| Overheidsorganisatie | Gemeente Alphen aan den Rijn |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening Rondetafelgesprekken Alphen aan den Rijn 2014 |
| Citeertitel | Verordening Rondetafelgesprekken Alphen aan den Rijn 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | De regeling vervangt de voormalige raadscom-missieverordeningen van Alphen aan den Rijn en Rijnwoude; Boskoop had deze verordening al eerder ingetrokken |
Geen
Artikel 82 Gemeentewet
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-02-2014 | 02-01-2014 | 23-05-2014 | Nieuwe regeling | 02-01-2014 Gemeenteblad 18 februari 2014, nr. 2014, 7948 | 2013/61960 |
gezien het voorstel van de griffie;
gelet op het reglement van orde van de gemeenteraad 2014;
BESLUIT vast te stellen de
In deze verordening wordt verstaan onder:
raad: de gemeenteraad;
college: het college van burgemeester en wethouders;
fractievoorzittersoverleg: convent zoals omschreven in artikel 5 van het Reglement van orde voor de raad;
griffier: de door de raad aangestelde raadsgriffier of een door hem aangewezen ambtenaar;
fractie: fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de raad;
raadslid: lid van de raad;
rondetafelgesprekken (RTG): eerste fase in de raadscyclus, waarin per geagendeerd onderwerp gestart wordt in een open gesprek met diverse deelnemers, waaronder inwoners, informatie wordt ingewonnen (beeldvormend) en vervolgens per geagendeerd onderwerp in een volgend Rondetafelgesprek politiek inhoudelijk wordt gesproken (opiniërend); een rondetafelgesprek is een vergadering van een commissie zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet.
rondetafelvoorzitter: een raadslid dat voorzitter is van een rondetafelgesprek;
commissielid: een vertegenwoordiger van een fractie die deelneemt aan een rondetafelgesprek. Ieder raadslid is commissielid en daarnaast zijn er commissieleden die geen raadslid zijn, maar door de raad benoemd zijn om deel te nemen aan de rondetafelgesprekken;
portefeuillehouder: een lid van het college van burgemeester en wethouders dat een onderwerp dat tijdens de rondetafelgesprekken aan de orde wordt gesteld in portefeuille heeft, of diens plaatsvervanger;
spreekrecht voor burgers:
het recht voor burgers en/of instellingen om tijdens de behandeling van een onderwerp tijdens een rondetafelgesprek (beeldvormend) in te spreken en
het recht voor burgers en/of instellingen om tijdens het agendapunt “spreekrecht voor burgers” in te spreken over onderwerpen die niet zijn geagendeerd voor de rondetafelgesprekken, maar wel voor de raadsvergadering in dezelfde cyclus;
rondetafelrapport: het rapport dat de griffier opmaakt overeenkomstig het bepaalde in artikel 17
Schriftelijke stukken: informatiebronnen die op papier of digitaal worden aangeleverd. Indien op grond van dit reglement schriftelijke stukken ter beschikking dienen te worden gesteld, volstaat aanlevering op digitale wijze.
het verzenden van stukken: het op de in de gemeente gebruikelijke wijze ter beschikking stellen van stukken aan leden van de raad en commissieleden. Hieronder valt tevens het ter beschikking stellen van stukken op digitale wijze.
1. De commissieleden en de rondetafelvoorzitters die deelnemen aan een rondetafelgesprek vormen tezamen een raadscommissie in de zin van artikel 82 Gemeentewet.
2. De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden en rondetafelvoorzitters.
1. De rondetafelgesprekken (beeldvormend) hebben tot doel het inwinnen van informatie om zodoende opiniërende Rondetafelgesprekken en het debat en de besluitvorming in de raad voor te bereiden en de raad ook overigens in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak uit te oefenen.
2. De Rondetafelgesprekken (opiniërend) hebben tot doel een inhoudelijke politieke discussie te voeren om zodoende de behandeling en besluitvorming in de raad voor te bereiden..
1. De rondetafelgesprekken worden in de regel in het openbaar gehouden.
2. De openbaarheid doet niet af aan het bepaalde in artikel 25 leden 2, 3 en 4 Gemeentewet en artikel 86 lid 2 Gemeentewet ten aanzien van het opleggen van geheimhouding met betrekking tot stukken die worden overgelegd.
1. Elk raadslid kan als commissielid deelnemen aan een rondetafelgesprek.
2. Elke fractie mag maximaal drie vertegenwoordigers die geen raadslid zijn voordragen voor deelname aan de rondetafelgesprekken.
3. De raad benoemt en ontslaat de commissieleden, geen raadslid zijnde. Het ontslag dat door de raad wordt verleend, gaat onmiddellijk in.
4. Alvorens met de werkzaamheden aan te vangen, legt een door de raad benoemd commissielid in handen van de voorzitter de eed of belofte af, zoals beschreven in artikel 14 Gemeentewet. Daarbij wordt telkens het woord raad vervangen door het woord commissie.
5. Een commissielid, geen raadslid zijnde, kan in ieder geval worden ontslagen op voorstel van de fractie op voordracht van welke het commissielid is benoemd.
6. Een commissielid, geen raadslid zijnde, kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad, via de raadsvoorzitter en de griffier. Het ontslag gaat onmiddellijk in.
7. De zittingsperiode van een commissielid eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
8. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring van de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege het lidmaatschap van het commissielid dat op voordracht van die fractie is benoemd.
1. De raad benoemt uit zijn midden op voordracht van het fractievoorzittersoverleg minimaal zes rondetafelvoorzitters.
2. De raad kan een rondetafelvoorzitter ontslag verlenen.
3. Een rondetafelvoorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.
4. De zittingsperiode van de rondetafelvoorzitters eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
De rondetafelvoorzitter is belast met:
het leiden van het rondetafelgesprek dat hij voorzit;
het fungeren als gastheer voor insprekers voor, tijdens en na de vergadering;
het bewaken en handhaven van de orde;
het doen naleven van deze verordening;
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
1. De griffier of diens plaatsvervanger ondersteunt de rondetafelgesprekken en maakt een rondetafelrapport op.
2. De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding en begeleiding van de rondetafelgesprekken.
1. Elk rondetafelgesprek wordt voorgezeten door een rondetafelvoorzitter.
2. Bij ieder rondetafelgesprekken is een griffier aanwezig.
3. Aan een rondetafelgesprek (beeldvormend) kunnen verder, per onderwerp, deelnemen:
per fractie maximaal één commissielid;
daartoe door de raad uitgenodigde deskundigen of andere personen die expliciet zijn uitgenodigd om hun mening aan de raad kenbaar te maken of andere personen die expliciet zijn uitgenodigd om hun mening aan de raad kenbaar te maken;
de portefeuillehouder en op diens verzoek een of meer medewerkers of andere personen die betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van het onderwerp en die namens de portefeuillehouder informatie kunnen verstrekken;
inwoners of vertegenwoordigers van instellingen die zich hebben aangemeld om in te spreken
4. Aan een Rondetafelgesprek (opinierend) kunnen verder, per onderwerp, deelnemen:
per fractie maximaal één commissielid;
de portefeuillehouder.
1. De rondetafelgesprekken (beeldvormend) vinden in de regel plaats op een donderdag, twee weken voordat de raadsvergadering plaatsvindt en de Rondetafelgesprekken (opiniërend) vinden in de regel plaats op een donderdag, een week voordat de raadsvergadering plaatsvindt. De rondetafelgesprekken worden in de regel gehouden in het stadhuis.
2. Op een avond worden in beginsel maximaal vier rondetafelgesprekken gehouden.
3. De rondetafelgesprekken worden in de regel gehouden van 19.30 uur tot 21.00 uur en van 21.15 uur tot 22.45 uur. Tijdens één tijdvak kunnen, in bijzondere gevallen, maximaal drie rondetafelgesprekken worden gehouden.
1. De agendacommissie als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de raad stelt de voorlopige agenda van de rondetafelgesprekken vast. Per rondetafelgesprek kan meer dan één onderwerp worden geagendeerd.
2. Aan het eind van één van de rondetafelgesprekken (beeldvormend) wordt een rondvraag voor commissieleden geagendeerd, zoals bedoeld in artikel 16 lid 7 van deze verordening.
3. De agendacommissie kan na het uitbrengen van de voorlopige agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen, al dan niet op voorstel van een van de fracties.
4. De rondetafelvoorzitter kan tijdens het rondetafelgesprek op eigen initiatief of op verzoek van de commissieleden de volgorde van behandeling van de onderwerpen wijzigen.
1. De griffier zendt ten minste zeven dagen voor de rondetafelgesprekken (beeldvormend) een uitnodiging aan alle raadsleden en de door de raad benoemde commissieleden alsmede aan het college. Op verzoek van de agendacommissie kunnen ook anderen worden uitgenodigd.
2. Ten minste zeven dagen voor de rondetafelgesprekken (beeldvormend) attendeert de griffier inwoners en instellingen die blijkens informatie van het college betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van het te behandelen onderwerp schriftelijk op de agendering van het onderwerp.
3. In de uitnodiging en de attenderingsbrief worden de dag, het tijdstip en de plaats van de rondetafelgesprekken (beeldvormend) vermeld. Tevens wordt melding gemaakt van de voorgenomen bespreking in een Rondetafelgesprek (opiniërend).
4. Aan de rondetafelvoorzitters, deelnemende commissieleden en portefeuillehouders worden de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken toegezonden.
5. In de uitnodiging en de attenderingsbrief wordt in elk geval gewezen op de mogelijkheid de stukken die behoren bij de voorlopige agenda via de website van de gemeente te downloaden en deze in te zien in het stadhuis.
1. Voorstellen en toelichtende stukken, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke uitnodiging voor een ieder in het stadhuis ter inzage gelegd. De stukken worden tevens gepubliceerd op de website van de gemeente.
2. De rondetafelgesprekken worden op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.
3. De openbare kennisgeving vermeldt:
a. de datum, aanvangstijd en plaats van de rondetafelgesprekken;
b. de voorlopige agenda;
c. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
d. de mogelijkheid tot inspreken bij de rondetafelgesprekken (beeldvormend) en de wijze waarop men zich daarvoor kan aanmelden.
1. Inwoners en vertegenwoordigers van instellingen die gebruik willen maken van het spreekrecht voor burgers melden dit uiterlijk op de dag van het rondetafelgesprek (beeldvormend), vóór 12.00 uur, aan de griffie. De inspreker vermeldt daarbij:
a. zijn naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, en
b. het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, alsmede de kern van zijn betoog.
2. Een inspreker kan gedurende maximaal 3 minuten het woord voeren over (aspecten van) een onderwerp dat geagendeerd is voor de rondetafelgesprekken (beeldvormend).
3. Indien “spreekrecht voor burgers” geagendeerd is, kan worden ingesproken over:
a. een onderwerp dat niet op de agenda staat van de rondetafelgesprekken (beeldvormend) , maar wel (voorlopig) geagendeerd is voor een raadsvergadering in dezelfde cyclus;
b. een brief of ander document dat de raad van de inspreker heeft ontvangen en dat vermeld staat op de lijst van ingekomen stukken voor de raadsvergadering in dezelfde cyclus;.
4. Er kan niet ingesproken worden over:
a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
c. een gedraging waarover een klacht ingevolge artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
Inwoners en vertegenwoordigers van instellingen die zich hebben aangemeld om in te spreken, wordt verzocht 15 minuten voor aanvang van het rondetafelgesprek (beeldvormend) aanwezig te zijn.
1. Per geagendeerd onderwerp stelt de voorzitter de deelnemers aan het rondetafelgesprek (beeldvormend) in de gelegenheid het woord te voeren.
2. Een inspreker kan gedurende de behandeling van het onderwerp waarover hij inspreekrecht heeft aangevraagd aan het gesprek deelnemen.
3. De portefeuillehouder krijgt de gelegenheid te reageren op de inbreng van insprekers.
4. De voorzitter vat aan het einde van het onderwerp eventuele toezeggingen van de portefeuillehouder samen. Deze samenvatting wordt opgenomen in het rondetafelrapport.
5. Na bespreking van een geagendeerd onderwerp in een Rondetafelgesprek (beeldvormend) peilt de voorzitter bij de commissieleden, of men beschikt over voldoende informatie voor de behandeling in een Rondetafelgesprek (opiniërend). Na de behandeling van een geagendeerd onderwerp in een Rondetafelgesprek (opiniërend) peilt de voorzitter bij de commissieleden op welke wijze het onderwerp naar hun mening verder dient te worden behandeld. Daarbij wordt als uitgangspunt genomen het eerdere behandelvoorstel van de agendacommissie.
6. Aan de hand van de peiling in de Rondetafelgesprekken (opiniërend) wordt de agendacommissie geadviseerd het desbetreffende onderwerp:
a. te behandelen in de debatraad als bespreekstuk of als hamerstuk in de besluitvormende raad;
b. als afgedaan te beschouwen;
c. nogmaals te agenderen voor een rondetafelgesprek.
7. Tijdens de rondvraag kunnen commissieleden vragen stellen aan de portefeuillehouders. Voor zover de vraag vóór de dag van het rondetafelgesprek (beeldvormend) of op die dag vóór 12.00 uur, is aangemeld, beantwoordt de portefeuillehouder de vraag meteen. Voor zover de vraag niet (tijdig) is aangemeld, beantwoordt de portefeuillehouder deze meteen, dan wel schriftelijk binnen een week na afloop van het rondetafelgesprek (beeldvormend).
1. Het rondetafelrapport wordt opgemaakt door de griffier en toegezonden aan de deelnemers.
2. In het rapport staan vermeld:
a. de namen van de rondetafelvoorzitter, de griffier of diens plaatsvervanger, en de deelnemers aan de rondetafelgesprekken;
b. de namen van de insprekers en een korte weergave van hun boodschap;
c. door portefeuillehouders gedane toezeggingen;;
d. het advies aan de agendacommissie als bedoeld in artikel 16 lid 6.
1. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de rondetafelvoorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem over het aanhangige onderwerp het woord ontnemen.
2. De rondetafelvoorzitter kan ter handhaving van de orde het rondetafelgesprek voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – het rondetafelgesprek sluiten.
3. De rondetafelvoorzitter kan een deelnemer aan het rondetafelgesprek die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de verdere deelname aan dat rondetafelgesprek ontzeggen. De desbetreffende persoon dient in dat geval onmiddellijk het rondetafelgesprek te verlaten. Zo nodig laat de rondetafelvoorzitter hem verwijderen.
4. Ingeval van herhaling van het gedrag zoals beschreven in het vorige lid kan de rondetafelvoorzitter die het gedrag de tweede maal constateert samen met de rondetafelvoorzitter die het gedrag de eerste keer heeft geconstateerd besluiten de desbetreffende persoon bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de rondetafelgesprekken ontzeggen. Dit besluit wordt door de twee rondetafelvoorzitters medegedeeld aan de andere rondetafelvoorzitters en aan het fractievoorzittersoverleg.
Een rondetafelgesprek kan worden gehouden in de vorm van een informatiebijeenkomst, indien het belang van een onderwerp het wenselijk maakt dat meer dan één vertegenwoordiger per fractie deelneemt aan het rondetafelgesprek. Voor een informatiebijeenkomst wordt alleen het desbetreffende onderwerp geagendeerd.
Het bepaalde in artikel 9 lid 3, onder a, is niet van toepassing wanneer een informatiebijeenkomst wordt gehouden.
In afwijking van het bepaalde in artikel 22 Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2014 ontvangt in geval van een informatiebijeenkomst slechts één vertegenwoordiger per fractie een vergoeding voor het bijwonen van de bijeenkomst. De fractievoorzitter meldt aan de griffie welk commissielid de vergoeding dient te ontvangen.
Van een informatiebijeenkomst wordt geen rapport opgemaakt.
In afwijking van het bepaalde in artikel 4 kan een informatiebijeenkomst overeenkomstig het bepaalde in artikel 82 lid 5 Gemeentewet in combinatie met artikel 23 Gemeentewet met gesloten deuren plaatsvinden.
Op een besloten informatiebijeenkomst zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de bijeenkomst.
In afwijking van het bepaalde in artikel 19 lid 4 maakt de griffier van een besloten informatiebijeenkomst een rondetafelrapport op. Hij doet dit zoveel mogelijk overeenkomstig het bepaalde in artikel 17.
Het rapport van een besloten informatiebijeenkomst is niet openbaar, tenzij de raad anders beslist.
Het rapport van een besloten informatiebijeenkomst wordt bij de griffier in bewaring gegeven.
Overeenkomstig artikel 86 lid 1 Gemeentewet beslissen de deelnemers aan de informatiebijeenkomst als bedoeld in artikel 2 lid 1, voor afloop van de besloten informatiebijeenkomst of omtrent de inhoud van de stukken en het behandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de rondetafelgesprekken bijwonen.
2. De rondetafelvoorzitters zijn bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de rondetafelgesprekken verstoren, op te dragen de zaal te verlaten.
3. Ingeval van herhaling van het gedrag zoals beschreven in het vorige lid kan de rondetafelvoorzitter die het gedrag de tweede maal constateert samen met de rondetafelvoorzitter die het gedrag de eerste keer heeft geconstateerd besluiten de desbetreffende persoon bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de rondetafelgesprekken ontzeggen. Dit besluit wordt door de twee rondetafelvoorzitters medegedeeld aan de andere rondetafelvoorzitters en aan het fractievoorzittersoverleg.
Degenen die in de vergaderzaal tijdens een rondetafelgesprek geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, vragen hiervoor vooraf toestemming aan de rondetafelvoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de rondetafelgesprekken het gebruik van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, -voor zover die inbreuk maken op de orde van de rondetafelgesprekken- zonder toestemming van de rondetafelvoorzitter niet toegestaan.
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.
Deze verordening treedt in werking op de dag waarop deze wordt vastgesteld.
De verordening op de Raadscommissie van de gemeente Alphen aan den Rijn, vastgesteld door de gemeenteraad van Alphen aan den Rijn op 22 april 2004 en de verordening op de raadscommissies van de gemeente Rijnwoude, vastgesteld door de gemeenteraad van Rijnwoude op 22 april 2010 worden op dezelfde datum ingetrokken.
Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 2 januari 2014.
| De raad van Alphen aan den Rijn, | |
| de griffier, | de voorzitter, |
| P.M.H. van Ruitenbeek | T.P.J. Bruinsma |