Afweging tussen prijs en kwaliteit
Bij het beoordelen van de offertes staan twee gunningcriteria ter beschikking:
Voor wat betreft het criterium “de laagste prijs” is de beoordeling relatief eenvoudig. Aan de leverancier die de offerte aanbiedt met de laagste prijs, wordt gegund. Voorwaarde hierbij is uiteraard wel dat de leverancier voldoet aan de gestelde minimum- en selectie-eisen.
Bij het criterium “de economisch meeste voordelige inschrijving/aanbieding” worden er naast de prijs meerdere criteria geformuleerd (bijvoorbeeld kwaliteit product, levertijd, onderhoud, beheer, garantie, duurzaamheid etc.).
Bij ieder inkoop- en aanbestedingstraject neemt de gemeente het besluit om te gunnen ofwel voor “de laagste prijs” ofwel voor “de economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding”. In dit laatste geval zullen de gunningcriteria en de relatieve waarde van deze criteria worden bekendgemaakt in de offerteaanvraag.
Er is een discussie gaande, zowel in Europa als in Nederland, over het gunnen op basis van de “laagste prijs”. Hierbij zou innovatie, duurzaamheid etc. worden belemmerd.
In het gewijzigde voorstel van de nieuwe Europese Richtlijn wordt het begrip “laagste prijs” vervangen door “laagste kostprijs”. Hiermee wordt bedoeld niet uitsluitend de initiële kostprijs van een product maar de totale levenscycluskosten van een product ofwel de “Total Costs of Ownership (TCO)”.
In het wetsvoorstel van de Aanbestedingswet gaat Nederland nog verder. Bij Europese aanbestedingen wordt bepaald dat verplicht gegund moet worden op basis van de Economisch meest voordelige inschrijving. Gunnen op de laagste prijs kan alleen worden toegepast als de gemeente dit in de aanbestedingsstukken motiveert.
Om veel kleinere aanbestedingstrajecten te voorkomen kan de gemeente raamcontracten op de markt plaatsen. De raamcontracten (voor bijvoorbeeld de inhuur van adviseurs, het civieltechnisch onderhoud, installatietechnisch onderhoud etc.) hebben als voordeel dat bij meerjarige contracten betere condities overeen te komen zijn.
Artikel 9.4. Positie lokale leveranciers
Op basis van het non-discriminatiebeginsel zullen lokale leveranciers geen bevoorrechte positie kunnen innemen. Onder lokale leveranciers worden leveranciers verstaan met een vestiging binnen de gemeente Aalburg. Wel zullen de geschikte lokale leveranciers in het kader van de bevordering van de lokale economische bedrijvigheid in de gelegenheid worden gesteld om deel te nemen aan aanbestedingstrajecten van de gemeente Aalburg.
Bij het beschrijven van de opdracht zal de gemeente Aalburg inkoopvoorwaarden, bestek, programma van eisen en eventuele aanvullende documenten zodanig definiëren dat het midden- en kleinbedrijvigheid uit te regio in aanmerking kan komen voor een uitnodiging en een gunning.
Aanbestedingen kunnen opgesplitst worden in percelen. Het totaal van de contractwaarde bepaalt de procedure. Binnen deze procedure kunnen percelen worden bepaald waardoor optimale mogelijkheden voor MKB-ondernemers worden gecreëerd.
In het wetsvoorstel van de Aanbestedingswet wordt aangegeven dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd. In hetzelfde wetsvoorstel staat dat opdrachten opgedeeld moeten worden in meerdere percelen.
Deze bepalingen hebben alles te maken met het (verder) mogelijk maken dat ook MKB-bedrijven kunnen inschrijven op overheidsopdrachten.
Artikel 9.6. Positie Sociale Werkvoorziening
Bij trajecten waarbij er mogelijkheden zijn om gebruik te maken van de inzet vanuit de Sociale Werkvoorziening, zullen deze mogelijkheden onderzocht worden.
Artikel 9.7. Participatie in projecten
Indien de gemeente Aalburg participeert in projecten met ook andere (private) partijen zal per project nagegaan worden in hoeverre de aanbestedingsrichtlijnen van toepassing zijn.
In Nederland is veel aandacht voor de proportionaliteit van de gestelde eisen aan ondernemers. Met andere woorden de eisen die aan ondernemers worden gesteld, moeten in verhouding staan tot de opdracht. In eerste instantie zou via het flankerend beleid een leidraad worden opgesteld waarin deze bepalingen in het kader van de proportionaliteit worden uitgewerkt. Hiervoor is een Gids Proportionaliteit opgesteld.
Via een aangenomen amendement in de Tweede Kamer is echter besloten om deze proportionaliteitsbepalingen niet op te nemen in een “vrijblijvende” leidraad maar onderdeel uit te laten maken van de wet in de vorm van een verplicht op te stellen Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB).
Bij aanbestedingsprocedures neemt de gemeente Aalburg de proportionaliteit van de eisen aan de ondernemers in acht.
De gemeente voert een beleid dat zoveel mogelijk gericht is op clustering van gelijksoortige goederen en diensten. Soms is dit wettelijk verplicht, namelijk bij Europees aanbesteden. De gemeente wordt hierbij als één geheel gezien. Europees gezien moeten de bedragen voor gelijksoortige diensten en leveringen van gelijksoortige goederen bij elkaar worden opgeteld. Daarnaast kan met clusteren een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. Bij dit onderzoek wordt met het volgende rekening gehouden:
De aard van het product: afdelingsoverstijgende producten (producten zijn voor meerdere afdelingen van belang en worden door meerdere afdelingen ingekocht, bijvoorbeeld kantoormeubilair) lenen zich voor bundeling, dit in tegenstelling tot het afdelingsspecifieke product. Men moet er wel rekening mee houden, dat een afdelingsspecifiek product afdelingsoverstijgend kan worden.
Om tot een optimale clustering te komen zal in ieder geval jaarlijks een inventarisatie opgesteld worden vanuit de gemeentebegroting, zowel voor wat betreft de exploitatieproducten als de investeringsgoederen. Ook wordt een meerjarige planning opgezet van aanbestedingstrajecten.
Met inkoopsynergie wordt met name de zakelijkheid en de efficiency gediend. Dat betekent concreet: Bij elke aanbesteding wordt onderzocht of aansluiting kan worden gezocht bij een bestaand contract of dat er kan worden geclusterd.
Contractbeheer omvat het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens over lopende contracten.
De contractbeheerder i.c. de budgethouder kan dan eenvoudig:
Regelmatig worden inkoopprocessen gestart ter vervanging van het huidige contract. Dat moet tijdig gebeuren door de daarvoor verantwoordelijke budgethouder. Kennis van het bestaande contract is daarbij nodig. Contracten moeten dus toegankelijk zijn. Dat is vooral nodig indien meerder afdelingen contracten afsluiten met één leverancier. De gemeente voert een actief contractbeheer, gebaseerd op een inventarisatie van alle bestaande contracten.
Ook maken analyses van contracten zichtbaar of er meerdere leveranciers zijn voor dezelfde leveringen of diensten. Dat kan aanleiding zijn om opdrachten te bundelen.
In het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid worden de volgende begrippen gebruikt:
Aanbesteding is de aankoop of de verkrijging in een andere vorm van werken, leveringen en diensten door een of meer aanbestedende diensten van door deze aanbestedende diensten gekozen ondernemers, ongeacht of de werken, leveringen of diensten een openbare bestemming hebben of niet.
Alle producten die men wil verwerven.
Geheel van criteria ter beoordeling van aanbiedingen, bestaande uit criteria aan de hand waarvan de geschiktheid van leveranciers wordt beoordeeld (selectiecriteria) en criteria aan de hand waarvan aanbiedingen worden beoordeeld (gunningcriteria).
Beschrijving van het te verwerven product, de daarbij behorende tekeningen en de geldende voorwaarden.
De budgetverantwoordelijke afdelingshoofd. In deze nota wordt alleen gesproken over de budgethouder. Daar waar sprake is van een budgetbeheerder dienen budgethouder en budgetbeheerder afspraken te maken om maatregelen te treffen met betrekking tot taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van inkoop.
Het uitvoeren van alle werkzaamheden die betrekking hebben op het afsluiten (specificeren, selecteren en contracteren), uitvoeren (bestellen, leveren, bewaken en beheren, betalen en evalueren) en beëindigen (opzeggen of verlengen) van een contract.
De bedragen die bepalen boven welke drempelwaarde een bepaalde procedure moet worden gevolgd. De waarde van de opdracht omvat de totale vergoeding, exclusief BTW, voor de totale duur van het contract. Indien de totale vergoeding vooraf niet kan worden vastgesteld moet hiervan een reële raming worden gemaakt. Het is niet toegestaan opdrachten te splitsen met het oogmerk de aanbestedingsregels te ontduiken of bij de waardebepaling bepaalde ramingmethoden te kiezen met het doel de opdracht aan de aanbestedingsregels te onttrekken.
De ontwikkeling waarbij tegemoet wordt gekomen aan behoeftes van de huidige generaties, zonder daarbij de mogelijkheden van toekomstige generaties in gevaar te brengen.
Het opnemen en meewegen van duurzaamheidcriteria ten aanzien van leverancier en product bij het doorlopen van een inkoopproces.
Procedure waarbij slechts één natuurlijke of rechtspersoon wordt uitgenodigd een aanbieding uit te brengen.
Criteria die worden gebruikt om te komen tot een beoordeling van een aanbieding. Er zijn twee systemen, te weten: de ‘laagste prijs’ en de ‘economisch meest voordelige inschrijving’.
Het gunningcriterium waarbij alleen de geoffreerde prijs bepalend is.
Economisch meest voordelige inschrijving :
Het gunningcriterium waarbij naast prijs, kwaliteit, duurzaamheid, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, service, logistiek, prijs, etc. bepalend zijn.
Totaalbegrip: inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat.
Ook wel: het, in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten.
Analyse van de facturen uit de crediteurenadministratie die leidt tot gegevens over: totale inkoopvolume, inkoopvolume per inkooppakket, aantal leveranciers, relatie leverancier vs. inkoopvolume, aantal facturen, etc.
Analyse van de wijze waarop het inkoopproces is uitgevoerd, door middel van het bestuderen van inkoopdossiers en interviews met medewerkers.
Interdisciplinaire verantwoordelijkheid voor het (doen) uitvoeren van alle activiteiten van het inkoopproces. De inkoopfunctie heeft een strategische, tactische en operationele component.
Groep van samenhangende producten, met vergelijkbare functionele specificaties, die eenzelfde inkoopmarkt heeft met vergelijkbare leveranciers.
Proces van het ontstaan van een behoefte tot en met het vervullen hiervan. Het inkoopproces is een gestructureerd proces dat de volgende elkaar opeenvolgende fasen kent: inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken, nazorg.
Vaststellen van de daadwerkelijke behoefte en de te volgen procedure, budgetcontrole, eventueel marktonderzoek.
Het opstellen van de offerteaanvraag, het programma van eisen en het conceptcontract.
Aanvragen van offertes, selecteren van de leveranciers en beoordelen van aanbiedingen.
(Indien toegestaan) onderhandelen met leveranciers en afsluiten van het contract.
Binnen de overeengekomen condities afroepen van de benodigde producten.
Controleren van de individuele bestelling en factuur en bewaken van het contract.
Completering inkoopdossier, afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, evaluatie van: het inkoopproces, het contract en de leveranciersprestatie opstarten contractherziening.
Team samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende disciplines dat tot taak heeft een bepaald product te verwerven.
Leverancier in de ruimste zin van het woord. Het begrip omvat zowel de aannemer, de leverancier van goederen als de dienstverlener.
Mantelcontract (raamcontract) :
Meerjarig contract met een leverancier ten behoeve van een bepaald inkooppakket, op basis waarvan gebruikers producten kunnen (laten) bestellen.
Meervoudig onderhandse procedure:
Aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste drie natuurlijke of rechtspersonen wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen.
Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder offerte kan uitbrengen.
Product in de ruimste zin van het woord, dit omvat zowel het begrip werk, levering als dienst.
Het product van een geheel van bouwkundige dan wel civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Gedacht moet worden aan grote bouw- en infrastructurele projecten als bruggen, wegen, gebouwen, etc., waarbij slechts het geheel telt en splitsing niet is toegestaan.
De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengt vallen deze onder levering. Het begrip ‘producten’ omvat alleen roerende zaken, zoals computers, kantoormeubilair, kleding, auto’s etc.
Restcategorie. Alle contracten onder bezwarende titel met een derde, die niet vallen onder de definitie werken of leveringen. Gedacht kan worden aan: onderhouds- en reparatiediensten, schoonmaakwerkzaamheden, software ontwikkelingen, architectuur, personenvervoer, accountancy, verzekeringen, etc.
Document waarin opgenomen de eisen en wensen die opdrachtgever stelt aan de aan te trekken leverancier en het te verwerven product.
Selectiecriteria zijn objectieve, kwalitatieve criteria op basis waarvan een leverancier wordt geselecteerd. Selectiecriteria betreffen de aanbieder, dan wel het bedrijf van de aanbieder. De selectiecriteria zijn onder te verdelen in minimum eisen (uitsluitingsgronden) en kwalitatieve eisen.
De beslissing om een werk, levering of dienst door derden te laten uitvoeren.