De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Oostzaan

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  afdeling

  Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• 2.

  administratie

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Oostzaan en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming, ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht van de totale dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijzigingen van het budget of het investeringskrediet, of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van een zomerrapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste maanden van het begrotingsjaar.

• 2.

  De zomerrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van ten minste:

  • a.

    de baten en lasten per programma;

  • b.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdeel a;

  • c.

    rapportage van grote projecten;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen per programma;

  • e.

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdeel d, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie.

   

• 3.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000,-- toegelicht.

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden annuitair in 4 jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  • De materiële vaste activa met economisch nut worden annuitair afgeschreven in maximaal:

    • a.

      60 jaar: gemeentehuis, woningen, brandweerkazerne, kantoorgebouwen en scholen;

    • b.

      Voor nieuwe projecten zoals genoemd onder a een termijn van bij voorkeur 40 jaar of korter;

    • c.

      40 jaar: gemeentewerf en andere bedrijfsgebouwen, bruggen en landhoofden en bedrijfsgebouwen en verbeteringen/verbouwingen hieraan;

    • d.

      30 jaar: rioleringen, speelplaatsen en sportvelden;

    • e.

      20 jaar: motorvaartuigen, houten bruggen, fietspaden, bedrijfsmiddelen en bedrijfskleding brandweer;

    • f.

      15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, plantsoenen nieuwe aanleg, openbare verlichting, wegen, trottoirs, verkeerslichten, beschoeiing en damwanden;

    • g.

      10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; aanleg terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke woonruimten/bedrijfsgebouwen, groot onderhoud woonruimten en bedrijfsgebouwen, verbetering/onderhoud sportvelden en bestemmingsplannen

    • h.

      5 jaar: zware transportmiddelen, aanhangwagens schuiten, personenauto’s, lichte motorvoertuigen, automatiseringsapparatuur en kantoorinventaris.

    • i.

      niet: gronden en terreinen.

  Activa met economische nut en verkrijgingprijs van minder dan € 15.000,00 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

   

• 4.

  De afschrijvingstermijnen van reeds geactiveerde materiële activa worden in beginsel niet gewijzigd.

• 5.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief annuitair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningenvoor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigenvermogen en de voorzieningen.

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeente tarieven voor belastingen en retributies.

• 2.

  Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van de onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.

• 3.

  Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan de genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

• 4.

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    het uitzetten van de overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingenvoor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%. Indien de Wet financiën decentrale overheden wordt gewijzigd zal de Gemeente Oostzaan haar overtollige geldmiddelen conform wijzigingen aanbieden;

  • b.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c.

    derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van de financiële risico’s;

  • d.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • e.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

   

• 3.

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten,

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in de relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekeningen de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke eigendommen.

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• b.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• c.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie en werkt terug tot 1 januari 2014. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in plaats van de “Financiële verordening Gemeente Oostzaan”, vastgesteld door de raad op 26 november 2007, welke verordening na publicatie van “Financiële verordening gemeente Oostzaan 2014” met terugwerkende kracht per 1 januari 2014 wordt ingetrokken.

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam “Financiële verordening 2014 gemeente Oostzaan”.