Organisatie | Alphen aan den Rijn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Rondetafelgesprekken Alphen aan den Rijn 2014 |
Citeertitel | Verordening Rondetafelgesprekken Alphen aan den Rijn 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | De regeling vervangt de voormalige raadscommissieverordeningen van Alphen aan den Rijn en Rijnwoude; Boskoop had deze verordening al eerder ingetrokken |
Geen
Artikel 82 Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-05-2014 | 09-06-2015 | Wijziging regeling | 30-01-2014 Gemeenteblad 15 mei 2014, nr. 2014, 26891 | 2014/4699 | |
19-02-2014 | 02-01-2014 | 23-05-2014 | Nieuwe regeling | 02-01-2014 Gemeenteblad 18 februari 2014, nr. 2014, 7948 | 2013/61960 |
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
rondetafelgesprekken (RTG): eerste fase in de raadscyclus, waarin per geagendeerd onderwerp gestart wordt in een open gesprek met diverse deelnemers, waaronder inwoners, informatie wordt ingewonnen (beeldvormend) en vervolgens per geagendeerd onderwerp met diverse inwoners, waaronder burgers, in een volgend Rondetafelgesprek politiek inhoudelijk wordt gesproken (opiniërend); een rondetafelgesprek is een vergadering van een commissie zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet.
Artikel 3 Doel rondetafelgesprekken
De rondetafelgesprekken (beeldvormend) hebben tot doel het inwinnen van informatie om zodoende opiniërende Rondetafelgesprekken en het debat en de besluitvorming in de raad voor te bereiden en de raad ook overigens in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak uit te oefenen.
Artikel 10 Frequentie en tijdstippen
De rondetafelgesprekken (beeldvormend) vinden in de regel plaats op een donderdag, twee weken voordat de raadsvergadering plaatsvindt en de Rondetafelgesprekken (opiniërend) vinden in de regel plaats op een donderdag, een week voordat de raadsvergadering plaatsvindt. De rondetafelgesprekken worden in de regel gehouden in het stadhuis.
HOOFDSTUK 3 ORDE VAN DE RONDETAFELGESPREKKEN
Artikel 15 Aanwezigheid insprekers
Inwoners en vertegenwoordigers van instellingen die zich hebben aangemeld om in te spreken, wordt verzocht 15 minuten voor aanvang van het rondetafelgesprek (beeldvormend) aanwezig te zijn.
Na bespreking van een geagendeerd onderwerp in een Rondetafelgesprek (beeldvormend) peilt de voorzitter bij de commissieleden, of men beschikt over voldoende informatie voor de behandeling in een Rondetafelgesprek (opiniërend). Na de behandeling van een geagendeerd onderwerp in een Rondetafelgesprek (opiniërend) peilt de voorzitter bij de commissieleden op welke wijze het onderwerp naar hun mening verder dient te worden behandeld. Daarbij wordt als uitgangspunt genomen het eerdere behandelvoorstel van de agendacommissie.
Tijdens de rondvraag kunnen commissieleden vragen stellen aan de portefeuillehouders. Voor zover de vraag vóór de dag van het rondetafelgesprek (beeldvormend) of op die dag vóór 12.00 uur, is aangemeld, beantwoordt de portefeuillehouder de vraag meteen. Voor zover de vraag niet (tijdig) is aangemeld, beantwoordt de portefeuillehouder deze meteen, dan wel schriftelijk binnen een week na afloop van het rondetafelgesprek (beeldvormend).
Artikel 18 Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de rondetafelvoorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem over het aanhangige onderwerp het woord ontnemen.
De rondetafelvoorzitter kan een deelnemer aan het rondetafelgesprek die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de verdere deelname aan dat rondetafelgesprek ontzeggen. De desbetreffende persoon dient in dat geval onmiddellijk het rondetafelgesprek te verlaten. Zo nodig laat de rondetafelvoorzitter hem verwijderen.
Ingeval van herhaling van het gedrag zoals beschreven in het vorige lid kan de rondetafelvoorzitter die het gedrag de tweede maal constateert samen met de rondetafelvoorzitter die het gedrag de eerste keer heeft geconstateerd besluiten de desbetreffende persoon bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de rondetafelgesprekken ontzeggen. Dit besluit wordt door de twee rondetafelvoorzitters medegedeeld aan de andere rondetafelvoorzitters en aan het fractievoorzittersoverleg.
HOOFDSTUK 4 INFORMATIEBIJEENKOMST
Een rondetafelgesprek kan worden gehouden in de vorm van een informatiebijeenkomst, indien het belang van een onderwerp het wenselijk maakt dat meer dan één vertegenwoordiger per fractie deelneemt aan het rondetafelgesprek. Voor een informatiebijeenkomst wordt alleen het desbetreffende onderwerp geagendeerd.
In afwijking van het bepaalde in artikel 22 Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2014 ontvangt in geval van een informatiebijeenkomst slechts één vertegenwoordiger per fractie een vergoeding voor het bijwonen van de bijeenkomst. De fractievoorzitter meldt aan de griffie welk commissielid de vergoeding dient te ontvangen.
Overeenkomstig artikel 86 lid 1 Gemeentewet beslissen de deelnemers aan de informatiebijeenkomst als bedoeld in artikel 2 lid 1, voor afloop van de besloten informatiebijeenkomst of omtrent de inhoud van de stukken en het behandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
HOOFDSTUK 5 PERS, REGISTRATIE EN COMMUNICATIEMIDDELEN
Artikel 23 Toehoorders en pers
Ingeval van herhaling van het gedrag zoals beschreven in het vorige lid kan de rondetafelvoorzitter die het gedrag de tweede maal constateert samen met de rondetafelvoorzitter die het gedrag de eerste keer heeft geconstateerd besluiten de desbetreffende persoon bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de rondetafelgesprekken ontzeggen. Dit besluit wordt door de twee rondetafelvoorzitters medegedeeld aan de andere rondetafelvoorzitters en aan het fractievoorzittersoverleg.
Artikel 24 Geluid- en beeldregistratie
Degenen die in de vergaderzaal tijdens een rondetafelgesprek geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, vragen hiervoor vooraf toestemming aan de rondetafelvoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 25 Verbod gebruik mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de rondetafelgesprekken het gebruik van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, -voor zover die inbreuk maken op de orde van de rondetafelgesprekken- zonder toestemming van de rondetafelvoorzitter niet toegestaan.
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.
De verordening op de Raadscommissie van de gemeente Alphen aan den Rijn, vastgesteld door de gemeenteraad van Alphen aan den Rijn op 22 april 2004 en de verordening op de raadscommissies van de gemeente Rijnwoude, vastgesteld door de gemeenteraad van Rijnwoude op 22 april 2010 worden op dezelfde datum ingetrokken.
Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 2 januari/30 januari 2014.
Toelichting Verordening Rondetafel- gesprekken Alphen aan den Rijn 2014
De raad heeft voor de rondetafelgesprekken (commissies) een verordening vastgesteld. Voor de werkzaamheden van de raad schrijft de Gemeentewet voor dat er een Reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast moet stellen. In artikel 82 Gemeentewet is opgenomen dat de raad een raadscommissie kan instellen. Dit gebeurt op grond van artikel 108 juncto 147 Gemeentewet via een verordening (gemeentelijke wetgeving).
Ondanks dat in Alphen aan den Rijn de voorbereidende besprekingen rondetafelgesprekken opiniërend worden genoemd (afgekort RTG), wordt in de verordening toch aansluiting gezocht bij artikel 82 Gemeentewet. De reden hiervoor is dat artikel 82 Gemeentewet waarborgen biedt die anders niet kunnen worden verkregen. Concreet gaat het dan om de mogelijkheid om een besloten vergadering te houden (artikel 82 lid 5 juncto artikel 23 Gemeentewet) en om het garanderen van de onschendbaarheid van de vergaderdeelnemers (artikel 82 lid 5 juncto artikel 22 Gemeentewet). De deelnemers aan het rondetafelgesprek kunnen daardoor niet in rechte worden aangesproken op hetgeen zij ter vergadering hebben verklaard.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel wordt een aantal relevante begrippen uiteengezet.
In onderdeel e wordt aansluiting gezocht bij het begrip fractie in het Reglement van orde voor de raad.
In onderdeel g wordt aangegeven dat het rondetafelgesprek de eerste fase is in de raadscyclus. De raad van Alphen aan den Rijn behandelt raadsvoorstellen meestal in drie fasen: de beeldvormende fase, de opiniërende fase en de besluitvormende fase. De beeldvormende fase wordt in het rondetafelgesprek (beeldvormend) gehouden, de opiniërende fase in het Rondetafelgesprek (opiniërend) en waar nodig voortgezet in de debatraad als bespreekstuk . De besluitvormende fase wordt gehouden in de besluitvormende raad.
In onderdeel i wordt het verschil helder gemaakt tussen commissieleden die geen raadslid zijn en commissieleden die wel raadslid zijn. Ieder raadslid is per definitie commissielid en kan zijn fractie vertegenwoordigen, omdat hij deel uit maakt van die fractie. Commissieleden kunnen hun fractie ook vertegenwoordigen, al maken zij volgens de Gemeentewet zelf geen deel uit van de fractie. De fractie bestaat immers alleen uit de leden die op dezelfde kieslijst hebben gestaan en zijn gekozen als raadslid. De rechten voor raadsleden en commissieleden, niet zijnde raadslid, zijn tijdens de (voorbereiding van de) vergadering gelijk.
Artikel 2 Toepasselijkheid Gemeentewet
In dit artikel wordt bepaald dat een rondetafelgesprek een commissie is zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet.
Artikel 3 D oel rondetafelgesprekken
Rondetafelgesprekken (beeldvormend én opinierend) hebben tot doel de besluitvorming in de raad voor te bereiden door het inwinnen van informatie (beeldvormende Rondetafelgesprek) en het voeren van een inhoudelijk politiek gesprek( opiniernd Rondetafelgesprek) . Daarnaast kan een rondetafelgesprek (beeldvormend) ook een forum zijn om de raad in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak uit te voeren.
Een voorbeeld van het uitoefenen van de kaderstellende taak in een rondetafelgesprek is het horen van een (externe) deskundige of het bijwonen van een presentatie over een bepaald onderwerp. Dit kan de raadsleden helpen om later, in de raadsvergadering, kaders te stellen.
Een voorbeeld van het uitoefenen van de controlerende taak is het stellen van vragen over een collegebrief (dit is een brief van het college gericht aan de raad met informatie waarmee invulling wordt gegeven aan de informatieplicht van artikel 169 lid 4 Gemeentewet). Naar aanleiding van de gestelde vragen kan door een van de raadsleden in een eerstvolgende raadsvergadering een uitspraak over het onderwerp van de raad worden gevraagd door middel van een motie.
Een voorbeeld van het uitoefenen van de volksvertegenwoordigende taak is het doen uitnodigen van een burger om een brief die aan de raad is gezonden toe te lichten.
Het horen van burgers kan ook een opmaat zijn tot het inzetten van instrumenten tijdens de eerstvolgende raadsvergadering.
Bij Informatiebijeenkomsten op de donderdag ligt de regie bij de agendacommissie. Het college kan ook zelfstandig informatiebijeenkomsten organiseren, de zogenaamde college-bijpraatavonden. Deze vinden op de dinsdag plaats. Het college nodigt hiervoor zelf de raadsleden uit en informeert de agendacommissie over de te behandelen onderwerpen. Tijdens rondetafelgesprekken gaat het om de voorbereiding voor de eerstkomende raadsvergadering. Tijdens de college-bijpraatavonden wordt informatie verstrekt over onderwerpen waarvoor niet op korte termijn een raadsbesluit wordt gevraagd.
Artikel 4 Openbaarheid en geheimhouding van stukken
Het uitgangspunt voor het houden van rondetafelgesprekken is openbaarheid.
In de Gemeentewet is in artikel 82 juncto artikel 23 opgenomen dat een commissie kan besluiten niet in de openbaarheid te vergaderen. In dat geval worden eerst de deuren gesloten op verzoek van 1/5 van het aantal leden dat aanwezig is, en vervolgens beraadslaagt de commissie over de vraag of er in beslotenheid dient te worden vergaderd of niet. De commissie bepaalt uiteindelijk zelf of er achter gesloten deuren wordt vergaderd. Het ligt voor de hand dat de commissie in beslotenheid vergadert indien het bijvoorbeeld gaat om personeelszaken (privacybescherming), maar ook indien er andere belangen zoals genoemd in artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur in het geding zijn. Het kan ook voorkomen dat er stukken onder geheimhouding aan het rondetafelgesprek worden overgelegd. Deze geheimhouding dient dan wel in acht te worden genomen. Over stukken waarop geheimhouding rust kan niet in het openbaar vergaderd worden.
Artikel 5 Commissieleden en commissieleden, geen raadslid zijnde
Ieder raadslid is per definitie commissielid, zonder dat daar een benoeming voor nodig is. Dit is geregeld in lid 1 van artikel 5. Alle in de raad aanwezige fracties mogen per fractie drie personen die geen raadslid zijn, voordragen voor benoeming tot commissielid. Na hun benoeming en voor het starten van de werkzaamheden, leggen de commissieleden in handen van de voorzitter van de raad de eed of de belofte af zoals bedoeld in artikel 14 Gemeentewet. Commissieleden kunnen deelnemen als afgevaardigde van hun fractie aan een rondetafelgesprek. Zij ontvangen daar per bijgewoonde vergadering ook een vergoeding voor (met een maximum van éénmaal de vergoeding per avond). Commissieleden, niet zijnde raadslid, zijn niet gekozen bij de laatste raadsverkiezingen. In de rest van dit artikel wordt beschreven op welke wijze het commissielidmaatschap eindigt.
Artikel 6 Benoeming, zittingsduur en ontslag rondetafelvoorzitters
Rondetafelvoorzitters vervullen in de werkwijze van de raad van Alphen aan den Rijn een belangrijke rol. Zij treden op als onafhankelijk voorzitter tijdens de rondetafelgesprekken en bewaken daar de orde van de vergadering. Ieder rondetafelgesprek wordt in principe geleid door een rondetafelvoorzitter. Omdat er nogal wat rondetafelgesprekken gevoerd worden, is het van belang dat er voldoende rondetafelvoorzitters zijn. Alleen raadsleden kunnen rondetafelvoorzitter (commissievoorzitter) worden, zo heeft de wetgever in artikel 82 Gemeentewet bepaald. Momenteel (december 2013) is een wetsvoorstel in behandeling waarin deze eis wordt losgelaten. De raad benoemt op voordracht van het fractievoorzittersoverleg, maar het ligt voor de hand dat iedere partij daar kandidaten kan aanmelden. Omdat het goed functioneren van rondetafelgesprekken heel belangrijk is, zijn ook bepalingen opgenomen die het mogelijk maken om ontslag te verlenen aan een rondetafelvoorzitter. Dit zal niet snel voorkomen, maar kan wel aan de orde zijn als een rondetafelvoorzitter bijvoorbeeld niet voldoet aan de eisen die in artikel 7 aan hem worden gesteld. Overigens is het de bedoeling dat rondetafelvoorzitters altijd inzetbaar zijn op de avonden van de rondetafelgesprekken. Bij de indeling van voorzitters wordt in principe geen rekening gehouden met de woordvoerderschappen die een rondetafelvoorzitter binnen zijn fractie heeft.
Artikel 7 Taken rondetafelvoorzitter
In dit artikel worden de taken van de rondetafelvoorzitters beschreven. Binnen de gemeente Alphen aan den Rijn bestaat het informele overleg van rondetafelvoorzitters. Dit overleg wordt enkele malen per jaar georganiseerd en er wordt dan stilgestaan bij de taken van de rondetafelvoorzitters en het functioneren van de rondetafelgesprekken. Een belangrijke taak voor de rondetafelvoorzitter is het fungeren als gastheer/gastvrouw voor de insprekers. Het is belangrijk dat rondetafelvoorzitters al voor de vergadering contact hebben met insprekers. Dit maakt het ook makkelijk de vergadering voor te zitten, omdat men elkaar dan al “kent.” Om goed te kunnen functioneren is het van belang dat rondetafelvoorzitters worden getraind en open staan voor feedback.
In dit artikel worden de taken van de griffier beschreven. De rondetafelvoorzitters worden met raad en daad ondersteund door de griffier. De rondetafelvoorzitters geven op hun beurt aan de plaatsvervangend voorzitter van de raad hun oordeel mee over het functioneren van de griffier, ten behoeve van functioneringsgesprekken met de griffier. Omdat er meerdere rondetafelgesprekken tegelijk plaatsvinden, zal de griffier altijd tijdens één van die gesprekken worden vervangen.
Hier wordt weergegeven welke mensen deelnemen aan het Rondetafelgesprek.
De raad kan zelf mensen expliciet uitnodigen om hun mening te geven over een onderwerp (lid 3 onder b) Deze mensen hoeven zich niet aan te melden, omdat zij reeds contact hebben gehad met de griffie. Daarnaast verzendt de griffie zogenaamde attenderingsbrieven aan mensen die blijkens informatie van het college in de fase waarin werd gewerkt aan het opstellen van het raadsvoorstel, contact hebben gehad met het college. Als deze mensen willen inspreken moeten zij zich wel aanmelden (lid 3 onder d).
De leden van het college kunnen zich laten bijstaan door ambtenaren of door andere deskundigen. Zij behoeven hiertoe geen verlof te vragen aan de voorzitter en ook is aanmelding via de griffie niet nodig.
Aan het Rondetafelgesprek (opiniërend) nemen deel de voorzitter, de griffier, de commissieleden en portefeuillehouders. Burgers en instellingen hebben in de opiniërende fase geen rol.
Artikel 10 Frequentie en tijdstippen
Tussen de twee tijdvakken waarin rondetafelgesprekken (beeldvormend) worden gehouden is een kwartier pauze opgenomen. De gedachte hierachter is dat insprekers contact kunnen hebben met de overige deelnemers aan de rondetafelgesprekken.
In dit artikel wordt weergegeven op welke wijze de agenda voor rondetafelgesprekken tot stand komt. Pas na de vergadering van de agendacommissie wordt door de griffie(r) bepaald wie de voorzitter bij een rondetafelgesprek zal zijn. Voorzitters zijn altijd inzetbaar. Er wordt in principe geen rekening gehouden met woordvoerderschappen binnen een fractie.
Artikel 12 Uitnodiging en attendering
Binnen de politiek van Alphen aan den Rijn wordt een onderscheid gemaakt tussen attenderen en uitnodigen. Bij attenderen gaat het om het sturen van een brief waarin wordt aangekondigd dat een onderwerp waarbij iemand in de voorfase (collegefase) betrokken is geweest, aan de orde zal komen in een rondetafelgesprek. Bij uitnodigen gaat het om het verzenden van een brief aan een persoon of instelling met de expliciete vraag om een toelichting te komen geven tijdens het rondetafelgesprek op het geagendeerde onderwerp. In het eerste geval kan iemand alleen inspreken na aanmelding vooraf.
Artikel 13 Terinzagelegging en openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het beginsel van openbaarheid van vergaderingen.
Artikel 14 Aanmelden insprekers
In dit artikel wordt de regeling weergegeven voor de aanmelding van insprekers. De inspreektijd voor een inspreker is gelet op de korte duur van een rondetafelgesprek niet erg lang, de maximale tijd is 3 minuten. De griffie zoekt altijd contact met de personen die zich aanmelden om hen te informeren over de gang van zaken. In de praktijk is dit niet altijd mogelijk. In artikel 15 is daarom een regeling getroffen waarin van insprekers wordt gevraagd ruim voor de vergadering aanwezig te zijn. Op die manier is er voor de vergadering al contact tussen de voorzitter en de inspreker, waarbij de gang van zaken nogmaals kan worden besproken en de inspreker weet wat hij kan verwachten. Ook de voorzitter wordt gevraagd op tijd aanwezig te zijn.
Hoofdstuk 3 Orde van de rondetafelgesprekken
Artikel 15 Aanwezigheid insprekers
Er wordt van insprekers gevraagd ruim voor de vergadering aanwezig te zijn, zodat zij kennis kunnen maken met de voorzitter van de rondetafel. De voorzitter kan toelichten op welke wijze het onderwerp behandeld zal worden en wat de inspreker kan verwachten.
In dit artikel wordt gedetailleerd toegelicht op welke wijze een onderwerp in een rondetafelgesprek aan de orde komt. Insprekers krijgen weliswaar maar kort de tijd om in te spreken (richttijd 3 minuten), maar zij mogen wel gedurende het gehele onderwerp aan tafel blijven zitten en deelnemen aan het gesprek. Het is aan de voorzitter van de rondetafel om dit in goede banen te leiden. De portefeuillehouder is er om vragen te beantwoorden vaninsprekers ene commissieleden. Hiermee wordt invulling gegeven aan artikel 169 lid 2 Gemeentewet. Een bijzondere positie nemen de adviesorganen van het college in. In principe zijn deze organen, zoals de WMO-raad, ingesteld door het college om het college te adviseren.
Na het afgeven van een advies is het werk van een adviesraad dan ook volbracht. In de praktijk blijkt dat commissieleden ook graag vragen willen stellen aan dergelijke adviesorganen. In de praktijk is geregeld dat deze organen ook geattendeerd worden op de behandeling, zodat ze desgewenst zich kunnen aanmelden om in te spreken. In het rondetafelgesprek draait het meestal om de vraag waarom het college het voorliggende voorstel heeft gedaan en welke afwegingen er door het college zijn gemaakt.
In de Rondetafelgesprekken (opiniërend) gaan de commissieleden onder leiding van de voorzitter van de rondetafel met elkaar politiek inhoudelijk in gesprek. De bespreking van een agendapunt eindigt met een advies aan de agendacommissie of het agendapunt nader debat nodig heeft in de debatraad (bespreekstuk) dan wel dat het direct doorgeleid kan worden naar de besluitvormende raad (hamerstuk). Dit in lid 6 bedoelde advies aan de agendacommissie is niet bindend. De agendacommissie bepaalt de agenda, maar het advies van de rondetafel weegt daarbij wel zwaar mee.
Uitgangspunt is dat voorstellen na het rondetafelgesprek Beeldvormend doorgaan naar het rondetafelgesprek Opiniërend. De agendacommissie kan ook incidenteel besluiten dat voorstellen na het rondetafelgesprek beeldvormend rechtstreeks doorgaan naar de debatraad. Er is een grote mate van flexibiliteit, waarbij de agendacommissie leidend is.
In lid 7 staat de rondvraag beschreven. Dit lid is een compromis tussen enerzijds de wens van de raad om zo flexibel mogelijk vragen te kunnen stellen en anderzijds de wens van het college om zo volledig mogelijk antwoord te kunnen geven op gestelde vragen. Lang niet altijd zal de portefeuillehouder van het betreffende onderwerp aanwezig zijn, maar in het kader van collegiaal bestuur kan ook een andere portefeuillehouder antwoorden.
Het is een bewuste keuze om een zeer summier rapport te maken van een rondetafelgesprek. Omdat het rondetafelgesprek draait om informatieoverdracht heeft het gesprek aan zijn doel voldaan als de commissieleden voldoende zijn geïnformeerd. Uitgebreide verslaglegging is dan net meer nodig. Door de hoge snelheid van vergaderingen is het uitwerken van een uitgebreid verslag voorafgaand aan de raad (die al twee weken later plaatsvindt) heel arbeidsintensief en dus kostbaar.
De eindverantwoordelijkheid voor het verslag ligt bij de rondetafelvoorzitter, ook al wordt het verslag gemaakt door de griffier. Doordat de rondetafel niet nogmaals in dezelfde samenstelling bijeen komt, is het niet mogelijk de rondetafelrapporten officieel vast te laten stellen. De rapporten zijn bedoeld voor intern gebruik en worden geplaatst op het Raadsnet.
Artikel 18 Handhaving orde; schorsing
Deze bepaling lijkt op de vroegere bepalingen die bestonden toen er nog werd gewerkt met vaste commissies. In die tijd kon de voorzitter bepalen dat iemand gedurende langere tijd niet deel mocht nemen aan een commissie. Omdat de samenstelling van de commissies per rondetafel en zelfs per onderwerp kan veranderen, is opgenomen dat de bevoegdheid om iemand de toegang te ontzeggen nu is toebedeeld aan de twee betrokken rondetafelvoorzitters, namelijk degene bij wie de eerste ordeverstoring plaatsvond en degene bij wie de herhaling heeft plaatsgevonden. In een enkel geval zal het wellicht voorkomen dat het in beide gevallen om dezelfde voorzitter ging. In dat geval neemt die voorzitter alleen de beslissing. Over het besluit (waartegen geen bezwaar of een andere juridische actie openstaat) wordt gecommuniceerd met de betrokkene, de andere rondetafelvoorzitters en met het fractievoorzittersoverleg. Uiteraard is dit artikel alleen bedoeld voor noodgevallen, want de mogelijkheid om deel te mogen nemen aan vergaderingen is een van de belangrijkste rechten van volksvertegenwoordigers.
Hoofdstuk 4 Informatiebijeenkomst
Artikel 19 Informatiebijeenkomst
Soms is bepaalde informatie zo belangrijk voor de raad dat een afvaardiging van één persoon per fractie niet voldoende wordt geacht. Natuurlijk kan de rest van de fractie meeluisteren op de tribune, maar het wordt toch wenselijk geacht in bepaalde gevallen meerdere mensen per fractie deel te laten nemen aan een rondetafelgesprek. Voor dit soort gevallen is een informatiebijeenkomst de uitkomst. Het aantal uitbetalingen voor commissieleden wordt beperkt tot één per fractie. Omdat het gaat om een rondetafelgesprek wordt een informatiebijeenkomst zoals bedoeld in artikel 19 in de regel gehouden op een donderdag.
In Alphen aan den Rijn bestaat ook de zogenaamde college-bijpraatavond. Deze avonden worden in de regel op een dinsdag gehouden en dus niet op een donderdagavond. De agenda voor deze avonden wordt bepaald door het college. De agendacommissie wordt wel voorafgaand geïnformeerd over de te bespreken onderwerpen. De uitnodiging en de organisatie wordt echter geheel verzorgd door het college. Het college kan zelf onderwerpen agenderen, maar kan ook op verzoek van raadsleden bepaalde onderwerpen behandelen. Meestal zullen de onderwerpen niet direct leiden tot een raadsbesluit. Het zal vaak gaan om voortgangsinformatie over grotere projecten.
Artikel 20 Besloten informatiebijeenkomst
Overeenkomstig de mogelijkheid om een besloten raadscommissie te houden, bestaat er ook de mogelijkheid om een besloten informatiebijeenkomst te houden.
Artikel 2 1 Rondetafelrapport besloten informatiebijeenkomst
In de Gemeentewet staat dat van een besloten commissievergadering een verslag moet worden gemaakt, maar er wordt niet vermeld op welke wijze dit verslag dient te worden vastgesteld (artikel 86 lid 5 juncto artikel Gemeentewet). Volstaan wordt met het in bewaring geven van het rapport bij de griffier.
In artikel 22 wordt opnieuw aansluiting gezocht bij de bepalingen in de Gemeentewet die handelen over het opleggen van geheimhouding door een raadscommissie. Als deelnemers aan een besloten rondetafelgesprek worden beschouwd de aan de vergadering deelnemende raadsleden, de commissieleden, niet zijnde raadslid, en de voorzitter. De laatste heeft overigens geen stemrecht. In artikel 86 Gemeentewet is opgenomen dat de commissie de geheimhouding kan opheffen. Omdat de commissie niet meer in dezelfde samenstelling bijeen komt, is de bevoegdheid om de geheimhouding op te heffen voorbehouden aan de gemeenteraad.
Hoofdstuk 5 Pers, registratie en communicatiemiddelen
Artikel 23 Toehoorders en pers
Dit artikel bevat bepaling in het belang van de ordehandhaving. Zie ook de toelichting bij artikel 18.
Artikel 24 Geluid- en beeldregistratie
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 25 Verbod gebruik mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen
Door de komst van twitter en andere sociale media is het niet mogelijk het gebruik van mobiele telefoons en iPads e.d. onverkort te verbieden. Wel is van belang dat het gebruik van deze middelen niet leidt tot verstoring van orde van de vergadering. In sommige gevallen kan de voorzitter toestemming verlenen.
Het kan voorkomen dat deze verordening geen uitsluitsel biedt tijdens een vergadering. In dat geval beslist de rondetafel op voorstel van de voorzitter.
In dit artikel wordt de inwerkingtreding van deze verordening geregeld.