Organisatie | Sint-Michielsgestel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen 2014 |
Citeertitel | Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen Sint-Michielsgestel 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | basisadministratie, persoonsgegevens, gba |
Externe bijlagen | Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 |
Deze regeling vervangt de regeling "Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens"
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-02-2014 | 06-01-2014 | 09-12-2020 | Nieuwe regeling | 23-01-2014 Gemeenteblad 7260, 13-02-2014 | Raadsbesl. 23-01-2014, punt 8 |
De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel;
overwegende, dat het gewenst is, op grond van Wet basisregistratie personen, een verordening vast te stellen ten behoeve van de verstrekking van gegevens uit gemeentelijke basisregistratie personen;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 26 november 2013;
gelet op de Wet basisregistratie personen en de Wet bescherming persoonsgegevens;
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de Brp
Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 3.8 van de Wet Brp, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in bijlage 1 vermelde afdelingen, de in de tabel aangegeven gegevens verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.
Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
Met inachtneming van artikel 3.9, vierde lid Wet Brp kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 3.3 en 3.6 Wet Brp, aan in bijlage 4 vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 3.9, lid 4, van de Wet Brp op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De Brp heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
Artikel 11 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de Brp worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren van de afdeling Inwonerszaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.
Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Aldus door de raad van de gemeente Sint-Michielsgestel vastgesteld in zijn openbare vergadering van 23 januari 2014.
De griffier,
N.A. Hoogerbrug - van der Ven
De voorzitter,
mr. J.C.M. Pommer
Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de Brp kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de Brp te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke Brp-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden.
De volgende organisatieonderdelen zijn, op basis van hun wettelijke taken, geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de Brp:
De overige organisatieonderdelen zijn op grond van hun algemene en administratieve taken geautoriseerd voor een basisset persoonsgegevens, enerzijds ten behoeve van het raadplegen van persoonsgegevens in de Brp (basisset algemeen) en anderzijds ten behoeve van het raadplegen van persoonsgegevens in relatie tot objecten (basisset Vastgoedviewer).
Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
Deze bijlage is gewijzigd door het college in mei 2011. De wijziging betreft de verwijdering van de autorisatie voor “Zorg voor Jeugd” en de toevoeging van de autorisatie voor “CRIB ‘s-Hertogenbosch”.
kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de Brp plaatsvinden.
Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Het beleid van de gemeente is geen gegevens te verstrekken op grond van deze bepaling in de verordening.
Mocht in de toekomst het noodzakelijk of wenselijk zijn dit beleid te wijzigen, dan beperken de verstrekkingen zich tot de hierna vermelde gegevens en voorwaarden.
De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan.
Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de Brp. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.
Beschreven is wat het doel van de verstrekking is.
De dagelijkse zorg van de Brp vindt plaatst onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de Afdeling Inwonerszaken. In een daarvoor opgestelde beheersregeling worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van diverse functies /functionarissen, die feitelijk belast zijn met de dagelijkse zorg nader uitgewerkt.
Artikel 4 Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de Brp aan andere binnengemeentelijke organisatieonderdelen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijke informatiebeleid. De Wet Brp verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties.
Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de Brp
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on line verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen.
Lid 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers van de afdeling Inwonerszaken tot de Brp (raadplegen en muteren).
Lid 3 regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers (alleen raadplegen).
Artikel 6 Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de Brp te geven. Het gaat hierbij in hoofdzaak om periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet Brp. Voor verstrekkingen op papier is al een voorziening getroffen in de Wet Brp.
Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
In dit artikel kunnen de verstrekkingen op grond van artikel 3.9 Wet Brp worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 3.9 Wet Brp stelt. Deze voorwaarden zijn:
Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene gegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde
partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’.
Op dit moment is hier geen sprake van en wordt een beleid aangehouden dat op deze wijze geen vertrekkingen gedaan worden.
Het artikel is opgenomen om bij gewijzigde inzichten, dit artikel toe te kunnen passen, zonder daarvoor de verordening aan te hoeven passen.
Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.
In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.
In de wetgeving rond de Brp is exact omschreven welke gegevens in de Brp opgenomen en bijgehouden moeten worden.
Voor eigen gemeentelijk gebruik bevat de registratie nog extra aanvullende gegevens.
Dit zijn de zogenaamde aangehaakte gegevens.
Deze aangehaakte gegevens worden genoemd in bijlage 5.
Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de opgedragen uit te voeren taak van de afnemer als criterium centraal.
Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.
Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.
Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
Artikel 15 Rechten van de burger
De burger heeft onder meer recht op inzage van deze zogenaamde gegevens.
De beveiliging wordt geregeld in het beveiligingshandboek.
Het gaat daarin over onder meer de volgende aandachtsgebieden:
In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de Brp gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling Inwonerszaken, cluster Bevolking. Om de Brp zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan Afdeling Inwonerszaken, cluster bevolking doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen ten einde de juiste gegevens vast te stellen.
In de bijlagen 1 t/m 5 staat de invulling van een aantal artikelen van de verordening gedetailleerd weergegeven.
In de praktijk zullen hier regelmatig wijzigingen of aanvullingen op plaatsvinden.
Het is dus praktisch wijziging van deze bijlagen over te laten aan het college.