Verordening Auditcommissie Alphen aan den Rijn
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de commissie: de auditcommissie;
- b.
de raad: de gemeenteraad;
- c.
het college: het college van burgemeester en wethouders;
- d.
de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
- e.
het (raads) lid; lid van de gemeenteraad;
- f.
een fractie: één of meer raadsleden die vanaf dezelfde kandidatenlijst in de raad zijn gekozen;
- g.
de accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- h.
de adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3, lid 4 van deze verordening;
- i.
de griffier: de griffier zoals bedoeld in de Gemeentewet;
- j.
het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;
- k.
de rekenkamer: de gemeentelijke rekenkamer dan wel gemeentelijke rekenkamercommissie, zoals bedoeld in de Gemeentewet, van de nieuwe gemeente Alphen aan den Rijn.
Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden
- 1.
Er is een auditcommissie.
- 2.
De commissie behartigt een algemene (advies) functie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in dit artikel, 3e lid.
- 3.
De commissie heeft tot taak:
- a.
het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen bedoeld in de artikelen 212 , 213 en 213a van de Gemeentewet;
- b.
het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control;
- c.
de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en aanwijzing van de accountant en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing;
- d.
het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten specifiek;
- e.
het beoordelen –voor de aanvang van de accountantscontrole over het voorafgaande boekjaar- van het jaarlijks controleprotocol en het adviseren aan de raad over onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole;
- f.
het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en –verslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de accountantsverklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel;
- g.
vóór 1 december voorafgaand aan het onderzoeksjaar een afstemmings-overleg te houden met de accountant, de rekenkamer en het college over hun voorgenomen onderzoeken.
- 4.
De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 3 Samenstelling
- 1.
De commissie bestaat uit zes leden.
- 2.
De leden zijn raadslid waarbij drie leden komen uit de fracties die deelnemen aan het college en drie leden uit de overige fracties. De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het taakgebied van de commissie.
- 3.
Een lid van de commissie is niet tevens lid of plaatsvervangend lid van de rekenkamer nieuwe gemeente Alphen aan den Rijn.
- 4.
De commissie heeft als adviseurs het collegelid met financiën in de portefeuille, het hoofd financiën, de concerncontroller van de gemeente, de accountant, de griffier en de voorzitter van de rekenkamer.
- 5.
De griffier draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de secretaris van de commissie.
- 6.
Een lid van de commissie kan zich niet laten vervangen.
Artikel 4 Benoeming en ontslag
- 1.
De leden van de commissie worden op voordracht van het fractievoorzittersoverleg door de raad benoemd.
- 2.
De raad benoemt een van de leden tot voorzitter.
De commissie kiest uit haar leden een plaatsvervangend voorzitter.
- 3.
Het lidmaatschap eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag als lid van de raad.
- 4.
Voorst eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of door tussentijds ontslag door de raad.
- 5.
Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
Artikel 5 Voorzitter en secretaris
- 1.
De voorzitter is belast met:
- a.
het bijeenroepen van de commissie, waarbij tussen uitnodiging en datum vergadering minimaal 7 dagen zijn gelegen;
- b.
het leiden van de vergaderingen van de commissie;
- c.
het doen naleven van deze verordening;
- d.
het vertegenwoordigen van deze commissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten;
- e.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
- 2.
De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris.
Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert tijdig en zo vaak als zij nodig acht ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken, zoals genoemd in artikel 2;
- 2.
Bij de uitnodiging voor de vergadering zit een agenda, die in concept wordt voorgesteld door de voorzitter en die na de opening van de vergadering door de commissie wordt vastgesteld.
- 3.
De commissie vergadert alleen wanneer minimaal 3 leden, waaronder de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter, aanwezig zijn;
- 4.
De adviseurs zijn op uitnodiging, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie;
- 5.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar; raadsleden, niet zijnde lid van de commissie en steunfractieleden kunnen de vergadering als toehoorder bijwonen.
De informatie uit de vergadering maken zij niet openbaar.
- 6.
Onder verantwoordelijkheid van de voorzitter wordt door de secretaris een beknopt verslag inclusief besluitenlijst gemaakt van iedere vergadering van de commissie. Het verslag inclusief besluitenlijst wordt in de daaropvolgende vergadering vastgesteld door de commissie.
- 7.
Het conceptverslag inclusief -besluitenlijst van:
- -
een afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken wordt als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht van de raad, het college en de rekenkamer;
- -
overige vergaderingen kan door de commissie als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht worden van de raad.
- 8.
De commissie kan besluiten (delen van) het conceptverslag inclusief besluitenlijst openbaar te maken.
Artikel 7 Wijze van advisering
- 1.
Adviezen aan de raad worden openbaar gemaakt, tenzij de commissie anders besluit.
- 2.
Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt vermeld.
Artikel 8 Informatie
- 1.
Het college draagt er zorg voor dat de jaarrekening en het jaarverslag tijdig aan de commissie ter beschikking worden gesteld;
- 2.
Het college draagt er zorg voor dat overige stukken, behorend tot het taakgebied van de commissie, tijdig aan de commissie ter beschikking worden gesteld;
- 3.
De commissie is bevoegd tot het opvragen en inzien van alle informatie die zij voor de uitoefening van haar taken nodig acht;
- 4.
De rekenkamer brengt het onderzoeksplan uiterlijk twee weken voor het afstemmingsoverleg, zoals bedoeld in artikel 2, lid 3 g, onder de aandacht van de commissie;
- 5.
De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.
- 6.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raadsvergadering en/of raadscommissievergadering.
Artikel 9 Slotbepalingen
- 1.
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter;
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening Auditcommissie nieuwe gemeente Alphen aan den Rijn”;
- 3.
Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking; De Auditverordening, vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Alphen aan den Rijn van 1 september 2005, nr 2005/96, vervalt
Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 2 januari 2014.
De raad van Alphen aan den Rijn,
de griffier, de voorzitter,
P.M.H. van Ruitenbeek T.P.J. Bruinsma