| Organisatie | Waterschap Aa en Maas |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Nota inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie waterschap Aa en Maas |
| Citeertitel | Nota inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie waterschap Aa en Maas |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota inkoop- en aanbesteden 2012 waterschap Aa en Maas .
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-08-2013 | nieuwe regeling | 20-08-2013 Onbekend | Onbekend |
1 Voorwoord bij de Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie
Op 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet 2012 1 in werking getreden. Dit brengt nieuwe kansen en verplichtingen mee voor zowel aanbestedende diensten als inschrijvers.
De inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 en de daarmee samenhangende regelgeving (Aanbestedingsbesluit, Gids Proportionaliteit en ARW 2012) is aanleiding geweest om de Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie van ons waterschap aan te passen aan de belangrijkste wijzigingen die deze wet per 1 april 2013 teweeg brengt. Een deel van de regels is overigens niet nieuw maar vrijwel ongewijzigd afkomstig uit het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Bao) en de Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (Wira), die met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 komen te vervallen.
Doel van de nieuwe aanbestedingswet is het creëren van zoveel mogelijk “maatschappelijke waarde”, inhoudende dat de overheid op een transparante en effectieve manier inkoopt tegen de beste prijs-kwaliteit verhouding, met inbegrip van innovatie en duurzaamheid. De werkingssfeer is ruim en ziet niet alleen op Europese opdrachten, maar ook op nationale openbare en onderhandse aanbestedingen.
De wet bevat een aantal nieuwe elementen die hierna kort zullen worden toegelicht:
Dit beginsel houdt in dat alle eisen, voorwaarden en criteria die aan een onderneming (en inschrijvingen) worden gesteld in redelijke verhouding moeten staan tot de opdracht. De toepassing daarvan heeft betrekking op alle fasen van het aanbestedingsproces.
Het Aanbestedingsbesluit wijst voor de nadere invulling van dit proportionaliteitsbeginsel de Gids Proportionaliteit als verplichte richtsnoer aan. In deze Gids zijn concrete voorschriften opgenomen waar een aanbestedende dienst aan dient te voldoen. Als de voorschriften niet worden toegepast dan dient door een aanbestedende dienst te worden gemotiveerd waarom wordt afgeweken van de Gids Proportionaliteit.
Een aanbestedende dienst is gehouden bij een opdracht op objectieve gronden te kiezen welk type aanbestedingsprocedure hij gebruikt en welke onderneming hij toelaat tot de procedure. Op verzoek van een onderneming dient de keuze schriftelijk te worden gemotiveerd.
In de Aanbestedingswet is opgenomen dat de Europese aanbestedingsbeginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en transparantie ook voor nationale opdrachten als uitgangspunt moet worden genomen, zij het wel met een iets beperktere uitleg.
Hoofdregel is dat een aanbestedende dienst op basis van EMVI (economisch meest voordelige inschrijving) dient te gunnen. Indien een aanbestedende dienst op laagste prijs zou willen gunnen, dan dient dit nader gemotiveerd worden in de aanbestedingsstukken (pas toe of leg uit).
Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd. Als opdrachten worden samengevoegd moet dit nader worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Een opdracht moet dan ook worden opgedeeld in meerdere percelen. Als dit niet passend is dan moet dit worden gemotiveerd.
Het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) wordt verplicht voor nationale aanbestedingen. Alhoewel het ARW 2012 ook regels geeft voor Europese aanbestedingen van werken en daarmee samenhangende leveringen en diensten, is toepassing daarvan niet verplicht (Het waterschap zal het ARW 2012 ook voor Europese opdrachten (blijven) toepassen.)
(Voor)aankondigingen van Europese en nationale aanbestedingen dienen via het elektronische systeem voor aanbestedingen te worden gedaan (Tenderned).
Aanbestedingsstukken kosteloos
Er mogen geen kosten in rekening worden gebracht voor het verstrekken van aanbestedingsstukken. Het digitaal beschikbaar stellen van aanbestedingsstukken op TenderNed maakt dit mogelijk.
Een aanbestedende dienst is gehouden om het vastgesteld model Eigen Verklaring te gebruiken. Met het gebruik van deze verklaring worden de administratieve lasten voor inschrijvers beperkt. Door het afgeven van de verklaring geeft een ondernemer aan dat uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn en of hij voldoet aan overige gestelde eisen en criteria. Pas op een later moment dienen nadere inlichtingen en gegevens daadwerkelijk te worden verstrekt.
Een ondernemer kan met een door de minister van Justitie afgegeven Gedragsverklaring aanbesteden (niet ouder dan twee jaar) zijn integriteit aantonen dat uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Het gaat hierbij om onherroepelijke veroordelingen in de voorafgaande vier jaar.
In beginsel mogen geschiktheidseisen geen betrekking hebben op de omzet, tenzij dit met zwaarwegende argumenten nader wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. In geen geval mag een omzet eis meer dan 300% van de opdrachtwaarde betreffen.
Een aanbestedende dienst neemt een opschortende termijn van tenminste 20 kalenderdagen in acht voordat hij de met de gunningsbeslissing beoogde overeenkomst sluit (artikel 2:127 Aw.).
Van de gunning dient door de aanbestedende dienst een proces-verbaal te worden opgesteld. Dit proces-verbaal omvat onder meer de namen van uitgekozen gegadigden met motivering, namen en motivering van afgewezen gegadigden, namen en motivering van afgewezen inschrijvingen, motivering voor keuze winnaar, omstandigheden bij toepassing bijzondere procedure, reden van eventueel niet-gunnen.
Aanbestedende diensten kunnen een eigen klachtenloket inrichten. Een interne klachtenregeling is bedoeld om ondernemers de mogelijkheid te bieden om klachten in te dienen in verband met een aanbestedingsprocedure.
Daarnaast heeft de Minister van Economische Zaken een Commissie van Aanbestedingsexperts ingesteld die tot doel heeft een onafhankelijk advies te geven over klachten met betrekking tot aanbestedingsprocedures. Deze Commissie van Aanbestedingsexperts zal worden ondersteund door PIANOo. De Commissie kan op verzoek van een ondernemer of aanbestedende dienst bemiddelen bij of een niet bindend advies geven over een situatie of geschil in het kader van een aanbesteding. Het gaat hier niet om een extra rechtsgang, maar om een vrijblijvende en laagdrempelige mogelijkheid, die aanbestedende diensten en ondernemers naast reeds bestaande mogelijkheden, zoals de (kort geding) rechter, kunnen gebruiken.
Er kan direct een klacht worden ingediend bij de Commissie van Aanbestedingsexperts, eerst gebruik maken van het klachtenmeldpunt van de aanbestedende dienst is niet verplicht.
Bovenstaande elementen brengen met zich mee dat van aanbestedende diensten meer aanbestedingsprofessionaliteit wordt verwacht, meer maatwerk moet worden toegepast, kennis en inzicht in de markt een prominentere rol gaat spelen, keuzes weloverwogen moeten worden genomen en meer moeten worden gemotiveerd. Niet alleen deze nota, maar ook het gehele inkoopproces daar omheen is hierop aangepast en beogen daaraan bij te dragen.
Voor u ligt de Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie van Waterschap Aa en Maas. Deze Nota geeft de kaders weer voor het inkopen en aanbesteden van leveringen, diensten en werken van Waterschap Aa en Maas.
Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat 2 . Ook wel: het in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten, diensten of werken. Een vorm van marktbenadering waarin de overheid, na concurrentiestelling, een opdracht gunt. |
Het belang van de Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie, die actueel en bekend dient te zijn, in de organisatie is groot. De overheid is als inkopende partij een belangrijke speler: het jaarlijks inkoopvolume van de overheid bedraagt ruim 50 miljard euro, het jaarlijks inkoopvolume van het waterschap bedraagt circa 78 miljoen euro.
Overheidsorganisaties dragen een bijzondere verantwoordelijkheid: naast wetgever en handhaver moeten zij ook verantwoording afleggen over de besteding van publieke gelden. Meer nog dan voor private organisaties geldt dat de doelmatigheid van overheidsinkopen aantoonbaar en controleerbaar moet zijn. Daarnaast is de overheid gebonden aan wet- en regelgeving met betrekking tot inkoop en aanbesteden. De toepassing van deze Nota is daarom niet vrijblijvend.
Er zijn enkele recente ontwikkelingen die aanleiding geven om met name de uitvoering van het inkoop en aanbesteden te herzien, namelijk:
In 2009 heeft er een wijziging plaatsgevonden in de Waterschapswet. Eén van de wijzigingen in de Waterschapswet heeft betrekking op de extra aandacht die de wet vraagt voor rechtmatigheid ofwel voor het voldoen aan externe en interne regels. Als gevolg van deze wijziging dienen zowel het waterschap zelf als zijn accountant zich intensiever te richten op rechtmatigheid. In de eerste plaats zal het waterschap zelf intern meer waarborgen moeten treffen dat rechtmatig wordt gehandeld. In de tweede plaats gaat de accountant, als onderdeel van zijn verklaring bij de jaarrekening een gekwantificeerd oordeel over de rechtmatigheid geven.
In opdracht van de Unie van Waterschappen heeft Price WaterhouseCoopers onderzoek verricht naar de mogelijkheden om het aanbestedingsbeleid van waterschappen te harmoniseren. Dit onderzoek heeft geresulteerd in een aantal aanbevelingen in het rapport “Harmonisatie van het aanbestedingsbeleid is kansrijk”. 3 De Unie heeft positief geadviseerd op de aanbevelingen uit dit rapport. De belangrijkste aanbeveling betreft het harmoniseren van de drempelbedragen onder de Europese aanbestedingsgrens. Dit betekent voor het waterschap dat de zogenaamde bagatelgrenzen verhoogd worden.
Bezuinigingsdoelstellingen. Tot slot spelen bezuinigingsdoelstellingen een belangrijke rol. Een professionele inkoopfunctie kan actief bijdragen aan het beheersen van de waterschapsuitgaven. Een goede naleving van de Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie is hierbij vanzelfsprekend een voorwaarde.
Naast bovenstaande ontwikkelingen speelt de intensivering van de samenwerking van de drie Brabantse waterschappen Aa en Maas, Brabantse Delta en De Dommel een rol. Met het uitvoeren van de bestuursopdracht Winnend Samenwerken wordt hier invulling aan gegeven, met als doel om de kosteneffectiviteit te vergroten, de strategische slagkracht te versterken, de kwetsbaarheid te verkleinen, een aantrekkelijker werkgever te zijn en om tot gebundelde innovatie te komen. Als motto is geformuleerd: “we doen het voortaan samen, tenzij het alleen doen meer oplevert”. Uiteraard heeft dit ook consequenties voor de samenwerking op het gebied van inkoop.
Waterschap Aa en Maas zorgt voor veilig, voldoende, schoon en natuurlijk water.
De Missie van de organisatie (Waterproof 2012 d.d. 20 oktober 2008) luidt:
“Het ontwikkelen, beheren en in stand houden van gezonde en veerkrachtige watersystemen, die ruimte bieden aan een duurzaam gebruik voor mens, dier, plant in het gebied, waarbij de veiligheid is gewaarborgd en met een open oog voor economische aspecten”.
Visie organisatieontwikkeling (Waterproof 2012 d.d. 20 oktober 2008):
Voor de organisatieontwikkeling betekent dit dat Aa en Maas zich wil ontwikkelen tot een organisatie waarbij de kernkwaliteiten van de organisatie aansluiten op haar maatschappelijke taak.
De volgende onderwerpen dragen hieraan bij;
De Nota inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie is gericht op ondersteuning van de organisatie teneinde bovenstaande missie mede te realiseren. Een professionele inkoopfunctie draagt actief bij aan het onderdeel van de missie om tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten het waterschap in staat te stellen zijn diensten te verlenen, met een optimale balans tussen mens, omgeving en economie.
Het is onze ambitie om een professioneel opdrachtgever te zijn. Hieronder wordt verstaan het toepassen van de best mogelijke aanbestedingsstrategie waarmee publieke middelen op een rechtmatige en doelmatige manier worden besteed. Hieronder wordt ook verstaan dat innovatie wordt gestimuleerd en meer en beter gebruik wordt gemaakt van de oplossingen die de markt te bieden heeft.
4 Doelstellingen van de Nota Inkoop en aanbestedingen 2013 herziene versie
Als hoofddoelstelling van deze Nota wordt gehanteerd:
Het rechtmatig en doelmatig verwerven van kwalitatief gewenste leveringen, diensten en werken tegen de meest gunstige maatschappelijke condities en lage integrale kosten op lange termijn, waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief plaatsvindt, een en ander ten behoeve van een optimale taakuitvoering van het waterschap.
Naleven van relevante Europese en nationale wet- en regelgeving op het gebied van aanbestedingen. Adequate nota zijn hierbij een randvoorwaarde. Evenals het waarborgen van de integriteit bij aanbestedingen, zowel intern als extern.
Deze algemene doelstelling wordt vertaald in de volgende concrete subdoelen:
5.1 Naleven van wet- en regelgeving
Voor het waterschap is de regulering van de inkoop een gegeven: het waterschap is verplicht de Europese (EU-Werkingsverdrag, Europese richtlijn 2004/18/EG, Rechtsbeschermingsrichtlijn 2007) en nationale wetgeving na te leven. Op nationaal niveau zijn per 1 april 2013 belangrijke wijzigingen doorgevoerd. Op die datum is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Belangrijkste verschil met de oude wet- en regelgeving is dat in de Aanbestedingswet niet alleen voor Europese opdrachten, maar ook voor nationale opdrachten voorschriften zijn opgenomen, en dat de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht ook voor die opdrachten gelden. Deze Aanbestedingswet vervangt onder andere het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Bao) en de Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (WIRA). Onder deze wet valt een (nieuw) Aanbestedingsbesluit, die de Gids Proportionaliteit en het ARW 2012 voorschrijft. Als flankerend beleid bij de Aanbestedingswet zijn de Richtsnoeren Leveringen en Diensten opgesteld.
Deze Richtsnoeren worden niet verplicht voorgeschreven, maar kunnen als spoorboekje worden gebruikt tijdens het inkoopproces voor opdrachten van leveringen en diensten.
Het toepassen van de (Europese) aanbestedingsregels staat niet ter discussie. De overheid houdt zich aan de voor haar geldende wet- en regelgeving. Zij heeft een voorbeeldfunctie te vervullen. Het waterschap is zich bewust van de bijzondere verantwoordelijkheid die het als overheid heeft en hecht belang aan rechtmatig inkopen en aanbesteden.
Rechtmatigheid is echter geen doel op zich maar een belangrijke randvoorwaarde. De regels hebben niet tot doel het inkoopproces te belemmeren. Met de wetgeving wordt beoogd ondernemers in de lidstaten gelijke kansen te bieden op opdrachten in de publieke sector. De wetgeving is bedoeld om opdrachtgevers een leidraad te bieden om het beste uit de markt te halen.
5.2 Het nastreven van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit
De beginselen en uitgangspunten van de Europese en nationale aanbestedingswetgeving zijn transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. Aan het bevorderen van mededinging, waardoor concurrentie wordt gestimuleerd, ligt de gedachte ten grondslag dat dit zal leiden tot een betere prijs-kwaliteitverhouding. Door toepassing van deze uitgangspunten streeft het waterschap naar doelmatige besteding van publieke gelden en openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit.
De Gids Proportionaliteit bevat voor alle fasen van een aanbestedingsprocedure voorschriften waarin het proportionaliteitsbeginsel nader is uitgewerkt. Proportioneel betekent dat eisen, voorwaarden en criteria die aan de inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht.
5.3 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Het waterschap dient naast reeds genoemde beginselen en uitgangspunten van bij het inkopen ook rekening te houden met algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Voor het inkopen zijn dat in het bijzonder het gelijkheidsbeginsel, het vertrouwensbeginsel, het rechtszekerheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en de beginselen van fair play.
De Europese en de Nederlandse aanbestedingspraktijk is sterk in ontwikkeling.
Nu is al bekend dat de Nederlandse Aanbestedingswet over twee jaar zal worden geëvalueerd en dat ook op Europees niveau op korte termijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen zullen worden herzien om te komen tot een meer efficiënte Europese aanbestedingsmarkt. Dit zal tegen die tijd ook weer consequenties hebben voor de nationale aanbestedingswetgeving en voor onze eigen Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie.
Inkopen is een vak met veel verschillende aspecten waaronder in steeds sterkere mate juridische aspecten. Het waterschap stelt daarom de eigen organisatie door middel van training en bijscholing in staat om up-to-date te blijven op het gebied van het aanbestedingsrecht.
Toch moet voorkomen worden dat de nadruk van het aanbestedingsproces teveel op de rechtmatigheid komt te liggen. Binnen het rechtmatigheidskader is voldoende ruimte beschikbaar om doelmatig in te kopen. Per opdracht wordt de best passende aanbestedingsstrategie gekozen, met als uiteindelijk doel dat de opdracht bijdraagt aan de realisering van de beleidsdoelen van het waterschap.
6 Ethische en ideële uitgangspunten
6.1 Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren
Alle inkopen van Aa en Maas worden op objectieve, transparante en non-discriminatoire wijze uitgevoerd. Om deze waarden te waarborgen dienen alle bestuurders van Aa en Maas zich te houden aan de; “Gedragscode voor bestuurders” en alle ambtenaren aan de “Gedragscode voor ambtenaren”.
In deze gedragscodes staat onder andere beschreven hoe om te gaan met relatiegeschenken, het vastleggen van nevenfuncties en hoe om te gaan met financiële belangen die de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken.
Integriteit wordt ook geborgd in de regeling financieel mandaat en budgethouderschap.
Voor bestuurders geldt bovendien dat zij niet rechtstreeks of indirect een overeenkomst aan mogen gaan betreffende het aannemen van werk of het doen van leveranties aan het waterschap tenzij hiervoor door het Algemeen Bestuur ontheffing is verleend. Dit geldt op grond van de Waterschapswet (artikel 33 en 45).
6.2 Maatschappelijke eisen aan leveranciers
Het waterschap hanteert als uitgangspunt dat opdrachtnemers zich houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd.
Om te toetsen of er bezwaren zijn in verband met inschrijven op overheidsopdrachten, kan een Gedragsverklaring aanbesteden worden opgevraagd bij de inschrijver. Deze wordt door de Minister van Veiligheid en Justitie afgegeven aan de betrokken rechtspersoon of natuurlijk persoon.
Voortbordurend op de MVO adviesnota van 2006 is middels het rapport “Duurzaamheid in het hart van Aa en Maas” MVO voor Aa en Maas in 2010 verder vormgegeven en gekaderd.
De kern en essentie van ons MVO beleid is dat Aa en Maas verduurzaamt door:
Duurzame innovatie op de kernprocessen biedt een grote kans en continuïteit voor Aa en Maas op MVO gebied, waarbij in het rapport de volgende speerpunten zijn benoemd:
Waterschap Aa en Maas staat voor duurzaam ontwikkelen. Dat is een van onze kernkwaliteiten en staat prominent in de missie van het waterschap. Duurzaam inkopen draagt bij aan duurzaam ontwikkelen. Duurzaam inkopen is ook het toepassen van milieu- en sociale criteria bij het inkopen van leveringen, diensten en werken.
Het waterschap heeft de ambitie om in 2015 100% van het volume van alle producten en diensten, waarvoor duurzaamheidcriteria door AgentschapNL 4 zijn opgesteld, duurzaam in te kopen (conform klimaatakkoord 2010-2015).
Duurzaam inkopen kan worden bevorderd door:
7 Economische en kwalitatieve uitgangspunten
Deze uitgangspunten hebben te maken met de manier waarop het waterschap de markt benadert.
7.1 Vaststellen aanbestedingsprocedure
Het waterschap hanteert als algemeen uitgangspunt dat er zoveel mogelijk in concurrentie wordt ingekocht. Het waterschap benadert de markt in beginsel met vier verschillende procedures:
Europese aanbesteding (openbaar / niet openbaar) 5
De Aanbestedingswet schrijft voor dat de keuze voor een bepaalde aanbestedingsprocedure wordt bepaald op basis van objectieve criteria (art. 1.4). Op verzoek van de ondernemer moet de aanbestedende dienst haar keuze motiveren.
De mate waarin er concurrentie wordt gezocht, is afhankelijk van de waarde van de in te kopen leveringen, diensten en werken. Ook de aard van de opdracht kan bepalend zijn.
Waardebepaling van de opdracht
De waarde van de opdracht is bepalend voor de te kiezen aanbestedingsvorm. Een goede afbakening van de opdracht is hierbij van groot belang. Voor de waardebepaling moet een zo realistisch mogelijke raming worden gemaakt van de gehele omvang van de opdracht.
In de Aanbestedingswet (afdeling 2.1.2) is opgenomen hoe de waarde van de opdracht berekend moet worden.
De berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht moet gebaseerd zijn op het totale bedrag, exclusief BTW, zoals geraamd door de aanbestedende dienst. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag, met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen van het contract.
In géén geval mag de opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een Europese aanbesteding te ontduiken. Daarnaast mag een opdracht niet onnodig worden samengevoegd (geclusterd). Kiest het waterschap toch voor samenvoeging, dan moet een opdracht worden opgedeeld in meerdere percelen, tenzij dit niet passend is.
Vaststelling aard van de opdracht 6
Van de opdracht wordt bepaald of het een levering, dienst of werk is. Het hoofdonderwerp van de opdracht is hiervoor bepalend. De CPV-codering (Common Procurement Vocabulary) is bruikbaar bij het vaststellen van de aard van de opdracht. In bijlagen II-A en II-B van de Richtlijn 2004/18 EG zijn werken en diensten ingedeeld aan de hand van de betreffende CPV-codes.
In de Aanbestedingswet zijn bijzondere voorschriften opgenomen voor B-diensten. Bij B-diensten gaat de Europese wetgever uit van de vooronderstelling dat dergelijke diensten vooral een nationaal karakter dragen en daarom volgens een verlicht regime aanbesteed kunnen worden. De diensten zijn opgesomd in bijlage II-B van Richtlijn 2004/18/EG. Bij de keuze van een passende aanbestedingsvorm moet rekening worden gehouden met een passende mate van openbaarheid. Indien er bij een B-dienst sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dient er toch Europees aanbesteed te worden.
Naast verplichte Europese drempelbedragen 7 , hanteert het waterschap eigen drempels om de juiste aanbestedingsprocedure te kiezen. Deze aanbestedingsdrempels sluiten aan bij de schema’s zoals opgenomen in de Gids Proportionaliteit. Deze drempels zijn, exclusief BTW, als volgt:
Enkelvoudig onderhands (ARW 2012 n.v.t.)OF Meervoudig onderhands* | |||
OF Nationaal openbaar / niet-openbaar 8 | |||
Nationaal openbaar / niet-openbaarAfwijkmogelijkheid via Dagelijks Bestuur | |||
7.3 Afwijking van de Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie
Leveringen en Diensten tussen € 50.000 - € 200.000 en Werken € 150.000 - € 1.500.000
De Aanbestedingswet schrijft niet verplicht voor welk type procedure je wanneer toepast. Paragraaf 7.2 van deze Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie bevat eigen drempels met keuzemogelijkheden. Vooraf dient een weloverwogen keuze te worden gemaakt, die vastgelegd moet worden in het aanbestedingsdossier.
Indien er van deze eigen drempels uit de Nota Inkoop en aanbesteden 2013 herziene versie wordt afgeweken, is dit uitsluitend mogelijk op basis van een gemotiveerd voorstel aan cluster Inkoop en eventueel Juridische Zaken, ter accordering.
Werken tussen € 1.500.000 - € 5.000.000
Het onderhands aanbesteden van Werken wordt niet proportioneel geacht 9 . Slechts in uitzonderingsgevallen mag van de regel om nationaal openbaar aan te besteden worden afgeweken nadat hiertoe, door het dagelijks bestuur op basis van een beargumenteerd voorstel is besloten.
Zie ook bijlage I Stroomdiagram Aanbesteden.
7.4 Te hanteren selectie- en gunningscriteria
Bij aanbesteden wordt onderscheid gemaakt in selectiecriteria en gunningcriteria.
Selectiecriteria zien op de beoordeling van de aanbieders, gunningcriteria zien op de beoordeling van de aanbieding.
In de Aanbestedingswet staan criteria vermeld die het waterschap mag en moet toepassen bij Europese en nationale aanbestedingen. De selectiecriteria hebben betrekking op de financieel-economische draagkracht en de technische bekwaamheid van de aanbieder(s). Het gaat hier om objectieve criteria die opgesteld moeten worden door het waterschap en die vooraf bekend gemaakt moeten worden. Aanbieders kunnen worden uitgesloten indien zij niet of niet volledig aan deze eisen voldoen.
De Aanbestedingswet schrijft voor dat de keuze voor de ondernemer of ondernemers die worden toegelaten tot de aanbestedingsprocedure wordt bepaald op basis van objectieve criteria (artikel 1.4). Op verzoek van de ondernemer moet de aanbestedende dienst haar keuzes motiveren. In geval van een onderhandse procedure wordt vooraf bepaald welke en hoeveel partijen worden uitgenodigd voor het uitbrengen van een offerte. In het aanbestedingsdossier wordt de argumentatie voor de keuze van deze partijen vastgelegd.
De Gids Proportionaliteit bevat voor alle fasen van de aanbestedingsprocedure voorschriften voor de invulling van het proportionaliteitsbeginsel, zo ook voor de selectiecriteria. Het is van belang de eisen die aan de financiële en economische draagkracht worden gesteld, dusdanig te kiezen, dat een ieder die in staat is om de opdracht naar behoren uit te voeren ook kan meedingen. Dit komt de marktwerking ten goede. Bij het bepalen van de eisen verdient de positie van het MKB aandacht, zeker wanneer uit marktanalyse blijkt dat bij de betreffende overheidsopdracht deze groep een potentiële inschrijver is. Door te hoge eisen wordt de markt onnodig beperkt, hetgeen noch in het belang van het waterschap is, noch in het belang van de ondernemingen.
Daadwerkelijke invulling van het proportionaliteitsbeginsel betreft maatwerk en wordt per aanbesteding door het waterschap bepaald. Indien strengere eisen worden gesteld dan die welke worden voorgeschreven in de Gids Proportionaliteit, is het van belang dat de keuze daarvoor gemotiveerd wordt vastgelegd in het aanbestedingsdossier.
Gunningscriteria zien op de beoordeling van de aanbieding. De beoordeling van de gunningscriteria leidt tot de selectie van de beste aanbieding. Bij het beoordelen van inschrijvingen hanteert het waterschap het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (emvi). Indien gegund wordt op basis van laagste prijs (lp), dient dit gemotiveerd te worden in de aanbestedingsstukken.
Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)
Bij het criterium EMVI wordt de keuze bepaald op grond van een weging van de scores die zijn verkregen op meerdere subgunningscriteria. Deze criteria houden verband met het voorwerp van de opdracht en kunnen bijvoorbeeld bestaan uit prijs, kwaliteit, duurzaamheid en planning. De gunningscriteria dienen zoveel mogelijk objectief beoordeeld te worden. De gunningscriteria worden vooraf bekend gemaakt aan potentiële aanbieders, voorzien van hun relatieve gewicht of in afnemende volgorde van belangrijkheid.
Dit criterium kan, mits vooraf gemotiveerd, worden toegepast voor leveringen, diensten en werken die een hoge mate van standaardisatie kennen, goed technisch te specificeren zijn dan wel waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet van elkaar onderscheiden op de inhoud, maar alleen op de prijs. De inschrijver die een geldige inschrijving heeft gedaan met de laagste prijs komt daarmee in aanmerking voor gunning.
Het teweegbrengen van innovatie ten aanzien van het gevraagde product binnen een concrete aanbestedingsprocedure maar ook het gebruik van innovatieve contractvormen door overheidsopdrachtgevers in het algemeen 10 . |
Kenmerkend voor innovatief aanbesteden is dat maximaal gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de markt aanwezig is. Dat kan gerealiseerd worden door een opdracht functioneel te specificeren zodat marktpartijen de beste (technische) oplossing inbrengen die voldoet aan de gestelde randvoorwaarden. Een ander aspect is het betrekken van de markt bij het uitvoeren van risicoanalyses.
Er zijn verschillende aanbestedingsvormen of –methodieken die ingezet kunnen worden om aan innovatief aanbesteden invulling te geven:
Best Value Procurement / Prestatieinkoop 11 ;
Door toepassing van innovatieve contractvormen, zoals bijvoorbeeld prestatiecontracten of geïntegreerde contracten, krijgt de opdrachtnemer meer ontwerpvrijheid binnen de gestelde eisen en heeft hij meer invloed op het eindresultaat.
Bij diensten komen innovatieve contracten tot uiting in met name prestatiecontracten. Dit houdt in een verschuiving van inspannings- naar resultaatsverplichtingen.
Bij werken kan als innovatieve contractsvorm gebruik worden gemaakt van de combinatie ontwerp en uitvoering eventueel aangevuld met meerjarig onderhoud. In deze combinatie wordt de aandacht gericht op de levenscyclus.
Deze geïntegreerde contractvormen in de bouw worden aangeduid met de Engelse termen voor de combinatie: design (D), construct (C) of build (B), finance (F), maintain (M) en operate (O). Er zijn meerdere varianten mogelijk in het maken van combinaties en zal per geval bekeken worden.
Finance ( F) en operate ( O) zullen niet worden uitbesteed aan marktpartijen, tenzij expliciet toestemming van het DB is verkregen.
De leverancierskeuze moet objectief, transparant en non-discriminatoir tot stand komen waarbij de mogelijkheden in de markt optimaal benut worden. Hierbij verdient het aanbeveling de uit te nodigen bedrijven te laten rouleren en variëren. Dit geldt ook voor “huisleveranciers” waar regelmatig opdrachten aan worden verstrekt.
Volgens het aanbestedingsrecht dienen bedrijven gelijke kansen te hebben. Dit heeft als gevolg dat bedrijven die in het verleden slecht gepresteerd hebben, niet automatisch uitgesloten kunnen worden van een opdracht in geval van een openbare aanbesteding, het bedrijf kan zich immers tussentijds verbeterd hebben. Ook is het niet mogelijk om bedrijven die goed gepresteerd hebben hiervoor extra te belonen bij een aanbesteding. Op landelijk niveau wordt onderzocht of er mogelijkheden zijn om “past performance” toe te passen bij een aanbesteding.
Bevoordeling van lokale of regionale bedrijven is in strijd met het non-discriminatie-beginsel wat bij aanbestedingen in acht moet worden genomen. Zij mogen echter ook niet benadeeld worden. In geval van meervoudig onderhandse procedures selecteert het waterschap zelf potentiële opdrachtnemers / leveranciers. De reden waarom partijen geselecteerd worden wordt onderbouwd in het aanbestedingsdossier.
Het waterschap waakt ervoor opdrachten niet te laten uitvoeren onder ongunstige leveringsvoorwaarden van opdrachtnemers.
Voorwaarden van de leverancier worden daarom standaard expliciet van de hand gewezen, het waterschap past eigen inkoopvoorwaarden toe.
Op landelijk niveau is een set Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden ontwikkeld. De Unie beveelt gebruik daarvan aan, die aanbeveling is door het waterschap overgenomen.
Indien er de Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden wijzigen, dan worden deze automatisch opgevolgd.
Op dit moment zijn beschikbaar:
Daarnaast zijn er landelijk ontwikkelde algemene voorwaarden voor werken (die ook worden toegepast door het waterschap) zoals de:
In de Gids Proportionaliteit behorend bij de nieuwe aanbestedingswet wordt aandacht gevraagd voor de proportionaliteit van inkoopvoorwaarden. Een evenwichtig pakket voorwaarden, die in overleg met de opdrachtnemers zijn opgesteld zoals de UAV 2012 en de UAV-GC 2005 dienen in beginsel integraal te worden toegepast.
In afwijking van het bovenstaande kan besloten worden om in te stemmen met de in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden mits deze redelijk zijn. In dergelijke situaties dient eerst afstemming plaats te vinden met Cluster inkoop of Cluster juridische zaken.
Voor specifieke aanbestedingen is maatwerk vereist en zijn algemene voorwaarden minder goed bruikbaar. Ook in dergelijke situaties dient eerst afstemming plaats te vinden met Cluster inkoop of Cluster juridische zaken.
8 Organisatorische uitgangspunten
Zoals in de laatste alinea van de inleiding is aangegeven wordt er in het kader van de bestuursopdracht Winnend Samenwerken intensief samengewerkt tussen de inkoopafdelingen van de drie Brabantse Waterschappen. Ook deze Nota is in afstemming met de andere twee Brabantse waterschappen tot stand gekomen. De beleidsstukken van de drie Brabantse waterschappen komen op de belangrijkste punten overeen en staan de samenwerking daardoor niet in de weg.
Overige samenwerkingsverbanden
Daar waar zinvol wordt actief samengewerkt met collega-waterschappen en overige (regionale) overheden.
8.2 Inkoop en Aanbesteden bij waterschap Aa en Maas
Het waterschap hanteert het model van de gecoördineerde inkoop. De gecoördineerde inkoop combineert de voordelen van de centrale en decentrale inkoopfunctie met centraal geformuleerde uitvoeringsrichtlijnen en waar mogelijk gebruik makend van raamovereenkomsten, aanbesteden in multidisciplinaire inkoopteams en de aanwezigheid van inkoopexpertise centraal binnen de organisatie.
Voorgaand aan iedere inkoop vanaf € 25.000,- exclusief BTW is de budgethouder verplicht om hiervan een inkoopmelding te maken bij Cluster inkoop.
Voor inkopen van leveringen en diensten groter dan € 50.000,- exclusief BTW en voor werken groter dan € 150.000,- exclusief BTW, kan door de budgethouder een inkoopteam worden geformeerd. Het inkoopteam bestaat minimaal uit de budgethouder, en/of materiedeskundige en de inkoper. Indien nodig, maakt een juridisch adviseur ook onderdeel uit van het inkoopteam.
Het inkoopproces kan worden onderverdeeld in strategische, tactische en operationele inkoop.
Bij het waterschap wordt taken en bevoegdheden als volgt ingevuld:
Tactische inkoop, hieronder wordt onder meer verstaan het uitvoeren van (Europese) aanbestedingen en het afsluiten van raamovereenkomsten. Dit vindt plaats in wisselende inkoopteams, afhankelijk van de inkoopbehoefte. Cluster inkoop adviseert de budgethouder en ondersteunt, begeleidt en bewaakt het inkoopproces, de budgethouder is eindverantwoordelijk. Daarnaast ondersteunt Cluster inkoop het contractenbeheer en leveranciersmanagement.
Het waterschap stelt zich ten doel gelijksoortige inkoopbehoeften zo veel als mogelijk te bundelen, indien dit is interessant vanuit het oogpunt van doelmatigheid.
Cluster inkoop signaleert bundelingsmogelijkheden en overlegt met de betreffende budgethouders om vervolgacties te bepalen.
Bij het bundelen wordt rekening gehouden met de volgende aspecten:
Het Waterschap streeft ernaar om voor alle (routinematige) herhalingsinkopen raamovereenkomsten af te sluiten bij geschikte leveranciers.
Als gevolg van inkoopsamenwerking is het voor de hand liggend dat de inkoopvolumes toenemen en dat Europese drempelbedragen sneller worden bereikt.
Bij het bundelen van inkoopvolumes wordt vanuit doelmatigheidsoverwegingen bekeken waar het optimum van de bundeling ligt. Kostenbesparing is daarbij niet alleen leidend ook spelen ook andere aspecten een rol, zoals; de belangen van opdrachtnemers / Midden- en Klein Bedrijf (MKB), marktomstandigheden en administratieve lasten die voortvloeien uit de aanbestedingsvorm.
Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet worden er aanvullende regels gesteld voor het bundelen van inkoopvolumes. Zo mogen opdrachten niet onnodig worden samengevoegd en moet een opdracht worden opgedeeld in meerdere percelen. Als opdrachten toch worden samengevoegd, dan moet het waterschap dit in de aanbestedingsstukken motiveren en de opdracht in percelen verdelen.
Adviesteam inkoop en aanbesteden
Binnen het waterschap Aa en Maas is een adviesteam Inkoop en aanbesteden opgericht.
Het adviesteam fungeert als klankbordgroep voor het cluster Inkoop en is samengesteld uit diverse leden die een afspiegeling van de organisatie vormen.
De hoofddoelstelling van het adviesteam Inkoop & aanbesteden luidt:
“via ambassadeurschap het inkoop- en aanbestedingsbeleid (breed) in de organisatie verspreiden met het oog op een verdere professionalisering (groeimodel) en het zodanig bereiken van een zo optimaal mogelijke doel- en rechtmatigheid.”
Jaarlijks wordt door het Cluster inkoop een inkoopplan en/of inkoopanalyse opgesteld. In geval van een inkoopplan worden de kwantitatieve en kwalitatieve speerpunten van het Cluster inkoop vastgesteld.
Daarnaast hanteert Cluster inkoop een inkoopkalender met daarop de geplande aanbestedingen.
Jaarlijks draagt Cluster inkoop zorg voor uitvoering van het inkoopplan en/of de inkoopanalyse. Eventuele resultaten van de inkoopanalyse worden omgezet in actiepunten, welke worden ondergebracht in het inkoopplan of tot bijstelling leiden van de inkoopkalender.
In het kader van Winnend Samenwerken wordt daarnaast gestreefd naar een gezamenlijke inkoopanalyse en een inkoopkalender.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het opnemen van alle relevante en verplichte aanbestedingsstukken in het (aanbestedings)dossier 12 .
Ter bevordering van de transparantie van de gemaakte keuzes met betrekking tot een aanbesteding, kan gebruik gemaakt worden van het inkoopmeldingsformulier, die opgenomen dient te worden in het aanbestedingsdossier.
Interne Controle en Accountantscontrole
Jaarlijks worden in het kader van rechtmatigheid een aantal interne controles uitgevoerd. Daarbij worden de meest kritische processen, waaronder inkoop, getoetst.
In het kader van opdracht tot controle van de jaarrekening wordt door de accountant een interim-controle uitgevoerd. De belangrijkste bevindingen van deze controle worden in een managementletter gerapporteerd. Het gaat hierbij met name om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Uiteindelijk bepaalt de mate waarin voldaan wordt aan rechtmatigheid of het waterschap een goedkeurende accountantsverklaring krijgt.
Raadpleeg de website: www.pianoo.nl
Iedere 2 jaar worden door de Europese Commissie de drempelbedragen voor leveringen, diensten en werken opnieuw vastgesteld. De hier aangegeven Europese drempelbedragen zijn geldig vanaf 1 januari 2012 tot en met 31 december 2013. De actuele drempelbedragen zijn te vinden op intranet. In geval van wettelijke wijzigingen met betrekking tot (Europese) drempelbedragen, dan worden deze automatisch gevolgd zonder dat daarvoor de Nota Inkoop- en aanbesteden opnieuw hoeft te worden vastgesteld door het Dagelijks Bestuur.