Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Alphen aan den Rijn 2014

Artikel 1 Ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om

  • a.

    feitelijke informatie en inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn;

  • b.

    bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2.

  De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

• 3.

  De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Het verlenen van ambtelijke bijstand

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het raadslid aan de griffier niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c.

    de gevraagde bijstand dermate omvangrijk is, dat deze niet ingepast kan worden binnen de reguliere werkzaamheden van de ambtenaar.

• 2.

  De gemeentesecretaris beoordeelt, indien bijstand van de ambtelijke organisatie wordt gevraagd of deze op grond van het eerste lid onder sub b en sub c geweigerd wordt; de griffier beoordeelt in dat geval of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid onder sub a geweigerd wordt. Indien ambtelijke bijstand van de op de griffie werkzame personen wordt gevraagd beoordeeld de griffier of deze op grond van het eerste lid onder a, b en c geweigerd wordt.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en de voorzitter van de raad. De griffier licht vervolgens het raadslid dat het verzoek heeft ingediend in. Indien het verzoek door de griffie geweigerd wordt, licht deze de voorzitter van de raad en het raadslid dat het verzoek heeft ingediend in.

Artikel 3 definitief besluit in fractievoorzittersoverleg

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris of door de griffier wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan het fractievoorzittersoverleg. Het fractievoorzittersoverleg beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 4 geschil over kwaliteit van de ambtelijke bijstand

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier, die dit overlegt met de gemeentesecretaris.

• 2.

  Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het fractievoorzittersoverleg. Het fractievoorzittersoverleg beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5 definitie fractie en verdeling budget

• 1.

  Onder fractie wordt in deze verordening verstaan: leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard en de personen die door de raad zijn benoemd tot commissielid zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet.

• 2.

  De fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie, ter besteding aan de doelen zoals bedoeld in artikel 6 lid 1.

• 3.

  Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie (2/3 van het totaal beschikbare budget wordt gelijkelijk over de fracties verdeeld). Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel (in totaal: 1/3 van het totaal beschikbare budget).

• 4.

  De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van de gemeentebegroting voor dat jaar.

Artikel 6 bestedingskader

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    opleidingen voor individuele raads- en commissieleden.

Artikel 7 uitbetaling voorschot en verrekening

• 1.

  De jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 1 februari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2.

  Eventuele terugvorderingen die voortvloeien uit afrekeningen van eerdere jaren worden, indien deze vorderingen nog niet zijn voldaan aan de gemeente, verrekend met het over een nieuw jaar uit te betalen voorschot.

Artikel 8 splitsing en samenvoeging fracties

• 1.

  Bij splitsing van een fractie gedurende een zittingsperiode wordt de op grond van artikel 5 vastgestelde bijdrage verdeeld. De oorspronkelijke vaste bijdrage van de gesplitste fractie wordt verdeeld over de twee nieuwe fracties, waarbij iedere fractie de helft van het oorspronkelijke bedrag krijgt toebedeeld. De bijdrage per raadszetel voor de oorspronkelijke fractie wordt verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken raadsleden.

• 2.

  In het kalenderjaar volgend op het jaar waarin de fractie is gesplitst worden de bijdragen voor alle fracties opnieuw vastgesteld overeenkomstig artikel 5, waarbij voor de berekening van de vaste component per fractie de gesplitste fracties worden beschouwd als één fractie.

• 3.

  Als twee fracties worden samengevoegd wordt in het eerstvolgende jaar bij de berekening op grond van artikel 5 uitgegaan van het nieuwe aantal in de raad aanwezige fracties.

Artikel 9 verantwoording

• 1.

  Elke fractie legt voor 1 februari van het jaar volgend op het verslagjaar verantwoording af aan de raad over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning, onder overlegging van een verslag aan de griffier. Alle uitgaven moeten worden onderbouwd door middel van documenten. Door middel van het verslag en de documenten dient te kunnen worden getoetst of de uitgaven voldoen aan het bepaalde in artikel 6 van deze verordening.

• 2.

  Een eerste controle van het verslag vindt plaats door of namens de griffier, ondersteund door de financieel controller van de gemeente. De griffier voert bij verschillen van inzicht over een bepaalde post in het verslag overleg met de fractievoorzitter van de desbetreffende fractie. De fractie wordt daarbij in de gelegenheid gesteld het verslag aan te passen. Nadat de controle heeft plaatsgevonden worden de verslagen van alle fracties voorgelegd aan de accountant voor advies. Indien griffier en fractievoorzitter niet tot een eenduidige conclusie komen over een bepaalde post, dan wordt hiervan door de griffier melding gemaakt aan de accountant.

• 3.

  De griffier legt op basis van het advies van de accountant een voorstel voor aan de raad.

• 4.

  De raad stelt de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage in overeenstemming met deze verordening zijn bekostigd;

  • b.

    de hoogte van de eventuele terugvordering van de ontvangen bijdrage.

Artikel 10 verkiezingen

• 1.

  In een kalenderjaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt een bijdrage verstrekt tot aan de maand van de verkiezingen. Het totale budget dat beschikbaar is voor het betreffende kalenderjaar wordt evenredig gesplitst naar het aantal maanden voor de verkiezingen en het aantal maanden na de verkiezingen, inclusief de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.

• 2.

  Aan het einde van de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden, dienen het verslag en de bijbehorende documenten van het lopende kalenderjaar tot aan de maand van de verkiezingen te zijn ingeleverd bij de griffier. Artikel 9 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11 Verantwoordelijkheid besteding

• 1.

  Voor de toepassing van deze verordening is voor iedere fractie de fractievoorzitter het aanspreekpunt.

• 2.

  De raadsleden van de fractie zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een correcte besteding van de bijdrage conform de bepalingen in deze verordening en de eventuele terugbetaling aan de gemeente.

• 3.

  De verantwoordelijkheid voor de besteding van de bijdrage voorafgaand aan de verkiezingen blijft liggen bij de leden die voor de verkiezingen deel uit maakten van de fractie.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 2 januari 2014.

• 2.

  Op dat moment vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Gemeente Alphen aan den Rijn 2002, (2002/31305) vastgesteld op 26 september 2002 en de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Rijnwoude 2003, vastgesteld op 25 september 2003 en de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Boskoop, vastgesteld op 13 mei 2004